Baza wiedzy w firmie

Baza wiedzy w firmie

Baza wiedzy w firmie

Łatwe znajdywanie potrzebnych dokumentów.
Stały dostęp do dokumentów, gdziekolwiek jesteś.
Pełne odtwarzanie wersji dokumentów do wersji, którą potrzebujesz.

Baza wiedzy w firmie

Baza wiedzy w firmie pozwala stworzyć firmę, w której informacje, wiedza nie znajdują się w jednym, centralnym miejscu. Firmę, w której wiedzę tworzą wszyscy jej pracownicy. A poprzez wiedzę tworzą wartość dla klientów. przewagę konkurencyjną na rynku.

Intuicyjne zarządzanie

Wykorzystaj proste, gotowe wzorce dokumentów. Twórz i udostępniaj dokumenty, tym, którzy mogą i powinni je wykorzystać.

Szybkie wyszukiwanie

Wykorzystaj typy i foldery do zarządzania dokumentami. Stwórz strukturę macierzową plików. Dodaj tagi, znaczniki ułatwiające łączenie treści.

Dostęp do użytkowników

Sprawdź autora dokumentu. Zapoznaj się z innymi jego publikacjami. Pozyskaj wiedzę o kolejnych jego publikacjach. Nawiąż z nim kontakt.

Baza wiedzy w firmie to aplikacja informatyczna, dla firm które cenią pracowników. Ich doświadczenie kreatywność, zaangażowanie i wiedzę. Baza wiedzy w firmie jest aplikacją, która w każdej firmie wygląda inaczej. Tak jak są różne firmy, tak samo są różne wdrożenia.

Główny czynnik, który powoduje, że aplikacja baza wiedzy, w każdym wdrożeniu jest inna to elementy miękkie  każdej firmy. Kultura pracy, stosunki między pracownikami, relacje pomiędzy zarządem, a pracownikami. To są główne determinanty, które wyznaczają sposób wdrożenia aplikacji.

Technologia, która za każdym razem stoi za aplikacją jest elementem wtórnym. Czystym narzędziem informatycznym. W tym obszarze, ważny jest tylko jeden czynnik, dostępność. Baza wiedzy w firmie jest dostępna na każdym urządzeniu w każdym miejscu. Dzielenie się informacjami jest głównym czynnikiem wyznaczającym jej sukces.

Baza wiedzy w firmie, definicja

Baza wiedzy w firmie to powszechnie dostępny w firmie, uporządkowany i skategoryzowany zbiór dokumentów elektronicznych, załączników i formatek je opisujących, wraz z informacjami o ich autorach i zawartości na podstawie znaczników, które w prosty, szybki i efektywny sposób mogą wykorzystać inni użytkownicy.  

Baza wiedzy w firmie

Baza wiedzy w firmie, korzyści z wdrożenia
  • Dystrybucja wiedzy – firmy konkurują nie tym co robią, tylko sposobem w jaki to robią. Baza wiedzy w firmie ułatwia i organizuje sposób dzielenia się wiedzą wśród pracowników firmy.
  • Oszczędność czasu - dostęp do najnowszej, zawsze aktualnej wersji dokumentu stanowi wartość dla pracowników. Oszczędza ich czas. Pozwala skupić się na zadaniach, a nie szukaniu potrzebnych informacji.
  • Usprawnienie komunikacji – zamiast wysyłać emaile z załącznikami, wszystkie potrzebne dokumenty znajdują się w jednej aplikacji. Każdy w każdej sytuacji ma do niej dostęp.
  • Zaangażowanie pracowników – poprzez system ocen każdy pracownik ma szansę podzielić się swoją wiedzą, oraz uzyskać uznanie innych.
  • Uniezależnienie od pracowników – wdrożenie z sukcesem kultury dzielenia się daje efekt w postaci dostępu do informacji osób, które już w firmie nie pracują. pozostawili oni po sobie dokumenty, które mogą być cenne dla innych pracowników.
  • Usprawnienie komunikacji – baza wiedzy w firmie daje niesamowite szerokie możliwości stworzenia nowych, owocnych relacji pomiędzy pracownikami, którzy w ogóle się nie znają. Osobami, które pracują w innych budynkach lub lokalizacjach.
  • Kreacja osobowości – baza wiedzy w firmie ma niesamowitą moc w kreowaniu osobowości. Poprzez dzielenie się informacjami z innymi pracownik może zaprezentować się z nowej, zupełnie nie znanej nikomu strony. Może w prosty sposób przedstawić swoje dokonania, podzielić się unikalną wiedzą ekspercką, zaangażować innych do wspólnego działania w nowym obszarze.
Baza wiedzy w firmie, moduły aplikacji

Moduł firma

  • Administracja – zarządzanie aplikacją
  • Uprawnienia – nadawanie uprawnień użytkownikom

Moduł pracownik

  • Kwalifikacje – określenie kwalifikacji pracownika
  • Kompetencje – określenie kompetencji pracownika
  • Organizacja – wybór organizacji, w której pracuje pracownik
  • Struktura - umiejscowienie pracownika w strukturze organizacji
  • Zaangażowanie – statystyki publikacji i korzystania z aplikacji
  • Gamifikacja – zaangażowanie pracownika w aplikacji jako twórca, jako czytelnik, jako komentator

Moduł dokument

  • Historia zmian – historia zmian w dokumencie
  • Historia korzystania – częstotliwość, czas czytania dokumentu
Baza wiedzy w firmie, proces wdrożenia aplikacji

Główną ideą procesu wdrożenia bazy wiedzy jest stworzenie narzędzia, z którego korzystają pracownicy. Jak największa ich liczba, w jak największym zakresie. To użytkownicy decydują o sukcesie lub porażce aplikacji.

