Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie produkcyjnej, produkującej produkty dla hodowców drobiu, trzody chlewnej oraz bydła. Firma produkcyjna posiada kilka działów: produkcja, laboratorium, administracja, marketing, sprzedaż i zarząd. Poza sprzedażą, która jest rozproszona wszystkie pozostałe działy firmy znajdują się w kilku, rożnych lokalizacjach, zlokalizowanych blisko siebie.

Każdy z działów firmy korzysta z bazy wiedzy w sposób szczególny. Najbardziej istotne dokumenty znajdują się w posiadaniu laboratorium. Laboratorium wraz z działem badań i rozwoju pracuje na dokumentami, które są zupełnie niewidoczne dla pozostałych użytkowników. To są szczególne dokumenty, załączniki. Z uwagi na unikalność i innowacyjność opracowywanych, nowych produktów dostęp do nich jest bardzo ograniczony.

Kolejnym, szczególnym obszarem bazy wiedzy są dokumenty wewnętrzne zarządu firmy. dostęp do nich też nie jest powszechny.

Główne wyzwanie bazy wiedzy w firmie produkcyjnej

Dyski współdzielone

Do tej pory firma produkcyjna korzystała z współdzielnonych dysków. Do różnych dysków posiadały dostęp osoby pełniące różne funkcje w firmie produkcyjnej. Zarówno lokalnych, jak również dostawców sieciowych. Osoby odpowiedzialne za poszczególne działy, umieszczały wybrane dokumenty w sobie tylko znany sposób na dyskach.

Różni pracownicy

Firma produkcyjna istnieje na rynku kilkanaście lat. W tym czasie zmieniały się wielokrotnie osoby pełniące istotne stanowiska w niej. Każda z nich posiadała własny sposób, własne nazewnictwo, własną nomenklaturę tworzenia dokumentów. Pracownicy umieszczali je na dyskach. Z biegiem lat powstał problem z dostępem do aktualnej wersji dokumentów, plików. Kolejne wersje tych samych dokumentów były tworzone w tych samych folderach. Nowi użytkownicy mieli problem z dostępem do informacji, na temat, który dokument jest najbardziej aktualny.

Różne wersje dokumentów

Nazewnictwo dokumentów. To kolejne wyzwanie. Długie, coraz bardziej skomplikowane nazwy stały się codziennością. Różne wersje w zakresie objętości tych samych produktów. Różne wersje językowe plików. Różni dystrybutorzy na różnych rynkach tych samych produktów. Takie i nie tylko takie wersje posiadały dokumenty. Zapanowanie i ujednolicenie nazewnictwa stało się dużym wyzwaniem dla wielu użytkowników korzystających ze współdzielonych dysków.

Gdzie jest wiedza w aplikacji baza wiedzy

Zarządzanie dokumentami, plikami. Zarzadzanie uprawnieniami. Do tych, dwóch zagadnień z pewnością aplikacja baza wiedzy to za duże narzędzie, ale baza wiedzy w firmie to nie tylko uprawnienia i dostępy.

Aplikacja baza wiedzy pozwala w łatwy sposób połączyć pliki z informacjami, które potrzebuje użytkownik. Aplikacja pozwala wyświetlić pliki powiązane. Powiązane poprzez fakt, że produkt zawiera takie same części składowe, inny produkt ma taka samą substancję aktywną. Powiązane dokumenty poprze fakt, że produkt rozwiązuje podobne problemy. Takie połączenie różnych dokumentów w jednym, spójnym i kompletnym miejscu jest proste w aplikacji baza wiedzy.

Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie produkcyjnej

Poniżej znajduje się opis aplikacji baza wiedzy w firmie produkcyjnej. Aplikacji, którą stworzyliśmy i wdrożyliśmy. Proces projektowania aplikacji internetowej odbywał się w formie jednodniowych warsztatów siedzibie klienta. Warsztatów, w trakcie których ustaliliśmy wszystkie oczekiwania użytkowników.

