Wdrożenie systemu informatycznego

Wdrożenie systemu informatycznego z sukcesem pozwala uzyskać istotną przewagę konkurencyjną. Przewagę, która pozwala firmie stworzyć własny błękitny ocean, na którym jest głównym rozgrywającym. Żadne inne działanie, żadna inna inwestycja w firmie, nie jest tak łatwa, tania do zaimplementowania i przeprowadzenia jak wdrożenie systemu informatycznego. Nakłady na wdrożenie systemu informatycznego zwracają się najszybciej.

Wdrożenie systemu informatycznego pozwala uzyskać przez firmę wymierne, realne korzyści biznesowe. Współpraca w obszarze klientów, partnerów biznesowych oraz pracowników firmy, pozwala na efektywną komunikację między różnymi grupami i działami. Wdrożenie sytemu informatycznego wiąże się z inwestycją,  korzyści przewyższają koszty i ostatecznie umożliwiają przeniesienie firmy na wyższy poziom pod względem wydajności i efektywności działania. Poziom, który bez wdrożenia systemu It nigdy nie jest możliwy do osiągnięcia.

Rynek systemów informatycznych to tysiące różnych rozwiązań. Systemów dostępnych od razu. Jednak w bardzo wielu przypadkach dostępne systemy nie spełniają potrzeb firm. Procesy biznesowe, które są w firmach są tak specyficzne, że tylko wdrożenie systemu informatycznego może sprostać oczekiwaniom użytkowników.

Wdrożenie systemu informatycznego z sukcesem pozwala uzyskać istotną przewagę konkurencyjną. Przewagę, która pozwala firmie stworzyć własny błękitny ocean, na którym jest głównym rozgrywającym. Żadne inne działanie, żadna inna inwestycja w firmie, nie jest tak łatwa, tania do zaimplementowania i przeprowadzenia jak wdrożenie systemu informatycznego. Nakłady na wdrożenie systemu informatycznego zwracają się najszybciej.

Obarczona jest ona też bardzo dużym ryzykiem. Ryzykiem związanym z nie skończeniem projektu. Tak, jak żadna inna inwestycja w stworzenie nowego modelu biznesowego, stworzenie istotnej przewagi konkurencyjnej, wdrożenie systemu informatycznego może się nie udać. Może nie przynieść zamierzonych korzyści biznesowych. Może nie spełnić zamierzonych parametrów. Ale zawsze warto spróbować. Bo ryzyko warte jest poniesienia, mając na celu możliwe wielokrotnie je przewyższające korzyści.

Wdrożenie systemu informatycznego jest dla ciebie działaniem niecodziennym. Aktywności, którą wykonasz może raz, może kilka razy w swoim zawodowym życiu. Różni się ono znacznie od twoich codziennych zadań, specyfiki twojego biznesu. Ważny jest również aspekt, że wiele działań musisz wykonać zanim zaczniesz wdrożenie. Zanim dokonasz pierwszych inwestycji. Te pierwsze aktywności mogą skutkować istotnymi konsekwencjami w późniejszych okresach.

Warto pamiętać, że wdrożenie ma zapewniać spełnienie wszystkich kluczowych wymagań. Również tych, które narzuca prawo, regulator rynku, instytucja, do której firma raportuje.

Wdrożenie systemu informatycznego

Przygotuj firmę, aby przeprowadzić wdrożenie systemu informatycznego

Wdrażasz system informatyczny, aby uzyskać jeden z celów:

• Obniżyć koszty działania.
• Zwiększyć przychody.

Są to dwa, znane nam czynniki, które określają działania firmy. Poniżej znajdziesz listę kilku punktów, które powinieneś rozpatrzeć, zanim rozpoczniesz proces.

Określ cel systemu informatycznego

Napisz, co chcesz uzyskać poprzez wdrożenie systemu informatycznego. Z wielu, innych artykułów wiesz, że cel musi być mieszalny, określony w czasie oraz możliwy do realizacji. Z tymi cechami wiąże się jedno, bardzo istotne zagadnienie, mierzalność celu. Z tym nasi klienci mają najwięcej problemów. Nie chodzi tylko o to, aby coś zmierzyć, ale również móc ta wartość porównać.

No właśnie porównać, z czym. Z wartościami obecnymi, które też musisz zmierzyć. Bardzo, na prawdę bardzo mało firm posiada rzetelne, sprawdzone informacje na temat kosztów swojej działalności. Kosztów realizacji poszczególnych procesów.

Zanim określisz cel zmierz wartości obecne, które w wyniku wdrożenia systemu informatycznego mają się zmienić. Dowiedz się jakie wartości masz dzisiaj, aby w przyszłości mógł określić zyski z wdrożenia.

