Wdrożenie systemu B2B

Wdrożenie systemu B2B

Wdrożenie systemu B2B realizuje cele biznesowe firmy, gwarantuje bezpieczne i zyskowne relacje biznesowe. Rozwiązania dostępne przez internet stały się standardem. Przyczyniły się do tego trzy główne czynniki:

  • Praca rozproszona.
  • Stabilność i dostępność internetu.
  • Przechowywanie danych w chmurze.

Wdrożenie systemu B2B, to również temat bardzo częstych naszych spotkań biznesowych. W artykule tym dowiesz się:

  • Jak wygląda proces wdrożenia systemu B2B?
  • Jak wybrać wykonawcę aplikacji dedykowanej?
  • Obawy klientów wdrażających systemy B2B.
Rodzaje systemów B2B

Wszystkie systemy sprowadzają się do dwóch zagadnień:

  • Systemy B2B ograniczające wydatki środków finansowych. Wśród tych systemów można wymienić aplikacje typu obieg dokumentów, aplikacje ERP, aplikacje SCM. Głównym obszarem, działania systemów jest usprawnienie procesów, poprzez które firma może wygenerować oszczędności związane z ich obsługą. Chodzi to przede wszystkim o oszczędność czasu pracowników oraz minimalizację błędów.
  • Systemy B2B generujące większe przychody. Głównym przykładem jest sklep internetowy, sprzedażowa platforma B2B, aplikacja CRM. Mianownikiem tych wszystkich rozwiązań jest stworzenie środowiska, które jego użytkownikom pozwoli generować większe przychody pośrednio jak w systemie CRM lub bezpośrednio jak w platformie sprzedaży B2B.
Definicja system B2B

System B2B – to sprzedająca platforma internetowa, dostępna dla wybranych użytkowników, którymi są firm posiadające umowy z właścicielem jego. System B2B pozwala użytkownikom na składanie zamówień, monitorowanie, zarządzanie procesem reklamacji i ich zwrotów oraz rozliczeń z tym związanych. System B2B pozwala zarządzać grupami klientów oraz ofertami dla nich. W sposób mający na celu jak najlepszą obsługę pozwala zminimalizować udział handlowca w procesie obsługi kontrahentów, przy uzyskaniu wysokich efektów sprzedaży.

Wdrożenia systemu B2B

Proces

Pamiętaj, że wdrożenie systemu B2B jest niecodziennym wydarzeniem w firmie. To zespół aktywności, które odbywać się mogą bardzo rzadko, nawet tylko raz na kilka lat. Z tego powodu warto do tego działania dobrze się przygotować.

Wyzwaniem jest również fakt, że wybór dostawcy aplikacji dedykowanej, to wybór partnera nie tylko na czas jej tworzenia, ale również na długie, kolejne lata rozwoju i zmian. Musi on być dokonany bardzo rozważnie i odpowiedzialnie, tak, aby w przyszłości przynosił ci oczekiwane korzyści.

Co decyduje o sukcesie wdrożenia systemy B2B?

Jest bardzo wiele, różnych czynników mających istotny wpływ na sukces wdrożenia. Jednym z kluczowych, wielokrotnie pomijanych czynników jest zaangażowanie zarządu firmy. Szczególnie w sytuacji, w której przedstawiciele zarządu nie są głównymi użytkownikami jego. Tak jest w przypadku systemu B2B. Bez szczerego i zorientowanego na sukces zaangażowania zarządu firmy, nie uda się żadne wdrożenie. Nigdzie nie jest napisane, w jaki konkretnie sposób, poprzez jakie działania ma to zaangażowanie się objawiać. Nie ma też jego miar. Stąd tak trudno określić cechy jego, aby móc jednoznacznie powiedzieć, że ma ono wyglądać tak i w takiej sytuacji wdrożenie systemu B2B osiągnie sukces.

Pomysł na system B2B

Pomysły mają dwa główne źródła, są nimi:

  • Czynniki zewnętrzne: klienci, regulator, konkurencja.
  • Czynniki wewnętrzne: pracownicy firmy.

Warto zaangażować w proces krystalizacji pomysłu większe grono użytkowników. Osób, które w różnym stopniu w różnym zakresie korzystają z systemu B2B. warto również znaleźć wykonawcę, który posiada doświadczenie w tworzeniu i wdrażaniu systemów B2B. Firma, która posiadając doświadczenie i wiedzę jest w stanie ocenić, zmienić, ale przede wszystkim zwiększyć wartość całego rozwiązania. Na tym etapie powstają założenia biznesowe systemu B2B.

Analiza systemu B2B

Analiza jest bardzo istotny etapem w procesie tworzenia systemu B2B. Błędy popełnione na nim zostają powielone na każdym kolejnym etapie. Co powoduje, że koszty ich naprawy są znaczące. Zaproś firmy tworzące systemy B2B, aby pomogły wykonać analizę. Ich doświadczenie oraz kompetencje są nieocenioną wartością. Na tym etapie procesu powstają; założenia biznesowe aplikacji, wymagania funkcjonale aplikacji, wymagania niefunkcjonalne aplikacji, przypadki użycia, makiety.

Wykonawca systemu B2B, wybór

Jak wybrać dostawcę oprogramowania dedykowanego? Kompetencje, doświadczenie w realizacji aplikacji internetowych, referencje od znajomych, którym ufasz oraz wartości. Czy twórca aplikacji internetowych posiada podobny system wartości jak twoja firma?

