Baza wiedzy
Wymagania aplikacji - Ważne
- Nie oczekujemy od Ciebie, że od razu znajdziesz odpowiedzi na wszystkie poniższe pytania, ale prosimy abyś się nad nimi zastanowiła / zastanowił.
- Twoja Firma szuka aplikacji w zakresie usprawnienia procesów biznesowych.
- Chcąc przesłać do nas wymagania proszę zastanów się nad następującymi zagadnieniami:
- Nie są to pytania techniczne, gdyż na tym etapie zagadnienia techniczne nie są aż tak istotne. Pytania w dużej mierze dotyczą Państwa rozumienia procesów, które aplikacja ma usprawniać.
- Oto lista pytań, na które powinieneś odpowiedzieć wysyłając zapytanie do nas Pytania dla osób zainteresowanych stworzeniem aplikacji.
Wymagania aplikacji - Wymagania funkcjonale aplikacji
- Czy są określone wymaganie funkcjonalne? (jakie?)
Wymagania aplikacji - Wymagania niefunkcjonale aplikacji
- Czy są określone wymaganie niefunkcjonale? (jakie?)
Wymagania aplikacji - Cel aplikacji
- Jaki jest główny cel aplikacji? Po co aplikacja jest potrzebna?
- Jaki główny problem, który aplikacja ma rozwiązać?
- Co jest głównym czynnikiem decydującym o chęci posiadania własnej aplikacji?
- Jakie korzyści firma osiągnie poprzez wdrożenie aplikacji?
- Czy aplikacja ma być tylko repozytorium danych, do którego ma mieć dostęp wiele osób? Jeżeli nie, to co aplikacja ma usprawniać? Jakie procesy biznesowe? (nazwa)
- Czy poprzez wdrożenie aplikacji, firma uzyska istotną przewagę konkurencyjną? (jaką?)
Wymagania aplikacji - Potrzeby użytkowników aplikacji
- Jakie są główne grupy użytkowników?
- Jakie potrzeby mają użytkownicy? (oddzielne dla każdej z grup)
- Z jakich innych aplikacji obecnie korzystają użytkownicy, aby zaspokoić swoje potrzeby?
- Z jakich cech aplikacji korzystają najczęściej, a z jakich najmniej?
- Jakich funkcji w obecnej aplikacji im brakuje?
- W jaki, inny sposób zaspakajają swoją potrzebę? W jaki sposób obecnie rozwiązują problem? (Excel, emaile, Google Docs)
Wymagania aplikacji - Aplikacje dostępne na rynku rozwiązujące ten sam problem
- Jakie aplikacje, które są dostępne na rynku rozwiązują problem użytkowników?
- Jakich funkcji brakuje obecnie dostępnym aplikacjom?
- Jeżeli jest aplikacja na rynku. Jakie są główne powody niewybrania przez firmę dostępnej aplikacji? (cena, sposób licencjonowania, lokalizacja dostawcy, inny)
- Jak nazywa się najprostsza aplikacja, która zaspokaja potrzeby użytkowników?
- Jak się nazywa najbardziej skomplikowana aplikacja, która zaspokaja potrzeby użytkowników ?
Wymagania aplikacji - Użytkownicy - kim są użytkownicy aplikacji ?
- Jaka jest liczba użytkowników?
- Jaka jest liczba administratorów?
- Ile osób będzie równocześnie z niej korzystało?
- Jakie role mają użytkownicy?
- Ile ról mają użytkownicy?
- Czy użytkownikami mają być tylko pracownicy Firmy, czy też osoby z zewnątrz?
- W jaki sposób pracują użytkownicy?
- Jakie problemy stwarzają użytkownikom obecnie wykorzystywane aplikacje?
- W jaki inny sposób radzą sobie użytkownicy, w sytuacji, w której jeszcze nie posiadają aplikacji?
- Jakie urządzenia używają użytkownicy aby korzystać z aplikacji?
Wymagania aplikacji - Połączenia aplikacji z innymi aplikacjami / systemami
- Czy w aplikacji ma być zaszyta struktura organizacyjna Państwa Firmy?
- Czy w aplikacji potrzebna jest struktura organizacyjna firmy? (zależności miedzy pracownikami, uprawnienia)
- Jeżeli nie, skąd aplikacja ma czerpać strukturę organizacyjną Firmy? (innej aplikacji, systemu poczty elektronicznej?)
- Czy aplikacja ma być zintegrowana z systemem poczty elektronicznej? (tak, jakim?)
Wymagania aplikacji - Import / Export danych do i z aplikacji
- Czy ma importować / eksportować dane? Czy ma synchronizować dane?
- Jeżeli tak to, jakie dane, do jakiego formatu?
- W jaki sposób ma nastąpić import danych? (automatycznie, ręcznie)
- Gdzie znajduje się aplikacja, z które mają być importowane, eksportowane dane? W firmie, w internecie
- Jakie jest połączenie internetowe do aplikacji?
Wymagania aplikacji - Architektura aplikacji
- Jaka ma być architektura? Trójwarstwowa, inna jaka?
- Jaki ma być serwer?
- Jakie ma być źródło repozytorium danych?
Wymagania aplikacji - Procesy biznesowe w aplikacji – flow – workflow
- Jaki jest główny obszar funkcjonowania aplikacji? Administracja, Logistyka, Zaopatrzenie, Księgowość, Finanse, Produkcja, Marketing, Sprzedaż, Informatyka, Badania i Rozwój, Zarządzanie Zasobami Ludzkimi
- Ile procesów biznesowych ( flow ) - przepływ informacji aplikacja ma usprawniać?
