Aplikacja workflow
Automatyzacja procesów biznesowych, spójrz na kilka punktów, których spełnienie przyczyni się do sukcesu Twojego wdrożenia.
Automatyzacja procesów biznesowych (Busieness Process Automation) to strategia, która po prawidłowym wdrożeniu może przynieść ogromne rezultaty. Jednak pomimo tego, że wielu dostawców aplikacji automatyzujących procesy biznesowe uczyniło swoje produkty łatwymi do skonfigurowania, niektóre firmy wciąż się mają sporo pracy do wykonania.
- Jak należy podejść do automatyzacji procesów biznesowych?
- Co powinno się robić, a czego nie?
- Kto powinien być zaangażowany i dlaczego?
Jeśli zadasz sobie którekolwiek z tych pytań, przeczytaj dalej. Mamy nadzieję, że znajdziesz informacje, jak wdrożyć aplikację usprawniającą procesy biznesowe, która spełni Twoje oczekiwania.
W pewnym sensie, Twoje podejście do automatyzacji procesów biznesowych określi poziom sukcesu, jaki z niej odniesiesz i jakość wyników, jakie z niej osiągniesz. Właściwe podejście do automatyzacji procesów biznesowych przyniesie wspaniałe rezultaty. Podejście w niewłaściwy sposób może prowadzić do małego zwrotu z inwestycji. Bazując na naszym doświadczeniu, przygotowaliśmy listę kilku punktów. Punktów, które najczęściej się powtarzają w procesie wdrażania aplikacji dedykowanych. Sprawdź, jakie czynności powinieneś wykonywać, o które zadbać w procesie wdrożenia aplikacji automatyzującej procesy biznesowe.
Automatyzacja procesów biznesowych, zmień swoje przyzwyczajenia
Po wdrożeniu aplikacji zacznij od razu z niej korzystać. Nie wracaj do starych, sprawdzonych przyzwyczajeń, nawyków, sposobu pracy. Zdecydowałeś się wdrożyć aplikację dedykowaną, aby usprawnić procesy biznesowe. Wykorzystaj to w pełni.
Oczywiście automatyzacja procesów biznesowych jest zaprojektowana tak, aby wykonywać rzeczy samodzielnie, przetwarzając przepływy pracy automatycznie, ale aby uzyskać jak najwięcej z niej. Musisz od samego początku wdrożyć mechanizmy monitorujące procesy biznesowe. Bez zmierzenia obecnej sytuacji, nie będziesz w stanie określić zmiany, ponieważ nie będziesz posiadał danych początkowych. Miej na uwadze ewentualne usterki i szukaj obszarów, które wymagają korekty. W pewnym momencie konieczne będzie dostosowanie zasad, usunięcie lub dodanie kolejnych kroków oraz wprowadzenie innych zmian. Te ludzkie kontrole i interwencje pomagają ulepszyć system i uczynić procesy biznesowe jeszcze bardziej prostymi i automatycznymi. Jeśli nie będziesz monitorować systemu, nie będziesz nawet wiedział, jakie zmiany są konieczne w pierwszej kolejności.
Automatyzacja procesów biznesowych, przygotuj znane mierniki wdrożenia
Automatyzacja procesów biznesowych działa najlepiej, gdy podejdzie się do niej świadomie, z pomocą czystych, surowych danych.
W dążeniu do automatyzacji procesów biznesowych kieruj się zweryfikowanymi informacjami. Nie podejmuj założeń. Nie dokonuj automatyzacji, ponieważ uważasz, że powinieneś to zrobić. Musisz szukać najpilniejszych problemów związanych z przepływem pracy w Twojej organizacji, śledzić metryki i dokonywać automatyzacji dokładnie w oparciu o swoje ustalenia. Aplikacja BPM musi być odpowiedzią bezpośrednia na problemy, z którymi boryka się twoja organizacja. Decyzje i działania muszą być oparte na danych, aby osiągnąć najlepsze wyniki.
Jest to najlepszy sposób, aby rozwiązać problemy organizacyjne, uzyskać realne wyniki i cieszyć się najwyższym zwrotem z inwestycji w aplikację automatyzacji procesów biznesowych.
Automatyzacja procesów biznesowych, bądź uczciwy wobec obecnych procesów
Aby móc optymalizować swoje procesy biznesowe, musisz dokonać odpowiednich zmian w oparciu o nowe spostrzeżenia. Automatyzacja pozwoli Ci uzyskać wgląd, którego nigdy nie posiadałeś w swoim poprzednim ręcznym systemie. W miarę dokonywania tych odkryć, optymalizuj je w odpowiedniej kolejności. Nie opieraj się zmianom do tego stopnia, że hamują one Twoją firmę. Bądź elastyczny!
