Wymagania aplikacji - pytania

Wymagania aplikacji - pytania
Wymagania aplikacji - Ważne
  • Nie oczekujemy od Ciebie, że od razu znajdziesz odpowiedzi na wszystkie poniższe pytania, ale prosimy abyś się nad nimi zastanowiła / zastanowił.
  • Twoja Firma szuka aplikacji w zakresie usprawnienia procesów biznesowych.
  • Chcąc przesłać do nas wymagania proszę zastanów się nad następującymi zagadnieniami:
  • Nie są to pytania techniczne, gdyż na tym etapie zagadnienia techniczne nie są aż tak istotne. Pytania w dużej mierze dotyczą Państwa rozumienia procesów, które aplikacja ma usprawniać.
  • Oto lista pytań, na które powinieneś odpowiedzieć wysyłając zapytanie do nas Pytania dla osób zainteresowanych stworzeniem aplikacji.
Wymagania aplikacji - Wymagania funkcjonale  aplikacji
  • Czy są określone wymaganie funkcjonalne? (jakie?)
Wymagania aplikacji - Wymagania niefunkcjonale  aplikacji
  • Czy są określone wymaganie niefunkcjonale? (jakie?)       
Wymagania aplikacji - Cel aplikacji
  • Jaki jest główny cel aplikacji? Po co aplikacja jest potrzebna?
  • Jaki główny problem, który aplikacja ma rozwiązać?
  • Co jest głównym czynnikiem decydującym o chęci posiadania własnej aplikacji?
  • Jakie korzyści firma osiągnie poprzez wdrożenie aplikacji?
  • Czy aplikacja ma być tylko repozytorium danych, do którego ma mieć dostęp wiele osób? Jeżeli nie, to co aplikacja ma usprawniać? Jakie procesy biznesowe? (nazwa)
  • Czy poprzez wdrożenie aplikacji, firma uzyska istotną przewagę konkurencyjną? (jaką?)
Wymagania aplikacji - Potrzeby użytkowników aplikacji
  • Jakie są główne grupy użytkowników?
  • Jakie potrzeby mają użytkownicy? (oddzielne dla każdej z grup)
  • Z jakich innych aplikacji obecnie korzystają użytkownicy, aby zaspokoić swoje potrzeby?
  • Z jakich cech aplikacji korzystają najczęściej, a z jakich najmniej?
  • Jakich funkcji w obecnej aplikacji im brakuje?
  • W jaki, inny sposób zaspakajają swoją potrzebę? W jaki sposób obecnie rozwiązują problem? (Excel, emaile, Google Docs)
Wymagania aplikacji - Aplikacje dostępne na rynku rozwiązujące ten sam problem
  • Jakie aplikacje, które są dostępne na rynku rozwiązują problem użytkowników?
  • Jakich funkcji brakuje obecnie dostępnym aplikacjom?
  • Jeżeli jest aplikacja na rynku. Jakie są główne powody niewybrania przez firmę dostępnej aplikacji? (cena, sposób licencjonowania, lokalizacja dostawcy, inny)
  • Jak nazywa się najprostsza aplikacja, która zaspokaja potrzeby użytkowników?
  • Jak się nazywa najbardziej skomplikowana aplikacja, która zaspokaja potrzeby użytkowników ?
Wymagania aplikacji - Użytkownicy - kim są użytkownicy aplikacji ?
  • Jaka jest liczba użytkowników?
  • Jaka jest liczba administratorów?
  • Ile osób będzie równocześnie z niej korzystało?
  • Jakie role mają użytkownicy?
  • Ile ról mają użytkownicy?
  • Czy użytkownikami mają być tylko pracownicy Firmy, czy też osoby z zewnątrz?
  • W jaki sposób pracują użytkownicy?
  • Jakie problemy stwarzają użytkownikom obecnie wykorzystywane aplikacje?
  • W jaki inny sposób radzą sobie użytkownicy, w sytuacji, w której jeszcze nie posiadają aplikacji?
  • Jakie urządzenia używają użytkownicy aby korzystać z aplikacji?
Wymagania aplikacji - Połączenia aplikacji z innymi aplikacjami / systemami
  • Czy w aplikacji ma być zaszyta struktura organizacyjna Państwa Firmy?
  • Czy w aplikacji potrzebna jest struktura organizacyjna firmy? (zależności miedzy pracownikami, uprawnienia)
  • Jeżeli nie, skąd aplikacja ma czerpać strukturę organizacyjną Firmy? (innej aplikacji, systemu poczty elektronicznej?)
  • Czy aplikacja ma być zintegrowana z systemem poczty elektronicznej? (tak, jakim?)
Wymagania aplikacji - Import / Export danych do i z aplikacji
  • Czy ma importować / eksportować dane? Czy ma synchronizować dane?
  • Jeżeli tak to, jakie dane, do jakiego formatu?
  • W jaki sposób ma nastąpić import danych? (automatycznie, ręcznie)
  • Gdzie znajduje się aplikacja, z które mają być importowane, eksportowane dane? W  firmie, w internecie
  • Jakie jest połączenie internetowe do aplikacji?
Wymagania aplikacji - Architektura aplikacji
  • Jaka ma być architektura? Trójwarstwowa, inna jaka?
  • Jaki ma być serwer?
  • Jakie ma być źródło repozytorium danych?
Wymagania aplikacji - Procesy biznesowe w aplikacji  – flow – workflow
  • Jaki jest główny obszar funkcjonowania aplikacji? Administracja, Logistyka, Zaopatrzenie, Księgowość, Finanse,  Produkcja, Marketing, Sprzedaż, Informatyka, Badania i Rozwój, Zarządzanie Zasobami Ludzkimi
  • Ile procesów biznesowych ( flow ) - przepływ informacji aplikacja ma usprawniać?
  • Jakie są to procesy? (wymień)
  • Czy są już opracowany przypadki użycia?
  • Jakie główne czynności wykonywane są na poszczególnych stanowiskach w procesach?
Wymagania aplikacji - Interface użytkownika
  • Jakie są specyficzne wymogi dotyczące interface'u użytkownika? (oprogramowanie instalowana na komputerze, przeglądarka www, aplikacja na telefon)
Wymagania aplikacji - Raporty w aplikacji
  • Jakie raporty mają być przygotowane w aplikacji?
  • Czy raporty mają być indywidualnie zmieniane przez użytkowników, czy też mają być na stałe wbudowane do aplikacji?

