ComminT - Outsourcing IT Warszawa, obieg dokumentów, workflow, CRM, SFA
Obieg faktur
Aplikacje
Korzyści z wdorożenia aplikacji Obieg Faktur
Aplikacja usprawnia obieg faktur kosztowych. W miejsce tradycyjnego, fizycznego przekazywania dokumentu z działu do działu faktura cały czas znajduje się w dziale księgowości. Taki sposób przechowywania faktury ułatwia zlokalizowanie jej oraz zmniejsza prawdopodobieństwo zagubienia. Automatyczne przypominanie o konieczności zaakceptowania faktury usprawnia szybkość obiegu dokumentu.
Cechy aplikacji Obieg Faktur:
- Rejestracja faktur przychodzących
- Pełna kontrola miejsca przechowywania faktur
- Pełna kontrola nad procesem akceptacji faktur
- Łączenie faktur z osobami zamawiającymi produkty lub numerem zamówienia, w oparciu o który faktura została wystawiona
- Zarządzanie czasem przeznaczonym na akceptowanie faktur
- Zestawienia faktur według: daty, etapu w procesie akceptacji, rodzajów kosztów, poszczególnych projektów
- Poufność faktur
Opis aplikacji Obieg Faktur
Aplikacja Obieg Faktur upraszcza proces obiegu faktur przychodzących do organizacji. Po otrzymaniu faktury przez dział księgowości ręcznie nadawany jest jej numer. Następnie faktura jest skanowana i dołączana do odpowiedniej formatki opisującej ją. W ten sposób tworzy się dokument elektroniczny, który w swojej nazwie posiada numer faktury.
W oparciu o wiedzę osób w dziale księgowości lub danych zawartych na fakturze takich jak numer zamówienia, osoba zamawiająca, nazwa projektu, którego faktura dotyczy jest ona przesyłana do odpowiedniej osoby do akceptacji. W oparciu o bazę delegacji finansowej, która obowiązuje w firmie osoba akceptująca fakturę ma możliwość ostatecznej jej akceptacji (jeżeli posiada odpowiednią delegację finansową) lub przysyła ją do przełożonego lub osoby posiadającej wyższą delegację finansową. Po zaakceptowaniu przez osobę posiadającą uprawnienia do ostatecznej akceptacji faktury zmienia się jej status w bazie. Użytkownik, który rozpoczął proces akceptacji otrzymuje powiadomienie o ostatecznym zaakceptowaniu faktury do swojej skrzynki pocztowej. Dział księgowości drukuje dokument wyrażający zgodę na akceptację faktury i w oparciu o ten dokument faktura jest fizycznie opisywana co wymagane jest przez prawo.
W trakcie całego procesu zbierania akceptacji, faktura znajduje się w jednym miejscu w dziale księgowości. Osoby chcące zobaczyć fakturę widzą jej formę zeskanowaną poprzez naciśnięcie przycisku „widok” na formatce dokumentu. Jeżeli którakolwiek z osób biorących udział w procesie akceptacji faktury przekroczy czas jaki został jej przydzielony na wykonanie odpowiedniej czynności, otrzymuje automatycznie przypomnienie ponaglające do zaakceptowania faktury.
Poprzez system praw dostępu do dokumentów tylko osoby biorące udział w procesie akceptacji konkretnej faktury mają dostęp do jej widoku. Nie ma możliwości aby osoby niepowołane mogły zobaczyć faktury, które ich nie dotyczą. Istnieje możliwość aby osoby spoza działu księgowości miały wgląd do wszystkich informacji dotyczący obiegu faktur.
Proces obiegu faktur kosztowych
Etap 1 – Rejestracja faktury
Osoby w dziale księgowości drukują na drukarce kody kreskowe. Do tego celu wykorzystują dedykowaną aplikację Lotus Notes. Wraz z drukiem nalepki aplikacja generuje unikatowy numer, który przechowywany jest w aplikacji. Każdy numer jest inny, co pozwala zachować ciągłość rejestracji dokumentów. Kody kreskowe drukowane są bądź na papierze, bądź na etykietach adresowych.
