Obieg faktur
Dla wielu firm nie ma ostatecznego procesu, a to jest część problemu. Wszystkie firmy znają ręczne procesy obiegu faktur kosztowych. Aby lepiej zrozumieć korzyści płynące z elektronicznego obiegu faktur kosztowych w zakresie płatności, ważne jest, aby przyjrzeć się podobieństwom i różnicom pomiędzy tymi dwoma metodami. Może to również pomóc w identyfikacji wąskich gardeł we własnym procesie, które mogą być rozwiązane za pomocą systemu IT.
- Proces rozliczeń rozpoczyna się w momencie otrzymania faktury przez dział rozliczania faktur. Faktury mogą być otrzymywane na wiele różnych sposobów, w tym drogą elektroniczną poprzez e-mail, faks, pocztę, dostawy między oddziałami firmy, a może kolega wrzucający faktury do skrzynki odbiorczej lub kładąc na biurko. Kiedy procesy faktur kosztowych nie są scentralizowane, obsługa i przetwarzanie każdej nowej faktury jest przygodą.
- Po otrzymaniu faktur, są one albo fizycznie przekazywane kierownikowi sprzedaży lub członkowi zespołu, albo przekazywane dalej, jeśli zostały przesłane pocztą elektroniczną.
- Następnie faktury są ręcznie wpisywane do systemu księgowego i mogą być skanowane w celu utworzenia cyfrowego zapisu.
Jest to najlepszy scenariusz i zakłada istnienie systemu IT typu ERP. Nadal jednak daje on wiele okazji do ręcznego wpisywania błędów i literówek.
W niektórych przypadkach, faktura kosztowa jest zatwierdzona do zapłaty domyślnie i przelew wychodzi na zewnątrz. Jest to ogromne ryzyko dla firmy, ponieważ każda faktura kosztowa, która pojawia się może dostać zapłatę, bez wzglądu na fakt czy jest czy jej płatność jej zasadna czy nie. W przypadku, gdy zatwierdzenie jest zlecane przez firmę, jest to kolejny krok w elektronicznym obiegu faktur kosztowych. Ważne jest, aby przed zapłatą potwierdzić, że każda faktura jest prawdziwa i zatwierdzona przez kogoś z odpowiednim poziomem autoryzacji. W przypadku braku takich procesów, ręczne wprowadzanie faktury jest w większości przypadków stratą czasu, ponieważ i tak zostanie ona zapłacona. Zespół finansowy i kontrolingu powinien mieć jasny zestaw wytycznych, kto jest upoważniony do zatwierdzania faktur według kwoty w złotych i rodzaju zakupu. Jeśli tak nie jest, proces ten może być mylący dla wszystkich zainteresowanych.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych
W przypadku, gdy firma posiada zdefiniowaną strukturę, musimy zająć się zatwierdzaniem, lub całą hierarchią zatwierdzania faktur kosztowych. Może to zrobić drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie papierowej w celu stworzenia pisemnej ścieżki zatwierdzania.
Jeśli istnieje system autoryzacji płatności, to jest to następny krok po wejściu. Wymaga to od pracownika działu kontrolingu ustalenia, kto co i w jakiej kolejności ma zatwierdzić. Czasami jest to wystarczająco proste, jeśli faktura pochodzi bezpośrednio od autoryzowanego akceptanta.
Jeśli jednak faktura za aplikację dedykowaną pojawi się na biurku, to masz trochę pracy detektywistycznej do wykonania. Najpierw musisz się dowiedzieć, kto w firmie zamawiał aplikację dedykowaną. Po drugie, musisz się dowiedzieć, czy to ta osoba złożyła zamówienie. Następnie trzeba ustalić, czy zamówienie jest dokładne i namierzyć kierownika lub osobę, która wyraziła zgodę na jego podpisanie. To sporo pracy jak na jedną fakturę kosztową.
W przypadku, gdy posiadasz zdefiniowaną strukturę, musisz zająć się zatwierdzaniem, lub całą hierarchią zatwierdzania faktur kosztowych. Możesz to zrobić drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej lub przy użyciu dokumentów drukowanych. Celem jest stworzenie pisemnego zatwierdzania. Może to oznaczać wiele e-maili z prośbą o zatwierdzenie, uzyskanie akceptacji, a następnie wysłanie ich do następnej osoby. Jeśli ktoś krzyczy: ‘Jest zatwierdzona!’, czy to wystarczająca ścieżka audytu, aby dokonać płatności? Prawdopodobnie nie, ale w wielu małych i średnich firmach, a nawet w niektórych dużych, tak właśnie postępuje się z płatnościami.
Po zatwierdzeniu faktury kosztowej, należy wykonać więcej czynności manualnych, takich jak drukowanie czeków, wypełnianie kopert, dodawanie pieczątek lub przepuszczanie ich przez licznik poczty oraz złożenie fizycznego podpisu lub dwóch na dokumencie faktury kosztowej, zanim trafi on do działu.
Może być również konieczne użycie przelewu z konta firmowego. Albo użycie firmowej karty kredytowej, na której wpisuje się powtarzające się informacje o różnych płatnościach, upubliczniając informacje o karcie i nie zapewniając bezpieczeństwa. Nie istnieje żaden system, który mógłby uchwycić preferencje dotyczące płatności sprzedawcy. Narzędzia do przechwytywania mogą nie rozmawiać z systemami ERP i księgowymi.