Wymagania aplikacji

opis

Jeśli zajmujesz się biznesem, możesz potrzebować wsparcia w nadzorowaniu przebiegających wewnątrz firmy procesów. Z czasem okazuje się, że korespondencja mailowa i arkusze kalkulacyjne to za mało. Oprogramowanie, z którego korzystasz bywa niewystarczające. Bardzo często właśnie w takim momencie postanawiasz stworzyć aplikację dedykowaną, która będzie odpowiadała indywidualnym oczekiwaniom Twoim i Twojego zespołu.

Pojawia się wówczas pytanie, w jaki sposób sformułować Twoje wymagania, aby powstająca aplikacja dedykowana został precyzyjnie, rzetelnie wyceniony i wykonany. Najprawdopodobniej nie dysponujesz odpowiednimi warunkami, by zrealizować projekt aplikacji dedykowanej samodzielnie i będziesz potrzebował wsparcia z zewnątrz. A wykonawca Twojego aplikacji dedykowanej będzie potrzebował możliwie dokładnego i konkretnego opisu wymagań, aby stworzona aplikacja odpowiadała rzeczywistym potrzebom. Przygotowaliśmy kilka wskazówek, które pomogą w przygotowaniu specyfikacji aplikacji dedykowanej. Wystarczy skopiować je, a następnie rozwinąć i uzupełnić, by stworzyć użyteczny opis wymagań, a potrzebę wyceny takiego systemu.

Aplikacje dedykowane to bardzo szerokie pojęcie. Jedną z metod stosowanych czasami przez firmy jest wyszukanie aplikacji dedykowanej oferowanej w modelu SaaS, dokładne jego przetestowanie i opis potrzebnych modyfikacji. I choć praktycznie żaden profesjonalny twórca platform IT nie korzysta z takiej taktyki, to należy ją odnotować, ponieważ bywa stosowana przez firmy. Nie do końca się ona sprawdza, a jeśli już – to tylko w przypadku, gdy firma nie ma szczególnie wysokich oczekiwań i chce po prostu oprogramowania stworzonego na zasadzie „skopiuj i rozwiń”. Dosyć duża odpowiedzialność i praca zostaje tu przerzucona na wykonawcę systemu, gdyż to na nim ciąży obowiązek ustalenia, jakie dokładnie funkcjonalności i procesy klient uznał za wzorcowe w systemu SaaS. I choć metoda wydaje się łatwa w zastosowaniu, to ma wiele poważnych wad:

  • Spore ryzyko, że podczas analizy gotowej systemu wykonawca pominie funkcję, która byłaby użyteczna dla Ciebie w Twojej aplikacji dedykowanej.
  • Znaczne wydłużenie okresu przygotowania do zaprojektowania aplikacji dedykowanej, ponieważ trzeba zrozumieć istniejące rozwiązanie wyłącznie na podstawie jego obserwacji.
  • Powierzenie wykonawcy aplikacji dedykowanej wyszukania i odtworzenia informacji, które powinieneś dostarczyć sam (dla większej przejrzystości projektu). Mówiąc potocznie, wykonawca aplikacji dedykowanej działa wówczas w warunkach większej niepewności, niejako po omacku.
  • Zamknięcie drogi do innowacji, które mogłyby okazać się lepsze od naśladowania istniejących rozwiązań. Ograniczenie kreatywności w przygotowaniu projektu aplikacji dedykowanej.
  • Bardzo ograniczony zakres zastosowania metody – wyłącznie w odniesieniu do prostych projektów.
  • Problem z analizą faktycznych wymagań użytkowników. Ryzyko, że podejście do aplikacji dedykowanej będzie zbyt subiektywne, a konsultacje z przyszłymi użytkownikami zostaną pominięte.
  • Obiektywnie musimy jednak przyznać, że metoda „skopiuj i rozwiń” ma pewne zalety:
  • Jest znacznie łatwiejsza dla niedoświadczonych przedsiębiorców, którzy mieliby trudności z określeniem wymagań.
  • Znacznie skraca czas przekazania systemu do wyceny.
  • Pozwala na szybsze uruchomienie prac (choć ich pierwszy etap będzie trwał dłużej po stronie wykonawcy aplikacji dedykowanej, który musi samodzielnie sformułować wymagania).

W kolejnej części artykułu przedstawimy odmienne podejście, polegające na stworzeniu specyfikacji przed rozpoczęciem prac. Aplikacje dedykowane mogą rozwiązać wiele z Twoich pomysłów. Mogą przyczynić się, że uzyskasz istotną przewagę konkurencyjną.