ComminT - Outsourcing IT Warszawa, Usługi IT, Usługi informatyczne obieg dokumentów, workflow, CRM, SFA

......
Usługi informatyczne


Outsourcing IT – usługi informatyczne

Bezpieczeństwo informatyczne

Business continuity

Disaster recovery

Dostawy oprogramowania i sprzętu

Help Desk – pierwsza linia wsparcia

Pozycjonowanie stron www

Tworzenie i rozwój oprogramowania

Doradztwo informatyczne

Definicja workflow
Definicja obiegu dokumentów

Aplikacja Obieg Dokumentów to automatyzacja kompletnego procesu biznesowego, podczas którego informacja lub zadanie jest przekierowywane od jednego uczestnika procesu (urządzenia lub osoby) do następnego, w celu wykonania działania w połączeniu z zasadami określającymi ten proces.

Korzyści z wdrożenia aplikacji Workflow

• Poprawa wydajności pracy – automatyzacja wielu procesów biznesowych oraz eliminacja niepotrzebnych działań
• Lepsza kontrola procesów – poprawa zarządzania procesów biznesowych poprzez standaryzację metod pracy oraz dostępność procesów audytorskich
• Poprawa obsługi klienta – konsekwentna obsługa potencjalnych klientów oraz zwiększenie udzielania właściwych odpowiedzi klientom
• Elastyczność – kontrola oprogramowania w miejscu, gdzie nie spełnia ono założonych oczekiwań i możliwość dostosowania do aktualnych potrzeb
• Poprawa procesów biznesowych – skupienie uwagi na procesach biznesowych pozwala je uprościć i zwiększyć ich wydajność
• Skrócenie procesów biznesowych – praca wielu osób w jednym czasie z zagadnieniem pozwala skrócić czas niezbędny na wykonanie go
• Wielokrotne wykorzystanie danych – raz wprowadzone dane do systemu mogą być wykorzystane w wielu różnych procesach bez potrzeby ponownego ich wprowadzania
• Zaangażowanie w proces najlepszych osób – konkretne zadanie musi być wykonane przez osoby, które zrobią to najlepiej, ale również najtaniej. Zaangażowanie właściwych osób do poszczególnych zadań pozwala najlepiej wykorzystać posiadane zasoby

Co firma zyskuje poprzez wdrożenie aplikacji Obieg Dokumentów

Dzięki wykorzystaniu systemu obiegu dokumentów:

• Zadanie nie są przekazywane do niewłaściwych osób lub gubione
• Menedżerowie mogą skupić się na zarządzaniu pracownikami oraz biznesem
• Nie jest już potrzebna grupa osób zajmująca się przekazywaniem dokumentów
• Procedury obowiązujące w organizacji są udokumentowane i odpowiednio przestrzegane
• Najlepsza osoba lub urządzenie jest przypisane do wykonania poszczególnego zadania
• Najważniejsze zadania są wykonywane w pierwszej kolejności
• Pracownicy mogą wykonywać czynności równolegle w ramach realizacji jednego projektu

Dlaczego Workflow
Dlaczego obieg dokumentów

Organizacje decydujące się na wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów niemalże od razu zauważają korzyści ekonomiczne oraz organizacyjne wynikające z jego zastosowania. W związku z czym każda organizacja powinna starać się jak najszybciej zidentyfikować procesy, które u niej zachodzą, oraz dokonać ich analizy. Analiza powinna zakończyć się wyborem procesów, automatyzując które organizacja osiągnie największe korzyści. Niektóre z organizacji zauważają, że występują u nich stałe zmiany a sama organizacja nie jest jeszcze gotowa aby zastosować tego typu rozwiązanie.

Należy dodać, że każda organizacja działa na dynamicznie zmieniającym się rynku i styka się ona z zmieniającymi się sytuacjami. System obiegu dokumentów powinien przewidzieć i uwzględniać takie zdarzenia musi więc być on bardzo elastyczny. Organizacje, które odkładają na przyszłość zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów posiadają słabości, które stawiają je w gorszej pozycji w porównaniu z organizacjami czerpiącymi korzyści z wykorzystywania takiego rozwiązania. Organizacje korzystające z obiegu dokumentów korzystają z doświadczenia pozwalającego projektować procedury biznesowe pozwalające uzyskać przewagę konkurencyjną.

W związku z tym, że zastosowanie systemu obiegu dokumentów wiąże się z ryzykiem i wymaga zaangażowania środków. Poniżej znajduje się kilka uwag dotyczących zastosowania systemu obiegu dokumentów z sukcesem. Nasza firma stosuje w swoich wdrożeniach te zasady. Jest to wkład naszej firmy w procesie wdrażania tego typu rozwiązań.

Proces wyboru elementów systemu obiegu dokumentów

Wybierz proces, którego automatyzacja da Tobie najwięcej korzyści. Przeanalizuj procesy, w czasie realizacji których zginęło najwięcej dokumentów, było najwięcej spraw rozwiązanych po terminie w wyniku przekazywania dokumentu wielu osobom w jednym departamencie. Bądź pewien, że wdrożenie systemu obiegu dokumentów przyniesie mierzalne korzyści np. zmniejszenie kosztów lub zwiększeni przychodów. Jeżeli jest to możliwe aplikacja powinna być spójna z celami biznesowymi organizacji np. jeżeli celem jest zwiększenie zadowolenie klientów, powinieneś zastanowić się nad zastosowaniem obiegu dokumentów realizującym reklamacje. Zastosuj system obiegu dokumentów w środowisku, gdzie jego użytkownicy są tym zainteresowani, a proces zakończy się sukcesem.