W warsztatach brali udział menadżerowie i dyrektorzy poszczególnych działów oraz przedstawiciel zarządu firmy. Pozostałe, szczegółowe ustalenia zostały uzgodnione zdalnie. Dokumentacja aplikacji, widoki bazy wiedzy zostały przygotowane przez nas.

Celem aplikacji baza wiedzy jest zarządzanie dokumentami i uprawnieniami.

Funkcje aplikacji baza wiedzy

• Pełne bezpieczeństwo danych
• Wyszukiwarka:
  • - Problemy
  • - Produkty
  • - Główne substancje czynne np. Czosnek
• Sortowanie po kraju, po substancji czynnej
• Budowa nazwy produktu: NAZWA KRAJ np. ALISAN PL, ALISAN UA itp.
• Jeden produkt może być w 5 różnych problemach
• Dodanie informacji o pojemnościach, aktywny/nieaktywny produkt

Statystyka w aplikacji baza wiedzy

• Kto i kiedy edytował, data edycji np. Na folderze, pliku
  • Kto i kiedy pobierał, informacja na pliku, w raporcie
  • Historia logowań
  • Eksport list plików, list folderów?

Ekran logowania

Niezalogowani użytkownicy widzą jedynie następujące okno aplikacji:

Mogą jedynie w przypadku, gdy zapomnieli hasła zresetować je za pomocą „nie pamiętam hasła” Podając prawidłowy email. Mogą ustawić sobie nowe hasło (po kliknięciu w link z maila).

Layout aplikacji baza wiedzy

Po zalogowaniu każdy niezależnie w jakiej jest grupie użytkowników widzi następujący rozkład aplikacji baza wiedzy (może jedynie nie widzieć niektórych pozycji menu, jeżeli nie ma do nich dostępu):

W lewej granatowej części aplikacji od góry widzimy następująco:

• Logo firmy produkcyjnej.
• Imię i Nazwisko zalogowanego użytkownika.
• Grupę, w której znajduje się użytkownik (np. Administracja, Laboratorium itp.) od grupy zależy kto co widzi w aplikacji i jakie ma uprawnienia. Można tworzyć dowolną ich ilość i każdej grupie dawać inne uprawnienia. Do danej grupy może być przypisane wielu użytkowników. O grupach jest wspomniane dokładniej w dalszej części.
• Sekcję menu.

W górnej części aplikacji baza wiedzy znajduje się zielony przycisk „hamburger” minimalizujący / zwijający lewą sekcję menu. W prawej części okna przycisk wyloguj, możliwość wylogowania się z aplikacji.

Na białym poziomym pasku widzimy nawigator ułatwiający rozpoznanie w której części aplikacji baza wiedzy się znajdujemy. W tym przypadku na w/w zrzucie jesteśmy dla przykładu w module użytkownicy – dodajemy nowego użytkownika.

Ogólny opis poszczególnych sekcji menu aplikacji

Nie każda grupa użytkowników widzi wszystkie elementy w menu. To zależy od jej uprawnień. To jakie sekcje która grupa widzi w menu ustawia się podczas edycji każdej z grup użytkowników.

