Konsulting IT

Zmień swoją firmę. Stwórz przewagę konkurencyjną.
Stwórz nową wartość dla klientów. Wymyśl firmę od nowa.

Konsulting IT

W istotny sposób zmień firmę. Wykorzystaj IT w celu rozwiązywania obecnych wyzwań stojących przed Twoją firmą.

Klienci

Wybierz obszary, w których inwestycja w IT przyniesie największe korzyści dla firmy i klientów.

Transformacja

Określ potencjał i możliwości wykorzystania transformacji cyfrowej w firmie. Stwórz innowacyjną firmę.

Innowacje

Stań się innowatorem. Firm, która wyznacza kierunki zmian, poprzez zastosowanie rozwiązań IT.

Organizacja projektu konsultinowego w zakresie przygotowania i wyboru aplikacji

Powodzenie całego przedsięwzięcia zależy przede wszystkim od właściwie stworzonej organizacji prac, zaplanowanego i nadzorowanego harmonogramu realizacji oraz postawy pracowników biorących udział w projekcie. Czas organizacji projektu jest okresem, w którym powinny zostać utworzone struktury projektowe, sprecyzowane lub uszczegółowione cele projektu oraz przypisane role dla pracowników wchodzących w skład poszczególnych zespołów. Z naszego doświadczenia wynika, że najczęściej struktura projektowa jest strukturą hierarchiczną, złożoną z Komitetu Sterującego, Kierownika Projektu, Biura Projektu, Zespołów Roboczych.

Komitet Sterujący

Komitet Sterujący zostanie ustanowiony w celu zapewnienia kontroli i poparcia projektu przez najwyższe Kierownictwo klienta. Komitet Sterujący jest odpowiedzialny za definiowanie priorytetów, przydzielanie i zatwierdzanie funduszy, koordynację działań niezbędnych dla optymalnego wyboru, a następnie pomyślnego wdrożenia systemu IT. Komitet Sterujący jest informowany na bieżąco o wszelkich istotnych odchyleniach od planu projektu.

Główne zadania Komitetu Sterującego:
  • zatwierdzanie rozwiązań opracowanych na poziomie Kierownictwa Projektu, rozwiązywanie kluczowych problemów i zatwierdzanie zmian wi kosztach projektu,
  • zapewnienie efektywnego prowadzenia i kontroli projektu,
  • zapewnienie dostępności kluczowych pracowników klienta,
  • monitorowanie postępów projektu,
  • dostarczanie ogólnych dyrektyw dla projektu,
  • zapewnienie, że projekt jest prowadzony zgodnie z przyjętymi standardami zarządzania projektem,
  • końcowa akceptacja zamknięcia projektu.


W skład Komitetu Sterującego powinny wejść przede wszystkim osoby inicjujące projekt i przedstawiciele Zarządu firmy podejmującej się wprowadzania zmian, mające prawo decydowania o kluczowych sprawach dotyczących firmy oraz wpływające na strategię przedsiębiorstwa.

Kierownik Projektu

Kierownik Projektu jest bezpośrednio odpowiedzialny przed Komitetem Sterującym za zakończenie projektu w ustalonym czasie, zakresie, kosztach iści. Jest odpowiedzialny za określenie zasobów wymaganych do realizacji projektu i uzyskanie akceptacji odpowiednich władz. Jest również odpowiedzialny za zorganizowanie pracy Zespołu Projektowego, tak aby osiągnąć cele projektu. Przygotowuje i zwołuje regularnie formalne spotkania projektowe.

