Baza wiedzy w firmie
Baza wiedzy dotyczy gromadzenia danych i informacji, ich analizy oraz dzielenia się wynikami w całej organizacji w celu poprawy wydajności i podejmowania lepszych decyzji. Dzięki skutecznej strategii tworzenia bazy wiedzy, będziesz w stanie wykorzystać swoje dane w celu ulepszenia każdego aspektu swojej działalności, w tym marketingu i sprzedaży. Im więcej dowiesz się o swoich klientach, rynku, branży oraz własnych taktykach marketingowych i sprzedażowych, tym większy sukces osiągniesz.
Wykorzystanie zarządzania wiedzą do osiągnięcia sukcesu w marketingu i sprzedaży
Analiza właściwych danych i wykorzystanie wiedzy, którą z nich czerpiesz, może być trudniejszym zadaniem, niż mogłoby się wydawać. Właściwa tworzenie bazy wiedzy może pomóc w redukcji kosztów, zwiększeniu przychodów oraz przygotowaniu działań marketingowych i sprzedażowych do skutecznego radzenia sobie z wszelkimi zmianami i problemami, z jakimi niewątpliwie przyjdzie im się zmierzyć. Poniżej znajduje się kilka przykładów tego, jak tworzenie bazy wiedzy może pomóc w osiągnięciu tego celu:
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Usprawnienie współpracy w całej organizacji
Brak skutecznego zarządzania wiedzą może utrudniać prawidłowe dzielenie się cennymi informacjami w firmie. W rezultacie, dane zebrane i przeanalizowane w różnych działach mogą nie być udostępniane innym działom. Kiedy takie silosy danych występują, inne działy mogą nie podejmować najlepszych decyzji lub będą niezdolne do wprowadzenia pewnych ulepszeń, po prostu dlatego, że nie mają dostępu do informacji, które mogłyby być korzystne.
Wdrażając strategię zarządzania wiedzą, będziesz w stanie wyeliminować silosy danych i zachęcić do dzielenia się wiedzą i doświadczeniem z jednego działu do drugiego. Z kolei poprawa współpracy w całej organizacji zaowocuje lepszą komunikacją i lepszym podejmowaniem decyzji.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Wspieranie podejmowania decyzji w oparciu o dane
Baza wiedzy ułatwia decydentom w całej organizacji podejmowanie świadomych decyzji i rozwiązywanie problemów wrażliwych na czas. Dzieje się tak, ponieważ efektywne Baza wiedzy zapewnia im łatwy dostęp do istotnych danych i informacji, gdy tylko będą ich potrzebować. Dodatkowo, zarówno komunikacja, jak i współpraca pomogą w podejmowaniu szybszych i trafniejszych decyzji, ponieważ decydenci będą mogli podejmować decyzje w oparciu o doświadczenia z przeszłości i wnioski wyciągnięte od innych osób w firmie.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Zwiększenie wsparcia sprzedaży
Skupienie się na zarządzaniu wiedzą może mieć znaczący wpływ na wsparcie sprzedaży. Poszczególni pracownicy działu sprzedaży często nie wiedzą, jakie są cele ich firmy lub w jakim kierunku powinni podążać, zwłaszcza jeśli w firmie nastąpiły zmiany organizacyjne. Baza wiedzy pomaga dostarczyć wszystkim członkom zespołu sprzedażowego te same informacje. Zmniejszając tym samym nieefektywność oraz zapewniając lepsze i bardziej spójne doświadczenia klientów. Natychmiastowy dostęp do aktualnych informacji o klientach i leadach, we wszystkich działach, pomoże Twojemu zespołowi sprzedaży w bardziej efektywnej współpracy z prospektami sprzedaży i klientami. Aplikacja baza wiedzy w firmie wraz z CRM dla małej firmy rozwiązują z sukcesem potrzeby użytkowników.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Poprawa reputacji firmy
Kiedy wszystkie działy firmy są po tej samej stronie, nie będzie rozbieżności w przekazywaniu informacji, zwłaszcza gdy personel angażuje się w kontakty z potencjalnymi klientami. Nic nie frustruje klienta bardziej niż to, że przedstawiciel działu obsługi klienta powie mu coś innego niż przedstawiciel działu sprzedaży i vice versa. Bazy wiedzy w firmie pomoże uniknąć takich problemów, które mogą zaszkodzić reputacji marki.