• Dodaj użytkownika – umożliwia przejście na formularz tworzenia nowego użytkownika.
• Lista użytkowników – widok, na którym widzimy wszystkich utworzonych w aplikacji użytkowników. Ich imiona nazwiska adresy email oraz grupę, do której należą. Z tego poziomu można edytować, dodać, usunąć każdego użytkownika.
• Grupy użytkowników aplikacji – tutaj definiuje się, ile jest grup użytkowników, jakie każda z tych grup ma uprawnienia (jakie widzi typy dokumentów, do jakich sekcji w menu ma dostęp itp.)
• Zmień swoje hasło – tą sekcję w menu widzi każdy użytkownik. Każdy użytkownik ma prawo ustawić sobie hasło znane tylko dla siebie.
• Dodaj produkt – umożliwia przejście na formularz dodawania nowego produktu do aplikacji. To może być produkt „koncepcyjny” albo zwykły zasadniczo nie różnią się one niczym, poza tym, że produkty koncepcyjne są na oddzielnej liście widocznej w menu jako Lista produktów koncepcyjnych.
• Lista produktów – umożliwia przeglądanie wszystkich produktów w aplikacji baza wiedzy, do których grupa, w której jest użytkownik ma dostęp.
• Lista produktów koncepcyjnych – umożliwia przeglądanie wszystkich produktów koncepcyjnych w aplikacji do których grupa, w której jest użytkownik ma dostęp.
• Typy dokumentów - sekcja, w której uprawnione grupy użytkowników mogą zdefiniować jakie w aplikacji są typy dokumentów do wyboru. Np. Etykieta, Skład produktu, Testy laboratoryjne, Ulotka. Jest to ważna sekcja, ponieważ poprzez typy dokumentów udzielamy dostępu do dokumentów poszczególnym grupom użytkowników. Przykładowo grupa użytkowników o nazwie „laboratorium” w produktach widzi jedynie dokumenty o typach na przykład: „etykiety polskie” „etykiety zagraniczne” „skład produktu” itp. Typy dokumentów są dowolne i można ich tworzyć nieograniczoną liczbę.
• Wartości wybieralne – sekcja menu umożliwiająca zdefiniowanie możliwych do wyboru niektórych cech dokumentów np. Kraj. (definiuje się jakie kraje są dostępne do wyboru).
• Logi – miejsce, w którym widać całą historię zmian w aplikacji. Kto, kiedy i co zmieniał w produktach, dokumentach.
• Eksporty – miejsce, w którym można wygenerować pliki Excel zawierające na przykład kompletną listę dokumentów dla każdego produktu.
• Użytkownicy - lista użytkowników aplikacji baza wiedzy

Na liście użytkowników widzimy do jakiej grupy należy każdy z nich. Możemy edytować każdego użytkownika, czyli zmienić jego imię nazwisko adres email lub grupę, do której należy (co za tym idzie jego uprawnienia). Pierwszym użytkownikiem w aplikacji baza wiedzy jest konto administratora głównego, którego nie da się usunąć ani edytować. Konto to jest w rękach osoby właściciela / administratora aplikacji. To konto, z którego należy zacząć tworzyć pozostałych użytkowników. Administrator Główny jest jedyną osobą w aplikacji baza wiedzy, która posiada dostęp zawsze do wszystkich funkcji i maksymalne uprawnienia. Oczywiście można utworzyć więcej osób z równie wysokimi uprawnieniami w razie potrzeby, ale pierwsze konto Administratora Głównego jest zawsze obowiązkowe i nie jest możliwe jego usunięcie.

Użytkownicy – Tworzenie nowego użytkownika

Na ten widok można przejść klikając przycisk Dodaj na liście użytkowników. Wszystkie dane są obowiązkowe. Użytkownik jest przydzielony do jednej Grupy Użytkowników (to definiuje jakie posiada uprawnienia).

Po zapisaniu formularza na podany adres email przyjdzie informacja o utworzeniu konta w aplikacji baza wiedzy z linkiem kierującym do logowania i hasłem inicjalnym.

Nowy użytkownik jest proszony o zmianę hasła na swoje własne. Bez tego nie może przejść do korzystania z aplikacji.

Użytkownicy - Tworzenie Grupy użytkowników

Widok wszystkich utworzonych grup użytkowników w aplikacji. Grupy można tworzyć dowolną liczbę przyciskając Dodaj. Każda grupa składa się z nazwy oraz uprawnień jakie jej przysługują.

Każda grupa użytkowników aplikacji baza wiedzy może mieć inne ustawienia uprawnień.

Każdy użytkownik należy do jednej grupy, która definiuje jego uprawnienia. W aplikacji można tworzyć dowolną liczbę grup użytkowników.

