Obieg faktur kosztowych

Obieg faktur kosztowych

Obieg faktur kosztowych upraszcza proces obiegu faktur zawiązanych za zakupami. Po otrzymaniu faktury kosztowej przez dział księgowości ręcznie nadawany jest jej numer. Następnie faktura kosztowa jest skanowana i dołączana do odpowiedniej formatki, która ją opisuje.. W ten sposób tworzy się dokument elektroniczny, który zawiera w sobie formatkę opisującą fakturę kosztową oraz jej skan.

W oparciu o wiedzę osób w dziale księgowości lub danych zawartych na fakturze kosztowej takich jak numer zamówienia, osoba zamawiająca, nazwa projektu, którego faktura dotyczy jest ona przesyłana do odpowiedniej osoby do akceptacji. Aplikacja obieg faktur kosztowych posiada ustawienia dotyczące delegacji finansowych. W oparciu o bazę delegacji finansowej, która obowiązuje w firmie osoba akceptująca fakturę kosztową ma możliwość ostatecznej jej akceptacji (jeżeli posiada odpowiednią delegację finansową) lub przysyła ją do przełożonego lub osoby posiadającej wyższą delegację finansową.

Po zaakceptowaniu przez osobę posiadającą uprawnienia do ostatecznej akceptacji faktury kosztowej zmienia się jej status w aplikacji. Użytkownik, który rozpoczął proces akceptacji otrzymuje powiadomienie o ostatecznym zaakceptowaniu faktury kosztowej do swojej skrzynki pocztowej. Dział księgowości drukuje dokument wyrażający zgodę na akceptację faktury i w oparciu o ten dokument faktura jest fizycznie opisywana co wymagane jest przez prawo.

W trakcie całego procesu zbierania akceptacji, faktura kosztowa znajduje się w jednym miejscu w dziale księgowości. Osoby chcące zobaczyć fakturę widzą jej plik. Wystarczy, że klikną przycisk „widok” na formatce dokumentu. Jeżeli którakolwiek z osób biorących udział w procesie akceptacji faktur kosztowych przekroczy czas jaki został jej przydzielony na wykonanie odpowiedniej czynności, otrzymuje automatycznie przypomnienie ponaglające do zaakceptowania faktury.

Poprzez aplikację obieg faktur kosztowych, prawa dostępu do dokumentów posiadają tylko osoby biorące udział w procesie akceptacji konkretnej faktury kosztowej. Nie ma możliwości aby osoby niepowołane mogły zobaczyć faktury kosztowe, które ich nie dotyczą. Istnieje możliwość aby osoby spoza działu księgowości miały wgląd do wszystkich informacji dotyczący obiegu faktur kosztowych.