Zakres odpowiedzialności:
  • zapewnienie na czas infrastruktury niezbędnej do realizacji projektu,
  • dobór właściwych pracowników klienta, którzy będą zaangażowani wi zapewnienie, że będą dostępni w odpowiednim czasie,
  • przygotowanie, modyfikacja i koordynacja planu projektu, planowanie niezbędnych zasobów,
  • monitorowanie i kontrola kosztów, harmonogramu, problemów technicznych, priorytetów projektu i podejmowanie odpowiednich działań, gdy jest to niezbędne,
  • zarządzanie zasobami ludzkimi, definiowanie, kierowanie pracą idziałań związanych z wdrożeniem,
  • zagwarantowanie dostępności odpowiednich zasobów ze strony klienta (ludzi, sprzętu, pomieszczeń itp.),
  • zapewnienie optymalnego wykorzystania osób przydzielonych do projektu,
  • wnioskowanie o zwołanie i uczestniczenie w spotkaniach Komitetu sterującego i raportowanie na temat:
  • stanu zaawansowania projektu,
  • istotnych problemów, które wymagają rozwiązania,
  • wymaganych zmian, które wpływają na harmonogram i koszty projektu;
  • zarządzanie ryzykiem.
Biuro Projektu

Kierownik Projektu jest jednocześnie szefem Biura Projektu – jednostki zajmującej się realizacją projektu na poziomie poszczególnych obszarów funkcjonalnych i informacyjnych przedsiębiorstwa. Proponujemy, aby wplanowanego projektu w skład tego zespołu weszli przedstawiciele pionu finansów i księgowości, komórek informatyki oraz przedstawiciele oddziałów, którzy koordynowaliby prace w ramach całości przedsiębiorstwa wwszystkich działów organizacyjnych objętych projektem. Przewidujemy, że skład osobowy zespołu nie powinien przekroczyć 4-6 osób. Planujemy cotygodniowe spotkania przedstawicieli Biura Projektu, które pozwolą  na sprawowanie pełnej, bieżącej kontroli nad realizacją prac. Problemy krytyczne, których nie można rozwiązać w gronie przedstawicieli Biura, powinny być dyskutowane na posiedzeniach Komitetu Sterującego, zaś podjęte przez jego członków decyzje prezentowane na spotkaniach Biura Projektu.

Zespoły Robocze

Skład Zespołów Roboczych stanowią pracownicy poszczególnych obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa (centrali i oddziałów: księgowości, kontrolingu, inwestycji, informatyki, itp.). Do ich podstawowych obowiązków należy realizacja zadań wynikających z ustalonego przez Biuro Projektu harmonogramu prac.


Analiza procesów i wymagań

Po fazie organizacji projektu następuje rozpoczęcie prac czyli identyfikacja kluczowych procesów, mapowanie i opracowanie koncepcji ich optymalizacji. Każdy projekt mający na celu realizację wspomnianego ciągu zadań realizujemy z użyciem formalnych technik zgodnych z przyjętą w ComminT Sp. z o.o. metodyką. Należy do nich zaliczyć wywiady, ankiety standaryzowane, szablony dokumentów oraz narzędzia CASE.

Wszystkie prace prowadzimy w oparciu o wywiady i ankiety oraz przegląd dostępnych materiałów, takich jak: regulamin organizacyjny przedsiębiorstwa oraz schematy organizacyjne, zakładowy plan kont, wzorce stosowanych dokumentów oraz wzorce wykonywanych zestawień, zgłaszane na piśmie potrzeby i wymagania użytkowników w stosunku do przyszłego systemu organizacyjnego i informatycznego.

Dokument zawierający wymagania w stosunku do aplikacji i sposobu realizacji jego wdrożenia tworzony jest w oparciu o światowe standardy inżynierii oprogramowania oraz o znajomość metodyk wdrażania powielarnych systemów informatycznych zarządzania kluczowych dostawców tego typu rozwiązań. Pozwoli to na stworzenie, wspólnie z Państwem, testowych scenariuszy wdrożeniowych, które w swych prezentacjach będą musieli przedstawić oferenci. Wspólny udział w prezentacjach – dyskusja z Państwa udziałem od strony merytorycznej i naszej od strony organizacji i metodyki wdrażania – pozwoli wwybrać najbardziej odpowiadające Państwa potrzebom oprogramowanie.