Na przedstawionym wyżej przykładowym projekcie użytkownicy przypisani do danej grupy posiadają dostęp do menu użytkowników i grup. Nie posiadają dostępu do menu administracja. Zobaczą tylko 4 produkty niekoncepcyjne. W tych produktach posiadają pełen dostęp do dokumentów o typie ulotka. Lekko ograniczony dostęp do dokumentów o typie charakterystyka i mocno ograniczony dostęp do kart legalizacyjnych (tylko pobieranie / wyświetlanie)

Dostęp do typów dokumentów ma 5 poziomów

• Nie widzi – oznacza, że każdy użytkownik należący do tej grupy nie widzi danego typu dokumentów. Nie widzi dokumentów tego typu w żadnym produkcie, do którego ma dostęp. Nie widzi tego typu dokumentów nawet w filtrze na liście dokumentów. W ogóle nie wie o istnieniu tego typu dokumentów
• Widzi – oznacza, że każdy użytkownik należący do tej grupy może wyświetlać dokumenty tego danego typu oraz pobierać fizyczny plik związany z dokumentem.
• Widzi i edytuje – powyższe uprawnienie + możliwość edycji dokumentu (już istniejącego w aplikacji) czyli np. jego typu albo nazwy. Nie ma możliwości usunięcia ani zmiany fizycznego pliku powiązanego z dokumentem. Raz powiązany fizyczny plik jest na zawsze powiązany z dokumentem. Można jedynie edytować dane dokumentu opisujące ten plik.
• Widzi, edytuje, tworzy – dwa powyższe uprawnienia + możliwość tworzenia nowych dokumentów, które jeszcze nie istnieją w aplikacji. Dodawania im pliku fizycznego (po dodaniu nie można zmienić pliku fizycznego).
• Widzi, edytuje, tworzy, usuwa – pełen dostęp do dokumentów danego typu łącznie z możliwością kasowania dokumentów. Usuwanie pliku fizycznego ani podmiana pliku fizycznego powiązanego z dokumentem również dla tego poziomu uprawnień nie są dostępne. Raz dodany do dokumentu fizyczny plik jest na stałe z nim powiązany. Jeżeli chcemy zmienić ten plik to kasujemy dokument i dodajemy nowy dokument z nowym plikiem.

Produkty – tworzenie nowego produktu

Widok formularza tworzenia nowego produktu.
Należy obowiązkowo wprowadzić nazwę na przykład Odyseos. Nazwa produktu jest unikalna w całej aplikacji nie może być takich samych nazw w różnych produktach. Zarówno koncepcyjnych jak i dostępnych.

Możemy wybrać z listy wyboru dowolną liczbę substancji czynnych oraz dowolną liczbę problemów jakie rozwiązuje ten produkt. Obie te listy wyboru są konfigurowalne to znaczy uprawnione grupy użytkowników mogą dodawać lub usuwać pozycje z tych list. Jest to możliwe w menu Administracja – wartości wybieralne.

Na samym końcu formularza można ustawić, czy produkt jest koncepcyjny (widoczny na liście w sekcji produkty koncepcyjne dla odpowiednio uprawnionych grup użytkowników) lub dostępny (widoczny na liście produktów dostępnych).

Produkty – lista dodanych produktów

Widok listy produktów. Zarówno lista produktów koncepcyjnych jak i gotowych wygląda tak samo.

W górnej części widzimy dwie listy wyboru – Substancje czynne oraz Rozwiązywane problemy. Pozostawiając puste listy widzimy wszystkie produkty, do których mamy dostęp. Wybierając na przykład „czosnek” na liście wyfiltrują się tylko produkty zawierające czosnek.

Na załączonym projekcie pokazane jest dla przykładu jak widzi przyciski grupa użytkowników o pełnych uprawnieniach (pierwszy wiersz) oraz osoba, która tylko może wyświetlać produkty (2 i 3 wiersz).

Analogicznie w górnej części ekranu znajduje się przycisk dodaj (dodający nowy produkt), który zobaczy tylko uprawniona grupa użytkowników.

Produkty – wyświetlenie wybranego produktu (lista dokumentów)

Po przyciśnięciu na liście produktów przycisku pokaż przechodzimy na widok listy dokumentów przypisanych do danego produktu.

Przyciski w górnej części widoczne tylko dla uprawnionych grup użytkowników. Umożliwiają: dodać dokument do tego produktu, edytować produkt, wrócić na listę produktów.

