Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie

Dział rozliczeń jest odpowiedzialny za przetwarzanie, zatwierdzanie i płatności faktur kosztowych. W ramach tych funkcji istnieje kilka różnych elektronicznych obiegów dokumentów, a aby efektywnie nimi zarządzać, musisz być wyposażony w praktyczny system IT.

Tutaj znajdziesz kilka pomysłów, które pomogą Ci zarządzać elektronicznym obiegiem faktur w firmie w celu uzyskania lepszej wydajności, zwiększenia efektywności operacyjnej i uzyskania lepszych wyników finansowych.

Zarządzanie elektronicznym obiegiem faktur w firmie obejmuje zarządzanie powiązanymi zadaniami niezbędnymi do ukończenia operacji od momentu jej zainicjowania do zakończenia. Jego podstawowe działania obejmują planowanie, wykonanie, testowanie, śledzenie, optymalizację i raportowanie.

Aby być w tym efektywnym, należy zarządzać wszystkimi aspektami elektronicznym obiegiem faktur w firmie, w tym dokumentacją, czasem, zasobami ludzkimi, zadaniami itd. Celem powinno być pomaganie zespołowi w efektywnej współpracy i wspólnej pracy nad osiągnięciem celów firmowych.

Jako menedżer odpowiedzialny za obieg faktur kosztowych w firmie, sprawdź kilka wskazówek, które pomogą Ci pokierować zespołem odpowiedzialnym za rozliczenia i posunąć pracę do przodu.

Elektroniczny obieg faktur w firmie

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie zacznij wcześnie przygotowania.

Wczesne rozpoczęcie procesu zatwierdzania faktur daje Ci czas na uważną pracę nad nimi, bez pośpiechu. Pozwala to uniknąć błędów przy wprowadzaniu danych i innych pomyłek spowodowanych zbyt szybką pracą, co w efekcie prowadzi do straty czasu i pieniędzy.

Powiedz swojemu zespołowi, aby rozpoczął pracę na wczesnym etapie. Kiedy pojawi się faktura, dopasuj ją i dodaj do systemu IT w celu przetworzenia. Kiedy zaczniesz przetwarzać fakturę wcześniej, skończysz ją wcześniej, dzięki czemu unikniesz kar za opóźnienia w płatnościach, a jednocześnie będziesz mógł skorzystać z rabatów z tytułu wcześniejszej płatności. Członkowie Twojego zespołu będą mieli więcej czasu na realizację innych cennych zadań.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie skoncentruj się na swoich pracownikach.

W miejscu pracy istnieje wiele czynników rozpraszających uwagę, które przyczyniają się do utraty cennych godzin pracy. Sprawdzono, że rozmowy z kolegami, powiadomienia przez telefon komórkowy i inne czynniki rozpraszające uwagę w miejscu pracy prowadzą do tego, że przeciętny pracownik traci ponad 700 godzin pracy rocznie.

Efektywny system zarządzania elektronicznym obiegiem faktur w firmie wymagają od Ciebie i Twojego zespołu całkowitego skupienia się na wykonywanym zadaniu. To nie tylko zwiększa produktywność, ale także oszczędza koszty, ponieważ masz poważniejszych pracowników, którzy nie tracą czasu na błahe czynności.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie stwórz otwarty kanał komunikacyjny

Skuteczna komunikacja jest kluczem do udanej współpracy. Bez niej procesy utkną w martwym punkcie, a zadania przepadną. Stwórz otwarty kanał komunikacyjny, za pomocą którego uczestnicy procesu będą mogli utrzymywać kontakt, dzielić się pomysłami oraz udzielać i odbierać informacje zwrotne.

Odpowiedni kanał komunikacji gwarantuje, że wszyscy w Twoim zespole dysponują informacjami niezbędnymi do podejmowania decyzji i kontynuowania swojej części pracy, dzięki czemu wszyscy pozyskają tą samą wiedzę. Elektroniczny obieg faktur w firmie zapewni Ci ten rodzaj kanału komunikacji.

Komunikacja powinna być jasna, spójna i uczciwa. Powinna płynąć swobodnie i pomagać uczestnikom w identyfikacji odchyleń od planu oraz dostosowywać się do nich w odpowiednim czasie.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie skup się na ludziach

Zadania wykonywane są przez ludzi. Jeśli potrafisz dobrze zarządzać ludźmi, to oni również będą dobrze zarządzać procesami biznesowymi. Badania pokazują, że duża liczba pracowników niezarządzanych jest często niezaangażowana. Pracują, nie wykorzystują w pełni swoich możliwości.