Po wydrukowaniu nalepki w postaci kodu kreskowego jest ona przylepiana do oryginału faktury kosztowej, którą otrzymała Firma. Oznaczenie każdej faktury kodem kreskowym umożliwia wykorzystanie skanerów do procesu automatyzacji rejestracji faktur z dokumentami je opisującymi znajdującymi się w aplikacji.
Etap 2 – Skanowanie faktury
Faktura z nalepionym kodem kreskowym skanowana jest w skanerze. Specjalny moduł umożliwiający odczytywanie kodów kreskowych rozpoznaje ‘kreski’ i zamienia je na ciąg cyfr. Podczas skanowania skaner automatycznie tworzy plik elektroniczny skanu faktury w jednym z wybranych formatów (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP). Plik jest na tyle mały, aby duża liczba faktur nie powodowała znacznego wzrostu objętości bazy danych (ok. 20kB). Poprzez automatyczne odczytanie kodu kreskowego informacja o nadanym unikalnym numerze faktury według Firmy wprowadzana jest do odpowiedniego pola w aplikacji. Skan faktury jest dołączany automatycznie do dokumentu Lotus Notes, który ją opisuje.
Osoba w dziale księgowości wypełnia ‘ręcznie’ pola dokumentu opisującego fakturę. Wprowadza następujące dane: data wystawienia faktury, wystawca, kwota netto, zamawiający, numer zamówienia (w oparciu, o które faktura została wystawiona), opis produktu.
Po wypełnieniu wymaganych pól osoba w dziale księgowości rozpoczyna proces obiegu dokumentu aplikacji zawierającego link do widoku faktury. Dokument trafia do skrzynki poczty elektronicznej Lotus Notes osoby, która ma zaakceptować fakturę.
Etap 3 - Akceptacja faktury
Adresat, do którego została wysłana faktura do akceptacji otrzymuje informacje w skrzynce pocztowej Lotus Notes, że pojawiła się nowa faktura do akceptacji. Otwierając ten dokument adresat automatycznie przekierowywany jest ze swojej skrzynki pocztowej do aplikacji ‘Obieg Faktur’. Adresat wypełnia pola określające (MPK - miejsce powstawania kosztów), konto, na jakim ma być zaksięgowana faktura. Adresat opisuje te elementy, które jego dotyczą.
Aplikacja jest tak zaprojektowana, że pozwala wziąć udział w procesie akceptacji faktury kilku osobom, pozwalając jednocześnie każdej z nich dodać informacje pozwalające lepiej określić, w jaki sposób faktura powinna być zaksięgowana.
Akceptacja faktury polega na przesłaniu linku do dokumentu ją opisującego do kolejnej osoby biorącej udział w procesie jej akceptacji.
W każdej chwili osoby odpowiedzialne za księgowanie faktur mają możliwość sprawdzenia etapu, na jakim znajduje się proces akceptacji każdej faktury. Automatyczny mechanizm przypominający pozwala generować automatyczne przypomnienia doólnych osób, które za długo ‘przetrzymują’ fakturę.
Cały czas faktura znajduje się w segregatorze w księgowości i każda osoba biorąca udział w procesie jej akceptacji ma możliwość zapoznania się z jej realnym wyglądem.
Etap 4 - Księgowanie faktury
Wyrażenie zgody na zapłacenie faktury przez ostatnią osobę biorącą udział w procesie akceptacji faktury powoduje automatyczne wysłanie emaila. Emaile otrzymują zarówno odpowiednia osoba w dziale księgowości oraz pierwsza osoba, która opisywała fakturę. Osoba, która jako pierwsza otrzymała fakturę do zaakceptowania otrzymuje informację, ze proces akceptacji faktury się zakończył.
