Wdrożenie outsourcingu Lotus Domino

Wdrożenie outsourcingu Lotus Domino

Opis sytuacji

Duża, międzynarodowa firma finansowa zajmująca się sprzedażą usług zarówno dla klientów instytucjonalnych jak i indywidualnych. Firma wykorzystuje środowisko Lotus Domino zarówno jako środowisko poczty elektronicznej jak również środowisko aplikacji biznesowych wykorzystywanych przez różne działy. Należy podkreślić, że Firma wykorzystuje polską aplikacje do zarządzania podstawową działalnością biznesową.

Firma do tej pory była obsługiwana przez dużego integratora IT. Integrator IT zajmował się stałym wsparciem pracowników działu informatyki w zakresie administracji oraz rozwoju środowiska Lotus Domino. Ograniczone zasoby ludzkie po stronie Firmy, oraz certyfikowani specjaliści po stronie Integratora IT wzajemnie uzupełniali swoje umiejętności. Obie organizacje sprawnie współpracowały w zakresie realizacji projektów z zakresu Lotus Domino.

Zagadnienie do rozwiązania

W wyniku zmian jakie zaszły u Integratora IT jakość świadczonych przez niego usług powodowała coraz częstsze zastrzeżenia ze strony Firmy. Postanowiła ona znaleźć innego usługodawcę mogącego zapewnić poziom usług gwarantujący sprawne i efektywne wykorzystanie środowiska Lotus Domino.

Firma określiła warunki brzegowa jakie musi spełniać usługodawca. Szczególny nacisk położyła na bezpieczeństwo wykorzystywanych rozwiązań. Drugim, najbardziej istotnym czynnikiem branym pod uwagę w procesie wyboru usługodawcy był czas reakcji. Firma oczekiwała nie tylko szybkiego czasu reakcji na pojawiające się zagadnienia ale również szybkiego ich rozwiązania.

Firma wybrała ComminT Sp. z o.o.

Rozwiązanie

Współpraca pomiędzy Firmą a ComminT rozpoczęła się od określenia brzegowych wymagań oczekiwanego rozwiązania. Następnym krokiem po stronie ComminT było przygotowanie ścieżki dojścia do ostatecznego, akceptowalnego rozwiązania. Wspólnie, Firma i ComminT przygotowały plan realizacji rozwiązania.

Pierwszym krokiem wykonanym przez ComminT było przeprowadzenie audytu środowiska Lotus Domino. Wykorzystując dotychczasowe doświadczenie Konsultantów, ComminT przygotował, przeprowadził audyt. Audyt zakończył się przygotowaniem raportu, który opisywał obszary, w których można dokonać usprawnień i modyfikacji. Drugim elementem raportu było przedstawienie korzyści oraz ostatecznych rezultatów wykonanych działań.

Wszystkie propozycje, po uprzedniej konsultacji, zostały przyjęte i zaakceptowane przez Firmę. ComminT wdrożył zalecane modyfikacje oraz usprawnienia.

Cel rozwiązania

Celem rozpoczęcia współpracy z ComminT była chęć korzystania z usług firmy, której będzie naprawdę zależało na Kliencie. Drugim czynnikiem była chęć stworzenia wirtualnego zespołu exportów składającego się z pracowników Firmy oraz usługodawcy w celu rozwiązywania powstających zagadnień z zakresu Lotus Domino.

Efekt końcowy wdrożenia

Obecnie Firma nadal współpracuje z ComminT. Została dopracowana umowa, w ramach której Firma płaci tylko i wyłącznie za zrealizowane projekty i działania. Taka forma współpracy umożliwia z jednej strony uzyskanie oszczędności wynikających z wykorzystania ComminT tylko i wyłącznie wtedy, kiedy jest to niezbędne. Z drugiej strony zdecydowanie zwiększa bezpieczeństwo funkcjonowania środowiska Lotus Domino, gdyż za jego rozwój i wykorzystanie odpowiada również ComminT.