Cel wdrożenia aplikacji Leasing

Celem aplikacji Leasing jest stworzenie jednego źródła informacji oraz usprawnienie procesu zarządzania:

• Firmami (Klienci oraz potencjalni Klienci Użytkownika),
• Kontaktami (osobami pracującymi w Firmach)
• Transakcjami (możliwościami sprzedaży usług leasingowych)
• Projektami (inicjatywami procesu sprzedaży usług leasingowych) ich dotyczących

Aplikacja Leasing ułatwi zarządzanie każdemu użytkownikowi wszystkimi relacjami z kontaktami i projektami.

Aplikacja Leasing została przygotowana w celu maksymalnej automatyzacji procesu sprzedaży usług leasingowych przez pracowników Użytkownika. W celu automatyzacji procesu sprzedaży w aplikacji znajduje się w niej wiele mechanizmów automatyzujących ten proces.

Użytkownicy jej rozsiani są po całej Polsce. W związku, z czym aplikacja umożliwia zarządzanie całym procesem sprzedaży usług leasingowych bez konieczności oraz potrzeby kontaktowania się z pracownikami centrali Użytkownika.
Podanie numeru NIP ma na celu sprawdzenie czy firma go posiadająca jest już obsługiwana przez Użytkownika.

Aplikacja leasing

Aplikacja zbudowana jest z modułów, które odpowiedzialne są za przechowywanie określonych informacji oraz pełnieniu określonych funkcji.

Moduły Aplikacji Leasing:

• Firmy - Przechowuje dane dotyczące Firm. Umożliwia w jednym miejscu gromadzenie wszystkich informacji dotyczących jednego podmiotu
• Projekty - Pozwala zaplanować opisać oraz zachować dane dotyczące jakiegokolwiek projektu
• Zarządzanie procesem sprzedaży - Pozwala sprawnie i automatycznie zarządzać procesem sprzedaży
• Archiwum - Pozwala przechowywać dane transakcji, które odbyły się w przeszłości

Aplikacja IT dla firmy leasingowej

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, założenia

Funkcjonalności, które niezbędne są, aby aplikacja IT dla firmy leasingowej spełniała wymagania. Specyfikacja wymagań aplikacji internetowej dla firmy leasingowej.

Główną potrzebą, którą aplikacja IT dla firmy leasingowej ma spełniać, jest stworzenie aplikacji do zarządzania kontaktami z klientem i narzędzia ułatwiającego kontrolę czy wypełniane są warunki kontraktów. Istotną dla usprawnienia procesu przygotowania kontraktów jest obecna w aplikacji internetowa dla firmy leasingowej możliwość automatycznego organizowania przepływu dokumentów. Dlatego Aplikacja IT dla firmy leasingowej może być wykorzystana jako podstawa do stworzenia szerszej platformy obsługującej całą firmę leasingową.

Dokument ten zawiera ogólną koncepcję wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych dla firmy leasingowej. Nie są tu opisywane funkcjonalności i procesy, które mogą być wykorzystane poza aplikacją.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, założenia

• Rejestracja nowych klientów
• Bieżąca aktualizacja danych klientów/umów
• Przejrzyste przedstawianie warunków umów
• Ułatwienie tworzenia podstawowych dokumentów (umowy, aplikacje kredytowe)
• Posiada rejestr dokumentów i istotnych ustaleń odnoszących się do danego klienta lub umowy lub pojedynczego zamówienia.
• Ułatwia przekazywanie dokumentów do kolejnych jednostek zajmujących się daną umową (zamówieniem).
• Ułatwia zarządzanie klientami/umowami/zamówieniami zależnie od poziomu uprawnień użytkownika dając wgląd w statusy poszczególnych dokumentów różnego poziomu.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, struktura