Przedstawiciele handlowi i pracownicy obsługi klienta będą mieli również dostęp do profili klientów, które informują ich o poprzednich interakcjach przed zaangażowaniem się w celu zapewnienia lepszego doświadczenia klientów i bardziej odpowiednich informacji lub wskazówek. Aplikacja baza wiedzy w firmie może również pomóc w zapobieganiu sytuacjom, w których potencjalni klienci wymykają się z rąk, ponieważ nie zaangażowałeś ich w odpowiednim czasie. Wszystko to pomoże Ci zbudować autorytet Twojej marki i przyczyni się do ogólnej reputacji firmy.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Przewaga konkurencyjna
Możliwość zbierania i analizowania danych oraz wyciągania z nich wniosków, które można wykorzystać w praktyce, pomoże Ci wyeliminować nieefektywność i wprowadzić pozytywne ulepszenia do strategii biznesowych. To, samo w sobie, pomoże utrzymać konkurencyjność firmy. Zebrane dane są unikalnym atutem, który może być wykorzystany do lepszego zrozumienia klientów i ich potrzeb. Ponadto, dobrze zaprojektowana baza wiedzy powinna obejmować podstawowe dane i zbieranie informacji na temat konkurencji w branży, co może zapewnić wgląd w to, jak skuteczniej konkurować. Śledzenie trendów biznesowych może pomóc w prognozowaniu wydarzeń, aby lepiej przygotować wszystkie działy firmy do przyszłych sukcesów. Aplikacja dedykowana, jest jedną z najbardziej powszechnych, prostych sposobów na stworzenie istotnej przewagi konkurencyjnej na rynku. Zaprojektowanie i wykonanie aplikacji dedykowanej to zaangażowanie zespołu na ponad rok. Po wdrożeniu aplikacji dedykowanej, szczególnie aplikacji B2B, firma przez wiele miesięcy a niekiedy lat może uzyskiwać korzyści biznesowe.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Analiza porównawcza wyników marketingu i sprzedaży
Aby poprawić swoje strategie marketingowe i sprzedażowe, musisz być w stanie monitorować wydajność swoich zespołów marketingowych i sprzedażowych. Chociaż można to zrobić za pomocą analizy danych, musisz mieć coś, z czym możesz się porównać. Podczas gdy porównywanie bieżących wyników z wynikami z przeszłości może pomóc ci określić, czy nastąpiła ogólna poprawa, czy nie, będziesz chciał porównać swoje wyniki z benchmarkami branżowymi. Jest to możliwe, jeśli posiadasz szczegółową wiedzę na temat konkurencji i branży jako całości.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Projektowanie procesów biznesowych
Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu wiedzą, nie tylko będziesz w stanie poprawić istniejące procesy biznesowe, ale będziesz w stanie promować standardowe i powtarzalne procesy w całej organizacji. Dzięki temu pracownicy wiedzą, jak wykonywać swoje zadania, co zapewnia bardziej spójne, wysokiej jakości wyniki.