Określ KPI Kluczowe czynniki sukcesu wdrożenia systemu informatycznego

Miary możesz określić tylko w sytuacji, w której znasz bieżącą sytuację firmy. Znasz wartości KPI obecnie. W wielu wypadkach KPI nie dotyczą miar związanych z biznesem, z podstawową działalnością firmy. Mogą dotyczyć zwiększenia satysfakcji pracowników z pracy dla firmy, poprzez realizację ciekawego, interesującego projektu.

Określ budżet systemu informatycznego

Nie ważne, czy masz 10000 złotych czy posiadasz 100000 złotych. Każdą kwotę musisz szanować i zastanowić się kilka razy, czy z pewnością ten wydatek jest niezbędny. Przyniesie określony zwrot z inwestycji. Jest bardziej istotny, niż wiele innych.

Chcąc dokładnie oszacować koszty wdrożenia systemu informatycznego musisz bardzo dobrze znać swoją firmę. Znać jej procesy, koszty pracy, wartość czasu każdego pracownika.

Przygotuj plan wdrożenia systemu informatycznego

Przygotowanie ma znaczenie. W większości wypadków najistotniejsze. Dobre, właściwe przygotowanie wdrożenia systemu informatycznego pozwala zaoszczędzić istotne środki finansowe. Wiemy to doskonale, ponieważ projektowanie aplikacji internetowych, to jedna z naszych usług.

Podjęte decyzje ma początku wdrożenia mogą spowodować wykonanie albo niewykonanie określonych prac. Raz podjęte decyzje posiadają swoje konsekwencje w przyszłości. Decyzje, postanowienia oczywiście możesz zmieniać, ale mają one konsekwencje. Z tych, i wielu innych powodów plan wdrożenia systemu informatycznego jest bardzo istotny. Błędy popełnione raz, w kolejnych etapach są powielane. Następuje ich zwielokrotnienie. Naprawa ich może przyjąć wartości z ciągu geometrycznego.

Określ wymagania systemu informatycznego

Wymagania systemu informatycznego, to jest wyzwanie dla każdej firmy zamawiającej aplikację. Do tej pory tylko jedna firma przygotowała pełne, kompletne wymagania. Tworzyliśmy i tworzymy aplikacje internetowe dla wielu różnych firm. Od korporacji międzynarodowych, po małe, kilkunasto-osobowe firmy polskie. Tylko jedna, podkreślam, tylko jedna francuska firma produkująca produkty spożywcze na rynku FMCG przygotowała cały segregator. Wymagania były precyzyjnie określone i opisane. Wdrożenie to zrealizowaliśmy metodyką wodospadu.

Pozostałe kilkadziesiąt firm nie przygotowało wymagań systemu informatycznego, w stopniu, który pozwalał od razu rozpocząć prace projektowe. W skrajnym przypadku otrzymaliśmy dosłownie jedną kartkę A4. Kartkę A4, na której była tabelka akceptacji budżetu marketingowego. To cały opis systemu informatycznego, który otrzymaliśmy. Na tej podstawie stworzyliśmy system informatyczny do zarządzania budżetem marketingowym w oddziale koncernu międzynarodowego.

Tworzenie wymagań systemu informatycznego rozpoczyna się od rozmów. Rozmów przeprowadzonych z jak największą liczbą przyszłych użytkowników. Również tych, którzy korzystają z systemu bardzo sporadycznie. W czasie tych rozmów zbierz wymagania, oczekiwania, potrzeby. Najlepiej pozyskaj wymagania w sposób matrycowy. Przydziel do wymagań kategorie. Podziel wymagania na wspólne obszary. Określ zasoby, jakie potrzebujesz w firmie, aby zrealizować wymagania systemu informatycznego. Określ:

• Wymagania biznesowe aplikacji internetowej.
• Wymagania funkcjonalne aplikacji internetowej.
• Wymagania niefunkcjonalne aplikacji internetowej.
• Przypadki użycia aplikacji.

Przydziel osobę odpowiedzialną za realizację systemu informatycznego

Zaangażuj osobę, której na wdrożeniu systemu informatycznego najbardziej zależy. To ona jest głównym beneficjentem aplikacji. Wykorzystaj jej wiedzę, a przede wszystkim zaangażowanie, aby sprawnie i szybko rozpocząć prace nad aplikacją. Niech tylko jedna osoba jest odpowiedzialna za projekt, jego realizację i wdrożenie. Chcąc jej pomóc, zmniejsz, zakres jej odpowiedzialności, przydziel część jej obowiązków innym osobom. Zmniejsz liczbę bieżących zadań i projektów, za które odpowiada. Tak, aby miała czas i chęć zaangażować się w realizację systemu informatycznego.