Dostępne dwa filtry dokumentów (Typ dokumentu, Kraj) Na załączonym widoku widzimy, że ktoś ustawił sobie dwa filtry Ulotka i kraj Polska. Dlatego na liście zobaczy tylko ulotki oraz tylko dokumenty które mają ustawiony kraj jako Polska.

Typy dokumentów są w pełni zarządzane można je dodawać i usuwać z poziomu Administracja – typy dokumentów. Każda grupa ma dostęp do innych typów dokumentów. I z każdym typem dokumentów może robić inne czynności. Np. tylko wyświetlać albo pełen dostęp: edycja, wyświetlanie, tworzenie

Kraje są również w pełni zarządzane z poziomu Administracja – wartości wybieralne.

Na projekcie pokazane jest jak widzi dokument, grupa użytkowników o pełnym dostępie do typu dokumentów Ulotka (1 wiersz) oraz jak widzi dokument, grupa użytkowników o dostępie „tylko wyświetlanie” typu dokumentów ulotka (2 i 3 wiersz). Zabranie dostępu do jakiegoś typu dokumentu sprawi, że dokument wcale nie pojawi się na liście oraz typ dokumentu nie pojawi się w filtrach.

Produkt – dodawanie / edycja dokumentu do produktu

Z poziomu wyświetlanego produktu możemy naciskając przycisk Dodaj dokument dodać do danego produktu nowy dokument.

Wszystkie pola na powyższym projekcie formularza dodawania dokumentu są obowiązkowe.

Należy zawsze załączyć fizyczny plik, który jest nieodłączną częścią Dokumentu w aplikacji baza wiedzy. Dokument poza fizycznym plikiem posiada typ dokumentu, który segreguje dokumenty na poszczególne rodzaje, ale też oznacza uprawnienia (do każdego typu dokumentu grupy użytkowników mają inne dostępy definiowane w grupach użytkowników). Dokument posiada też poza fizycznym plikiem Aktualność, Kraj oraz swoją nazwę będącą dowolnym tekstem wpisywanym przez użytkownika. Kraje można dowolnie wprowadzać w sekcji Administracja – wartości wybieralne.

Widok dodawania i edycji dokumentu jest identyczny.

Podczas edycji i dodawania dokumentu widzimy listę pozostałych dokumentów tego typu w wybranym kraju. Aplikacja sama szuka wszystkich dokumentów tego typu jakiego dokument aktualnie chce dodać użytkownik oraz danego kraju jaki użytkownik ustawił mając zamiar dodać nowy dokument. Dzięki temu możemy przy tej okazji w łatwy sposób zaktualizować, które dokumenty są już nieaktualne a które aktualne. (to ułatwia użytkownikom pilnowanie, żeby zawsze wszystkie dokumenty każdego typu były odpowiednio oznaczone czy są aktualne czy nie).

Administracja – Wartości wybieralne – lista

Na liście mamy tylko jeden typ wartości wybieralnych są to Kraje (używane w dokumentach). Natomiast aplikacja baza wiedzy jest gotowa na przyszłość. Pozwala tworzyć i posiadać więcej własnych definiowalnych pól w razie potrzeby ich dodania. Po przyciśnięciu edytuj zobaczymy listę wszystkich Państw, które są potrzebne w aplikacji i w razie potrzeby można tą listę edytować.

Administracja – wartości wybieralne – edycja grupy wartości

Lista wszystkich Państw, które są potrzebne w aplikacji i w razie potrzeby można tą listę edytować.

 Administracja – typy dokumentów – lista

Moduł umożliwiający zarządzanie typami dokumentów. Administrator może tworzyć dowolną liczbę typów dokumentów.

Po naciśnięciu Edytuj przechodzimy na formularz, w którym podajemy jedynie nazwę typu. Nazwa powinna być unikalna, ale baza wiedzy w firmie nie wymusza tego. Da to pewne korzyści na przykład, gdy trzeba zamienić nazwami dwa typy produktów i tym podobne. Warto jednak pamiętać, żeby tworzyć różne nazwy, ponieważ potem w filtrze typ dokumentu na liście dokumentów w produkcie pojawią się dwie identycznie wyglądające pozycje. Osoby zajmujące się tworzeniem typów dokumentów na pewno o tym pamiętają.

