Aplikacja workflow
Monitorowanie i kontrola workflow
Konieczność obsługi klientów na różnych rynkach oraz tendencja do tworzenia mniejszych, bardziej elastycznych, mniej zhierarchizowanych firm prowadzi do coraz większego rozkładu przestrzennego firm. Takie rozmieszczenie dawniej scentralizowanych przedsiębiorstw z jednej strony oraz (tymczasowa) integracja różnych firm (przedsiębiorstw wirtualnych) prowadzi do konieczności organizacyjnego i funkcjonalnego połączenia rozproszonych miejsc pracy. Rozwiązaniem dla tego typu przedsięwzięć są rozproszone systemy informatyczne i przepływy pracy oparte na internecie. Aplikacjach dedykowanych dostępnych poprzez przeglądarkę www.
W trakcie realizacji procesów biznesowych wspieranych przez system workflow automatyzacja koordynacji zwiększa efektywność realizacji procesów poprzez eliminację czasów transportu, automatyzację decyzji dotyczących trasowania oraz monitorowanie terminów. Jednak rzeczywiste korzyści płynące z workflow są zazwyczaj opisywane w sposób niejasny. O ile koszty związane z wyborem i wprowadzeniem systemu workflow można opisać dość dokładnie, o tyle korzyści z automatyzacji workflow są trudniejsze do określenia. Oprócz korzyści ilościowych, takich jak:
- skrócenie czasu cyklu,
- zmniejszenie kosztów osobowych
- zmniejszenie miejsca przechowywania dokumentów(w przypadku połączenia workflow i zarządzania dokumentami)
- zmniejszenie kosztów papieru.
Aspekty jakościowe wdrożenia workflow:
- krótszy czas wprowadzenia na rynek ze względu na usprawnienie procesów,
- wyższa jakość procesów ze względu na zmniejszony poziom błędów
- szybsza reakcja na zapytania klientów.
Ponadto, podczas gdy większość kosztów związanych z wprowadzeniem systemu zarządzania obiegiem dokumentów jest generowana w fazie wprowadzania systemu, korzyści są generowane w znacznie dłuższym okresie czasu. W celu umożliwienia analizy kosztów i korzyści w fazie analizy wymagań projektu aplikacji workflow konieczne jest zastosowanie dostosowanych czasowo metod analizy inwestycji.
Dane historyczne z wdrożenia aplikacji workflow stanowią cenne źródło do analizy wpływu ekonomicznego systemów workflow. Te dane historyczne mogą być analizowane w czasie rzeczywistym lub podczas analizy ex post.
Operacyjna kontrola procesów, zwana również monitoringiem workflow, zajmuje się analizą instancji workflow w czasie rzeczywistym. Aktywne monitorowanie aktualnego stanu sytuacji w zakresie systemu elektronicznego obiegu dokumentów może służyć wielu celom, np. generowaniu raportów o wyjątkach dla zaległych pozycji pracy lub raportów wczesnego ostrzegania dla potencjalnie zaległych pozycji pracy.
Bierne monitorowanie na żądanie może dostarczyć informacji o statusie uruchomionych instancji aplikacji workflow, np. w celu odpowiedzi na zapytanie klienta o status zamówienia. Monitorowanie aplikacji workflow można również podzielić na monitorowanie techniczne i organizacyjne. Podczas gdy monitoring techniczny służy do pomiaru wydajności (np. czas reakcji systemu, obciążenie systemu itp.), monitoring organizacyjny mierzy wydajność organizacyjną (np. czas bezczynności, analiza obciążenia pracą itp.).
Strategiczna kontrola procesów, czyli kontrola aplikacji workflow, ma na celu analizę ex post zarejestrowanych danych audytowych z realizacji procesów (czasami nazywana strategiczną kontrolą procesów). Tutaj poszczególne instancje workflow są agregowane według różnych schematów wymiarowych. Kontroling workflow jest przydatny do wykrywania długotrwałych zmian w procesie wdrażania systemów IT workflow oraz do przeglądu już istniejących wdrożeń workflow. W celu identyfikacji odchyleń w realizacji procesów często porównuje się dane ścieżki audytu z danymi docelowymi pochodzącymi z odpowiednich modeli procesów biznesowych.