Bardzo istotny elementem, który posiada wpływ na sukces wdrożenia jest sprawna komunikacja. Zastosowanie systemu IT do zarządzania procesem realizacji projektu. My używamy Redmine. Już na etapie wyboru wykonawcy opracuj system zarządzania kryzysami. Wydarzeniami, które mogą, ale nie muszą zaistnieć. W jaki sposób wykonawca ma reagować w trudnych sytuacjach. Przygotuj się na nieprzewidziane sytuacje, które mogą się wydarzyć. Przygotuj procedury zachowania w sytuacjach kryzysowych.

Tworzenie systemu B2B

Firma zamawiająca uczestniczy w procesie tworzenia systemu B2B, ale go nie tworzy. Sam proces tworzenia systemu odbywa się w firmie IT. W całym procesie tworzenia istotne jest, aby firma zamawiająca system B2B otrzymała to, co zamówiła. W tym celu potrzebna jest komunikacja i sprawne zarządzanie procesem.

Testowanie systemu B2B

Proces testowania systemu B2B rozpoczyna się już w procesie jego tworzenia. Tworząc kolejne moduły firma IT sprawdza poprawność ich działania. Testy wykonane przez użytkowników systemu B2B trwają bardzo długo. Są wykonywane obok podstawowych czynności i zadań codziennie wykonywanych przez użytkowników. Są niezbędne, aby udostępnić wszystkim sprawdzony system B2B.

Uruchomienie systemu B2B

Warto przygotować proces uruchomienia systemu B2B, w którym kolejne osoby i działy uczestniczą według określonego planu. Zaczynając od użytkowników, którzy są najbardziej zainteresowani wdrożeniem systemu. Kończąc na użytkownikach korzystających z niego bardzo sporadycznie.

Systemy B2B charakteryzują się tym, że upraszczają one współprace pomiędzy różnymi firmami. Właściciel systemu B2B chcąc dbać o prawidłowe relacje z klientami, wybiera do testów te firmy, z którymi posiada najlepsze relacje. Relacje, które nie zostaną popsute poprzez błędy wieku dziecięcego systemu B2B. Błędy, które zawsze się pojawiają, bez względu na długość i intensywność testów.

Rozwój oprogramowania

Udostępnienie systemu B2B to dopiero początek korzyści, jakie może przynieść, to również początek ciągle trwających zmian. Zmiany są wymuszane zarówno poprzez użytkowników, oraz otoczenie biznesowe. Nie ma systemów B2B, które raz uruchomione nie podlegają zmianom. Kolejne wersje są uruchamiane wraz z rozwojem potrzeb użytkowników. Kolejne moduły usprawniają prace nowych działów firmy.

Chcąc z sukcesem wdrożyć system B2B, pierwsza jego wersja jest  jak najbardziej prosta. Zawiera tylko te funkcje i moduły, które są najbardziej niezbędne, aby użytkownicy już mogli zauważyć korzyści z jego wdrożenia.

Wdrozenie systemu B2B

Główna obawy klientów, z którym się najczęściej spotykamy

Negatywne doświadczenie z poprzednich wdrożeń

Raz utracone zaufanie do firmy informatycznej jest bardzo trudno odbudować. Wśród wielu artykułów na temat wdrożeń systemów B2B dominują negatywne statystyki. Informacje o kolejnych wdrożeniach, które zakończyły się porażką. Przyczyn takiej sytuacji jest bardzo wiele. Złe doświadczenie, utracone zaufanie do branży powoduje niechęć realizacji kolejnych wyzwań.

Sam wiesz, z własnego doświadczenia i masz z pewnością wiele do powiedzenia na temat nieudanych wdrożeń. Projektów, które stanęły w miejscu, z którego nie można się ruszyć.

Korzyści z wdrożenia systemu B2B są trudne do oszacowania

Tak, jest to prawda, w wielu wypadkach bardzo trudno oszacować realne, mierzalne korzyści wynikające z wdrożenia systemu B2B. Z czego wynika taka sytuacja? Powodów jest kilka, główny to fakt, że firmy nie posiadają dokładnej wiedzy o kosztach, jakie generują poszczególne procesy biznesowe. Jeżeli firma nie jest w stanie podać przed rozpoczęciem procesu projektowania aplikacji internetowej ile kosztuje obecnie realizacja procesów, które ma zautomatyzować. Jak po wdrożeniu firma może wykazać jakiekolwiek wyniki skoro nie ma ich, z czym porównać? Aby móc ocenić korzyści nie wystarczy je zmierzyć, firma musi móc je porównać z wartościami pierwotnymi.

Kolejny element wynikający wprost z korzyści wynika z zaangażowania użytkowników sytemu B2B. Głównymi adwokatami systemu B2B są jego użytkownicy. Chcąc stworzyć użyteczny system firma angażuje na jak najwcześniejszym etapie jak najwięcej użytkowników. W taki sposób, aby każda zainteresowana osoba miała możliwość wypowiedzenia się.

Czynniki mające wpływ na sukces wdrożenia systemu B2B
  • Wyznaczenie właściciela biznesowego, odpowiedzialnego za system B2B w firmie.
  • Wewnętrzna dyskusja przed określeniem wymagań systemu B2B.
  • Spisane, określone wymagania biznesowe systemu B2B.
  • Spisane, określone wymagania niefunkcjonalne systemu B2B.
  • Silny i stały nadzór nad procesem tworzenia i realizacji systemu B2B.
  • Wybór firmy tworzącej systemy B2B, która nie posiada odpowiednich kompetencji.
  • Optymalny czas realizacji systemu B2B.
  • Długi czas testów wewnętrznych.