Pozwól właścicielowi projektu, aby dobrał sobie do niego inne osoby, takie, które w jak największym stopniu przyczynia się do jego realizacji. Niech właściciel projektu stanie się w 100% osobą odpowiedzialna za niego. Osobą, która o wszystkim decyduje. Może podejmować również decyzje finansowe oraz kadrowe w ramach niego. Kierownik projektu musi posiadać pełną autonomię w ramach jego realizacji. Musi posiadać pełne, oficjalne wsparcie wśród decydentów firmy.

Pamiętaj, że nie ma nic bardziej cennego, niż zaangażowany pracownik. Osoba, której zależy. Osoba, która widzi swój, własny sukces we wdrożeniu systemu informatycznego na czas, przy określonym budżecie i założeniach.

Zadbaj o komunikację

Najczęściej wdrożenie systemu informatycznego jest realizowane przez firmę informatyczną. Firmę, która ma własne cele, strukturę organizacyjną, własne priorytety. Organizację, która ma też swoją siedzibę, niekiedy w innym mieście bądź kraju. Spotkania, wspólne warsztaty nie rozwiążą wszystkich problemów, nie udzielą odpowiedzi na wszystkie pytania. Potrzebujesz sprawnie komunikować się.

Sprawna komunikacja jest bardzo istotna w procesie realizacji projektu informatycznego. My wykorzystujemy aplikację Redmine do zarządzania realizacją projektu.

Minimalizacja wydatków wdrożenia systemu informatycznego

Zawsze zależy Ci na wdrożeniu systemu informatycznego, przy minimalnych nakładach. Poniżej znajdziesz kilka punktów, które w istotny sposób pozwolą ci ograniczyć wydatki. Zaoszczędzić twoje środki finansowe i czas.

Przygotuj pełen opis aplikacji internetowej

Z pewnością przyjąłeś proces realizacji projektu kroku po kroku. To znaczy, zleciłeś realizację projektu w wersji minimalnej. Takiej, która na początek pozwoli w rzeczywistości sprawdzić założenia.

W kolejnych krokach rozbudujesz aplikację internetową. Wzbogacisz ją o kolejne funkcje. Chcąc ograniczyć wydatki podpisz umowę z firmą tworzącą aplikacje internetowe na kolejne opcje. Tak, abyś od razu wiedział, jaką kwotę zapłacisz za całość.

W ten sposób unikniesz sytuacji, w której za poszczególne moduły systemu otrzymasz kolejne, niekiedy coraz wyższe oferty cenowe. Im system informatyczny będzie miał mniej modyfikacji tym będzie tańszy.

Pozyskaj wiedzę

Im wiesz więcej, tym wdrożenie systemu informatycznego jest mniej kosztowne. Wynika to z faktu, że masz większą świadomość swoich oczekiwań, ale również ograniczenia wynikające z wybranej technologii. Szybciej i sprawniej porozumiesz się z firmą tworzącą aplikacje internetowe.

Właściwa firma wybrana do wdrożenia systemu informatycznego

Wybierz partnera biznesowego, który posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Wybierz partnera biznesowego, który posiada podobny system wartości, do twojego. Który umie komunikować się z tobą, szczególnie w sytuacjach trudnych, wymagających rozwiązania spornych sytuacji. To właśnie komunikacja jest czynnikiem, który w większości wypadków odpowiada za brak sukcesu we wdrożeniach systemów informatycznych.

Wybierz metodykę wdrożenia systemu informatycznego dostosowaną do twojego stylu pracy oraz aplikacji

Obecnie w większości projektów najczęściej stosujemy zwinną metodykę wdrażania systemów informatycznych – Agile. Przy projektach systemów informatycznych, które są szczegółowo i dokładnie opisane możesz zastosować metodykę wodospadu. Jednak, obecnie zdecydowana większość wdrożeń systemu informatycznego odbywa się według metodyki Agile.

Określ koszty wdrożenia systemu informatycznego

Koszty wdrożenia systemu informatycznego znacząco przewyższają koszty widniejące na fakturach. Duże koszty stanowią nakłady związane z zaangażowanie pracowników firmy.

Zmiany, jakie spowoduje wdrożenie systemu informatycznego zawsze wiążą się z tzw. dołkiem organizacyjnym. Okresem, w którym firma jest mniej efektywna, z uwagi na wprowadzenie nowych procedur, nowego sposobu realizacji procesów biznesowych. Istotnym czynnikiem koszto-twórczym jest utracenie korzyści związanych z innym zaangażowaniem kapitału.