Doradztwo w zakresie organizacji przetargu

Doradztwem na system wspomagający zarządzanie zostaną objęte następujące tematy:

  • Przygotowanie zapytania ofertowego – struktura i zawartość dokumentu (wymagania formalne do dostawcy, wymagania formalne do oferty, niezbędne informacje o kliencie, specyfikacja wymagań, zawartość oferty);
  • Specyfikacja wymagań (w tym: jakość dostawcy, posiadane referencje, używane standardy, infrastruktura techniczna i architektura systemu, instalacja systemu, szkolenia i dokumentacja systemu, stosowana metodyka wdrożenia, harmonogram implementacji, zarządzanie projektem i metody zapewnienia jakości, wymagania funkcjonalne do systemu, zgodność rozwiązania z zasadami prawa w Polsce, wydolność systemu oraz maintenace i utrzymanie systemu).
  • wdrożenia  - zakres i sposób realizacji prac.

W ramach prowadzonych prac audytorskich przewidujemy przeprowadzenie niżej wyspecyfikowanych prac i przeglądów:
Organizacja i rozpoczęcie projektu

W tej fazie należy uruchomić projekt audytu, tzn.: przygotować harmonogram prac, zdefiniować procedury kontroli i raportowania, określić zakres prac ię organizacyjną audytu, z którymi należy współpracować w trakcie projektu.
Ocena postępu prac
W ramach prowadzonych prac audytorskich w tym obszarze zamierzamy poddać ocenie bieżący harmonogram prac pod kątem ewentualnych zagrożeń związanych z  nie zakończeniem prac w planowanym terminie.

Wynikiem prowadzonych prac jest raport zawierający rezultaty oceny bieżącego zaawansowania projektu i harmonogramu wraz z rekomendacjami wminimalizacji zidentyfikowanych zagrożeń wraz z ewentualnymi zaleceniami dotyczącymi działań jakie należy podjąć, aby przedsięwzięcie realizacji wdrożenia Systemu było zakończone w zaplanowanym czasie.

Analiza procesu wytwórczego

Celem prac w tym obszarze jest sprawdzenie, czy projekt realizowany jest zgodnie z regułami sztuki. Oceniane będą przyjęte praktyki postępowania, standardy metodyczne, procedury planowania i kontroli postępu prac, przyjęta struktura organizacyjna oraz mechanizmy zapewniania i kontroli jakości.

Ocena jest prowadzona poprzez analizę tworzonej dokumentacji projektowej iądczej oraz wywiady z członkami Zespołu Projektowego.

Prowadząc audyt zwracamy uwagę na nastepujące aspekty:

  • sposób w jaki są zorganizowane zespoły projektowe,
  • przyjęte metody zarządzania projektem,
  • przyjęte metody tworzenia specyfikacji i weryfikacji tworzonych produktów,
  • sposób współpracy z użytkownikiem,
  • adekwatność użytych narzędzi i technologii produkcji do potrzeb projektu,
  • metody komunikacji w projekcie.

Wynikiem prowadzonych prac jest raport zawierający zidentyfikowane zagrożenia, a także pobieżną charakterystykę zidentyfikowanego procesu wytwórczego.

Charakterystyka procesu obejmuje następujące aspekty:

  • użyte narzędzia,
  • organizacja projektu,
  • standardy metodyczne,
  • mechanizmy zapewniania i kontroli jakości,
  • rodzaje i sposoby tworzenia dokumentacji,
  • metody współpracy z użytkownikiem.
Opracowanie wyników

Materiałami źródłowymi dla opracowania będą dane zawierające ocenę procesu wytwórczego oraz ocenę stanu przedsięwzięcia, które powstaną we wcześniejszych etapach prac audytorskich. Przeprowadzenie analizy ryzyka po zakończeniu oceny całego przedsięwzięcia realizacji projektu powinno wpłynąć na jakość otrzymanych wyników. Analiza ryzyka zostanie przeprowadzona na bazie metodyki wypracowanej przez ComminT Sp. z o.o. podczas innych prac audytorskich, która pozwala na ocenę ryzyka projektu w obszarach:

  • planowania,
  • organizacji projektu,
  • czynników technologicznych,
  • kryteriów opłacalności przedsięwzięcia,
  • zewnętrznych zależności.

Wynikiem prowadzonych prac jest raport zawierający wnioski, propozycje usprawnień oraz rekomendacje dotyczące minimalizacji zidentyfikowanych zagrożeń.