Typy te widoczne są potem podczas tworzenia i edycji dokumentu, tworzenia grupy użytkowników (gdzie do każdego z tych typów dokumentów nadaje się uprawnienia), przeglądania listy dokumentów (w filtrze).

Administracja – logi

Baza wiedzy w firmie wiedzy śledzi zmiany dokonywane w Produktach oraz w Dokumentach.

Widok logów przedstawia ostatnie zmiany w tych sekcjach. Za pomocą filtra Typ logu możemy wybrać, czy szukamy zmian w Produktach czy w Dokumentach. W zależności od tego pojawi się lista ostatnich zmian na każdym obiekcie wybranego typu.

Np. na zaprezentowanym projekcie widzimy Dokument o systemowym ID 23 w wersji 3 to znaczy, że był już 3 razy zmieniany przez kogoś. Oczywiście w trzeciej wersji rodzaj czynności mógłby być jedynie edycja lub usunięcie na pewno nieutworzenie. Natomiast jest to tylko przykład.

Po przyciśnięciu przycisku Pokaż zobaczymy następujący widok:

Prezentuje on jak wyglądał obiekt w tej wersji. Za pomocą przycisków powyżej możemy zobaczyć następną i poprzednią wersję (tego Dokumentu w tym przypadku). Widzimy kto i kiedy dokonał zmianę oraz jakie pola (w tym wypadku typ, kraj, aktualność, nazwa) miał obiekt po zmianie.

Administracja – Eksporty

Baza wiedzy w firmie pozwala wyeksportować do pliku Excel wszystkie produkty koncepcyjny i gotowy wprowadzony do niej (pierwszy przycisk).

Dane jakie znajdą się w Excelu:

• Nazwa produktu (unikalna).
• Data utworzenia.
• Substancje czynne oddzielone przecinkami.
• Rozwiązywane problemy oddzielone przecinkami.
• Informacja czy produkt koncepcyjny czy nie.

Baza wiedzy w firmie wiedzy pozwala wyeksportować do pliku wszystkie dokumenty wybranego produktu (ograniczenie do produktu ze względu na potencjalną dużą ilość wszystkich dokumentów i potencjalne problemy z biblioteką obsługującą Excel)

Dane jakie znajdą się w Excelu:

Produkt do jakiego przypisany jest dokument (nazwa unikalna produktu):

• Uwagi ogólne.
• Data utworzenia.
• Typ dokumentu.
• Kraj dokumentu.
• Nazwa dokumentu.
• Aktualność dokumentu.
• Rozszerzenie pliku fizycznego.

Dopuszczamy zamianę przycisków pokaż / usuń / edytuj na przyciski ikonowe np. edytuj to ołówek a pokaż to lupa, żeby zmniejszyć ilość tekstu a zwiększyć czytelność.

Wszędzie, gdzie występuje wyszukiwarka „szukaj” nad każdą tabelą szuka ona w każdym wierszu w każdej kolumnie, chyba że szukanie w którejś z kolumn miałoby być niewydajne.

Logo w lewym górnym rogu jest umieszczone. Na przykład jest w jednotonowym odcieniu np. w kolorze czcionki menu.

Nie powinno być ani jednej rzeczy, która jest nie do końca zrozumiała (opisanie wszystkiego dokładnie, jednoznacznie nie jest łatwym zadaniem i mimo naszych starań coś może być niejasne).

Każdy powinien wyobrazić sobie swoją codzienną pracę z aplikacją i odpowiedzieć sobie na pytania:

• Czy łatwo dodaje się dokumenty?
• Czy łatwo znajdę szukany dokument?
• Czy wszystkie nazwy pól i obiektów w aplikacji są adekwatne i dobre?
• Czy szybko odnajdę szukany produkt, żeby dodać do niego nowy dokument?
• Czy sposób w jaki aplikacja ułatwia zarządzanie „aktualnymi” i „nieaktualnymi” dokumentami jest dobry i wystarczający, żeby zachować porządek, którego brakuje nam w google?