  • Cel – ustal cel aplikacji baza wiedzy. Co, kiedy z kim chcesz osiągnąć. Zastanów się czy twój cel, jest możliwy do zrealizowania w zamierzonym czasie i przy posiadanych zasobach.
  • Osoby – ustala wszystkich interesariuszy. Wszystkie osoby, które mogą być zaangażowane w proces tworzenia i korzystania z aplikacji.
  • Potrzeby – uzgodnij potrzeby aplikacji. Sprawdź, czy są one zgodne z celem, który zaakceptowałeś.
  • Wymagania – określ wymagania, jakie musi aplikacja spełniać. Opracuj wymagania biznesowe, wymagania funkcjonalne, wymagania niefunkcjonalne aplikacji. Przygotuj przypadki użycia.
  • Etapy wdrożenia aplikacji – zacznij od modułu, który budzi największe zainteresowanie wszystkich uczestników procesu. Obszaru aplikacji, z którego wszyscy będą korzystali. Zaplanuj wdrożenie kolejnych modułów i funkcji.
  • Liderzy – stwórz zachęty, aby pracownicy sami zgłaszali się na rolę liderów poszczególnych obszarów. Koordynatorów poszczególnych działów aplikacji baza wiedzy.
  • Redaktorzy – umiejętność atrakcyjnego formułowania myśli nie jest powszechna. Znajdź wśród pracowników osoby, które lubią i umieją pisać. Osoby, które na podstawie rozmów z twórcami przygotują dokument. Zadaniem redaktorów jest przedstawienie w formie tekstu myśli innych pracowników.
  • Menadżer – powołaj jedną osobę, która jest odpowiedzialna za całą zawartość bazy wiedzy. Nie chodzi oczywiście, aby czytał i znał wszystkie dokumenty. Chodzi o osobę, która posiada ogólną wiedzę o zawartości bazy oraz wie w jakim kierunku powinna się rozwijać. Menadżer bazy wiedzy dba o jej spójność. Jest strażnikiem wiedzy. Jego rolą jest aktualizacja formatek, szablonów opisujących dokumenty.
  • Nomenklatura – ustal stosowane nazewnictwo. Tak, aby każdy wiedział jakie słowa kluczowe może stosować. W jaki sposób.
Baza wiedzy w firmie, strategie zastosowania aplikacji
  • Wiedza jako kluczowy zasób firmy. Celem jest ochrona wiedzy zgromadzonej w firmie, w której istnienie zależy od możliwości intelektualnych pracowników.
  • Wiedza jako czynnik mający wpływ na zwiększenie efektywności produkcji. Ma zastosowanie w firmach, w których głównym kapitałem są zasoby fizyczne, maszyny urządzenia.
  • Wiedza jako kluczowa działalność firmy. firma sprzedaje wiedzę swoich pracowników. Firmy doradcze i konsultingowe.
  • Wiedza jako sposób usprawnienie procesów. Ma zastosowanie w firmach, w których wartość tworzona jest poprzez zarządzanie procesami.
Burzenie silosów komunikacyjnych

Pojęcie silosu dotyczy oddzielonego od innej części firmy obszaru. Obszaru, który poprzez swoją separację nie umie, a po pewnym czasie nie jest w stanie, współpracować z innymi obszarami firmy.

Silosy mają tendencję do tworzenia własnych, unikalnych priorytetów. Priorytetów i celów, które w wielu wypadkach mają na celu ułatwienie pracy, tylko i wyłącznie jego członkom. Przyczynia się to do oddolnego wprowadzania zmian w firmie, które w długim okresie czasu powodują istotny spadek jej efektywności.

Silosy tworzą straty finansowe w firmie. Wewnętrzne ich cele stają się bardziej istotne niż cele całej firmy. Członkowie silosów utożsamiają się bardziej z celami własnej małej grupy niż z interesem całej firmy.

Tak samo w przypadku wiedzy, którą posiadają pracownicy. Będąc w silosie nie są zainteresowani dzieleniem się wiedzą z innymi pracownikami. Zależy in na utrzymaniu silosów, gdyż w ich ocenie są w stanie lepiej i szybciej realizować cele w ramach silosu. Menadżerowie gromadzą wiedzę w swoich silosach. Z czasem mogą stać na straży wiedzy w swojej ‘twierdzy’, silosie otoczonym przez ‘barbarzyńców’, pracowników pozostałej części firmy lub innych silosów. Pracowników, dla których dzielenie się wiedzą jest rzeczą naturalną.

Efektywne i sprawne tworzenie wartości może odbywać się tylko i wyłącznie poprzez dzielenie się wiedzą. Korzystanie z baza wiedzy w firmie przez wszystkich pracowników. Naturalnym działaniem każdej firmy jest działanie mające na celu stworzenie atmosfery szacunku, współpracy i zaufania.

Baza wiedzy w firmie w istotny sposób likwiduje silosy komunikacyjne i kompetencyjne. Poprzez udostępnienie wiedzy pracowników z jednego działu firmy, wszystkim pozostałym. Każdy pracownik ma możliwości dodania wiedzy do aplikacji. Wbudowany system motywacyjny i grywalizacja powoduje, że również pracownicy posiadający mniejsze kompetencje są zainteresowani dzieleniem się nimi z innymi.

Powiązane artykuły