Wybierz technologię

Możesz zadać sobie pytanie, jak mam wybrać technologię aplikacji internetowej, w sytuacji, w której nie znam się na tym? Odpowiedź jest prosta, spytaj się firmy IT, która ma wdrożyć system informatyczny.

• Sprawdź ile kosztuje godzina pracy informatyka w wybranej technologii.
• Sprawdź ile ofert pracy jest na portalach ogłoszeń o pracy dotyczących wybranej technologii.
• Sprawdź, jakie pensje firmy oferują programistom w wybranej technologii.
• Sprawdź, jakie posiadasz alternatywy.
• Sprawdź jak wygląda roadmapa rozwoju wybranej technologii.

Na podstawie uzyskach informacji stwórz analizę. Porównaj technologie.

Strategie wdrożenia systemu informatycznego

Można wyróżnić trzy strategie:

• Wdrożenie całościowe – w jednym momencie wdrażany jest cały system. Jednego dnia system w całości jest uruchamiany i udostępniany wszystkim użytkownikom. Jeżeli firma wykorzystuje inny system, jest on zamrażany. Dostęp do niego posiada bardzo ograniczona liczba osób. Ten sposób wdrażania systemu jest obarczony największym ryzykiem. Ryzyko dotycz nie tylko możliwości niedziałania systemu, ale również innym sposobem jego działania, innym interface’m, innymi procesami. Innym sposobem korzystania z systemu it.
• Wdrożenie częściowe – wdrażanie poszczególnych modułów systemu. Kolejny moduł jest udostępniany użytkownikom według określonego harmonogramu. Firma korzysta ze starego systemu, w celu monitorowania starych, już rozpoczętych procesów, w modułach, które jeszcze nie zostały wdrożone w nowym systemie. Nowe projekty i sprawy wprowadza już tylko w nowym systemie.
• Wdrożenie równoległe – firma równocześnie korzysta z obecnego, starego systemu oraz z nowego. Jest to najbardziej bezpieczne wdrożenie z punku widzenia użytkowników, ale jednocześnie najbardziej czasochłonne oraz kosztowne.

Harmonogram wdrożenia systemu informatycznego

Przedmiotem prac, które ComminT Sp. z o.o. ma zrealizować dla firmy są usługi obejmujące przeprowadzenie analizy funkcjonalnej ukierunkowanej na wprowadzenie systemu informatycznego IT w sposób umożliwiający wsparcie realizacji strategii firmy. W kolejnych punktach zaprezentowano proponowany sposób realizacji prac dla osiągnięcia założonego celu projektu.

Przedstawiona poniżej propozycja sposobu realizacji prac oparta jest na doświadczeniu ComminT Sp. z o.o. w zakresie tego typu projektów. Proponowane podejście oparte na analizie procesów biznesowych realizowanych w firmie zapewniło już sukces realizacji projektów dla wielu firm. Obejmuje ono kompleksowe podejście do analizy sposobu funkcjonowania firmy. ComminT Sp. z o.o. proponuje realizację harmonogramu wdrożenia systemu informatycznego na następujące etapy:

• Etap I: Analiza potrzeb w zakresie wdrożenia systemu IT.
• Etap II: Optymalizacja docelowych procesów biznesowych po optymalizacji.
• Etap III: Specyfikacja wymagań systemu informatycznego
• Etap IV: Wybór dostawcy systemu IT.
• Etap V: Nadzór nad procesem wdrożenia zintegrowanego systemu IT.

Etap I wdrożenia systemu IT: Analiza potrzeb w zakresie wdrożenia systemu IT

Analiza potrzeb w zakresie wdrożenia systemu IT obejmuje opracowanie map procesów biznesowych stanu obecnego. W szczególności polega ona na odwzorowaniu istniejących procesów biznesowych. Opracowane procesy stanowią podstawę do przeprowadzenia analiz, sformułowania wniosków i wytycznych do optymalizacji, które są podstawą prac kolejnego etapu, czyli optymalizacji procesów biznesowych.

W ramach tego etapu przeprowadzone są następujące prace:

• Opis procesów biznesowych.
• Analiza opisanych procesów biznesowych i opracowanie wytycznych do optymalizacji.

Etap analizy jest niezbędnym elementem dla właściwego rozpoznania obecnego stanu i potrzeb Firmy Klienta.

