Optymalizacja obiegu faktur kosztowych

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych

Dlaczego jest ważna optymalizacja obiegu faktur kosztowych, które metryki i wskaźniki KPI należy śledzić i jak wykorzystać każdy z nich do usprawnienia elektronicznego obiegu faktur kosztowych.

W końcu, powinieneś być w stanie usprawnić elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowości i znacznie zoptymalizować procesy fakturowania.

Dlaczego powinieneś śledzić metryki dotyczące zobowiązań?

Śledzenie zobowiązań zapewnia również wyraźniejszy wgląd w procesy fakturowania i etapy zatwierdzania w elektronicznym obiegu faktur kosztowych. Widoczność jest ważna dla wydajności i rozwoju. Pozwala zobaczyć, co działa, a co nie w Twojej obecnej strategii zarządzania procesem. Dzięki niej będziesz mógł podejmować decyzje w oparciu o dane, a nie zgadywać na podstawie ograniczonych informacji.

Jeśli wyciągnięcie kilku liczb w celu uzyskania lepszych wyników brzmi dla Ciebie intrygująco, przeczytaj dalej, aby odkryć najważniejsze wskaźniki KPI, które powinieneś śledzić w procesie elektronicznego obiegu faktur kosztowych.

Kluczowe wskaźniki KPI faktur kosztowych, aby śledzić

Metryka zobowiązań

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Łączna liczba otrzymanych faktur kosztowych w wybranym okresie czasu.

Przed dokonaniem pomiaru metrycznego należy prześledzić całkowitą liczbę faktur kosztowych, które wpłynęły do działu rozliczeń w wybranym okresie czasu. Może to być dzienne, tygodniowe, miesięczne, a nawet roczne. Wiedza ta da Ci wyobrażenie o ilości pracy i pozwoli na ustalenie kilku linii bazowych, aby ułatwić pomiar innych wskaźników.

Całkowita liczba otrzymywanych faktur kosztowych zależy bezpośrednio od wielkości organizacji - im większa firma, tym więcej rachunków musi płacić i tym więcej faktur kosztowych będzie otrzymywać.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Całkowita liczba faktur przetworzonych jako procent całkowitej liczby faktur otrzymanych w wybranym okresie czasu.

Powodem do śledzenia tej metryki jest pomiar wydajności pracy Twojego zespołu rozliczania faktur kosztowych. W przypadku analiz długoterminowych, takich jak trzy lub sześć miesięcy, liczba ta powinna wynosić powyżej 90%. Jeśli tak nie jest, to coś jest nie tak i trzeba ponownie ocenić swoją strategię.

  • Czy mogą istnieć niezidentyfikowane wąskie gardła, które spowalniają procesy obiegu faktur kosztowych?
  • Czy niektóre elementy elektronicznego obiegu faktur kosztowych są nadal zarządzane ręcznie?
  • Czy są jakieś wyjątki?

Niezależnie od tego, co jest przeszkodą, zidentyfikuj ją i usuń.

Dążenie do poprawy tej metryki poprawi wydajność i efektywność Twojego zespołu.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Średni wartość na fakturze kosztowej.

Koszt jest jednym z najważniejszych wskaźników rozliczeniowych, które można śledzić, ponieważ będziesz mógł uzyskać wgląd w czynniki, które go napędzają. Będziesz mógł również znaleźć sposoby na zmniejszenie wydatków na faktury i obniżenie kosztów.

Śledząc wartości faktur kosztowych, weź pod uwagę takie czynniki jak opłaty za oprogramowanie, płatne wsparcie IT, koszty sprzętu, wynagrodzenia i świadczenia pracownicze, ogólne koszty zarządzania i inne czynniki, które posiadają wpływ na finanse.

Liczy się również rodzaj faktury, ponieważ faktury dotyczące wyjątkowych zakupów i faktury nie będące fakturami wystawionymi na podstawie zamówienia zakupu są droższe w przetwarzaniu niż faktury kosztowe wystawione na podstawie stworzonego zamówienia zakupu.

Ogólnie rzecz biorąc, koszt wykorzystania systemu IT w procesie obiegu faktur kosztowych jest niższy niż koszt obsługi ręcznej. Dzięki automatyzacji nie będziesz musiał wydawać pieniędzy na ręczne wprowadzanie danych, ponieważ będziesz w stanie szybko automatycznie wychwytywać dane z faktur.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Cykl fakturowania, czas cyklu.

W tym miejscu można śledzić średni czas otrzymywania i płacenia faktur. Mierzy on średni czas pracy potrzebny do przetworzenia faktury kosztowej od momentu jej otrzymania do momentu jej opłacenia i zarchiwizowania.

Ta metryka może pomóc Ci określić, które zadania zajmują Ci najwięcej czasu i zazwyczaj informuje Cię, jak Twój zespół spędza czas. Krótki czas cyklu wystawiania faktur jest zdecydowanie dobrą rzeczą. Jeśli jest on długi, powinieneś usprawnić proces obiegu faktur kosztowych, aby przyspieszyć elektroniczny obieg dokumentów. Pełna automatyzacja jest najlepszym sposobem, aby to zrobić.

Przyśpieszając elektroniczny obieg dokumentów, możesz wyeliminować kary za opóźnienia w płatnościach i sprawić, że Twoja firma będzie mogła łatwiej korzystać ze zniżek za wcześniejsze płatności.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Stopa błędnych płatności jako procent całkowitej płatności.