- Jakie są to procesy? (wymień)
- Czy są już opracowany przypadki użycia?
- Jakie główne czynności wykonywane są na poszczególnych stanowiskach w procesach?
Wymagania aplikacji - Interface użytkownika
- Jakie są specyficzne wymogi dotyczące interface'u użytkownika? (oprogramowanie instalowana na komputerze, przeglądarka www, aplikacja na telefon)
Wymagania aplikacji - Raporty w aplikacji
- Jakie raporty mają być przygotowane w aplikacji?
- Czy raporty mają być indywidualnie zmieniane przez użytkowników, czy też mają być na stałe wbudowane do aplikacji?
Wymagania aplikacji
opis
Jeśli zajmujesz się biznesem, możesz potrzebować wsparcia w nadzorowaniu przebiegających wewnątrz firmy procesów. Z czasem okazuje się, że korespondencja mailowa i arkusze kalkulacyjne to za mało. Oprogramowanie, z którego korzystasz bywa niewystarczające. Bardzo często właśnie w takim momencie postanawiasz stworzyć aplikację dedykowaną, która będzie odpowiadała indywidualnym oczekiwaniom Twoim i Twojego zespołu.
Pojawia się wówczas pytanie, w jaki sposób sformułować Twoje wymagania, aby powstająca aplikacja dedykowana został precyzyjnie, rzetelnie wyceniony i wykonany. Najprawdopodobniej nie dysponujesz odpowiednimi warunkami, by zrealizować projekt aplikacji dedykowanej samodzielnie i będziesz potrzebował wsparcia z zewnątrz. A wykonawca Twojego aplikacji dedykowanej będzie potrzebował możliwie dokładnego i konkretnego opisu wymagań, aby stworzona aplikacja odpowiadała rzeczywistym potrzebom. Przygotowaliśmy kilka wskazówek, które pomogą w przygotowaniu specyfikacji aplikacji dedykowanej. Wystarczy skopiować je, a następnie rozwinąć i uzupełnić, by stworzyć użyteczny opis wymagań, a potrzebę wyceny takiego systemu.
Aplikacje dedykowane to bardzo szerokie pojęcie. Jedną z metod stosowanych czasami przez firmy jest wyszukanie aplikacji dedykowanej oferowanej w modelu SaaS, dokładne jego przetestowanie i opis potrzebnych modyfikacji. I choć praktycznie żaden profesjonalny twórca platform IT nie korzysta z takiej taktyki, to należy ją odnotować, ponieważ bywa stosowana przez firmy. Nie do końca się ona sprawdza, a jeśli już – to tylko w przypadku, gdy firma nie ma szczególnie wysokich oczekiwań i chce po prostu oprogramowania stworzonego na zasadzie „skopiuj i rozwiń”. Dosyć duża odpowiedzialność i praca zostaje tu przerzucona na wykonawcę systemu, gdyż to na nim ciąży obowiązek ustalenia, jakie dokładnie funkcjonalności i procesy klient uznał za wzorcowe w systemu SaaS. I choć metoda wydaje się łatwa w zastosowaniu, to ma wiele poważnych wad:
- Spore ryzyko, że podczas analizy gotowej systemu wykonawca pominie funkcję, która byłaby użyteczna dla Ciebie w Twojej aplikacji dedykowanej.
- Znaczne wydłużenie okresu przygotowania do zaprojektowania aplikacji dedykowanej, ponieważ trzeba zrozumieć istniejące rozwiązanie wyłącznie na podstawie jego obserwacji.
- Powierzenie wykonawcy aplikacji dedykowanej wyszukania i odtworzenia informacji, które powinieneś dostarczyć sam (dla większej przejrzystości projektu). Mówiąc potocznie, wykonawca aplikacji dedykowanej działa wówczas w warunkach większej niepewności, niejako po omacku.
- Zamknięcie drogi do innowacji, które mogłyby okazać się lepsze od naśladowania istniejących rozwiązań. Ograniczenie kreatywności w przygotowaniu projektu aplikacji dedykowanej.
- Bardzo ograniczony zakres zastosowania metody – wyłącznie w odniesieniu do prostych projektów.
- Problem z analizą faktycznych wymagań użytkowników. Ryzyko, że podejście do aplikacji dedykowanej będzie zbyt subiektywne, a konsultacje z przyszłymi użytkownikami zostaną pominięte.
- Obiektywnie musimy jednak przyznać, że metoda „skopiuj i rozwiń” ma pewne zalety:
- Jest znacznie łatwiejsza dla niedoświadczonych przedsiębiorców, którzy mieliby trudności z określeniem wymagań.
- Znacznie skraca czas przekazania systemu do wyceny.
- Pozwala na szybsze uruchomienie prac (choć ich pierwszy etap będzie trwał dłużej po stronie wykonawcy aplikacji dedykowanej, który musi samodzielnie sformułować wymagania).
W kolejnej części artykułu przedstawimy odmienne podejście, polegające na stworzeniu specyfikacji przed rozpoczęciem prac. Aplikacje dedykowane mogą rozwiązać wiele z Twoich pomysłów. Mogą przyczynić się, że uzyskasz istotną przewagę konkurencyjną.