Etap II wdrożenia systemu IT: Model docelowy procesów biznesowych po optymalizacji

Na podstawie opisanych procesów biznesowych oraz wytycznych dotyczących ich usprawnienia w ramach niniejszego etapu jest przeprowadzona ich standaryzacja i optymalizacja. Celem jej jest ustanowienie jednolitych reguł postępowania w całej Firmie Klienta oraz uwzględnienie w przebiegu procesów planów strategicznych jak również wykorzystania zintegrowanego systemu IT. Planowane wykorzystanie systemu uwzględnia cele projektu i wymogi użytkowników.
Przed rozpoczęciem wdrożenia zintegrowanego systemu IT konieczne jest doprowadzenie do ujednolicenia procesów biznesowych realizowanych w całej Firmie Klienta.

Etap III wdrożenia systemu IT: Specyfikacja wymagań systemu informatycznego

W tym etapie projektu są określone wymagania wobec przyszłego systemu informatycznego. Specyfikacja jest przygotowana na podstawie wniosków z realizacji zadań pierwszego oraz drugiego etapu i stanowi podstawę do wyboru konkretnego dostawcy oprogramowania. Należy podkreślić, że ComminT Sp. z o.o. posługuje się kompleksową metodologią pozwalającą na ocenę dostawcy systemu IT. W efekcie przygotowane jest zapytanie ofertowe i przeprowadzone postępowanie ofertowe.

Etap IV wdrożenia systemu IT: Wybór dostawcy systemu

W ramach realizacji tego etapu są przeprowadzone następujące działania:

• Ocena ofert
• Rekomendacja krótkiej listy dostawców (2-3 firmy)
• Organizacja prezentacji oferentów oraz wizyt referencyjnych (2-3 firmy)
• Uczestnictwo w rozmowach indywidualnych z oferentami
• Rekomendacja najkorzystniejszego rozwiązania

Etap V wdrożenia systemu IT: Nadzór nad procesem wdrożenia zintegrowanego systemu IT

Nadzór nad wdrożeniem zintegrowanego systemu IT ma na celu przewidywanie i unikanie potencjalnych zagrożeń procesu wdrożeniowego oraz jego dokumentowanie. Na tym etapie ComminT Sp. z o.o. zrealizuje prace obejmujące:

• Organizacyjne przygotowanie wdrożenia.
• Współpraca z firmą wdrażającą w zakresie biznesowej koncepcji wdrożenia.
• Dokumentacja procesów wspomaganych przez system.

Definicja, wdrożenie systemu informatycznego

Aktywność biznesowa w obszarze informatyki związana z określonym etapem cyklu życia sytemu, która polega na wprowadzeniu w nim zmian zgodnie z oczekiwaniami użytkowników, transferu danych ze środowiska deweloperskiego do produkcyjnego, testowaniu i uruchomieniu. Wdrożenie systemu informatycznego ma na celu uzyskanie istotny dla firmy korzyści biznesowych polegających na redukcji kosztów lub zwiększeniu przychodów przy tym samym charakterze i skali działalności biznesowej. Wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego może prowadzić do stworzenia przewagi konkurencyjnej.

Wdrożenie system informatycznego, kroki i wymagania

Wraz z każdym większym wdrożeniem systemu informatycznego zmieniasz całą działalność firmy i wszystkie obowiązki. A jeśli wdrożenie nie jest zrobione prawidłowo, możesz spowodować istotne i kosztowne zakłócenia w działalności firmy. Możesz spowodować duże przekroczenie budżetu i dłuższe niż planowane wdrożenie systemu IT. Międzynarodowe badania IT pokazują, że 50% wszystkich dużych projektów wdrażania systemów IT nie jest realizowanych na czas lub w ramach budżetu.

Zakładając, że dokonałeś dokładnego wyboru systemu IT i zakupiłeś odpowiedni system dla swojego biznesu e-commerce lub direct-to-customer, musisz teraz zaplanować krytyczne kwestie dla wdrożenia systemu IT. Zwróć uwagę na wybrane przez nasz czynniki przyczynią się do sukcesu Twojego projektu wdrożenia systemu IT.

Na kolejnych stronach przedstawiam 7 kroków, które należy podjąć w celu pomyślnego wdrożenia systemu.

Wdrożenie system informatycznego wymaga sprawnego zarządzania projektem

Konwersje na nowe systemy IT często schodzą na dalszy plan, ponieważ firmy nie planują projektu realistycznie lub nie realizują go i nie zarządzają nim zgodnie z planem. Pamiętaj, że duże konwersje systemów IT to nie tylko projekty informatyczne. Firmy powinny zachować wspólną odpowiedzialność z dostawcą w procesie planowania projektu, utrzymania stanu planu projektu wdrożenia systemu IT, a także pewien stopień kontroli nad jego realizacją.