Wraz z opisanym powyżej rozmieszczeniem urządzeń do przetwarzania informacji w firmach wzrasta stawka w zakresie systemów informacji zarządczej, ponieważ kierownictwo musi obecnie otrzymywać odpowiednie informacje z rozproszonych źródeł przetwarzania, niezależnie od źródła i przeznaczenia wymaganych informacji. Rozwój ten prowadzi do nowych problemów w zakresie projektowania systemów IT i informacji procesowej. Na przykład, wprowadzenie procesu przez strony wielu, różnych lokalizacjach może prowadzić do sytuacji, w której jedno działanie jest wykonywane przez wykonawcę w Warszawie, a kolejne w Poznaniu. Jeśli dane ze ścieżki audytu (tj. zapisane informacje historyczne o wykonaniu czynności) odzwierciedlają czas uniwersalny wykonania czynności bez określania strefy czasowej, analiza procesu może wykazać, właściwą kolejność wykonania zadań.
Ciągłość w aplikacji workflow
Monitorowanie i kontrola procesów biznesowych nie jest przede wszystkim kwestią techniczną, ale organizacyjną i jako taka ma duże znaczenie dla wszystkich inicjatyw związanych z zarządzaniem procesami.
Początkową czynnością w tym modelu procedury jest zawsze wybór procesów do przeprojektowania. Najważniejsze procesy charakteryzują się tym, że wymagają one reorganizacji i przynoszą istotne korzyści netto. Procesy te muszą być modelowane w celu wspólnego zrozumienia procesów. Rezultatem tego działania są modele procesowe, które mają być omówione przez zespół projektowy. Modele te opisują nowy projekt procesu i dokumentują wyniki wszystkich działań optymalizacyjnych. Wdrożenie systemu IT oraz nowych procesów wymaga działań organizacyjnych i technicznych, takich jak konfiguracja powiązanych modułów ERP, wybór systemu IT, wdrożenie systemu IT, wprowadzenie aplikacji opartych na workflow lub szkolenie nowych pracowników. Zazwyczaj wdrożenie procesu jest etapem, w którym kończy się większość projektów. Sama realizacja procesu jest zazwyczaj poza zakresem projektów reengineering procesów biznesowych. Jest to jednak etap krytyczny, gdy działania projektowe przekształcają się w prowadzenie działalności gospodarczej. Monitorowanie i kontrolowanie procesów może być postrzegane jako działanie, które znajduje się na szczycie procesów biznesowych.
- Ustalanie priorytetów odpowiednich procesów
- Modelowanie procesu (bieżące)
- Analiza procesu
- Optymalizacja procesów
- Realizacja procesu
- Realizacja procesu
- Monitoring
Głównym celem monitorowania i kontrolowania procesów jako zadania wbudowanego w tak holistyczne zarządzanie procesami jest zapewnienie niezbędnych danych dla ciągłego zarządzania zmianami procesowymi. Dzięki temu działania reorganizacyjne wykraczają poza pierwsze, wstępne wdrożenie nowych procesów.
Dane uzyskane w wyniku monitorowania i kontroli danych mogą być wykorzystywane do dwóch celów. Z jednej strony możliwa jest ocena wydajności procesów biznesowych. Z drugiej strony - i oprócz tego głównego celu - monitorowanie i kontroling procesów jest użyteczny do pomiaru wartości inwestycji informatycznych niezbędnych do usprawnienia procesów. Główną infrastrukturą informatyczną monitorowania i kontrolingu procesów jest system workflow. Efekty związane z systemem workflow można wyróżnić w postaci efektów pieniężnych i niepieniężnych.
Wybrane efekty pieniężne stosowania systemu workflow:
- skrócenie czasu przetwarzania (koszt personelu),
- skrócenie czasu transportu (koszty personelu i zasobów),
- obniżone koszty przechowywania (w przypadku archiwów papierowych).
W związku z tym system informatyczny do monitorowania i kontrolowania procesów wymaga połączenia z takimi aplikacjami jak systemy kadrowe, rachunkowość finansowa, rachunkowość kosztów i przychodów oraz zarządzanie aktywami.
Coraz częściej nie będzie można zmierzyć efektów na poziomie pieniężnym.
Wybrane efekty pieniężne stosowania systemu workflow:
- cyfryzacja rutynowej pracy,
- więcej czasu na pracę koncepcyjną, twórczą,
- redukcja częstotliwości i typów błędów,
- większa przejrzystość procesu,
- lepsza jakość dokumentacji procesowej i informacji o statusie.
