Aplikacje dedykowane
W większości przypadków, każda firma korzysta z programu Excel w jakiś sposób. Excel, jest to najbardziej popularna aplikacja komputerowa, służąca do przechowywania i prezentacji danych. Głównym sposobem wykorzystania Excela są działania na zbiorach danych. Prawdopodobnie używasz go do organizowania swoich pomysłów, śledzenia informacji, liczenia przychodów, zarządzania kontaktami, obliczania przychodów lub miliona innych powodów.
Zadziwiające jest to, że wiele firm używa Excel jako podstawowego narzędzia do przechowywania i analizy danych nawet w sytuacjach, gdy ilość danych jest bardzo znacząca. To wykorzystanie Excela wynika z prostych powodów:
- Przyzwyczajenie do bardzo prostego w obsłudze programu.
- Brak wiedzy o możliwości wykorzystania aplikacji dedykowanych.
- Brak budżetu na stworzenie aplikacji dedykowanej.
- Brak kultury pracy opartej na wykorzystaniu aplikacji dedykowanych.
Zadziwiające jest to, że nawet w sytuacji, w której ilość danych przechowywanych w Excelu jest znacząca, wiele firm używa nadal programu Excel jako podstawowego narzędzia do ich przechowywania i analizy. Pracują one z plikami, które mają już wiele lat i zgromadziły dane liczące setki MB. Nie zdają sobie sprawy z tego, że ich obecny proces w rzeczywistości kosztuje ich wydajność. Excel działa na podstawowym poziomie, gdy potrzeby firmy są ograniczone i dotyczą jednej osoby. Ostatecznie jednak, wymagania firmy w zakresie danych przekraczają możliwości Excela. W tym momencie, Excel przestaje być narzędziem i zaczyna stawać się przeszkodą, która hamuje działalność firmy. Oto kilka oznak, że firma przerosła Excela.
Aplikacje dedykowane, a Excel. Czy Twoja firma przerosła Excela?
Praca grupowa w aplikacji dedykowanej
Ciągle uzgadniasz arkusze kalkulacyjne. Czy kiedykolwiek przeglądałeś arkusz kalkulacyjny i uważałeś, że dane nie są prawidłowe? "Gdzie są październikowe numery przychodów?" pytasz. A może: "Przysięgam, że Tomasz wprowadził te dane o sprzedaży." Często to się zdarza, bo patrzysz na niewłaściwą wersję arkusza kalkulacyjnego.
Kontrola wersji to sposób, w jaki zarządza się zmianami w oprogramowaniu, stronach internetowych i zbiorach informacji. Każda modyfikacja aplikacji dedykowanej jest w jednej kopii, więc wszyscy użytkownicy są tego świadomi. Najlepsze systemy kontroli wersji zapisują starsze wersje dokumentu lub zbioru danych, więc możesz do nich wrócić w każdej chwili.
W programie Excel nie ma żadnej funkcji kontroli wersji. Jeśli wysłałeś plik do trzech osób, a każda osoba dodaje swoje dane, masz teraz cztery różne wersje (trzy ich i twoją). Aby wszystko złożyć w całość, musisz ręcznie skopiować i wkleić ich dane do jednego pliku. Nie jest to duża sprawa, jeśli pracujesz tylko z kilkoma wierszami i kolumnami, ale może stać się ogromnym kłopotem, jeśli masz duże zestawy danych i zaszyte formuły.
Proces łączenia dokumentów Excel jest żmudny, który nie jest potrzebny przy użyciu nowoczesnych narzędzi. Za każdym razem, gdy jesteś zmuszony do łączenia plików Excela, jest to okazja do popełnienia błędu. Komórka została przypadkowo pozostawiona pusta. A "0.2" miało być "0.02". Formuła została omyłkowo usunięta. Bank inwestycyjny stwierdził, że prosty błąd arkusza kalkulacyjnego kosztował ich 6 miliardów dolarów. Może tym razem czegoś ci brakowało, ale czy zawsze znalazłeś błąd? Może Tomasz zapomniał przesłać w zeszłym tygodniu zaktualizowany plik i nikt się nie zorientował. Te liczby zniknęły.
Powinieneś używać aplikacji dedykowanej z relacyjną bazą danych, która pozwala równocześnie wielu użytkownikom na edycję i modyfikację danych. Dzięki aplikacji dedykowanej, zarządzanie dostępami i kontrolą wersji, zawsze posiadasz dokładne, łatwe do interpretacji informacje.
Dostęp do danych w aplikacji dedykowanej
Najnowsza wersja programu Excel pozwala na przechowywanie do miliona wierszy informacji. Dla większości firm to więcej niż wystarczająca ilość, ale nie w sytuacjach, w których osiągają one limit. Typowe komputery biurowe zaczynają opóźniać dostęp do pliku Excela zawierającego ponad 100 000 wierszy. Jeśli Twój komputer nie jest nowoczesny, otwarcie pliku o takim rozmiarze może zająć 5-10 minut. Przewijanie danych może powodować 1-2-minutowe opóźnienia.
W miarę upływu czasu opóźnienia te sumują się. Rozmawiałem z pracownikami firm, która zarządza swoim dniem pracy mając takie problemy. Otwiera plik przed pójściem na lunch, więc jest on dostępny po powrocie. Trzyma zadanie, aby pozostać zajęty, gdy plik zaczyna wolno działać. Arkusz kalkulacyjny ma poprawić produktywność i efektywność pracy, ale faktycznie spowalnia ją. To nie jest sposób na działanie. Jeśli pracujesz z dużymi ilościami danych, arkusz kalkulacyjny nie jest wystarczający. Potrzebujesz odpowiedniej bazy danych z interfejsem, aby móc z nią współpracować. Potrzebujesz aplikację dedykowaną.