Wszystkie kluczowe działy użytkowników i zainteresowane strony powinny mieć reprezentację w zespole projektowym, w tym stronę internetową, realizację, zarządzanie, merchandising, kontrolę zapasów, marketing i finanse. Członkowie zespołu powinni dzielić się odpowiedzialnością za konwersję, szkolenia i pomyślną realizację zadań projektowych.

Dostawca oprogramowania powinien mieć sprawdzoną w czasie metodologię projektu i zapewnić ogólny plan na wysokim poziomie. Jako klient handlowy, Twoim zadaniem jest opracowanie szczegółowego planu wdrożenia systemu IT z dostawcą, poparte szczegółowymi zadaniami i szacunkami.

Na przykład, uogólniony plan może mieć listę modyfikacji systemu IT, ale brakuje w nim szczegółów, które muszą być opracowane. Mogą one obejmować badania, specyfikacje, wyłączenia, specyfikacje aplikacji, programowanie, testowanie i wyłączenie, a także różne poziomy testowania i integracji programu z systemem bazowym.

Planuj awarie i staraj się ograniczyć do minimum zakłócenia w działalności. Zauważyliśmy, że systemy funkcjonują dla zarządów, które początkowo nie są w stanie uzyskać swoich najczęściej używanych raportów - to może być duży problem.

W tym samym czasie należy zaplanować uruchomienie systemu IT na najspokojniejszy okres w roku. W handlu detalicznym i elektronicznym systemy z reguły nie są wprowadzane w wersji produkcyjnej od września do 15 stycznia.

W projekcie wdrożenia systemu IT powinien być zatrudniony starszy menedżer, który pełnił funkcję sponsora projektu. Projekt powinien być okresowo weryfikowany przez komitet sterujący w celu śledzenia jego postępów. Gwarantuje to, że kierownictwo wyższego szczebla, aż po kierowników działów, będzie dążyć do sukcesu.

Jeśli masz plan, który ma sens, upewnij się, że zarządzasz wdrożeniem zgodnie z nim. Brzmi to elementarnie, ale wiele firm i dostawców potyka się o to.

Na początku projektu wdrożenia systemu IT opublikuj dwutygodniowy raport o stanie prac. Gdy otrzymasz go w ciągu kilku miesięcy, możesz chcieć mieć cotygodniowe spotkania konferencyjne i aktualizacje statusu. W ciągu 30 dni od uruchomienia, zorganizuj codzienne spotkania i wymień, co należy osiągnąć.

Wdrożenie system informatycznego wymaga usprawnienia procesów i wdrożenia najlepszych praktyk

Wiele firm zajmujących się handlem elektronicznym nie radzi sobie ze zmianami procesów i procedur, które mogłyby przyspieszyć wykorzystanie nowego systemu IT. Oznacza to, że są one mniej skłonne do uzyskania pożądanej i oczekiwanej wydajności w wyniku konwersji systemu IT.

W związku z tym może zaistnieć potrzeba ponownego przemyślenia sposobu, w jaki procesy i systemy otaczające systemy muszą się zmieniać w miarę wdrożenia systemu IT.

Te zmiany procesów będą się różnić w zależności od typów systemów. Na przykład w przypadku systemu zarządzania magazynem (WMS) zmiany w procesach mogą obejmować zgodność z wymaganiami dostawcy, raportowanie potwierdzeń odbioru, wdrażanie nowych metod kompletacji, procedury zliczania cyklu zapasów itd.

Z kolei system zarządzania zamówieniami (OMS) będzie miał inne podejście do obsługi klienta, raportowania zarządczego, interfejsu i wsparcia klientów internetowych, bilansowania i interfejsów między OMS a księgowością, procesów zwrotu i kredytowania między obsługą klienta i przetwarzaniem zwrotów.

• Jakie istniejące procedury i systemy IT można zlikwidować, aby zwiększyć wydajność?
• Jakie nowe procesy i procedury są wymagane lub pożądane?
• Jakie najlepsze praktyki powinny być rozważane i wdrażane?

Są one równie ważne jak udane wdrożenie nowego systemu.

Wdrożenie system informatycznego wymaga skonfigurowanie parametrów systemu IT vs. modyfikacje

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy przy wdrażaniu systemów IT jest próba powielenia istniejących systemów informatycznych. Modyfikacje zwiększają koszty, wydłużają czas wdrożenia i zwiększają ryzyko. Widzieliśmy, jak firmy nalegały na modyfikacje tylko po to, aby uświadomić sobie w pierwszym roku eksploatacji, że istnieją lepsze sposoby na wykorzystanie nowego systemu niż próba replikacji starego.