• Klient może zostać dodany przez opiekuna. Muszą zostać zdefiniowane istotne dane: opiekun klienta, identyfikacji podatkowej, numer XCS (możliwość przypisania więcej niż jednego numeru), dane adresowe, dane kontaktowe (osoby kontaktowe)
• Umowa jest podpinana pod klienta. Aplikacja IT dla firmy leasingowej umożliwia podpinanie wielu umów - typy umów Leasing, zarządzanie, STR. Aplikacja może ułatwiać przygotowanie umowy na podstawie standardowych druków. Na poziomie umowy muszą być przedstawione wyraźnie wszystkie istotne z punktu widzenia realizacji kontraktu dane i warunki (długość użyczenia samochodów zastępczych, ubezpieczenie, warunki fakturowania itp.). na tym poziomie muszą być także podpięte ostateczne wersje umowy i wszystkie obowiązujące załączniki.
• Pod jedną umową mogą być podpięte różne grupy samochodów (zamówienia). W przypadku różnych zamówień warunki wyszczególnione w umowie mogę się różnić (lub niesprecyzowane w umowie mogą być wyszczególnione na tym poziomie) np. warunki assistance, poziom opon, ceny samochodów.

Warunki, elementy przypisane na poziomie niższym nie kopiują się na poziom wyższy. Elementy z poziomu wyższego domyślnie kopiowane są na niższy (ale mogą być zamieniane).

Na każdym poziomie musi być możliwość dopisywania dodatkowych, najświeższych ustaleń odnośnie klienta, umowy, bądź zamówienia, a także dołączania dodatkowych plików.

Aplikacja powinna informować odpowiednie działy i osoby zaangażowane o wprowadzonych zmianach i dodanych informacjach na odpowiednich poziomach.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, proces

Dział Handlowy może zakładać klientów. Tylko opiekunowie klienta mogą zmieniać dane klienta i podpinać kolejne umowy i zamówienia, a także modyfikować istniejące zapisy. Pozostali użytkownicy mogą podpinać tylko do poszczególnych poziomów dodatkowe ustalenia (reklamacje) bez możliwości edycji kluczowych danych.

Z poziomu klienta może być dodana umowa, a z poziomu umowy zamówienie.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, struktura umów.

Po założeniu klienta opiekun ma możliwość podpięcia pod klienta umowy.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej powinna umożliwiać przed dodaniem umowy wyboru jej typu i zdefiniowania poszczególnych jej warunków, które później będą skrótowo prezentowane w karcie umowy. Wybrane warunki powinny się kopiować do wzoru umowy.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej powinna też umożliwiać podpinanie niestandardowych umów do klienta. W takim wypadku opiekun klienta ciągle byłby zobowiązany zdefiniować typ umowy, a na liście elementów i warunków umowy zdefiniować odpowiednie pozycje zgodnie z zapisami umowy.

Dodana umowa opatrzona jest statusem: oferta, negocjacje, wstępna akceptacja, akceptacja, aktywna, zakończona zależnie od etapu procesu handlowego.

Swoboda zmieniania warunków umowy przez opiekunów klienta byłaby ograniczona przez status umowy a tym samym przez przebieg procesu i przepływ dokumentów pomiędzy działem handlowym, ryzyka, prawnym i zarządem.

Na etapie akceptacji lub umowy aktywnej zmiany warunków mogłyby być realizowane tylko na podstawie odrębnych aneksów, których wprowadzenie wymagałoby podobnego przebiegu procesu jak w przypadku umowy.

Aktywna umowa daje możliwość podpięcia pod nią zamówienia.

Na poziomie umowy istnieje możliwość podpinania dokumentów (tworzenie rejestru dokumentów) uzupełniających informacje o umowie np. notatki ze spotkań.

Podsumowując widok umowy zdefiniowaniu umowy daje możliwość działowi operacyjnemu sprawnie realizować ostateczne warunki aktywnej umowy.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, struktura zamówień

Pod umową mogą być definiowane zamówienia. Zgodnie z określonym wzorem zaszytym w aplikacji, zależnym od typu i warunków umowy.

Zamówienie może uszczegóławiać warunki umowy, lub też od nich częściowo odbiegać ale musi to być wyraźnie zaznaczone. Jest to istotny element dla działu operacyjnego.

Zamówienie podobnie jak umowa opatrzone jest statusem zależnie od etapu przebiegu.