Poznaj mocne strony i ograniczenia ludzi w swoim zespole i odpowiedzialnie powierzaj im zadania i obowiązki. Motywuj ich do produktywnego i konsekwentnego działania. Stwórz kulturę pracy, w której pracownicy stawiają pracę na pierwszym miejscu i są lojalni wobec firmy.

Zarządzanie ludźmi może wydawać się zniechęcające, ale nie musi być, jeśli podejdziesz do tego z właściwą postawą.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie zastosuj podejście 5W1H

Podejście 5W1H to strategia analityczna, w której wykorzystujesz sześć pytań - kto, co, kiedy, dlaczego, gdzie i jak - do analizy tematu lub procesu oceny, raportowania i widoczności.

W efektywnym zarządzaniu elektronicznym obiegu faktur w firmie, musisz utrzymać odpowiedni poziom przejrzystości i widoczności. Widoczność jest ważna, aby móc kontrolować elektroniczny obieg dokumentów, wprowadzać zmiany w regułach, monitorować postępy i nakłaniać swoich pracowników do działania. Analiza 5W1H może pomóc Ci osiągnąć zakładany poziom sprawności działania systemu IT.

Dzięki niej dowiesz się, kto co robi, gdzie to robi, dlaczego to robi, kiedy ma skończyć i jak sobie z tym radzi.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie zastosuj model RACI.

Oprócz podejścia 5W1H, możesz również zastosować model RACI.

Model ten jest formułą używaną do określania i definiowania ról i obowiązków organizacji. Pomaga on wyjaśnić następujące kwestie:

• R- Kto jest odpowiedzialny (R - Responsible) za wykonywaną pracę
• Kto jest odpowiedzialny (A – Accountable) za ostateczne decyzje i ostateczną własność
• Kto jest konsultowany (C – Consulted) przed podjęciem decyzji lub działania
• Kto jest poinformowany (I – Informed), że decyzja została podjęta lub działania zostały podjęte

Po ustaleniu tych ról i obowiązków, dopasuj je do procesów, aby uzyskać jasność i hierarchię.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie postępuj zgodnie z zasadą KISS

Zasada KISS - Keep It Simple, Stupid - to kolejna strategia, którą należy przyjąć. Stwierdza ona, że najlepsze systemy IT i procesy biznesowe to te, które są krótkie i proste.

Jest to jedna z największych zalet oprogramowania do zarządzania przepływem pracy - upraszcza ono procesy elektronicznego obiegu faktur. System IT do zarządzania obiegu faktur pozwala również określić, czy procesy zawierają więcej kroków niż jest to konieczne, czy też potrzebują więcej czasu na ukończenie.

Narzędzie do automatyzacji obiegu faktur pozwala na identyfikację i usuwanie wąskich gardeł oraz kontrolę zakresu obiegu faktur kosztowych w firmie.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie zachęcaj swój zespół do dzielenia się pomysłami

Często zdarza się, że jedna osoba nie zna wszystkich odpowiedzi, doświadczenia lub umiejętności potrzebnych do wykonania danej pracy. W takich sytuacjach można zwrócić się o pomoc do kolegów i koleżanek. Jest to zasadniczy element pracy zespołowej i niezbędny do skutecznego wykonania zadania. Pomoże to również Twojemu zespołowi w nauce nowych rzeczy i bardziej inteligentnej pracy. Pomyśl o tym jako o ciągłym procesie, który może przekształcić Twój zespół w nieskazitelną siłę roboczą.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie weryfikuj zapisy w celu ich optymalizacji

Skuteczne zarządzanie elektroniczny obieg faktur kosztowych opiera się na możliwości przeglądu i oceny sposobu, w jaki zadania były wcześniej wykonywane, a także na wprowadzaniu usprawnień w oparciu o Twoje ustalenia. Każdy obieg faktur kosztowych może być cennym źródłem nauki, a wyciągnięte wnioski można wykorzystać do zminimalizowania przyszłych niepowodzeń.

Aby móc przeglądać projekty z przeszłości, należy zawsze prowadzić ewidencję pracy wykonanej w przeszłości. Przeglądanie tych dokumentów z perspektywy podejmowania decyzji, indywidualnie lub zbiorowo, może pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu przyszłymi procesami biznesowymi.

Używając systemu IT do zarządzania obiegiem faktur kosztowych możesz automatycznie archiwizować faktury kosztowe. Aplikacja dedykowana obieg faktur kosztowych pozwoli również na łatwe i szybkie wyszukiwanie projektów z przeszłości, które możesz chcieć zbadać i wyciągnąć z nich wnioski.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie usunięcie wykonanych zadań

Skreślenie wykonanego zadania z listy rzeczy do zrobienia daje wielkie poczucie spełnienia. Jest to oczywiście powszechne na poziomie indywidualnym, ale może być również korzystne dla zespołów.

