Wdrożenie workflow w firmie, niezaprzeczalne korzyści

Wdrożenie workflow w firmie, niezaprzeczalne korzyści

Zanim przestawię  niezaprzeczalne korzyści wdrożenia workflow w firmie i automatyzacji procesów biznesowych, przyjrzyjmy się temu, co to jest workflow, a co automatyczny workflow. Następnie przedstawię, dlaczego firma powinna zautomatyzować swój workflow, dając niezaprzeczalne korzyści.

Workflow składa się z szeregu sekwencyjnych kroków, które muszą być wykonywane jeden po drugim z odpowiednimi zatwierdzeniami na każdym etapie od początku do końca.

Zautomatyzowany obieg dokumentów to aplikacja, które automatyzuje wszystkie procesy związane z obiegiem dokumentów poprzez wyeliminowanie większości wymagań związanych z ingerencją człowieka.

Zamiast mówić dlaczego automatyzacja przepływu pracy w biznesie, wymienię niekwestionowane korzyści płynące z automatyzacji przepływu pracy. Zastanów się zastanowić i zdecyduj, co i czy należy zautomatyzować procesy biznesowe oraz gdzie należy wdrożyć aplikację workflow lub wdrożyć automatyzację workflow.

Wdrożenie workflow w firmie, pozwala zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność firmy

Podstawową zaletą wdrożenia workflow jest oszczędność czasu. Sam termin "automatyzacja" odnosi się do mechanizacji i komputeryzacji, co z kolei jest procesem związanym z oszczędnością czasu na dokładne wykonanie zadania poprzez poprawę szybkości. Oszczędność czasu na wykonanie zadania jest bezpośrednio związana z oszczędnością czasu pracownika, tak aby mógł on zaangażować się w inne produktywne zadania, a nie wykonywać pracę z mechanicznym powtarzaniem kroków.

Wdrożenie workflow w firmie pozwala zredukować koszty

Kiedy pracownik angażuje się w większą liczbę zadań, które generują największy przychód dla Twojej firmy w tych samych godzinach pracy, prowadzi to do większej wydajności. Większa produktywność oznacza większe oszczędności dla organizacji, ponieważ czas i pieniądze są zawsze ze sobą powiązane.

Wdrożenie workflow w firmie pozwala ograniczyć błędy administracyjne

Aplikacja workflow skutkuje mniejszą liczbą błędów administracyjnych, ponieważ eliminuje ręczny proces wprowadzania danych. Głównym źródłem błędów są ludzie, podczas procesu wprowadzania danych na etapach procesu. Ale zautomatyzowane aplikacje nie błądzą i nie robią błędów. W aplikacji workflow automatycznie wyzwalane są kolejne zadanie. Użytkownicy odpowiedzialni za zadania są również ograniczeni oczekiwaną od niej czynnością. Nie mogą wykonać dowolnej czynnością, lecz tylko taką jaka została przypisana do nich w procesie. Nie ma więc możliwości pominięcia któregokolwiek z kroków w procesie workflow.

Wdrożenie workflow w firmie pozwala lepiej zaplanować pracę

Raporty z danymi prezentowanymi w formie graficznej dla lepszej wizualizacji są główną zaletą automatycznej aplikacji workflow. Dzięki szczegółowym raportom z aplikacji automatyzującej przepływ pracy, firmy mogą łatwo zidentyfikować krytyczne wąskie gardła, np. alokacja zasobów, dostępność części. Zdolność do podejmowania działań w oparciu o odpowiednie dane w odpowiednim czasie jest możliwa dzięki automatyzacji oraz kluczowym wskaźnikom wydajności.

Wdrożenie workflow w firmie pozwala bardziej efektywnie zarządzać zadaniami

Usprawnienie zarządzania zadaniami to kolejna istotna korzyść z wdrożenia aplikacji workflow. Przyczynia się do lepszej komunikacji. Dzięki automatyzacji, różne działy mogą łatwiej pozostawać w kontakcie, poprawiając tym samym komunikację. Wszystkie zautomatyzowane aplikacje workflow są w większości wyposażone w tablice z zadaniami i przypomnieniami, które są widoczne dla wszystkich użytkowników z nich korzystających, co jest kolejną ich zaletą. ‘Widoczność’ zadań pomaga menedżerom szybko zorientować się w statusie, wąskich gardłach i możliwościach usprawnienia procesów biznesowych.

Wszystkie wymienione powyżej korzyści ostatecznie prowadzą do "poprawy efektywności biznesowej" dzięki wdrożeniu aplikacji workflow. Następnym kluczowym krokiem jest wybór aplikacji workflow.

Aplikacje dedykowane workflow są naszą domeną. Są szybki i łatwe w obsłudze, które mogą być umieszczone w chmurze, a także są bardzo bezpieczne. Korzystają z nich zarówno firmy średnie jaki duże. Pozwalają użytkownikom uzyskać istotne korzyści biznesowe a niekiedy również przewagę konkurencyjną.

Typy aplikacji workflow, które wdrożyliśmy ; Dedykowana aplikacja zarządzanie przetargami, niestandardowy workflow zaprojektowany, zapewnia pełną widoczność wszystkich szczegółów przetargu na jednym ekranie.

Dedykowana aplikacja baza wiedzy, dedykowany system gromadzenia i udostępniania informacji o wewnętrznych dokumentach z podziałem na grupy użytkowników.

Dedykowana aplikacja windykacja, system dedykowany dla firmy zarządzającej windykacjami w imieniu klientów. Zaawansowany system IT z wieloma, różnymi etapami, z oddzielnymi widokami dla poszczególnych działów w firmie oraz rozbudowanym panelem klientów.

Dedykowana aplikacja benefity pracownicze, bardzo rozbudowany system IT z trzema obszarami przeznaczonymi dla firm brokerskich, dostawców benefitów pracowniczych oraz klientów. Aplikacja benefity pracownicze zarządza i usprawnia procesem kwantyfikacji i wyboru benefitów pracowniczych: opieki medycznej, grupowych ubezpieczeń na życie oraz innych, takich jak kino, wycieczki, czy fryzjer.

Dedykowana aplikacja HR, to wewnętrzna aplikacja usprawniająca wewnętrzne proces hr-owe. Aplikacja HR w jednym miejscu gromadzi wszystkie informacje potrzebne komukolwiek w firmie. Aplikacja HR to wewnętrzny pracowniczy portal firmowy, w którym znajdują się istotne informacje dla każdego pracownika.

Dedykowana aplikacja delegacje, usprawnia proces rozliczania wyjazdów służbowych, rachunków, wydatków. W prosty i intuicyjny sposób pozwala każdemu pracownikowi dodawać wydatki, kategoryzować je sprawdzać stan rozliczeń.

Dedykowana aplikacja B2B, istotnie usprawnia proces relacji biznesowych pomiędzy firmą handlową, a klientami, innymi firmami. W prosty i łatwy sposób pozwala tworzyć dedykowane portale dla dowolnej liczby klientów biznesowych, integruje się z systemem finansowo-księgowym. Aplikacja B2B w istotny sposób upraszcza i usprawnia automatyczny proces obsługi klientów biznesowych.

Czy twoja firma korzysta z aplikacji workflow do automatyzacji przepływu pracy?