Możesz nie mieć możliwości, aby pokazać różnicę między płatnością za materiały biurowe, sprzęt komputerowy lub aplikację dedykowaną lub aplikację online jako usługa (SaaS). To wszystko jest zestawem cech, które wymagają jeszcze więcej pracy ręcznej, aby je zrozumieć i uporządkować.
Jeśli nie możesz ufać, że faktura od preferowanego dostawcy, z którym firma ma silne relacje, zostanie zapłacona na uzgodnionych warunkach, wówczas system obsługi płatności za faktury kosztowe jest zepsuty. Jeśli nie można szybko uruchomić raportu, który pokazuje bieżące płatności i wydatki w określonym okresie czasu według kategorii, to należy dokonać pewnych aktualizacji.
W idealnym procesie pracy z systemem IT elektroniczny obieg faktur kosztowych jest bardzo mało czynności manualnych.
Przy braku systemów i planowania, elektroniczny obieg faktur kosztowych może zdezorganizować i popełniać błędy, co rodzi istotne pytanie ... co automatyka systemu IT może pomóc rozwiązać? W idealnym świecie, elektroniczny obieg dokumentów wyglądałby tak.
Jak działa zautomatyzowany proces elektronicznego obiegu faktur kosztowych?
To o wiele prostsze, niż ci się wydaje.
Nowoczesny, zautomatyzowany elektroniczny obieg faktur kosztowych sprawia, że cały proces jest łatwiejszy, dokładniejszy i wydajniejszy. Dzięki połączeniu krótszych cykli płatności z ulepszonymi procesami, zautomatyzowany system płatności zapewnia rozwiązania, które mogą pomóc w ograniczeniu bałaganu i papieru. Pomaga to nawet środowisku, ponieważ dzięki nowoczesnemu systemowi IT cały proces obieg faktur kosztowych może zostać pozbawiony papieru.
Dzięki wprowadzeniu systemu ERP cały system może być zautomatyzowany po utworzeniu zamówienia zakupu (PO). Faktury mogą być automatycznie dopasowywane do istniejących zamówień i automatycznie wprowadzane do systemu księgowego bez konieczności podnoszenia palca. Niektóre faktury elektroniczne mogą być eksportowane bezpośrednio do systemu ERP poprzez w pełni zautomatyzowany proces integracji aplikacji.
Faktury przychodzące za pośrednictwem faksu mogą być odczytywane bezpośrednio w systemie IT. Faktury wysyłane pocztą elektroniczną, które docierają jako PDF, XPS lub inne typy plików, mogą być szybko załadowane do systemu ERP. W najgorszym przypadku, gdy otrzymasz papierową fakturę pocztą elektroniczną, która zostanie położona na biurko, możesz po prostu zeskanować i załadować do systemu ERP, a zautomatyzowany proces obiegu faktur kosztowych rozpocznie się od tego miejsca.
Od tego momentu, każda faktura kosztowa jest fakturą elektroniczną. Nie ma potrzeby przesuwania papieru z biurka na biurko, a znaczną część pracy można wykonać elektronicznie z poziomu komputera, a nawet z urządzenia przenośnego. Kieda proces obiegu faktur kosztowych jest w pełni zautomatyzowany, księgowość nigdy nie musi patrzeć na żadne faktury poza uzgodnieniami konta.
Jeśli coś nie pasuje do sprzedaży i faktury, użytkownik znajdzie jakieś anomalie i zaznaczy je w celu ręcznego sprawdzenia. Przeglądy są zazwyczaj szybsze i dokładniejsze dzięki automatyzacji, ponieważ szybko można zidentyfikować, gdzie doszło do niedopasowania i łatwo je usunąć za pomocą internetowego interfejsu. Poprawianie danych proste jak w najprostszej aplikacji dedykowanej.
Użytkownik może podłączyć swój system IT, aby nie musieć dotykać papieru ani otwierać poczty. Kiedyś użytkownicy otrzymywali pocztą dokumenty, ale teraz mają teksty, e-maile i media społecznościowe.
Główne korzyści z wdrożenia obiegu faktur kosztowych obejmują:
- Szybsze cykle zakupów do zapłaty, co umożliwia firmom korzystanie ze zniżek z tytułu wczesnych płatności, unikanie opłat za zwłokę oraz optymalizację przepływu środków pieniężnych zgodnie ze strategią zarządzania środkami pieniężnymi i finansami firmy.
- W miarę upływu czasu, Twoja firma może osiągnąć znaczne oszczędności kosztów, ponieważ do obsługi punktów dostępowych potrzebna jest mniejsza liczba pracowników. Aby uniknąć zwolnień, wiele firm znajduje nowe stanowiska dla byłych pracowników działu finansowego. Są to stanowiska w dziale księgowości i innych powiązanych działach lub stanowiska nie są ponownie obsadzane, gdy pracownicy odchodzą lub dobrowolnie przechodzą na inne stanowisko.
- Pracownicy działu rozliczania faktur kosztowych mogą skoncentrować się na księgowości, usprawnianiu procesów i obsłudze niedopasowanych faktur, zamiast tracić czas na zajmowanie się ręcznym procesem dla każdej faktury.
Liderzy mają lepszą kontrolę, raportowanie i dostęp do danych faktur kosztowych oraz pełną ścieżkę audytu dla każdej wysyłanej płatności.