Dlaczego? Ponieważ zadania zespołowe są zazwyczaj złożone. Usunięcie z listy to do zakończonego zadania lub po prostu zaznaczenie pola w skomplikowanym kontekście daje jeszcze większe poczucie satysfakcji i pokazuje, że jest mniej do zrobienia.

Obserwowanie zbyt wielu zadań na raz wydaje się zniechęcające. Zniechęca do wykonywania zadań i przytłacza umysł. Gdy zadania nie są istotne lub aktualne, należy je usunąć z listy, aby zespół mógł skupić się na zadaniach, które są najważniejsze. Dlatego właśnie system IT pozwala Ci oznaczać zadania jako ‘gotowe’ po ich wykonaniu.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie łącz podobne zadania razem

Jeśli Twój elektroniczny obieg faktur wiąże się z wykonywaniem wielu powiązanych ze sobą zadań, zgrupuj je razem i wykonaj je wszystkie jednocześnie.

Pozwala to na sekwencyjny przepływ umysłu. Różne zadania wymagają odmiennego myślenia, więc sensowne jest, aby pozwolić umysłowi na kontynuowanie przepływu w jego obecnej strefie podczas wykonywania tych powiązanych zadań. To lepsze niż niepotrzebne przełączanie się na coś, co będzie wymagało reorientacji pracy i myślenia.

Na przykład, jeśli masz grupę faktur do przetworzenia, możesz najpierw posortować je kolejno, zanim przejdziesz do innych etapów procesu zatwierdzania.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie powierz zadania osobom z największym doświadczeniem w ich realizacji

Przy delegowaniu zadań ważne jest, kto co robi. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy osiągali najlepsze wyniki, najczęściej przydzielaj im zadania, w których mają doświadczenie lub umiejętności. W ten sposób wykorzystają oni swoje najlepsze umiejętności do pracy, co w rezultacie znacząco przyczyni się do ogólnego sukcesu działu finansowego.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie zarządzaj ryzykiem

Niezależnie od tego, czy ci się to podoba czy nie, w środowisku pracy zawsze występuje ryzyko. Najlepiej przygotować siebie i swój zespół do zarządzania tym ryzykiem w inteligentny sposób. W rzeczywistości właściwe zarządzanie ryzykiem jest niezbędną umiejętnością do prowadzenia udanych projektów.

Ryzyko może pojawić się w każdym momencie procesu zatwierdzania faktur. Należy zwracać uwagę na to, kiedy ryzyko jest nieuchronne, aby go uniknąć, a jeśli wystąpi, należy wykorzystać swoje wcześniejsze doświadczenia w podobnych sytuacjach, aby wiedzieć, jakie działania należy podjąć.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie pozyskaj wiedzę o statusie procesu

Znajomość obecnego statusu elektronicznego obiegu faktur jest ważna dla skutecznej kontroli i zarządzania. Status obiegu faktur może być opisany w następujących etapach:

• Gotowy.
• Przydzielony.
• Zamknięty.
• Wygasł.
• Przekazany.
• Czek na akceptację.
• Ukończony.

Wdrażając elektroniczny obieg faktur w firmie pamiętaj o dźwigni technologicznej

Jeśli nie używasz technologii do usprawniania i optymalizacji procesów biznesowych w dzisiejszym świecie, to Twój system IT jest przestarzały. Technologia pomaga nie tylko zarządzać procesami i obiegiem faktur kosztowych, ale także pracownikami i dokumentacją.

Właściwa technologia może znacząco obniżyć koszty, a jednocześnie uchronić Cię przed niepotrzebnym bólem głowy. Na przykład, używając aplikacji dedykowanej do automatyzacji obiegu faktur kosztowych, będziesz mógł ominąć wiele żmudnych zadań związanych z pracą ręczną. Dzięki temu unikniesz błędów i szybciej przetworzysz faktury kosztowe.

Aplikacja dedykowana została zaprojektowana specjalnie z myślą o rozliczeniach związanych z pracą i innymi procesami biznesowymi. System IT łączy w jednym interfejsie automatyzację obiegu faktur kosztowych, śledzenie zgłoszeń, komunikację i zatwierdzanie dokumentów. Można go skonfigurować bez znajomości kodowania i zintegrować z innymi systemami IT, takimi jak aplikacja do zarządzania łańcuchem dostaw, CRM dla małych firm.