Aplikacje HR
Dobra komunikacja wewnętrzna w firmie poprawia wyniki biznesowe, i choć jest to z pewnością kluczowe, nie jest to jedyny produkt uboczny efektywnej komunikacji. Oto jeszcze kilka powodów, dla których komunikacja wewnętrzna jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej:
Komunikacja wewnętrza w firmie daje nam poczucie celu
Jako pracownicy chcemy zrozumieć nasze cele, poznać plany dotarcia do nich i mieć pewność co do wartości naszego wkładu w te plany. Chcemy czuć się doceniani, słuchani i być częścią zespołu. Dotyczy to w szczególności pokoleń millennialsów oraz i członków generacji Z, którzy w dużej mierze polegają na informacji zwrotnej i bezpośredniej interakcji. Dorastając jako tubylcy cyfrowi w dobie mediów społecznościowych, są przyzwyczajeni do ciągłego przepływu komentarzy, dzielenia się i informacji zwrotnych.
Aby zapewnić to potwierdzenie doświadczenia pracowników, skuteczne i motywujące jest regularne dzielenie się informacjami na temat tego, co zespół lub firma osiągnęła. Wspólne osiąganie wyznaczonych celów zwiększa poczucie pracy zespołowej i postępu.
Z punktu widzenia wartości biznesowej, zdecydowana większość pracowników, którzy twierdzą, że pracują w firmie, która posiada i realizuje cele, jest zaangażowanych, w porównaniu z zaledwie kilkunastoma procentami, którzy tego nie robią. Ponadto większość pracowników pragnie kariery, w której czują, że ich praca jest ważna.
Komunikacja wewnętrza w firmie pozwala nam na zachowanie kontroli nad przekazem
Pracownicy nigdy nie powinni dowiadywać się o ważnych dla firmy wiadomościach z zewnętrznego źródła. Najlepszym sposobem na kontrolowanie wewnętrznej narracji korporacyjnej jest udostępnianie wewnętrznych wiadomości przez cały czas, nie tylko w czasach kryzysu.
Niezależnie od platformy (jesteśmy wielkimi fanami korzystania ze smartphon'ów), dwa główne składniki są potrzebne, aby informacja dotarła do wszystkich pracowników:
- Elastyczny i szybki proces edycji z krótkim łańcuchem zatwierdzania. Projektowanie takiej struktury jest podobne do wyzwań, z którymi firmy musiały się zmierzyć przed laty w odpowiedzi na zmiany w mediach społecznościowych, polegające na odpowiadaniu na posty w ciągu kilku minut lub godzin, a nie dni.
- Interaktywne i niezawodne kanały dostępne dla każdego pracownika. Dzięki temu firmy mogą zachować kontrolę nad wysyłanymi przez siebie komunikatami, zamiast pozostawiać informacje podatne na indywidualne interpretacje.
Komunikacja wewnętrza w firmie angażuje kierownictwo średniego szczebla
Większość firm kaskaduje informacje z góry na dół poprzez swoją hierarchię. Jednakże, ten sposób dystrybucji informacji często skutkuje opóźnieniami, ograniczoną informacją zwrotną. Całkowitą zależnością od indywidualnych wysiłków komunikacyjnych każdej osoby w łańcuchu.
Zdecentralizowane lub specyficzne dla danej lokalizacji kanały komunikacyjne usprawniają przepływ informacji z centrali do pracowników na pierwszej linii frontu, wzmacniając pozycję kierownictwa średniego szczebla. Stanowi to zarówno bardziej efektywny sposób dystrybucji informacji, jak i okazję do przeszkolenia lepszych menedżerów - co jest szczególnie ważne dla millennialsów oraz generacji Z, którzy często czują się źle przygotowani do nowych ról.
Wśród millennialsów jest najwięcej absolwentów szkół wyższych. Wielu z nich czuje się nieprzygotowanych do rozwiązywania konfliktów, negocjowania lub zarządzania innymi ludźmi. Uważają, że brakuje im wymaganych umiejętności miękkich i nie są w stanie nadzorować starszych pokoleń.
Komunikacja wewnętrza w firmie pomaga tworzyć kulturę organizacji
Reputacja firmy jest tylko tak dobra, jak jej obietnica marki: wartość lub doświadczenie, którego klienci mogą oczekiwać w każdej interakcji. Jak duże, rozproszone organizacje z tysiącami menedżerów średniego szczebla mogą zapewnić spójną obietnicę marki?