Jeżeli zamówienie pozytywnie przejdzie przez wszystkie etapy formalne i otrzyma ostateczny status nadany przez Ryzyko (Ew. dział handlowy) i jest gotowe do realizacji, a klient jest zobowiązany do uiszczenia down payment ostatnim etapem procesu powinien być dział operacyjny, którego obowiązkiem będzie wystawienie faktury proforma.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, kokpit

Jest to strona, od której zaczynamy pracę. Mamy tutaj do wyboru 4 klawisze: [ Transakcje ]; [ Projekty ]; [ Klienci ]; [ Sprawdź NIP ].

Klawisz [ Sprawdź NIP ] uruchamia mechanizm sprawdzający, czy firma o podanym NIP’ie już jest zarejestrowana w bazie. Pozostałe klawisze otwierają bazy zgodnie z ich opisem. Sprawdzenie NIP następuje w każdym przypadku wprowadzania nowego klienta.

Następny krok zależy od stopnia zaawansowania prac w wypełnianiu danych. Proponowany ruch to utworzenie nowego klienta. Klient i jego opis jest głównym dokumentem systemu, do którego dołączone są kolejne dane: pracownicy, transakcje, projekty czy też zdarzenia.

W większości przypadków w dalszej pracy dane o klientach będą już wprowadzone i nie będzie potrzeby otwierania modułu [ Klienci ]. Wystarczy wtedy otworzyć moduł Transakcje lub Projekty, w zależności od potrzeb. System jest tak skonstruowany, że praktycznie z każdego poziomu jest dostęp do pozostałych informacji.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, moduł klienta

Po naciśnięciu na stronie startowej przycisku [ Klienci ] pojawia się ten ekran. Wszystkie moduły aplikacji mają takie same elementy ekranu:

• Nawigator pozwalający przenieść się szybko do innego moduł aplikacji - górna cześć ekranu, zawiera przyciski [ Strona główna ], [ Klienci ], który jest wciśnięty, co oznacza, że właśnie w nim się znajdujemy, [ Projekty ] oraz [ Transakcje ],
• Pasek działań – umożliwia podjęcie akcji związanej z aktualnie przeglądanym widokiem. W tym ekranie pojawiają się przyciski;
• [ Nowa firma ] – rozpoczyna wprowadzanie nowego podmiotu do aplikacji,
• [ Nowy kontakt ] - umożliwia dodanie pracownika organizacji, do tej, która jest aktualnie wybrana (otoczona czarną ramką w środkowej części widoku),
• [ Edytuj dokument ] – pozwala zmienić dane zawarte w wybranym (otoczonym czarną ramką na ekranie) dokumencie,
• [ Drukuj Formularz Klienta ] – pozwala wydrukować standardowy dokument opisujący Firmę,
• Widok z listą dokumentów – środkowa część ekranu,
• Lista działań – lista przycisków umożliwiających podjęcia akcji związanej z wybrana Firmą;
• [ Zamknij ] – zamyka widok,
• [ Edytuj dokument ] – pozwala zmienić dane dotyczące wybranego dokumentu,
• [ Nowy kontakt ] - umożliwia dodanie pracownika organizacji, do tej, która jest aktualnie wybrana,
• [ Nowy projekt ] – umożliwia zainicjowanie nowego projektu sprzedażowego związanego z wybraną Firmą,
• [ Nowe zdarzenie ] – umożliwia zaplanowanie zdarzenia związanego z wybraną Firmą,
• Podgląd dokumentu – pokazuje się po wybraniu jednego dokumentu (otoczonego czarną ramką w środkowej części ekranu) z listy,
• Zestawienia – znajdują się po prawej stronie ekranu. Po naciśnięciu system przechodzi do wybranego widoku. Dodatkowo znajdują się przyciski pozwalające na przejście do innej sekcji w obrębie danego modułu.

Aby utworzyć nową Firmę należ nacisnąć przycisk [ Nowa firma ] w oknie 2. Pojawi się pytanie o NIP w celu sprawdzenia czy dany podmiot jest już zarejestrowany w aplikacji i zostały w stosunku do niego przygotowane propozycje projektów leasingowych.

Jeżeli aplikacja nie znajdzie Firmy z podanym numerem NIP’em, pojawi się komunikat pozwalający na jej zarejestrowanie.