Ta metryka mierzy liczbę błędnych płatności dokonanych w danym okresie czasu, podzieloną przez łączną liczbę faktur kosztowych zapłaconych w tym samym okresie czasu. Mimo że ludzie popełniają błędy, chcesz, aby ta liczba była jak najmniejsza. Duplikaty płatności, nadpłaty i inne błędne płatności za faktury kosztowe mogą być ogromnym obciążeniem dla finansów firmy.

Jednym z głównych celów wdrożenia elektroniczny obiegu faktur kosztowych jest zmniejszenie liczby błędów i minimalizacja nieprawidłowych płatności. Elektroniczny obieg faktur kosztowych ułatwia śledzenie złych płatności, co oznacza, że może pomóc w identyfikacji dziur w procesie, które przynoszą błędy, pozwalając szybko je naprawić, a może nawet odzyskać pieniądze od dostawców.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Wskaźnik wyjątków jako procent całkowitej liczby przetwarzanych faktur.

Powinieneś wdrożyć system IT, który pozwoli Ci szybko przetworzyć większość faktur kosztowych bez żadnych problemów. Nawet w przypadku obiegu faktur kosztowych, niektóre faktury mogą być oznaczone jako wyjątki z powodu rozbieżności po stronie dostawcy. Faktury kosztowe, których wynikiem jest wyjątek, w większości przypadków wymagają ręcznej interwencji (jak np. korekta wartości pola) zanim zostaną zatwierdzone do zapłaty. A ponieważ przetwarzanie wyjątków kosztuje więcej niż faktur przetwarzanych automatycznie, sensowne jest śledzenie odsetka wyjątków.

Pomoże to zidentyfikować wspólne źródła tych wyjątków (np. sprzedawcy z największą liczbą wyjątków na fakturach), wspólne powody tych wyjątków oraz sposoby ich łatwego rozwiązania.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Rabaty ujęte jako procent oferowanych rabatów.

Podczas gdy większość dostawców często oferuje zniżki za wcześniejsze płatności, firma może nie być w stanie uzyskać wszystkich rabatów, do których się kwalifikuje.

Powinieneś dążyć do uzyskania jak największej liczby rabatów, aby zaoszczędzić koszty i poprawić wyniki finansowe firmy. Aplikacja elektroniczny obiegu dokumentów pomoże Ci to zrobić, ale ważne jest, aby śledzić wysokość rabatów ujętych jako procent całkowitych rabatów oferowanych przez dostawców.

Śledzenie tej metryki pomoże Ci dowiedzieć się, dlaczego rabaty zostały pominięte i przedstawi Ci sposoby na odpowiednią reakcję.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Elektroniczne faktury jako procent wszystkich otrzymanych faktur.

Kosztowe faktury elektroniczne są szybsze i tańsze do przetworzenia, ponieważ nie tracisz czasu i zasobów na skanowanie i przechwytywanie danych. Celem śledzenia tej metryki jest poznanie odsetka (i rodzaju) dostawców, którzy je wysyłają, dzięki czemu jesteś lepiej przygotowany do eliminacji faktur papierowych. Im więcej faktur elektronicznych otrzymujesz, tym mniej czasu i pieniędzy poświęcasz na ich przetwarzanie.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych. Liczba użytkowników aplikacji obieg faktur kosztowych

Ta metryka mierzy liczbę pracowników, którzy przetwarzają pewną ilość faktur w danym okresie czasu.

Zautomatyzowany system IT obiegu faktur kosztowych został zaprojektowany tak, aby pomóc Ci osiągnąć więcej przy tak małej liczbie pracowników, jaka jest niezbędna.

Śledząc liczbę pracowników obsługujących aplikację elektroniczny obieg faktur kosztowych, można zmierzyć wydajność i znaleźć sposoby na zmniejszenie liczby pracowników, a wszystko to przy większej ilości pracy. Dąż do utrzymania tej metryki na niskim poziomie bez poświęcania wydajności i jakości pracy. Jeśli posiadasz dużą liczbę pracowników, być może będziesz musiał ponownie ocenić swój system przetwarzania faktur.

  • Czy duża liczba faktur kosztowych nadal wymaga ręcznej obsługi nawet po automatyzacji systemu?
  • Czy członkowie Twojego zespołu rzeczywiście wdrażają nowy, zautomatyzowany system?

Bez względu na to, co się dzieje, rozwiązanie problemu pomoże zredukować liczbę pracowników i zwolni czas pracowników do wykonania ważniejszych zadań oraz obniży koszty procesu obiegu faktur kosztowych.

Optymalizacja obiegu faktur kosztowych.

Ekspert od zarządzania i autor książek Peter Drucker jest często cytowany: ‘To, co możesz zmierzyć, możesz ulepszyć.’ To odnosi się do dzisiejszego biznesu. Jeśli chcesz usprawnić przetwarzanie faktur kosztowych płynnie i sprawnie, jak to tylko możliwe, ciesząc się jednocześnie doskonałym zwrotem z inwestycji w system IT elektroniczny obieg faktur kosztowych, to na pewno musisz śledzić, mierzyć i stosować wskaźniki faktur kosztowych.

Rób to regularnie, co miesiąc, co kwartał, co pół roku – wybierz okres, który ma największy sens dla Twojej organizacji. Zacznij od małej liczby wskaźników, a następnie wdróż kolejne. Niektóre narzędzia do automatyzacji elektronicznego obiegu faktur kosztowych, dostarczą Ci nawet historię procesów faktur kosztowych i metryki, ponieważ przechowuje je w czasie.