Tworzenie bazy wiedzy w firmie

Tworzenie bazy wiedzy w firmie

Aplikacja baza wiedzy może być jednym ze źródeł sukcesu firmy. W motto naszej firmy Ludzie. Wiedza. Rozwiązania. Jak widzisz włożona jest również wiedza. Nie jest to tylko słowo obok loga. Na co dzień wykorzystujemy wiedzę pozyskaną przy realizacji wielu, różnych projektów. Wykorzystujemy wiedzę raz zdobytą, aby bardziej sprawnie działać. Osiągać korzyści biznesowe wynikające z faktu, że kiedyś, dla jakiegoś klienta już wykonywaliśmy element projektu, nad którym teraz pracujemy. Tworzenie bazy wiedzy w firmie to proces ciągły, który raz rozpoczęty, nigdy się nie kończy.

Czasy, kiedy dostęp do zasobów w postaci surowców, maszyn, zasobów finansowych gwarantował sukces na rynku minęły. Już kilka lat temu magazyn The economist opublikował na okładce tytuł ‘data is the new oil’. Jak dobrze wiesz same dane nie wystarczą. To są tylko słowa i liczby zamienione na bity i bajty. Sztuka polega na właściwym ich wykorzystaniu. Na wykorzystaniu wiedzy w nich zawartych w innych sytuacjach, miejscach, zdarzeniach. Nie chodzi przecież o to, aby się ciągle uczyć. Ciągle pozyskiwać nową wiedzę, bez stwarzania możliwości wykorzystywania wiedzy już zdobytej. Przecież na tym polega podział pracy, na umiejętności lepszego wykorzystania wiedzy już zdobytej.

Obecnie tylko wiedza może stać się głównym źródłem istotnej przewagi konkurencyjnej firmy. Szeroko rozumiana wiedza, którą firma jest w stanie wykorzystać biznesowo. Każdy inny zasób można w miarę prosty i szybki sposób skopiować lub pozyskać na rynku. wiedza w firmie to kluczowy zasób. Pozwalający uzyskać istotną, długotrwałą przewagę konkurencyjną. Przewagę, która pozwala uzyskać ponadprzeciętne rezultaty biznesowe na konkurencyjnym rynku.

Wiedza, traktowana jak zasób musi podlegać takim samym zasadom zarządzania jak każdy inny zasób. Firma, chcąc być bardziej konkurencyjna zarządza wiedzą w sposób pozwalający uzyskać jej jak największe korzyści.

Tworzenie bazy wiedzy w firmie

Tworzenie bazy wiedzy w firmie to proces ciągły, w trakcie, którego pracownicy dzielą się niematerialnymi zasobami, które mogą posiadać biznesowe zastosowanie. Najtrudniej zacząć.

Proces tworzenia bazy wiedzy w firmie

Sam proces jest prosty. Wystarczy go dobrze zaplanować.

  • Pierwszym, kluczowym elementem jest zaangażowanie zarządu firmy. Stworzenie firmy, w której wiedza jest istotnym czynnikiem tworzącym przewagę konkurencyjną.
  • Kolejny krok to rozmowy z użytkownikami. To oni muszą wyrazić chęć i zainteresowanie dzieleniem się wiedzą. Rozmawiaj ze wszystkimi, również z osobami, które do tej pory nie angażowały się w wewnętrzne pomysły firmy.
  • Z potrzeb zarządu, interesantów i użytkowników powstanie specyfikacja. Specyfikacja aplikacji baza wiedzy. Wymagania, jakie musi spełnić oprogramowanie. Zadbaj o jak najbardziej prostą formę aplikacji.
  • Wybierz aplikację baza wiedzy. Na rynku masz do wyboru kilka rozwiązań. Wybierz aplikację, która dzisiaj spełnia oczekiwania użytkowników, a w przyszłości pozwoli wdrażać zmiany.
  • Przygotuj plan wdrożenia. Postaraj się tak rozpocząć proces wdrażania aplikacji baza wiedzy, aby pozyskać wszystkich zainteresowanych. Plan wdrożenie aplikacji obejmuje kolejność udostępniania poszczególnych modułów kolejnym grupom użytkowników.
  • Pozyskaj trendsetterów. Wśród użytkowników znajdź osoby, którym najbardziej zależy na wdrożeniu aplikacji baza wiedzy, osoby, które najwięcej na wdrożeniu skorzystają. Poszukaj osoby, które chętnie dzielą się wiedzą. Nie ograniczaj się tylko do działów marketingu, sprzedaży, badania i rozwoju.
  • Przygotuj pierwsze, najbardziej oczekiwane materiały do aplikacji baza wiedzy. Tak, aby w chwili wdrożenia były one dostępne dla użytkowników. Pamiętaj o prostocie, przejrzystości, UX, zaangażowaniu użytkowników.
  • Przygotuj system promowania, nagradzania użytkowników za korzystanie z aplikacji. Wykorzystaj grywalizację.
  • Pozyskaj redaktorów aplikacji. Osoby, które pomogą tworzyć treści przyjazne dla użytkowników, redagować je. Zmieniać myśli użytkowników, którzy chcą się dzielić swoją wiedzą w artykuły przyjazne dla czytelników. Osoby, które pomogą publikować nowe artykuły w aplikacji baza wiedzy.
  • Wykorzystaj metodę lean do wdrożenia aplikacji baza wiedzy w całej firmie.
  • Stwórz plan rozwoju wykorzystania aplikacji baza wiedzy.
Moduł administracja w aplikacji baza wiedzy
  • Struktura folderów – zarządzanie kategoriami dokumentów. Aplikacja umożliwia tworzenie wielu, różnych kategorii i fraz w każdej z nich.
  • Grupy użytkowników – określenie nazw i uprawnień grup użytkowników. Każdy użytkownik przypisany jest do określonej grupy, która determinuje jego uprawnienia.
  • Tagi – określenie kategorii tagów i ich nazw. Określenie nazw tagów w każdej kategorii.
  • Dokumenty – określnie kategorii dokumentów i ich nazw.
Pola dokumentu w aplikacji baza wiedzy

