Koszt obiegu faktur kosztowych dla firm

Koszt obiegu faktur kosztowych dla firm

Czy wiesz, że większość faktur kosztowych na świecie jest nadal przetwarzanych ręcznie? Nie jest to zupełnie dziwne i zaskakujące. Prawdziwy koszt faktur kosztowych dla właścicieli firm to są duże wartości w przypadku braku płatności. W związku z tym aplikacja obieg faktur kosztowych przynosi ogromne korzyści. Główną kwestią jest zmniejszenie liczby powtarzających się i czasochłonnych zadań związanych z procesem obiegiem faktur kosztowych. Zauważalna jest również poprawa w zakresie przepływów pieniężnych, terminowości płatności, zarządzania budżetami projektów, oraz zadowolenia użytkowników.

Przewiduje się, że wraz z dostępnością aplikacji opartych na chmurze oraz inicjatywami rządowymi, więcej firm zacznie korzystać z e-fakturowania. Być może niektóre przedsiębiorstwa nie dokonają tej zmiany, dopóki nie uświadomią sobie, ile tak naprawdę tradycyjny obieg faktur kosztowych ich kosztuje.

Realny koszt obiegu faktury kosztowej

Nie ma jednej dokładnej liczby, która podawałaby nam pojedynczy koszt ręcznego obiegu faktury kosztowej. Różne firmy i różni eksperci podają bardzo niespójne dane i wartości. Z informacji, które udało nam się znaleźć na świecie, szczególnie w USA, stwierdzają oni, że średni koszt obiegu papierowej faktury kosztowej może wynosić od 12 do 30 dolarów. Znając różnice w płacach, wydajności i efektywności można przyjąć, że w Polsce koszt obiegu papierowej faktury kosztowej to wartość ok. 5 złotych.

Jednak firmy z bardziej złożonym procesem obiegu faktur kosztowych mogą spodziewać się, że koszt jednej faktury osiągnie wartość szczytową około 15 złotych. Głównymi czynnikami kosztotwórczymi są: płace pracowników oraz koszty odsetek od nieterminowych płatności. Bardzo trudno jest policzyć koszt utraconej reputacji biznesowej.

Eksperci są zgodni, że zautomatyzowanie procesu obiegu faktur kosztowych jest znacznie tańsze niż trwanie w dokumentach papierowych. W pełni zautomatyzowany proces obiegu faktur kosztowych to koszt jednostkowy około ok. 1 złotych za każdą fakturę do przetworzenia.

Automatyzacja procesu obiegu faktur kosztowych zapewnia średnio istotną ok 30% redukcję kosztów przetwarzania faktur kosztowych, co może przekładać się na setki tysięcy złotych oszczędności każdego roku w dużej firmie, która przetwarza ok. 10.000 faktur miesięcznie. Bez względu na dokładną liczbę, nie potrzeba tony danych, aby zdać sobie sprawę, że ręczne przetwarzanie faktur kosztowych jest kosztownym przedsięwzięciem.

Koszt obiegu faktur kosztowych dla firm

Poniżej podajemy kilka ważnych powodów:

Koszty bezpośrednie obiegu faktur kosztowych
  • Są to koszty związane z kosztami pracowniczymi. Czasem, jaki jest potrzebny, aby kilka osób przekładało dokument z półki na półkę. Wartości są różne w zależności od firmy, lokalizacji firmy. Bardzo mało firm ma ten aspekt swojej działalności dobrze opisany i sparametryzowany.
  • Dodaj koszt druku dodatkowych stron A4 z opisem kosztów faktury oraz koszt papieru. W sumie to kolejne kilkanaście groszy. Dzięki aplikacji obieg faktur kosztowych nie masz tych kosztów, ponieważ obieg dokumentów wykonywany jest elektronicznie.
Koszty pośrednie obiegu faktur kosztowych
  • Są to wydatki niezbędne do wykonania zadania. Płaci się pracownikowi, aby umieścił papierowe faktury w treju, przełożył do kolejnej przegródki. Czas potrzebny na wprowadzenie wszystkich istotnych danych potrzebnych do zarejestrowania i zatwierdzenia faktury kosztowej, takie jak dane klienta, mpk, wartości, połączenie z zamówieniem.
  • Sporządzenie szczegółowej listy zakupionych produktów i usług wymaga czasu.
Koszty ukryte obiegu faktur kosztowych
  • Potencjalnie może istnieć kilka ukrytych kosztów, jeśli chodzi o rozliczanie faktur kosztowych. Opóźnienie w księgowaniu faktur może skutkować naliczeniem odsetek. Ujemne przepływy środków pieniężnych. Otrzymanie, opisu i odesłanie faktury kosztowej pocztą wewnętrzną może zająć kilka dni. W międzyczasie, nie wiesz co się dzieje z dokumentem. Nie masz pieniędzy na pokrycie kosztów i jesteś obciążany opłatą za zwłokę. Faktury elektroniczne mogą być płacone prawie natychmiast. Ponadto, co zrobić, jeśli wystąpi błąd? Z fakturami elektronicznymi można to rozwiązać w ciągu kilku minut. Bardzo szybko sprawdzisz proces realizacji projektu. Faktury, które zostały zaksięgowane.
  • Papierowe faktury kosztowe to koszt około 2 złotych każda. Inwestowanie w szafy, skanery i płacenie komuś za ich organizację sumują się. Ponieważ faktury elektroniczne są przechowywane w chmurze, koszt ich przechowywania jest znacznie niższy. Posiadanie magazynu w tańszej lokalizacji jest również źródłem oszczędności.
Koszty przetwarzania faktur kosztowych

Jeśli chcesz obliczyć swoje koszty przetwarzania faktur, zapoznaj się z poniższymi siedmioma czynnikami:

  • Czas potrzebny na przetworzenie i wysłanie faktur.
  • Ile godzin poświęcasz na przeglądanie każdej faktury.
  • Ile godzin spędzasz na wyszukiwaniu i poprawianiu błędów wprowadzania danych.
  • Koszt wysyłki i przechowywania każdej faktury.
  • Ile godzin straciłeś na szukaniu faktur.
  • Ile złotych byłeś obciążony za opóźnione płatności spowodowane zaginięciem faktur.

Po zapoznaniu się z tymi czynnikami, możesz skorzystać z tej formuły w celu oszacowania kosztów:

Koszty osobowe + późne opłaty + utracone rabaty + koszty fizycznego przekładania faktur z półki na półkę + koszty przechowywania / liczba otrzymywanych faktur = koszt jednej faktury kosztowej

Zrezygnuj z faktur papierowych

Jeśli chcesz zaoszczędzić pieniądze i tonę czasu, to musisz zrezygnować z papierowych faktur.

Zmniejsza to koszty związane z papierem, tuszem. Prawdziwą oszczędnością jest jednak to, że eliminuje to potrzebę tworzenia, przetwarzania, zarządzania i organizowania wszystkich rachunków.

Oznacza to, że albo nie musisz zatrudniać kogoś takiego jak księgowy, albo możesz tą niezbędną pracę usprawnić. Możesz skupić się na bardziej przyjemnych zadaniach, takich jak rozwój firmy.

Aplikacja obieg faktur kosztowych bardzo przyspiesza przepływy pieniężne i jest bezpiecznie umieszczona w chmurze, co ułatwia jej pobieranie. Jest to niezwykle korzystne dla środowiska, ponieważ zmniejsza ilość drzew zużywanych na papier i emisję dwutlenku węgla.