Nie automatyzuj niewydajnych procesów. W czasie wyboru poszczególnych etapów procesu, które chcesz ująć w system obiegu dokumentów powinieneś wyeliminować te etapy, które są zbędne. Następnym krokiem jest zdefiniowanie zadań jakie mogą być wykonane przez komputer, a jakie przez człowieka. Na końcu musisz ocenić jak dany proces przeprowadzony w systemie obiegu dokumentów wpłynie na sposób działania organizacji.

Wybierz system obiegu dokumentów kierując się wiedzą i doświadczeniem. W związku z znaczącą liczbą systemów tego typu musisz zastanowić się czy produkt, który jest oferowany jest zorientowany na procesach zachodzących czy też na osobach mających je wykonywać. Powinieneś się zastanowić, czy będziesz korzystał z zaawansowanych rozwiązań przekierowywania zadań, możliwości definiowania obiegu dokumentów według specyficznych wymagań zachodzących tylko w Twojej organizacji oraz możliwości integracji z innymi systemami teleinformatycznymi.

Opracuj szczegółowy plan projektu. Plan powinien zawierać poszczególne elementy wdrożenia, uczestników, zagadnienia oraz cele związane z projektem obiegu dokumentów. Ten plan powinien zawierać informacje o definicji, wizualizacji oraz wysiłkach jakie należy ponieść aby wdrożyć to rozwiązanie. Stwórz zespół projektowy, na którego czele powołaj lidera. Ustal regularne spotkania sprawozdawcze sprawdzające postęp działań oraz stopień realizacji celu.

Zastosuj system obiegu dokumentów, który będzie się rozwijał. Procesy zachodzące w Twojej organizacji nie zostały ustalone raz na zawsze, życie gospodarcze je zmienia, system obiegu dokumentów też musi umożliwiać dokonywanie niezbędnych zmian.

Nie oczekuj zbyt wiele. W biznesie zachodzą różnego typu procesy i różne są systemy obiegu dokumentów. Podczas gdy większość systemów obiegu dokumentów można wykorzystywać w wielu organizacjach, mogą one nie pracować wydajnie we wszystkich z nich.

Pamiętaj, że użytkownicy są najbardziej istotnymi klientami. To czy system zostanie zaakceptowany zależy od jego użytkowników. Podczas procesu wdrożenia nie powinieneś skupiać się tylko i wyłącznie na użytkownikach systemu, ale rozszerzyć ich zaangażowanie oz nich zespołu wspierającego projekt. Mogą oni stać się ekspertami wdrożenia i być tak traktowani w procesie modelowania wdrożenia. Sprawdź czy otrzymali oni odpowiednie przeszkolenie i wsparcie.

Przeprowadź ocenę wdrożenia, w celu sprawdzenia w jakim stopniu system spełnił założenia finansowe oraz organizacyjne. Jako elementy mierzalne możesz sprawdzić koszty wdrożenia, zawierające koszty pracy, którą trzeba było powtórzyć, zyskowność, elementy procesu, które zostały objęte rozwiązaniem oraz zaangażowanie zespołu. Analiza powinna również obejmować jakościowe wyniki wdrożenia takie jak; możliwość podjęcia właściwej decyzji bazując na właściwej i dostępnej informacji, polepszenie morale pracowników w związku ze ścisłym określeniem ich zadań oraz poprawę obsługi klientów.

Tagi

organizacja obiegu dokumentów
schemat obiegu firm w przedsiębiorstwie
rodzaje dokumentów w firmie
obieg informacji w organizacji
etapy obiegu informacji
schemat obiegu dokumentów w firmie
co wprowadzić do elektronicznego obiegu dokumentacji
na czym polega obieg dokumentów
organizacja obiegu informacji
schemat obiegu dokumentów
proces obiegu dokumentów
aplikacje typu workflow jakie procesy
workflow akceptacja dokumentów
elektroniczny obieg dokumentów schemat
obieg dokumentów definicja
schematy procesów w firmie i aplikacje
workflow korzyści
workflow zastosowanie
"opis procesu obiegu"
crm obieg dokumentacji
projekt workflow
wymagania dla elktronicznego obiegu faktur
organizacja obiegu dokumentów w biurze
czym jest obieg dokumentów
obieg dokumentów schemat
plan projektów obiegu dokumentów
schemat obiegu informacji
aplikacja workflow
obieg dokumentów
archiwizowanie dokumentów+schemat obiegu dokumentów
firmy zajmujące się elektronicznym obiegiem dokumentów dla firm
organizacja biura dokumentow
dokumenty w firmie handlowej
obieg dokumentów na czym polega?
obieg dokumentów w firmie schemat
procesy workflow etapy wdrożenia
workflow definicja
aplikacje workflow
opracowanie schematów obiegu informacji przedsiębiorstwie
system obiegu dokumentów definicja
workflow w praktyce zasady działania
cel wdrożenia workflow
elektroniczne dokumenty sprawozdawcze
elektroniczny obieg informacji z elementami workflow archiwizacja
elektroniczny system obiegu dokumentów
gotowa praca z elektronicznego obiegu faktur eod
możliwości wdrożenia workflow etapami
obieg dokumentów w przedsiębiorstwie
projekt zarządzania obiegiem dokumentów w organizacji
tworzenie schematów procesów obiegu różnych rodzajów dokumentacji
organizacja obiegu dokumentów
schemat obiegu firm w przedsiębiorstwie
rodzaje dokumentów w firmie
obieg informacji w organizacji
etapy obiegu informacji

Aplikacje informatyczne

Wiedza