Szybkie obliczenia i raporty w aplikacji dedykowanej
Tak, Excel jest bardzo dobrym kalkulatorem. Doświadczeni użytkownicy mogą tworzyć imponujące formuły, ale właśnie tego potrzebujesz - doświadczonych użytkowników. Większość firm nie posiada pracowników z wieloletnim doświadczeniem w pisaniu formuł w VB i funkcji Excela. Lepiej jest używać rozwiązania, które nie wymaga wieloletniej nauki. Jeśli regularnie korzystasz z takich funkcji jak VLOOKUP, PIVOT i SUMIF, to osiągnąłeś szczyt możliwości Excela. Program nie posiada żadnych bardziej zaawansowanych narzędzi do agregacji i analizy danych. Co więcej, Excel nie jest narzędziem analitycznym. Nie jest w stanie oceniać danych historycznych ani dokonywać przewidywań dotyczących przyszłości. Nie może pobierać danych z innych źródeł ani tworzyć skomplikowanych raportów.
Bezpieczeństwo w aplikacji dedykowanej
W zależności od rodzaju działalności i wielkości firmy, możesz mieć informacje, które nie powinny być udostępniane osobom z zewnątrz. Prawdopodobnie chcesz również, aby Twoje wewnętrzne pliki były poufne. Przecież to jest normalne i oczywiste, że do poszczególnych obszarów danych maja dostęp tylko wybrane osoby, a nie wszystkie, które korzystają z aplikacji.
Plik w formacie Excel jest łatwy w przesyłaniu i trudny do śledzenia. Pracownik może przypadkowo lub celowo wysłać go emailem, wydrukować kopię lub przesłać na wspólny dysk, taki jak Dropbox lub Google Docs. Poprzez zwykłe dołączenie niewłaściwego dokumentu, Ty lub Twoi pracownicy mogą spowodować duży ból głowy lub szkody finansowe dla firmy. Program Excel nie jest zaprojektowany w taki sposób, aby był bezpieczny. Jeśli masz jakiekolwiek informacje, które powinny pozostać poufne, potrzebujesz nowego rozwiązania.
Połączenie aplikacji dedykowanej z innymi źródłami danych
Excel jest przeznaczony do śledzenia jednego typu danych. Na przykład, możesz mieć arkusz kalkulacyjny, który śledzi twoje zapasy. Ale co zrobić, jeśli chcesz przeanalizować, w jaki sposób twoje zapasy wpływają na twoje przychody? Teraz musisz wprowadzić dane dotyczące kosztów produktów, zysku, itp. Twój plik może stać się wykładniczo większy, gdy spróbujesz śledzić wiele rzeczy. Właściwym sposobem na śledzenie różnych zestawów danych w Excelu jest użycie wielu zakładek lub plików, ale to przeszkadza w szybkim i łatwym analizowaniu ich razem. Jeśli naprawdę chcesz poznać szczegóły swojej firmy, potrzebujesz niestandardowego rozwiązania. Potrzebujesz aplikację dedykowaną.
Automatyczne procesy biznesowe w aplikacji dedykowanej
Nie ma powodu, aby wykonywać pracę, która może być wykonana dla Ciebie przez aplikację. Nie mogę powiedzieć, ile razy właściciel firmy lub kierownik projektu pokazywał mi swój proces, który polega na ręcznym kopiowaniu i wklejaniu danych z jednego dokumentu do arkusza Excel. Dane te są już cyfrowe, ale ich proces wymaga od użytkownika żmudnego wpisywania numerów lub adresów. Awaria Excela polega na tym, że nie integruje się on z innymi rozwiązaniami. Na przykład, nie można go skonfigurować tak, aby pobierał dane z innego pliku Excela i importował je w inny sposób. Tak więc użytkownik musi przenosić informacje, tabela po tabeli. Nie tylko jest to czasochłonne, ale także nie cierpią tego Twoi pracownicy. Nawet ten stażysta, który błagał o pracę, nienawidzi bezmyślnych, powtarzających się zadań, takich jak to. Potrzebujesz aplikacji dedykowanej, która integruje się z innymi rozwiązaniami, plikami i programami, aby Ty i Twoi ludzie mogli poświęcić swoją energię na kreatywność i rozwój firmy.
Aplikacje dedykowane, pomysł na uzyskanie przewagi konkurencyjnej na długo
Ważne jest, aby regularnie oceniać swoje narzędzia, bez względu na to, jak są one osadzone w procesach biznesowych lub branży.
- Czy rozwiązują one Twoje problemy?
- Czy sprawiają, że praca jest lepsza, szybsza czy łatwiejsza?
Excel jest fantastycznym narzędziem i bardzo sprawnie rozwiązuje bardzo dużo, różnych problemów firm przez długi czas, ale nie trzymaj się rozwiązania, ponieważ jest ono standardowe.
To, co kiedyś było proste, teraz może być ciężarem. Zamiast ogromnej operacji arkusza kalkulacyjnego, potrzebujesz wdrożyć system IT, który śledzi dane, które są dla Ciebie ważne, automatyzuje żmudne zadania i łączy się z innymi systemami
- Czy Excel stawia przed Tobą jakieś wyzwania?
- Czy potrzebujesz aplikacji dedykowanej?
Jeżeli tak, przygotuj: - Model biznesowy aplikacji dedykowanej
- Wymagania biznesowe aplikacji dedykowanej
- Wymagania funkcjonalne aplikacji dedykowanej
- Wymagania niefunkcjonalne aplikacji dedykowanej
- Przypadki użycia aplikacji dedykowanej