Ekran [ Firma ] składa się z kilku obszarów, których krótki opis przedstawiony jest w sposób widziany na ekranie przez użytkownika od góry do dołu:

• Belki z przyciskami pozwalającymi podjęcie akcji opisanej na każdym z nich: [ Zamknij ], [ Zapisz ], [ Nowy kontakt ], [ Nowy projekt ], [ Nowe zdarzenie ],
• Podstawowych danych dotyczących Firmy, którą użytkownik opisuje, (w tym miejscu nigdy użytkownik nic nie wpisuje, a dane w nim pojawiają się automatycznie poprzez ich wpisanie do odpowiednich pól w odpowiedniej zakładce),
• Paska zakładek, w których znajdują się poszczególne informacje opisujące Firmę,
• Danych szczegółowych dotyczących wybranej (wyróżnionej w danym momencie) (na tym ekranie [ Dane/Data ]) zakładki, w tej części użytkownik ma możliwość albo wpisana danych (z ręki) w polach oznaczonych ramką, albo wybrania danych z menu podręcznego w polach oznaczonych ‘trójkątem’  .

Proces wprowadzania nowej Firmy do aplikacji rozpoczyna się od podania jej nazwy skróconej (zamiast Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Pigwa Sp. z o.o., należy wprowadzić np. Pigwa).

Jest to nazwa potoczna Firmy, pod którą wszyscy ja rozpoznają. W dalszej kolejności wpisywana jest pełna nazwa Firmy oraz inne dane zgodnie z opisem pól. Nie wszystkie dane muszą być wpisane od razu. Po zapamiętaniu dokumentu ( klawisz [ Zapisz ]) w każdej chwili można do dokumentu wrócić i uzupełnić dane.

Aplikacja została przygotowana w sposób, który narzuca jej użytkownikom wypełnienia podstawowych pól opisujących Klienta. Jeżeli użytkownik nie wypełni któregokolwiek z pól wymaganych, aplikacja nie pozwoli jej zapisać (zarejestrować).

Podczas gdy dokument jest zapamiętywany po raz pierwszy aplikacja dodatkowo sprawdza i pokazuje listę Firm zarejestrowanych pod tym samym adresem. Dzięki temu można sprawdzić jeszcze raz, czy dana Firma nie figuruje już w rejestrze, ale z innym NIP’em (np. mylnie wpisanym).

Dokument zawierający dane o kliencie jest podzielony na sekcje tematyczne. Dotarcie do odpowiednich informacji odbywa się poprzez wybór odpowiedniej zakładki

• [ Zdarzenia ] – przedstawiają spotkania, telefony, prezentacje,, jakie odbyły się, lub są planowane,
• [ Dane ] – informacje teleadresowe Firmy,
• [ Handlowe ] – informacje biznesowe Firmy,
• [ Dane do transakcji ] – informacje dotyczące transakcji,
• [ Dane finansowe ] – informacje finansowe Firmy,
• [ Zadłużenie ] – zaciągnięte zobowiązania Firmy,
• [ Kontakty ] – lista osób przypisanych do Firmy,
• [ Komentarz ] – jakiekolwiek uwagi dotyczące Firmy, gdzie indziej niezamieszczone (należy zwrócić uwagę, ze notatki dotyczą Firmy, a nie poszczególnych osób w niej pracujących {aplikacja umożliwia wprowadzenie notatek dotyczących poszczególnych osób przypisanych do każdej Firmy}).

Przy niektórych polach znajdują się trójkąciki.   Oznaczają one, że to pole posiada menu podręczne, z którego należy wybrać właściwą wartość. Listę można obejrzeć naciskając na trójkącik.

Spośród istotnych pól do wypełnienia oprócz nazwy firmy i NIP należy podać zespół sprzedawców według nomenklatury używanej, do którego należy dana Firma. Nazwę grupy należy wybrać z listy. Jeżeli żądana grupa nie znajduje się na liście, to należy skontaktować się z administratorem. Po wybraniu nazwy grupy, znika możliwość jej ponownego wyboru. Tylko lider grupy ma możliwość zmiany przyporządkowania firmy do innej grupy.

Po zalogowaniu się do systemu Lotus Notes aplikacja ‘CIM’ rozpoznaje jej użytkownika. Taki sposób logowania się do aplikacji powoduje, że jakiekolwiek zmiany w niej dokonane, są przypisywane osobie zalogowanej.