Jest to szczególnie ważne, jeśli dopiero zaczynasz pracę z automatyzacją procesów biznesowych. Jak w przypadku każdego nowego systemu IT, Twój zautomatyzowany system będzie wymagał regularnych zmian w celu dokładnego zaspokojenia potrzeb Twojej organizacji. Możesz nawet regularnie prosić o opinie ekspertów i wprowadzać niezbędne korekty w oparciu o to, co mówi Twój ekspert. Powinieneś śledzić postęp technologiczny na rynku i odpowiednio aktualizować swój system IT, aby nie zostać w tyle.
Automatyzacja procesów biznesowych, wybierz najbardziej istotne procesy
Nie każdy proces wymaga automatyzacji. Kiedy automatyzuje się wszystko, traci się czas i wysiłek na procesy, które nie powinny być zautomatyzowane.
W niektórych przypadkach lepiej jest całkowicie wyeliminować ten proces. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, powinieneś sprawdzić, czy proces jest automatyczny, czy też nie. Można to łatwo zrobić, przeprowadzając wywiady z osobami, które obecnie przeprowadzają ten proces.
Automatyzacja procesów biznesowych, zacznij od małych zmian
Jeśli chcesz zautomatyzować dużą liczbę procesów, najlepszym podejściem jest wprowadzenie automatyzacji fazowej.
Dzięki etapowemu wdrożeniu aplikacji będziesz w stanie naprawić wszystkie pojawiające się problemy. Ty i Twój zespół dowiecie się również szybciej o problemach. Gdy użytkownicy przyzwyczają się do jednego procesu i odniesie on sukces, będziecie mogli łatwiej uzyskać sukces we wdrożeniach kolejnych procesów. Zyskacie również ambasadorów zmiany. Osoby, które z sukcesem wdrożyły system IT.
Automatyzacja procesów biznesowych, zadbaj o środowisko IT
Technologia automatyzacji przepływu pracy jest bardzo dobrze skalowalna. Aplikacja BPA może być bardzo skuteczne w automatyzacji rutynowych zadań jednego działu, jak np. elektroniczny obieg faktur kosztowych, rozliczanie delegacji, rozliczanie projektów, rozliczanie zobowiązań, może ona zrobić o wiele więcej, optymalizując całą organizację z naprawdę złożonymi procesami biznesowymi. Aplikacja automatyzacja procesów biznesowych może stanowić część większego projektu, transformacji cyfrowej firmy.
Jedną z kluczowych korzyści płynących z automatyzacji procesów biznesowych jest zdolność do radykalnego połączenia wszystkich działów w organizacji. Aplikacja może być wykorzystywana do połączenia całej infrastruktury i stworzenia kanału komunikacji, poprzez który wielu użytkowników może łatwo współpracować.
Oznacza to również, że nie należy koncentrować się na automatyzacji pracy na poziomie podstawowym, ponieważ może to ograniczyć ogromną siłę technologii automatyzacji procesów biznesowych. Niezawodna aplikacja do automatyzacji pracy może zautomatyzować każdy proces w Twojej firmie, w tym poufną i krytyczną pracę, o ile jest ona wykonywana prawidłowo.
Automatyzacja procesów biznesowych, to nie tylko technologia
Automatyzacja procesów biznesowych jest oparta na technologii, ale aby uzyskać duży zwrot z inwestycji, musisz spojrzeć poza technologię. Najpierw powinieneś mieć jasny obraz najbardziej istotnych procesów biznesowych, które chcesz rozwiązać za pomocą aplikacji BPA. Następnie podejść do aplikacji dedykowanej pod kątem rozwiązywania problemów.
Kiedy to zrobisz, będziesz mógł skupić się bardziej na efektach końcowych i sposobie ich osiągnięcia, zamiast wpadać w zachwyt i euforię nad technologią.
Automatyzacja procesów biznesowych, zmierz obecne procesy
Aby skutecznie dostarczyć rozwiązanie, musisz wiedzieć, na czym polega problem. W tym przypadku BPA, będziesz musiał obszernie przeanalizować swoje obecne metody pracy. Pomoże to w płynnym przejściu, zapewniając, że wszystkie procesy biznesowy nie ucierpią.
Automatyzacja procesów biznesowych, ludzie są najważniejsi
Automatyzacja procesów biznesowych to decyzja biznesowa, która posiada istotny wpływ na całą organizację lub dział. Decyzja nie dotyczy tylko Ciebie. Musisz zaangażować swój cały, podkreślam cały zespół.
Jest to jeszcze ważniejsze, gdy zdajesz sobie sprawę, że ostatecznie to właśnie członkowie Twojego zespołu będą najbardziej dotknięci tą zmianą. Muszą oni być zaangażowani od etapu podejmowania decyzji do etapu planowania i wdrażania systemu IT.
