ComminT - Outsourcing IT Warszawa, obieg dokumentów, workflow, CRM, SFA
Kancelaria
Aplikacje
Cel wdrożenia aplikacji Kancelaria
Celem aplikacji Kancelaria jest stworzenie jednego źródła przechowywania informacji o dokumentach przychodzących oraz wychodzących oraz udostępnienie jej wszystkim osobom zainteresowanym w Firmie.
Korzyści z wdrożenia aplikacji Kancelaria
Aplikacja umożliwia gromadzenie informacji w postaci danych dotyczących dokumentów wychodzących z oraz przychodzących do Firmy. Oprócz przechowywania informacji dotyczących dokumentów aplikacja Kancelaria umożliwia dołączenie elektronicznego pliku przedstawiającego opisywany dokument. Dane są uzupełniane przez osoby pracujące w recepcji Firmy.
Aplikacja jest udostępniona wszystkim pracownikom Firmy korzystającym z aplikacji Lotus Notes. Każdy użytkownik aplikacji posiada kompletną informację o dokumentach, które trafiły do recepcji oraz zostały przez nią wysłane.
Poprzez możliwość dodania własnych notatek oraz opisów aplikacja jest repozytorium wiedzy w zakresie korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej. Uzupełnienie informacji opisującej poszczególne dokumenty.
Opis aplikacji Kancelaria
Aplikacja realizuje zasadę: nie powtarzania czynności wykonanych jeden raz. Jest to związane z gromadzeniem wszystkich informacji w jednym miejscu i udostępnieniem ich wszystkim, tym którzy tej wiedzy potrzebują.
Każdy dokument zarówno wychodzący jak ich przychodzący do Firmy i ‘przechodzący‘ przez recepcję jest rejestrowany w aplikacji „Kancelaria’. Aplikacja jest obsługiwana przez dwie osoby logujące się do systemu Lotus Notes na jedno konto.
Aplikacja ‘Kancelaria’ zapewnia obsługę kancelaryjną dokumentów przychodzących i wychodzących poprzez prowadzenie odpowiednich rejestrów w elektronicznej książce podawczej.
Obsługa funkcji kancelaryjnych polega na:
- Przyjmowaniu i rejestrowaniu dokumentów
- Przypisywaniu dokumentów do książki podawczej posiadającej mechanizmy numeracji
- Dołączaniu dokumentów elektronicznych do poszczególnych rekordów je opisujących
Wszystkie te czynności pozwalają na szeroko rozumianą ewidencję dokumentów gwarantującą użytkownikom uporządkowanie wszystkich przetwarzanych informacji w aplikacji.
Proces obsługi dokumentów w aplikacji Kancelaria
Wszystkie dokumenty przychodzące do Firmy są rejestrowane w aplikacji ‘Kancelaria’. Po rejestracji dokument może być skanowany (nie jest to jednak wymagane) i powstały w ten sposób plik elektroniczny dołączany jest do formatki go opisującej.
Następnie dokument (tutaj rozumiany jako formatka opisująca dokument przychodzący wraz ze zeskanowanym jego widokiem) przekazywany jest do odpowiedniej osoby w Firmie. Przekazanie kolejnej osobie dokumentu polega na przekazaniu uprawnień do edycji dokumentu oraz możliwości przekierowywania go do innych osób. Uprawnienia te dotyczą dokumentu a nie stanowiska lub osoby która te czynności wykonuje.
Aplikacja umożliwia zarządzanie dostępem do poszczególnych dokumentów na następujących poziomach:
- prawo do oglądania
- prawo do edycji dokumentu
- praw do przekierowywania dokumentu innym użytkownikom
Aplikacja do zarządzania kancelarią
Aplikacja eKancelaria
Aplikacja iKancelaria
Aplikacja Kancelaria
Archiwizacja dokumentów
Automatyzacja obiegu informacji i dokumentów w kancelarii
Biuro bez papieru
Biuro obsługi klienta
Cechy aplikacji Kancelaria
Cechy aplikacji Kancelaria
Cechy systemu Kancelaria
Cechy systemu Kancelaria
Dokument aplikacji kancelaria
Dowolnie zdefiniowane hasła
Dowolnie zdefiniowane typy
Elektroniczna kancelaria
Elektroniczna kancelaria
Ewidencja dokumentów utworzonych w kancelarii w ramach poszczególnych spraw
Funkcje aplikacji Kancelaria
Funkcje aplikacji Kancelaria
Funkcje systemu Kancelaria
Funkcje systemu Kancelaria
Integracja kanałów komunikacji
Jak działa aplikacja Kancelaria
Kancelaria bez papieru
Klasyfikowanie dokumentów
Kontrola stanu spraw
Korzyści zastosowania aplikacji Kancelaria
Korzyści zastosowania systemu Kancelaria
Kryteria szukania
Na czym polega aplikacja kancelaria
Obieg dokumentów w aplikacji kancelaria
Obieg dokumentów w kancelarii
Obsługa kancelarii o wielu oddziałach
Opis procesu kancelarii
Organizacja elektronicznego obiegu dokumentów
Praca offline
Praca online
Proces kancelarii schemat
Przeglądanie danych
Redukcja dokumentów w wersji papierowej
Rejestr dokumentów
Rejestr dokumentów wchodzących
Rejestr dokumentów wychodzących
Rejestr spraw
Rejestracja prowadzonych czynności
Rozliczanie czasu pracy prawników: wewnętrzne i dla klienta
Schemat procesu kancelarii
Słów kluczowych
System eKancelaria
System iKancelaria
System Kancelaria
Wyszukiwanie danych
Zaawansowane mechanizmy wyszukiwania
Zarządzanie uprawnieniami