Dokument pokazujący osoby, daty oraz czas, w którym została wyrażona akceptacja na akceptację faktury jest drukowany w dziale księgowości. Dokument taki dołączany jest do realnego oryginału faktury. Bazując na nim, upoważniona osoba podpisuje fizycznie fakturę zgodnie z wymogami określonymi w ustawie ości.
ComminT Obieg faktur - workflow oszczędza mi wiele problemów i chroni mnie przed zmartwieniami. Teraz nie muszę sprawdzać każdego Obieg dokumentów - workflow czy ma potrzebne zgody i czy budżet przydzielony na dany zakup nie został przekroczony. Teraz zawsze otrzymuję właściwie wypełnione i zaaprobowane Obieg dokumentów - workflow więc mogę szybko rozpocząć proces ich realizacji.
Wszystkie dane są w czytelny sposób widoczne na zamówieniu a moja praca polega obecnie na podpisaniu Obieg dokumentów - workflow i wysłaniu do właściwego dostawcy.
Faktury przychodzące wraz z produktami są przekierowywane do działu księgowości gdzie są skanowane a następnie wykorzystując numer naszego Obieg dokumentów - workflow dołączane do Obieg dokumentów - workflow i wysyłane pocztą elektroniczną do właściwej osoby w celu akceptacji. Kierownik Działu Zakupów -- Purchase Manager -Zdzisław Zakup
Jestem zawsze w drodze, więc ComminT Obieg dokumentów - workflow jest wręcz stworzony dla mnie. Wykorzystując replikę na moim notebooku mogę w każdym miejscu rozpocząć proces wygenerowania Obieg dokumentów - workflow , bez konieczności zbierania podpisów.
Moduł do zarządzania obiegiem faktur pozwala wszystkim osobom w moim dziale akceptować faktury. Nie muszą one teraz czekać aż ktoś złoży na nich swój podpis. Każdy z nas może zaakceptować fakturę korzystając z notebooka i będąc setki kilometrów od Organizacji. Dyrektor Działu Sprzedaży - Sales Manager -- Jan Zysk
To wspaniale posiadać na biurku narzędzie do zarządzania zakupami. Dzięki ComminT Obieg dokumentów - workflow mogę szybko sprawdzić każde zamówienie, które ktoś wysłał do mnie. Poprzez kliknięcie mogę je zaakceptować lub poprosić zamawiającego o jego wyjaśnienie. Dyrektor Działu Marketingu - Ula Market
Dla wszystkich pracowników wypełnianie Obieg dokumentów - workflow w ComminT Obieg dokumentów - workflow jest łatwiejsze niż wypełnianie formularzy ręcznie. Poprzez posiadanie wszystkich zamówień w jednym miejscu mogę szybko posortować je według dostawcy, działu zamawiającego czy też daty dostawy. Takie dane pozwalają mi wiedzieć jak dużo wydajemy i od kogo kupujemy. Mogę porównać Obieg dokumentów - workflow z fakturami, które przychodzą i sprawdzić ich poprawność z zamówieniem. Główny Księgowy - Zuzanna Buchalter
ComminT Obieg dokumentów - workflow to wspaniałe narzędzie szczególnie dla naszego działu zakupów. Zamiast poświęcać czas na sprawdzenie poprawności wypełnienia wniosku o zakup oraz delegacji finansowych każdej z osób pracownicy tego działu mogą więcej czasu poświęcić na negocjację lepszych warunków handlowych. Prezes Zarządu - CEO - Stefania Szef
Aplikacja do faktur
Aplikacja do zarządzania procesem obiegu faktur
Akceptacja faktury
Akceptacja faktury w formie elektronicznej,
Aplikacja eFaktura
Aplikacja iFaktura
Aplikacja Obieg eFaktur