Dokument elektroniczny opisujący wiedzę – to formatka, składająca się z kliku pól

  • Autor dokumentu – aplikacja automatycznie przypisuje użytkownika, który z niej korzysta. Użytkownik może wybrać kilku autorów dokumentu.
  • Użytkownicy – wybór z menu podręcznego grup użytkowników, którzy posiadają dostęp do dokumentu.
  • Ważność – okres ważności dokumentu. Aplikacja podpowiada, że dokument jest ważny bezterminowo. Użytkownik ma możliwość określenie daty, po której dokument jest oznaczony, jako nieaktualny. Po określonej dacie, dokument staje się archiwalny.
  • Kategorie – wybór kategorii, do jakich należy dokument. Kategorie są niewykluczające się. Np. może być kategoria dział w firmie marketing, sprzedaż, administracja, itd., oraz kategoria przemysł, budownictwo, konsulting, oraz kolejna kategoria analiza, wyniki badań, opinia, recenzja, definicja. Użytkownicy mogą szukać dokumentów według tych samych, różnych kryteriów, kategorii.
  • Wstęp – krótki wstęp opisu dokumentu. Umieszczenie wstępu ma na celu zainteresowanie użytkowników, aby się z dokumentem zapoznali. Wstęp ma ograniczenie w liczbie znaków.
  • Objętość – określenie objętości dokumentu w stronach A4.
  • Rodzaj – wybór w menu podręcznego.pdf, dokument tekstowy, arkusz kalkulacyjny, prezentacja.
  • Uwagi, komentarze – dyskusja o dokumencie.
  • Historia – przestawienie historii zmian dokumentu.
Cechy użytkownika w aplikacji baza wiedzy

Użytkownikiem jest osoba, która posiada dostęp do aplikacji baza wiedzy. Oprócz podstawowych, służbowych danych teleadresowych użytkownika, aplikacja pozwala określić hobby, zainteresowania. W aplikacji istotne jest określenie, w jaki sposób można się z użytkownikiem skomunikować.

Uprawnienia użytkowników aplikacja baza wiedzy

Wszystkie dokumenty znajdują się jednym miejscu. Użytkownicy posiadają dostęp do wybranej części aplikacji. Tej, która został im udostępniona na podstawie uprawnień grupy, do której należą.

Dodatkowe informacje dla użytkownika

Aplikacja baza wiedzy ma na celu z jednej strony ograniczenie komunikacji bezpośredniej w postaci emaili, telefonów. Ale z drugiej jej celem jest zwiększenie zaangażowania użytkowników, integracja pracowników, zbudowanie wspólnej płaszczyzny wymiany wiedzy, doświadczeń zainteresowań.

Wychodząc tym oczekiwaniom naprzeciw, aplikacja publikuje dane statystyczne zarówno o dokumencie, twórcy oraz czytelnikach. W formie graficznej użytkownik widzi podstawowe informacje:

  • Data publikacji dokumentu.
  • Data ostatniej zmiany dokumentu.
  • Liczba wyświetleń dokumentu.
  • Liczba pobrań dokumentu.
  • Liczba i komentarze.
  • Grupa użytkowników, którzy przeglądali najczęściej dokument.
  • Inne publikacje autora dokumentu.
  • Inne artykuły, które czytali użytkownicy.

Publikacja tych danych ma na celu większe zaangażowanie użytkowników. Dzielenie się wiedzą, dyskusja o treści. Kontakt z twórcą.

Tworzenie bazy wiedzy w firmie, główne korzyści

Główną korzyścią jest niszczenie silosów istniejących w firmie. Silosów wiedzy, osobistych, struktury organizacyjnej, kręgów znajomych. Wymiana idei, pomysłów wiedzy pomiędzy różnymi osobami, które niekiedy fizycznie blisko siebie pracują, ale się nic nie wiedzą o swoich kompetencjach, zainteresowaniach biznesowych, nie znają się.

Aplikacja baza wiedzy pozwala stworzyć firmę, w której informacje, wiedza nie znajdują się w jednym, centralnym miejscu. Firmę, w której wiedzę tworzą wszyscy jej pracownicy.