Upewnij się, że rozumieją, jak działa nowa zautomatyzowana aplikacja dedykowana, są zaangażowani w jej użytkowanie i znają korzyści, jakie mogą z niej wyciągnąć. Dzięki temu wszyscy znajdą się po tej samej stronie i zwiększą swoje szanse na sukces.
Automatyzacja procesów biznesowych, wyznacz jednego właściciela projektu
Wyznaczenie kogoś, kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie całym projektem wdrożenia aplikacji BPA, może być kluczowym krokiem w pomyślnym wdrożeniu systemu IT. Kiedy wszystkie informacje zwrotne trafiają do jednej osoby, błędna komunikacja jest zminimalizowana, a raportowanie staje się łatwiejsze.
Obowiązki tej osoby powinny obejmować:
- Otrzymywanie wniosków i skarg od użytkowników.
- Przygotowywanie sprawozdań dla przełożonych.
- Współpraca z dostawcą aplikacji automatyzującej w celu pełnej automatyzacji systemu i rozwiązywania problemów.
- Dostarczanie zespołowi informacji niezbędnych do skutecznego wdrożenia systemu IT.
- Przyjrzenie się metrykom i zaproponowanie sposobów na optymalizację.
Automatyzacja procesów biznesowych, określ cel wdrożenia systemu IT
- Jaki jest twój główny powód do wdrożenia aplikacji BPA?
- Czy automatyzujesz tylko dlatego, że wszyscy to robią?
- Czy aplikacja jest częścią większego projektu?
Posiadanie jasnego celu pomoże ci się bardziej skupić. Zalecamy, abyś nawet abyś spisał go, podzielił się nim ze swoim zespołem i regularnie go sprawdzał.
Niezależnie od tego, czy Twoim celem jest szybsze wykonywanie zadań, czy też redukcja kosztów, upewnij się, że są one związane z rozwiązywaniem problemów Twojej organizacji. Upewnij się, że są one konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Sprawdź zasadę SMART.
Automatyzacja procesów biznesowych, korzystaj z usług firmy oferującej usługi doradztwo IT
Jeśli nie jesteś gotowy na rozwiązywanie mniejszych i większych problemów, nie idź sam. Nieważne, jak pewnie czujesz się ze swoją wiedzą.
Skorzystaj z pomocy ekspertów, którzy przeprowadzą cię przez proces wdrożenia systemu IT. Niektórzy dostawcy usług BPA udzielą Ci nawet tego typu wskazówek za darmo, szczególnie w początkowej fazie wdrażania.
Praca ramię w ramię z doradcą IT, ekspertem ds. automatyzacji nie tylko sprawi, że proces wdrażania będzie przebiegał sprawnie, ale również dobry przewodnik pomoże Ci znacznie zaoszczędzić. Rozwiązywanie problemów i skalowanie się staje się dużo łatwiejsze dzięki odpowiednim poradom.
Automatyzacja procesów biznesowych, zadbaj o zaplecze, odpowiednią infrastrukturę IT
Jeśli chodzi o automatyzację przepływu pracy, aplikacji dedykowanej, którą wybierzesz, jak również jakość wspierającego ją sprzętu, jest kluczowa dla sukcesu Twojej aplikacji BPA.
Przy przytłaczającej liczbie aplikacji dostępnych na rynku, dokonanie wyboru może okazać się wyzwaniem. Ale nie chcesz skończyć z gorszymi produktami, które będą zagrażać produktywności Twojego zespołu lub negatywnie wpływać na efektywność Twojego systemu przepływu pracy. Dlatego ważne jest, aby poświęcić czas na sprawdzenie dostępnych narzędzi, których chcesz używać. Nie unikaj tego, co jest właściwe dla Twojej firmy.
Zacznij od udokumentowania pożądanych funkcji aplikacji internetowej, identyfikacji dostawców, przeglądania wersji demonstracyjnych stron internetowych, przeprowadzania wizyt na stronach i sprawdzania referencji. Jeśli masz ograniczony budżet, warto poczekać, albo zacząć od małej kwoty, zamiast rezygnować z jakości.
Nie oznacza to, że powinieneś wybrać jakieś wygórowane rozwiązanie, ale opłacalne i oferujące świetną obsługę. Z cenami poniżej 20 złotych za użytkownika miesięcznie (i możliwością korzystania z niego za darmo, tak długo jak chcesz).
Aplikacja BPM pozwala na intuicyjną automatyzację procesów biznesowych. Nie potrzebujesz wiedzy programistycznej ani informatycznej, aby z niej korzystać, a zespół ekspertów będzie z Tobą współpracował nawet od pierwszego dnia, aby upewnić się, że Twoja automatyzacja procesów biznesowych zakończy się sukcesem.
