Obieg faktur kosztowych w aplikacji

Obieg faktur kosztowych w aplikacji

Praca zdalna, praca w rozproszonym środowisku zmienia sposób funkcjonowania ludzi i przedsiębiorstw. Coraz więcej pracowników firm pracuje zdalnie, w terenie lub w domu. Stała praca poza główną siedzibą firmy wymaga kontaktów, w celu comiesięcznych rozliczeń faktur kosztowych, rozliczeń delegacji i rachunków.

W świecie, który wymaga pozostania w kontakcie cyfrowym, firmy muszą wykorzystywać dedykowane aplikacje internetowe. Czy chcesz przejść na szybszy, bardziej wydajny i usprawniony sposób rozliczania faktur kosztowych, rozliczania delegacji i rachunków? Oto jak  możemy ci  pomóc.

Aplikacja obieg faktur kosztowych, rozwiązanie dla pracowników rozproszonych

Urzędy skarbowe wymagają przechowywania od firm oryginałów faktur, dokumentów finansowych przez lata. Pracownicy pracujący w terenie zbierają dokumenty księgowe, gromadzą faktury kosztowe i rachunki. Najczęściej raz na miesiąc wysyłają do centrali firmy, gdzie wszystkie dokumenty są księgowane. Dokumenty muszą znaleźć się w systemie ERP przed 20. każdego kolejnego miesiąca, kiedy następuje rozliczenie ich z urzędem skarbowym. Przed rozliczeniem faktury księgowe muszą być właściwie zaksięgowane.

Taki sposób organizacji pracy działu księgowości i rozliczeń powoduje bardzo istotne spiętrzenie pracy na początku każdego miesiąca, kiedy trafiają do centrali firmy przesyłki z fakturami kosztowymi. Można powiedzieć, że spiętrzenie comiesięczne dokumentów księgowych jest przyczyną bardzo nieregularnej pracy w działach księgowości i rozliczeń. Aplikacja obieg faktur kosztowych rozwiązuje ten problem. Pozwala ułatwić prace wielu osobom.

Aplikacja obieg faktur kosztowych, rozwiązanie

Faktury kosztowe są dowodem wydatków biznesowych. Dla celów podatkowych niezbędne jest śledzenie ewentualnych odliczeń, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz pomoc w rozliczeniach podatkowych dotyczących działalności gospodarczej.

Urząd skarbowy kontroluje rejestry i dokumentację, faktury kosztowe, rozliczanie delegacji. Dlatego też tak ważne jest przechowywanie oryginałów dokumentów księgowych przez kilka lat. Tradycyjne metody przechowywania, zarządzania i organizacji papierowych faktur kosztowych, paragonów mogą być również czasochłonnym i żmudnym procesem.

To właśnie tutaj pojawia się aplikacja obieg faktur kosztowych. Została zbudowana, aby sprostać dzisiejszym wyzwaniom. Aplikacja usprawnia proces obiegu faktur kosztowych w firmie. Poprzez połączenie z aplikacją budżetowanie usprawnia cały proces raportowania wydatków związanych z projektami, ich rozliczeniami i zyskownością. Pracownicy mogą skanować, wykonywać zdjęcia swoich faktur, paragonów i składać raporty wydatków do zespołu finansowego bez konieczności fizycznej interakcji. Dodatkowo, zespół finansowy nie musi czekać, aż pracownicy przedstawią swoje fizyczne rachunki i raporty wydatków po zakończeniu miesiąca. Mają do nich dostęp w czasie rzeczywistym.

Aplikacja obieg faktur kosztowych, pomaga w szybszym raportowaniu wydatków

Rozumiemy ból związany z zarządzaniem i rozliczaniem setek faktur kosztowych, paragonów, które pracownicy działu księgowości muszą wprowadzić do systemy finansowo-księgowego w przeciągu kilku dni. Dlatego też stworzyliśmy aplikację obieg faktur kosztowych, oraz aplikację zarządzanie delegacjami. Zaproponowaliśmy rozwiązania, które pomagają zespołom finansowym poradzić sobie ze stresem związanym z księgowaniem dużej liczby dokumentów fiskalnych w bardzo krótkim czasie.

Dokładne pozyskiwanie danych za pomocą skanowania paragonów

Ręczne raportowanie wydatków wiąże się z kilkoma problemami: błędami przy wprowadzaniu danych, nieścisłościami, nieefektywnością i niezgodnością z polityką, by wymienić tylko kilka. Zespół finansowy może rozwiązać te problemy za pomocą funkcji skanowania faktur księgowych.

Korzystanie z aplikacji obieg faktur kosztowych jest proste

Aplikacja obieg faktur kosztowych jest cały czas dostępna w internecie. Jest dostępna jako aplikacja webowa i aplikacja mobilna - PWA. Aplikacja mobilna zawiera funkcję skanowania faktur księgowych. Funkcja ta może być używana przez użytkowników do wykonywania zdjęć fakturom, paragonom, oraz szybkim dodawaniu podstawowych informacji dotyczących kosztu. Dodatkowo, użytkownik może również za pomocą jednego kliknięcia bezpośrednio przesłać raport wydatków do działu finansowego. Procesy biznesowe zaszyte w aplikacji usprawniają bezproblemowy proces obiegu faktur kosztowych.