Większość systemów na rynku może być konfigurowana za pomocą przełączników parametrów, które ustawiają opcje i nadają inną unikalność aplikacji, co pozwala na jej wdrożenie w różnych typach przedsiębiorstw. Pozwala to na dostosowanie dedykowanej aplikacji bez modyfikacji; nie oznacza to, że czasami nie będziesz chciał lub potrzebował pewnych modyfikacji.

Wiele aplikacji ma setki do ponad 1000 przełączników sterujących systemem. Sprzedawca oczywiście będzie musiał przeszkolić personel w systemie i pomóc w dokonaniu ostrożnych ustawień przełączników.

Jest to szczegółowa praca, która często wymaga kilku tygodni rozwagi. Ważne jest, aby zrozumieć konsekwencje ustawienia przełącznika, a następnie przetestować, a w razie potrzeby zmienić ustawienie przełącznika i powtórzyć testy.

Wdrożenie system informatycznego wymaga wykonanie konwersji plików

W pełni funkcjonalny system IT zawiera tysiące tabel i plików, więc trzeba zapewnić wystarczająco dużo czasu na konwersję plików.

Nadrzędną troską o pomyślną konwersję plików są między innymi:

• Podjęcie decyzji, które pliki powinny być konwertowane poprzez programowanie, a które poprzez budowanie tabel i plików ręcznie. Na ogół nie można sobie pozwolić na zaprogramowanie konwersji wielu plików, ale należy konwertować pliki klienta, pozycji i zamówień. Jaki wysiłek jest związany i za jaką cenę?
• Kto i w jaki sposób zbuduje setki innych tabel i plików potrzebnych do nowego systemu? Należą do nich: schemat lokalizacji magazynu; plik dostawcy i związane z nim zamówienia zakupu; zamówienia zwrotne; pliki ofert i kodów źródłowych; tabele dotyczące wysyłki i przetwarzania; plan kont itp.
• Innym sposobem na przyjrzenie się tym działaniom jest wczesne wprowadzenie wymaganych plików i funkcjonalności, co rozpoczyna tworzenie podstaw dla procedur i obowiązków, które są wymagane przez zespół projektowy.
• Jaką historię należy przekonwertować? Początkowo firmy chcą mieć lata historii, ale co jest realistyczne i z jakim kosztem się wiąże?
• Podczas konwersji należy ocenić jakość konwersji pod względem liczby rekordów i dokładności konwertowanych danych. Poświęć wystarczająco dużo czasu na określenie, zaprogramowanie i przetestowanie programów do konwersji.
• Rozważ swój plan przejścia na nowy system IT i konwersji plików najnowszych plików i baz danych. Jak to zrobić, aby Twoje pliki i bazy danych w nowym systemie były aktualne w czasie uruchomienia? Ile czasu będzie potrzeba na konwersję plików?

W przypadku większych firm, czy upłynął czas, aby dokonać konwersji z ostatniego dnia na starym systemie i przywołać nowy system IT?

Wdrożenie system informatycznego pozwala ograniczyć mnogość aplikacji i baz danych

Będziesz potrzebował wielu instancji lub kopii oprogramowania, bazy danych i aplikacji. Większość umów dotyczących aplikacji dedykowanych ogranicza się do korzystania tylko z jednej kopii systemu IT i jednej kopii zapasowej do odzyskiwania bez konieczności negocjowania wielokrotnego użycia zestawu. Istnieją dodatkowe opłaty licencyjne za dodatkowe kopie, które często są pomijane podczas negocjacji umowy.

Powinieneś mieć co najmniej dwie kopie lub partycje dla aplikacji: jedną dla rozwoju i szkolenia, a drugą dla produkcji. Większe firmy mogą wymagać trzech kopii. Zaletą tego jest to, że możesz zablokować produkcję, aby uchronić użytkowników przed nieumyślną modyfikacją lub zniszczeniem plików produkcyjnych.

Wdrożenie system informatycznego wymaga przeprowadzenia szkoleń i wdrożenia procedur

Prawdopodobnie najbardziej niedorozwiniętym obszarem są procedury szkolenia. Musisz zrozumieć, że dostawca systemu informatycznego dostarczy dokumentację tylko o aplikacji dedykowanej i w najlepszym przypadku, jak działa system IT pod względem funkcjonalności.

Podejście sprzedawcy polega zazwyczaj na "szkoleniu trenera". Od tego momentu to do Ciebie należy opracowanie materiałów szkoleniowych i podejścia dla różnych działów oraz nowej polityki i standardowych procedur operacyjnych (SPO), które są wymagane.

