Kiedy porzucić Excela i zamówić aplikację dedykowaną?

Kiedy porzucić Excela i zamówić aplikację dedykowaną?

Aplikacje dedykowane

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem firmy, profesjonalistą, czy studentem - wszyscy mamy jedną wspólną cechę - używamy arkuszy kalkulacyjnych! Excel lub arkusze kalkulacyjne są podstawą prawie każdej firmy, organizacji, działalności biznesowej. Prostota i wszechstronność Excela są powodem, dla którego ma dziś prawie miliard użytkowników.

Nie ma wątpliwości, że Excel służy jako szybkie rozwiązanie dla większości naszych potrzeb biznesowych. Ale korzystanie z nich wiąże się również z wieloma konsekwencjami - redundancją w pracy, chaosem z wieloma użytkownikami i formułami działającymi w tle i wieloma innymi. To prowadzi nas do pytania:

kiedy porzucić Excela i zamówić aplikację dedykowaną?

Efektywne wykorzystanie czasu, pieniędzy i zasobów jest istotą rozwijającej się firmy. Przedsiębiorstwa, które korzystają z Excela oraz ręcznie zarządzają procesami biznesowymi, wydają się być po przegranej stronie. Kiedy świat staje się cyfrowy, automatyzacja wydaje się być hasłem przewodnim. (z oczywistych powodów!)

Aplikacja dedykowana wykonuje podobne zadania w kilka sekund, w porównaniu do godzin spędzonych na wypełnianie tabelek Excela. Pomaga ona również użytkownikom poprzez ograniczenie powtarzalnej i ręcznej pracy w celu skupienia się na innych zadaniach. Są to rzeczy, których arkusze kalkulacyjne nie mogą spełnić.

Wspólna cecha aplikacji dedykowanych, jest to, że pomimo tych wszystkich różnorodnych funkcji, w większości przypadków przechodziliśmy z Excela na zautomatyzowane oprogramowanie, które napędza procesy biznesowe. Arkusze kalkulacyjne są przeszkodą na drodze do osiągnięcia bezproblemowych operacji.

Czy nadszedł czas, aby Twoja firma przeszła z Excela do aplikacji dedykowanej?

W wielu przypadkach firmy nie zdają sobie sprawy z tego, że istnieje rozwiązanie lub że mają nawet problem. To przede wszystkim wtedy, gdy koszty i utrata efektywności wykraczają poza obszar zarządzania. To, co z perspektywy czasu, widzę jako wyzwalacz problemu, który sprawił, że firma rezygnuje z Excela to następujące sytuacje. Jeśli doświadczasz jednego lub więcej z tych problemów, to prawdopodobnie nadszedł czas, aby rozważyć aplikację dedykowaną, która zastąpi Excela.

  • Słabe wykorzystanie danych do uzyskania informacji biznesowych. Mówi się, że dane to nowa ropa, ale sam dostęp do danych nie wystarczy. Wartości się dokładne gromadzenie, przechowywanie i interpretowanie wszystkich informacji. Jeśli arkusze Excela nie pomagają w bezproblemowej interpretacji kluczowych spostrzeżeń biznesowych, to prawdopodobnie nadszedł czas, aby spojrzeć poza.
  • Utrata produktywnych godzin z powodu powielania pracy. Dzięki współpracy użytkowników z różnych regionów i funkcji, statyczna wersja danych takich jak Excel staje się wyzwaniem. Może ona powodować wiele nadmiarowości tylko dlatego, że nie została zaktualizowana. Jeśli istnieje wiele wersji tego samego dokumentu, śledzenie zmian staje się wyzwaniem. Kosztuje to użytkowników cenny czas i dodatkowy wysiłek.
  • Ograniczona kontrola dostępu do wybranych zadań i projektów. W każdej organizacji istnieją współzależności i informacje niejawne lub zastrzeżone dla niektórych grup użytkowników. W związku z tym firmy nie udostępniają wszystkich danych wszystkim. Tworzenie ograniczonych widoków dla różnych osób w arkuszach kalkulacyjnych może często prowadzić do kaskadowych problemów z kontrolą wersji i śledzeniem zmian. Na przykład, powiedzmy, że pracujesz nad danymi dotyczącymi płac. Podczas gdy obliczeń można dokonać w jednym pliku arkusza kalkulacyjnego, odpowiednie dane muszą być udostępnione tylko każdemu z pracowników indywidualnie.
  • Brak danych i standaryzacja procesów. Istotną częścią każdej firmy jest standaryzacja sposobu rejestrowania danych i procesów biznesowych. Jest to jeden z powodów, dla których firmy opracowują formalne i nieformalne standardowe procedury operacyjne (SPO). Arkusze kalkulacyjne stanowią wyzwanie przy ustalaniu spójności, zwłaszcza gdy istnieje wielu dostawców danych, a informacje muszą być gromadzone. Prostym przykładem może być to, że każdy użytkownik może inaczej rejestrować daty. Może to ostatecznie prowadzić do błędów i znaczącego czasu poświęconego na ich naprawę.
  • Spadek wydajności operacyjnej. Zwiększanie wydajności i produktywności jest stałym priorytetem dla każdej firmy. Dlatego też firmy muszą rozważyć możliwości ograniczenia działań, które są ręczne, powtarzalne lub podatne na błędy. Na przykład, zamiast Excel śledzenia należności i ręcznego dopasowywania ich do wyciągów bankowych, aplikacja księgowa lub bilingowa może automatycznie pogodzić te dwa wydatki, oszczędzając w ten sposób czas i wysiłek.
  • Potrzeby biznesowe, które nie są zaspokojone. W miarę jak przedsiębiorstwa stają się coraz bardziej złożone, zmienia się również charakter logiki, którą stosują. Skodyfikowanie jej i zarządzanie nią w programie Excel może stanowić coraz większe wyzwanie. (Ci, którzy biegle posługują się zaawansowanymi funkcjami, mogą to jeszcze przedłużyć o jakiś czas, ale nieuchronnie stanie się to trudne). Jeden z naszych klientów miał inną politykę wydatków dla pracowników każdej klasy w każdym dziale. Co więcej, różniło się to zarówno pod względem geograficznym, jak i walutowym, z ograniczeniami dziennymi i miesięcznymi. Uzasadnienie takiej polityki może na podstawie ich wymagań biznesowych, ale jej egzekwowanie i zarządzanie w programie Excel może być wyzwaniem i wymagać dużo czasu. Aplikacja do zarządzania zamówieniami, aplikacja przedmioty, mogą ustawić tę logikę za pomocą kilku kliknięć. Zajmujemy się również egzekwowaniem i zarządzaniem wszystkimi złożonymi politykami wydatków.

Powiązane artykuły