Zamień papierowe faktury kosztowe na e-faktury kosztowe

Oto jak użytkownicy mogą dodać dokument za pomocą aplikacji mobilnej :

  • Krok 1: Dotknij ikony aplikacji obieg faktur kosztowych i umieść fakturę, paragon przed aparatem telefonicznym.
  • Krok 2: Zrób zdjęcie faktury kosztowej. Technologia OCR pomaga zebrać wszystkie szczegóły z dokumentu. Na przykład, data zakupu, nazwa dostawcy i koszt zakupu.
  • Krok 3: Formularz raportu faktury kosztowej zostaje automatycznie wypełniony wszystkimi informacjami.
  • Krok 4: Dokument jest dołączony do formularza raportu faktury kosztowej i jest gotowe do złożenia.

Użytkownik może zapoznać się z raportem faktury kosztowej przed jego wysłaniem. Może on dodać nazwę dostawcy, projekt, rodzaj kosztów, podać cel i dodać wydatki do różnych raportów. Po zapoznaniu się z formularzem wydatków, użytkownik może albo bezpośrednio złożyć raport, albo zapisać go jako projekt do późniejszego złożenia.

Wraz z raportowaniem wydatków, aplikacja może usprawnić procesy biznesowe zarówno w zespole finansowym, jak i wśród pracowników. Bez względu na to, w jaki sposób korzysta pracownik z aplikacji do zarządzania swoimi raportami wydatków, wszystko kończy się w jednym miejscu. Zespół finansowy posiada dostęp do wszystkich ewidencji wydatków pracowników bez konieczności gromadzenia ich z różnych źródeł. Dodatkowo, przechowywanie faktur kosztowych i paragonów w chmurze może stać się głównym wyzwaniem związanym z zarządzaniem nimi.

Jedno miejsce do przechowywania dokumentów

Dzięki temu, że wszystkie raporty wydatków są przechowywane w jednym miejscu, zespoły finansowe mogą z łatwością przeglądać zapisy. Dodatkowo, dzięki przechowywaniu faktur kosztowych, paragonów z możliwością wyszukiwania, zespół finansowy może stosować filtry do przeglądania konkretnych rekordów. Pomaga to zespołom finansowym zaoszczędzić czas, wysiłek i zasoby.

Gotowy na audyt

Mając całą dokumentację w jednym miejscu, zespoły finansowe nie muszą martwić się o zarządzanie setkami papierowych faktur kosztowych paragonów. Zmniejsza to również szanse na zgubienie lub zagubienie dokumentów.

  • Dzięki łatwości raportowania wydatków, pracownicy mogą składać raporty na czas.
  • Szanse na popełnienie błędu lub naruszenie zasad korporacyjnych są ograniczone przed ich złożeniem, a zespół finansowy może skupić się na tym, aby przez cały czas pozostawać w gotowości na audyt.
  • Proces akceptacji każdego dokumentu finansowego jest transparentny.
  • Wszystkie te czynniki mogą skrócić czas oczekiwania na zwrot kosztów i pomóc zespołom finansowym zamknąć księgi na czas.
Obieg faktur koszowych bez papieru

Czy aplikacja obieg faktur kosztowych rzeczywiście sprawia, że dokumenty paragony są cyfrowe? Tak, cały obieg jest wykonywany w aplikacji bez konieczności druku dokumentów. Obieg faktur kosztowych jest stworzony na zasadzie praw dostępów dla grup użytkowników. Każdy użytkownik jest przydzielony do określonej grupy, która posiada specyficzne uprawnienia i dostęp do wybranych widoków.

Dodatkowe korzyści z aplikacji obieg faktur księgowych:
  • Aplikacja korzystając z OCR pomaga ograniczyć błędy w ręcznym wprowadzaniu danych.
  • Z pomocą aplikacji można składać wiele raportów o wydatkach.
  • Naruszenie zasad zarządzania fakturami w czasie rzeczywistym jest sygnalizowane w przypadku nadmiernych wydatków, powielania wpisów lub brakujących rachunków.
  • Dokument obiegu faktury kosztowej jest automatycznie dołączany do raportu. Oznacza to, że nie ma już brakujących faktur kosztowych i rachunków!

Wszystkie cechy aplikacji pomagają odciążyć zespół finansowy od zbędnego stresu, a także pozwalają skoncentrować swoje wysiłki na tym, co ważne, a tym samym zwiększyć efektywność pracy oraz zadowolenie z niej.

Firmy zawsze szukają aplikacji, które mają na celu obniżenie kosztów, zwiększenie sprawności i minimalizację ryzyka. Wymagania biznesowe aplikacji prowadzą do powstania nowoczesnych aplikacji webowych, rozwiązań, takich jak przechowywanie w chmurze, AI i ML. Korzystając z oprogramowania do zarządzania obiegiem faktur kosztowych , firmy mogą:

  • Eliminować pracę ręczną.
  • Skrócić czas przeznaczony na sprawozdawczość.
  • Zmniejszyć liczbę błędów wprowadzania danych.
  • Sprawnie zarządzać uprawnieniami i rozliczeniami.
  • Posiadać ujednoliconą przestrzeń do przechowywania faktur kosztowych .