W momencie tworzenia dokumentu aplikacja domyślnie przypisuje użytkownika, który tworzy dokument jako Osobę prowadzącą. Jeżeli jednak okaże się, że kto inny będzie osobą prowadzącą ( niekoniecznie teraz, ale w przyszłości), istnieje możliwość jej zmiany wybierając ją z listy osób należących do danej grupy. Aplikacja podpowiada tylko listę osób przyporządkowanych do danej grupy.

Z uwagi na istotność danych zawartych w aplikacji, zostały niej zastosowane zaawansowane mechanizmy dostępu do poszczególnych danych. Główna idea, która została zastosowana w aplikacji polega na zasadzie, że niższy rangą użytkownik ma dostęp do mniejszej ilości danych.

Należy pamiętać, że po wpisaniu nowej osoby na listę dotychczasowy użytkownik traci prawo do modyfikowania dokumentu.

Wybierając EKD (Europejska Klasyfikacja Działalności), aplikacja proponuje dwustopniowy sposób wyboru. Najpierw z listy należy wybrać grupę główną, następnie podgrupę. Po dokonaniu wyboru aplikacja automatycznie rozdziela informacje do dwóch pól. W jednym jest tylko numer (EKD) a w drugim opis EKD.

Po wypełnieniu danych o Firmie można utworzyć dokumenty zawierający dane oraz informacje o pracownikach pracujących w niej, z którymi będziemy się kontaktować. W tym celu będąc w dokumencie firmy na listwie przycisków należy nacisnąć przycisk [ Nowy kontakt ].

Wprowadzenie kontaktów, pracowników Firmy jest bardzo istotne z punktu widzenia idei aplikacji, gdyż to właśnie z nimi będziemy później tworzyć zdarzenia.

Uwaga: taki sam efekt można uzyskać z poziomu widoku, wskazując konkretną Firmę.

Po utworzeniu kontaktu (osoby przypisanej do firmy) pojawia się ona w zakładce Kontakty/Contacts. Jest to poziom, z którego w przyszłości można otworzyć jego dokument w celu modyfikacji lub odczytania bardziej szczegółowych danych o nim.

Kolejno należy wypełnić pola w następnej zakładce [ Dane finansowe ]. W tym miejscu wbudowany jest mechanizm, który poprzez odpowiednie kryteria zgodne z wytycznymi określa czy Klient spełnia warunki niezbędne do zawarcia transakcji czy też nie.

Zakładka [ Zadłużenie ] pozwala zarejestrować wszystkie zobowiązania Klienta. Każde zadłużenie wpisywane jest do oddzielnego dokumentu, który tworzymy poprzez naciśniecie klawisza [ Nowe zadłużenie ]

W zależności od wyboru opcji:

„Kredyty, pożyczki, udzielone gwarancje i poręczenia” lub „Zobowiązania z tytułu leasingu” pojawiają się kolejne pola do wypełnienia.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, moduł projekt

Po wypełnieniu danych o Kliencie można utworzyć projekty. W tym celu będąc

w dokumencie Firmy na listwie przycisków należy wybrać przycisk [ Nowy projekt ].

Uwaga: taki sam efekt można uzyskać z poziomu widoku, wskazując Firmę.

Ekran [ Projekt ] składa się z dwóch obszarów:

• Belki przycisków [ zamknij ], [ Zapisz ], [ Odśwież dane ], [ Nowa firma ], [ Nowa transakcja ],
• Formatki pól do wypełnienia, dotyczących projektu.

Pojawi się nowa formatka jak wyżej na rysunku. Dane firmowe kopiują się automatycznie. Należy wypełnić pozostałe dane dotyczące projektu i zapisać dokument.

Na pasku menu w górnej części ekranu pojawił się przycisk [ Pobierz z profilu ]. W przypadku, gdy administrator zdefiniował profile sprzedaży po wybraniu tego przycisku pojawi się lista dostępnych profili, z których użytkownik może wybrać jeden.

Przycisk ten ma zastosowanie w określeniu scenariusza etapów sprzedaży. Przycisk umożliwia zastosowanie wcześniej zdefiniowanego procesu sprzedaży i przedstawia go jako poszczególne etapy wpisując je w tabeli pod kolumną [ Etapy ].