Aplikacja obieg Faktur
Aplikacja obieg iFaktur
Archiwizacja faktur
Archiwizacja faktur procesu obiegu faktur
Automatyczne skanowanie faktur
Bezpieczny obieg dokumentów finansowych,
Budżetowanie,
Cechy aplikacji Obieg Faktur
Cechy systemu Obieg Faktur
czas na zaksięgowanie faktury
Dane historyczne
Delegacje finansowe
dokument obiegu faktur
Dokument procesu obiegu faktur
eFaktura
Eksport danych z ERP
Elektroniczna akceptacja faktur
Elektroniczna realizacja zamówień
Elektroniczne rozliczanie zamówień
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów i skanowanie faktur
Elektroniczny obieg faktur
Elektroniczny system obiegu faktur
Elektroniczny system obiegu faktur kosztowych
Eliminacja błędów w procesie akceptacji faktur
faktura - obieg dokumentu
faktura obieg w przedsiębiorstwie
Faktury w PDF
Faktury zakupu
Funkcje aplikacji Obieg Faktur
Funkcje systemu Obieg Faktur
Gromadzenia kopii dokumentów
Gromadzenie fakturczym polega aplikacja obieg faktur
iFaktura
Import danych do ERP
Indeksacja faktur
Jak działa aplikacja eFaktura
Jak działa aplikacja Faktura
Jak działa aplikacja Obieg Faktur
Jak działa system Obieg Faktur
Kody kreskowe na fakturze
Kompletna obsługa faktur
Kontrola miejsca przechowywania faktur
Kontrola nad procesem akceptacji faktur
Korzyści zastosowania aplikacji Obieg Faktur
Korzyści zastosowania systemu Obieg Faktur
Księgowanie faktur
Kto w firmie opisuje faktury
Łączenie faktur z nr zamówienia
Łączenie faktur z osobami zamawiającymi
Łączenie faktur z zamówieniami
Monitorowanie przebiegu procesu obsługi faktur
Obieg dokumentów w aplikacji obieg faktur
Obieg dokumentów w obiegu faktur
Obieg faktur kosztowych
Obieg faktur w firmie
Obieg faktur w workflow
Obieg faktur zakupu
obieg faktury w firmie + schemat
Opis aplikacji Obieg Faktur
Organizacja elektronicznego obiegu dokumentów
Outsourcing skanowania faktur
Proces akceptacji faktur
Proces obiegu
proces obiegu dokumentów finansowo-księgowych
Proces Obiegu Faktur
Proces obiegu faktur schemat
Proces obiegu faktur zakupu
Przegląd pełnej historii operacji związanych z obsługą faktury
Przydzielanie budżetu
Przyjmowanie faktur
Przypisywanie faktur do zamówień
Redukcja czasu
Rejestracja faktur przychodzących
Rozliczanie faktur na 4
Rozliczanie faktur na 5
Schemat akceptacji dokumentów
Schemat obiegu faktury
Schemat procesu obiegu faktur
Skanowanie faktur
Skanowanie i elektroniczny obieg faktur
Skrócenie czasu realizacji procesu obsługi faktur
Statusy faktur
Struktura organizacji
System eFaktura
System iFaktura
System Obieg eFaktur
System Obieg Faktur
System Obieg iFaktur
System rejestracji faktur
system rejestracji faktur
Terminowa obsługa faktur
Tworzenie elektronicznych wersji faktur
usprawnić przyjmowanie faktur
Usprawnienie komunikacji
Usprawnienie procesu
Workflow faktury
Workflow faktury
Workflow ifaktury
Zapewnienie łatwego dostęp do aplikacji Obieg Faktur
Zarządzanie czasem przeznaczonym na akceptowanie faktur
Zarządzanie delegacjami finansowymi
Zarządzanie dokumentacją
Zarządzanie dokumentami
Zarządzanie obiegiem faktur
Zarządzanie procesem akceptacji faktur
Zarządzanie uprawnieniami
Zatwierdzanie faktur
Podmenu: