Obieg faktur kosztowych

Korzyści z wdrożenia aplikacji Obieg faktur

Aplikacja usprawnia Obieg faktur kosztowych. W miejsce tradycyjnego, fizycznego przekazywania dokumentu z działu do działu faktura cały czas znajduje się w dziale księgowości. Taki sposób przechowywania faktury ułatwia zlokalizowanie jej oraz zmniejsza prawdopodobieństwo zagubienia. Automatyczne przypominanie o konieczności zaakceptowania faktury usprawnia szybkość obiegu dokumentu.

Cechy aplikacji Obieg faktur:

  • Rejestracja faktur przychodzących
  • Pełna kontrola miejsca przechowywania faktur
  • Pełna kontrola nad procesem akceptacji faktur
  • Łączenie faktur z osobami zamawiającymi produkty lub numerem zamówienia, w oparciu o który faktura została wystawiona
  • Zarządzanie czasem przeznaczonym na akceptowanie faktur
  • Zestawienia faktur według: daty, etapu w procesie akceptacji, rodzajów kosztów, poszczególnych projektów
  • Poufność faktur

Opis aplikacji Obieg faktur

Aplikacja Obieg faktur upraszcza proces obiegu faktur przychodzących do organizacji. Po otrzymaniu faktury przez dział księgowości ręcznie nadawany jest jej numer. Następnie faktura jest skanowana i dołączana do odpowiedniej formatki opisującej ją. W ten sposób tworzy się dokument elektroniczny, który w swojej nazwie posiada numer faktury.

W oparciu o wiedzę osób w dziale księgowości lub danych zawartych na fakturze takich jak numer zamówienia, osoba zamawiająca, nazwa projektu, którego faktura dotyczy jest ona przesyłana do odpowiedniej osoby do akceptacji. W oparciu o bazę delegacji finansowej, która obowiązuje w firmie osoba akceptująca fakturę ma możliwość ostatecznej jej akceptacji (jeżeli posiada odpowiednią delegację finansową) lub przysyła ją do przełożonego lub osoby posiadającej wyższą delegację finansową. Po zaakceptowaniu przez osobę posiadającą uprawnienia do ostatecznej akceptacji faktury zmienia się jej status w bazie. Użytkownik, który rozpoczął proces akceptacji otrzymuje powiadomienie o ostatecznym zaakceptowaniu faktury do swojej skrzynki pocztowej. Dział księgowości drukuje dokument wyrażający zgodę na akceptację faktury i w oparciu o ten dokument faktura jest fizycznie opisywana co wymagane jest przez prawo.

W trakcie całego procesu zbierania akceptacji, faktura znajduje się w jednym miejscu w dziale księgowości. Osoby chcące zobaczyć fakturę widzą jej formę zeskanowaną poprzez naciśnięcie przycisku „widok” na formatce dokumentu. Jeżeli którakolwiek z osób biorących udział w procesie akceptacji faktury przekroczy czas jaki został jej przydzielony na wykonanie odpowiedniej czynności, otrzymuje automatycznie przypomnienie ponaglające do zaakceptowania faktury.

Poprzez system praw dostępu do dokumentów tylko osoby biorące udział w procesie akceptacji konkretnej faktury mają dostęp do jej widoku. Nie ma możliwości aby osoby niepowołane mogły zobaczyć faktury, które ich nie dotyczą. Istnieje możliwość aby osoby spoza działu księgowości miały wgląd do wszystkich informacji dotyczący obiegu faktur.

Aktualności

  • Czynniki sukcesu outsourcingu IT

    Czynniki decydujące o sukcesie Outsourcingu informatycznego Czynniki mające wpływ na sukces współpracy klienta z firmą świadczącą usługi outsourcingu IT: Zaangażowanie kierownictwa wysokiego i średniego szczebla firmy w chęć osiągnięcia wspólnego sukcesu. Kierownictwo firmy musi zadać i umieć odpowiedzieć sobie na pytania: Czy jestem konkurencyjny na moim rynku? Czy wiem co…

    Więcej o: Czynniki sukcesu outsourcingu IT

     
  • Proces realizacji usług outsourcingowych

    Proces Outsourcingu IT Dlaczego managerowie stale współpracują z usługodawcami w zakresie outsourcingu IT? Dlatego, że są osoby, które mogą daną pracę wykonać lepiej, szybciej, bardziej sprawnie, angażując mniej zasobów. Dlatego, że zlecający mogą w tym czasie wykonać inne, bardziej istotne z ich punktu widzenia działania. Dlatego, że każda chwila poświecona…

    Więcej o: Proces realizacji usług outsourcingowych

     
  • Ryzyka usług outsourcingowych

    Jak zminimalizować ryzyka związane z realizacją kontraktu w ramach Outsourcing IT? Po pierwsze trzeba je znać i mieć ich świadomość. Outsourcing IT generuje wiele emocji. Szczególnie widoczne jest to w małych i średnich firmach. Duże firmy i korporacje już sobie poradziły z tym zagadnieniem i korzystają z usług outsourcingu IT…

    Więcej o: Ryzyka usług outsourcingowych

     
  • ROI w outsourcingu IT

    Return on outsourcing – zwrot z inwestycji w outsourcing informatyczny Wprowadzenie Aby pomóc klientom w procesie dokonania najlepszej decyzji ComminT opracował i przygotował metodologię, która umożliwia rzetelną ocenę zysków wynikających z wdrożenia outsourcingu usług informatycznych. Aby przedstawić zyski z wdrożenia outsourcingu informatycznego proszę zapoznać się z tym dokumentem. Ten krótki…

    Więcej o: ROI w outsourcingu IT

     
  • Obsługa informatyczna firm

    Obsługa informatyczna firm na własność czy w formie usługi? Obsługa informatyczna Tradycyjna metoda organizowania działu informatyki ustępuje miejsca tańszym i skuteczniejszym rozwiązaniom w postaci outsourcingu usług IT. Sposób obsługi pracowników w zakresie usług informatycznych i jakość tych usług mają istotny wpływ na działalność firmy. Mają wpływ na sposób funkcjonowania całej…

    Więcej o: Obsługa informatyczna firm

     
  • Pomoc zdalna IT warszawa

    Obsługa informatyczna firm na własność czy w formie usługi? Rozproszeni konsultanci IT Firmy skłaniają się do nowego sposobu komunikacji z konsultantami w zakresie IT dążąc do usprawnienia sposobu realizacji usług wsparcia informatycznego. Dla firmy informatycznej realizacja pomocy zdalnej poprzez Teamviewer umożliwia lepsze wykorzystanie konsultantów. Nie marnują oni czasu potrzebnego na…

    Więcej o: Pomoc zdalna IT warszawa

Kontakt

ComminT Sp. z o.o.
Al. Lotników 1
02-668 Warszawa
T. +48 22 750 52 96

Pracujemy: od pn do pt
W godzinach: 8.00 - 17.00

Kontakt