Może się zdarzyć tak, że żaden profil sprzedaży nie będzie zdefiniowany i wtedy przycisk ten nie spowoduje żadnej akcji.

Aby przedstawić ofertę leasingu dla Klienta należy zainicjować nowy projekt, gdyż dane zawarte w nim są wykorzystywane w dokumentach przygotowywanych dla Klienta.

Aby mieć możliwość stworzenia transakcji należy zapisać projekt.

Aplikacja IT dla firmy leasingowej, moduł transakcje

Następnie można przystąpić do utworzenia dokumentu dotyczącego transakcji.

W tym celu należy wybrać klawisz [ Nowa transakcja ].

Ekran transakcji składa się z kilku obszarów:

• Belka przycisków – [ Zamknij ], [ Zapisz ], [ Odśwież dane ],
• Podstawowych danych dotyczących transakcji przedstawionych w tabeli,
• Listy zakładek umożliwiających wprowadzenie poszczególnych informacji dotyczących transakcji [ Ogólne ], [ Parametry finansowe ], Dane do transakcji ], [ Dane uzupełniające ], [ Zatwierdzanie ], [ Uprawnienia ], [ Dokumenty ],
• Danych szczegółowych pojawiających się po wybraniu zakładki.

Aplikacja automatycznie pobierze dane wpisane do niej wcześniej, tak żeby nie było potrzeby wypełniania ich po raz kolejny oraz otworzy formatkę transakcja.

Poprzez wypełnianie poszczególnych pól należy podać nazwę transakcji i rodzaj leasingu, jeżeli nie został wybrany wcześniej w projekcie.

Należy również określić typ transakcji. Jest to bardzo ważne, bo w przyszłości nie powinno się tego zmieniać.

Wybierając przycisk [ Nowy przedmiot ] wybieramy przedmiot transakcji.

W formatce wypełniamy pola w poszczególnych zakładkach. Do transakcji można wrócić wybierając klawisz [ OK ].

Opisany przedmiot leasingu pojawi się na liście w transakcji.

Aby zakończyć proces inicjowania transakcji wypełniamy kolejne zakładki.

Po zakończeniu procesu wypełniania danych transakcji jej opis należy wysłać do zatwierdzenia przez odpowiedniego RAM. W tym celu należy przejść do zakładki [ Zatwierdzanie ]. Aplikacja automatycznie pobiera dane, do kogo ma być wysłana wiadomość z prośbą o zatwierdzenie transakcji oraz kto dalej będzie uczestniczył w procesie jej zatwierdzania.

Aby uruchomić proces należy wybrać klawisz [ Wyślij do zatwierdzenia ]. Zmieniają się wtedy automatycznie statusy, wpisywane są odpowiednie informacje do historii procesu zatwierdzania, oraz wysyłany jest email do RAM.

W okienku aplikacja umożliwia redakcję tekstu, który pojawi się w wiadomości. Do wiadomości dołączany jest link do transakcji.

W przypadku, gdy RAM będzie potrzebował dodatkowych wyjaśnień w zwrotnym email’u inicjator procesu otrzyma zapytanie, a w transakcji pojawi się przycisk [ Odpowiedź ]. Naciskając go przesyłamy odpowiedź w celu kontynuacji procesu zatwierdzania.

Można obserwować postęp w procesie akceptacji transakcji poprzez zmieniające się znaczniki w tabeli lub zmiany statusu transakcji.

W trakcie procesu zatwierdzania można drukować potrzebne dokumenty dla Klienta.

Dokumenty takie są przygotowywane w zakładce „Dokumenty”

Listę transakcji, podobnie jak inne dokumenty można oglądać w przygotowanych zestawieniach, jak na rysunku. Jeżeli nowa transakcja jest tworzona z tego poziomu po naciśnięciu przycisku [ Nowa transakcja ] pojawi się nowa formatka bez wypełnionych danych o Kliencie. Należy wtedy wybrać go z listy po naciśnięciu przycisku [ Dodaj klienta ].

Uwaga: Oczywiście z tego poziomu istnieje możliwość utworzenia nowego Klienta i dalej można wypełniać dane tak jak to zostało przedstawione wcześniej.