Większość firm nie posiada pełnoetatowych trenerów. Dobrym pomysłem jest przeszkolenie każdego kierownika działu w zakresie aplikacji dedykowanej, a następnie zlecenie im opracowania SPO i ustalenia szkoleń dla ich działu. Wszystko to będzie wymagało standaryzacji, tak aby dokumentacja była na tym samym poziomie szczegółowości we wszystkich działach operacyjnych.

Zazwyczaj potrzeba 6-12 miesięcy od wdrożenia, aby firmy zaczęły czuć się komfortowo z nowymi systemami. Osiągnięcie ROI z aplikacji może potrwać dłużej. Szkolenie jest najważniejszą rzeczą, jaką można zrobić, aby skrócić krzywą uczenia się.

Większość dostawców oferuje nie tylko szkolenia wstępne, ale również bardziej zaawansowane instrukcje dla super-użytkowników. Budżet na dodatkowe szkolenie; jest to najmniejsza część całkowitych wydatków.

Przeprowadzić audyt po wdrożeniu systemu IT 30 do 60 dni po rozpoczęciu pracy. Zidentyfikuj osoby i działy, dla których dodatkowe szkolenie jest konieczne.

Wdrożenie system informatycznego

Wszystko musi być dokładnie przetestowane - parametry systemu, modyfikacje, programy konwertujące. Testowanie oznacza posiadanie czasu i zaangażowania użytkowników, a następnie porównywanie wyników testów z oczekiwanymi rezultatami.

Jednym z najlepszych sposobów, aby mieć pewność, że system jest gotowy do wdrożenia, jest przeprowadzenie pilota sali konferencyjnej. Polega on na uruchomieniu wszystkich funkcji aplikacji z testową kopią systemu IT.

Uruchomienie wszystkich procesów od początku do końca. Używaj skryptowych danych testowych dla każdego typu funkcji. Testuj interfejsy do innych systemów. Odbieraj i przetwarzaj transakcje internetowe do systemu biznesowego.

Czy wszystkie funkcje magazynowe są operacyjne? Uruchom i wydrukuj kluczowe raporty. Zespół projektowy powinien poprowadzić pilota sali konferencyjnej.

Zajmie to trochę czasu na planowanie i koordynację, ale to najlepszy sposób, aby ustalić, czy system został prawidłowo skonfigurowany; czy modyfikacje są zaprogramowane i przetestowane poprawnie; oraz jak nowe pliki, tabele i bazy danych pojawią się z Twoimi danymi. Jest to również wskazówka, czy system jest naprawdę gotowy do wdrożenia.

Gdy odkrywasz błędy, problemy i inne niespodzianki, wracasz i ponownie uruchamiasz funkcjonalność z poprawionymi programami i porównujesz wyniki z oczekiwanymi rezultatami.

Jeśli opracowałeś swoje procedury szkoleniowe i SPO, jest to doskonała okazja, aby przekonać się, na ile są one skuteczne i jak należy je dopracować.

Ścisłe przestrzeganie tych kroków pomoże Ci zapewnić udane wdrożenie systemu informatycznego, które będzie przynosiło korzyści przez kolejne lata.

Definicja, wdrożenie systemu informatycznego została opracowana na podstawie źródeł:

• Inteligentny outsourcing. Sztuka skutecznej współpracy, Autor: Morgan Robert, Bravard Jean-Louis Wydawca: MT Biznes
• Outsourcing, Podręcznik Sprawdzonych Praktyk, Autor: Opracowanie zbiorowe Wydawca: MT Biznes
• Outsourcing Krok po Kroku dla Menedżerów Autor: Dominguez Linda R. Wydawca: Oficyna Wydawnictwo
• Outsourcing w Zarządzaniu Przedsiębiorstwami, Autor: Kopczyński Tomasz Wydawca: PWE Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne
• http://en.wikipedia.org/wiki/

Wdrożenie systemu informatycznego Warszawa, przykłady z ostatnich lat

• Wdrożenie intranetu w firmie budowlanej.
• Wdrożenie B2B w hurtowni systemów przemysłowych.
• Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w sieci hoteli.
• Wdrożenie Microsoft SharePoint w firmie tworzącej.
• Wdrożenie systemu informatycznego w firmie windykacyjnej.
• Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie sprzedającej chemię.
• Wdrożenie systemu B2B dla firmy produkującej krzesła biurowe.
• Wdrożenie systemu dla brokera ubezpieczeniowego w Warszawie.
• Wdrożenie aplikacji leasingowej w firmie leasingowej w Warszawie.
• Wdrożenie aplikacji obieg faktur kosztowych w firmie przemysłowej.
• Wdrożenie aplikacji baza wiedzy w firmie zarządzającej nieruchomościami.