Jasno zakomunikowane cele, dobrze wyszkolony personel i szczęśliwi pracownicy znacznie poprawią spotkanie klienta z marką i, co jest zrozumiałe, zwiększą przychody.
Doświadczenie klientów w ciągu ostatnich pięciu lat było dla marketerów wyzwaniem. W roku 2016 był to najważniejszy obszar inwestycji w technologie marketingowe, a w roku 2017 ponownie doprowadził do wydatków na innowacje. Badanie przeprowadzone przez firmę Gartner w 2015 r. wykazało, że 89 procent firm ma konkurować w oparciu o najlepsze doświadczenia klientów, w porównaniu z zaledwie 36 procentami w 2013 r., ponieważ nasycenie rynku nadal osłabia tradycyjne zalety produktów i usług.
Komunikacja wewnętrza w firmie w sytuacji kryzysowej, pozwala znaleźć właściwą drogę
Terminowa i staranna komunikacja z pracownikami, partnerami biznesowymi i społeczeństwem jest kluczem do przetrwania kryzysu bez jego eskalacji. Jednakże, wewnętrzne badania komunikacji kryzysowej wykazały, że menedżerowie komunikują się znacznie mniej z pracownikami w czasie kryzysu.
Komunikacja wewnętrzna nie tylko pomaga w zarzadzaniu narracją w sytuacjach kryzysowych, ale także wspiera krótko- i długoterminowe zarządzanie kryzysowe. Krótkoterminowe zarządzanie zajmuje się samym incydentem, podczas gdy plany długoterminowe są bardziej skoncentrowane na zachowaniu reputacji firmy i wprowadzeniu środków zapobiegających powtórzeniu się negatywnych sytuacji.
Wprowadzając strukturę organizacyjną, plany i kanały przed pojawieniem się kryzysu, komunikacja wewnętrzna pozwala poradzić sobie w każdej sytuacji, niezależnie od wielkości firmy, jej reputacji czy branży.
Komunikacja wewnętrza w firmie pomaga zatrzymać talenty
W 2018 r. średnia rotacja pracowników amerykańskich firm wynosiła 22 procent, z czego 15 procent przypadało na odejścia dobrowolne. Co więcej, większość (81%) pracowników, którzy odeszli dobrowolnie, zrobiła to ponieważ otrzymała w nowej firmie lepsze środowisko pracy.
Zwłaszcza millennialsi są znani z częstych zmian pracy. Aż 40 procent twierdzi, że jest skłonnych zmienić swoją pozycję w ciągu najbliższych dwóch lat.
Rolą wewnętrznych komunikatorów jest zminimalizowanie tej liczby poprzez zapewnienie stałych informacji zwrotnych i możliwości zaangażowania pracowników, co obniża wskaźniki rotacji.
Niezależnie od tego, czy starasz się przyciągnąć talenty, czy je zatrzymać, pracownicy muszą znać swoich pracodawców. Dobrze funkcjonujący system komunikacji wewnętrznej i stworzone przez niego otwarte środowisko pracy umożliwią firmie stworzyć przewagę konkurencyjną na rynku.
Komunikacja wewnętrza w firmie zwiększa transparentność procesów biznesowych
Komunikacja nieformalna ma swoje wady i zalety. Słowa często docierają do tych, którzy w przeciwnym razie mogliby przegapić oryginalną transmisję. Rozmowa jest bardziej elastyczna niż formalna komunikacja wewnętrzna. Dedykowana aplikacja do komunikacji może również pomóc poprawić relacje między pracownikami i rozpowszechniać wewnętrzne wskazówki, które mogą uczynić pracę bardziej efektywną.
Z drugiej strony, nieformalna komunikacja może zniekształcać znaczenie informacji. Sprzyja to plotkom i nieporozumieniom, które po fakcie są trudne do opanowania.
Solidne, formalne procesy komunikacji wewnętrznej mogą pomóc zwiększyć korzyści płynące z komunikacji nieformalnej. Spowolni to częstotliwość plotek i pomoże pracownikom w interpretacji informacji.
Pracownicy kładą duży nacisk na przejrzystość w kontaktach z różnymi szczeblami zarządzania, uznając ją za najważniejszy czynnik decydujący o ich szczęściu i satysfakcji w miejscu pracy.
Zapewnienie obustronnie wolnego od plotek środowiska i przejrzystości jest kluczowe dla pracowników i klientów, którzy są sceptycznie nastawieni do sprawy.