Strategia tworzenia bazy wiedzy w firmie
Biorąc pod uwagę, do jak wielu danych Twoja firma ma prawdopodobnie dostęp (nawet mniejsze firmy mogą gromadzić ogromne ilości danych w wyniku swoich działań marketingowych i sprzedażowych online), działanie na tych danych może być wyzwaniem. Dlatego też strategiczne tworzenie bazy wiedzy w firmie składa się z kilku różnych elementów. Poniżej przedstawiamy główne komponenty strategii tworzenia bazy wiedzy, którymi należy się zająć, aby skutecznie wykorzystać bazę wiedzy i stale poprawiać wyniki marketingu i sprzedaży.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Badania i gromadzenie informacji
Wiedza o rynku, klientach, konkurentach i branży jest niezbędna, aby pozostać konkurencyjnym i istotnym. Jako takie, ciągłe badania i gromadzenie informacji jest potrzebne i obejmuje wykonywanie analiz konkurencji, robienie badań rynku, i po prostu śledzenie nowych i pojawiających się trendów.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. CRM dla małej firmy
Wdrożenie CRM dla małej firmy pozwoli całej organizacji, w tym zespołom marketingu, sprzedaży i obsługi klienta, aby posiadać dostęp do profili klientów i perspektyw, które są dokładne i aktualne. Te informacje o klientach mogą być następnie udostępniane w całej firmie, aby pomóc wzmocnić doświadczenie klienta. Oczywiście, należy upewnić się, że każdy, kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie danych, aktualizuje profile klientów, korzystając ze standardowych protokołów wprowadzania danych, oraz że robi to w odpowiednim czasie, tak aby profile nigdy były aktualne.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Analityka danych
Duża część wiedzy, którą gromadzi Twoja firma będzie pochodziła z danych, które zbierasz i analizujesz. Analityka danych może pomóc w kierowaniu strategii marketingowych i sprzedażowych we właściwym kierunku, a także wzmocnić zdolności decyzyjne. Aby jednak analiza danych była skuteczna, należy zadbać o to, aby informacje były dostępne dla osób decyzyjnych i interesariuszy w sposób, który można łatwo wykorzystać i wyciągnąć z nich wnioski, dlatego warto śledzić odpowiednie KPI i metryki za pomocą pulpitów nawigacyjnych i raportów. Osoby podejmujące decyzje nie są jedynymi, którzy mogą skorzystać z analityki danych. Pracownicy i kierownicy zespołów mogą korzystać z pulpitów i raportów do monitorowania wydajności.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Dostosowanie marketingu i sprzedaży
Dopasowanie marketingu i sprzedaży jest absolutnie niezbędne do efektywnego zarządzania wiedzą. Zarówno dział marketingu, jak i sprzedaży odnotują znacznie lepsze wyniki, jeśli będą mogły dzielić się cennymi informacjami i jeśli współpraca między nimi będzie wspierana.
Na przykład, jeśli dział marketingu ma dostęp do informacji o leadach, które wysłał do sprzedaży i jest w stanie komunikować się z zespołem sprzedaży, będzie w stanie odpowiednio dostosować swoje działania marketingowe. Może to poprawić jakość pozyskiwanych leadów, jak również zwiększyć ich zdolność do kwalifikowania potencjalnych klientów. Z drugiej strony, Twój zespół sprzedaży będzie mógł skuteczniej współpracować z marketingiem w zakresie tworzonych przez siebie zasobów, które mogą być następnie wykorzystane do skuteczniejszego angażowania i rozwijania szans sprzedażowych. Zespół sprzedaży może również dowiedzieć się więcej na temat produktów i usług oferowanych przez firmę od zespołu marketingu, co zwiększa możliwości sprzedaży.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Wdrażanie procesów biznesowych
W wyniku analizy danych, jak również bezpośrednich informacji zwrotnych od pracowników i kierowników zespołów, powinieneś być w stanie opracować nowe procesy biznesowe, które pomogą poprawić wydajność i wyniki. Jednak faktyczne wdrożenie tych nowych procesów może stanowić wyzwanie, jeśli pracownicy nie są ich świadomi lub utknęli w starych sposobach. W związku z tym, ważną częścią strategii tworzenia bazy wiedzy jest opracowanie procesu tworzenia, przechowywania, promowania i wykorzystywania standardowych procesów biznesowych, który zachęci pracowników do bardziej regularnego stosowania procesów.
Wyzwania związane z procesem tworzenia bazy wiedzy w firmie
Na pierwszy rzut oka, baza wiedzy w firmie może wydawać się dość prosta aplikacją i prostym procesem. Wiele osób zakłada, że jest to po prostu kwestia przeprowadzenia pewnych badań, wyciągnięcia wniosków z sukcesów i porażek oraz zastosowania zdobytej wiedzy we wszystkich przyszłych działaniach marketingowych i sprzedażowych. Jednakże, proces ten może być nieco bardziej złożony niż się wydaje. Istnieje wiele przeszkód, które mogą sprawić, że tworzenie bazy wiedzy w firmie nie będzie miała takiego wpływu, jakiego można by oczekiwać. Poniżej przedstawiamy kilka z powszechnych wyzwań, które mogą zniweczyć potencjalny wpływ strategii tworzenia bazy wiedzy:
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Poleganie wyłącznie na technologii
Istnieje wiele rozwiązań, które można wdrożyć, aby pomóc w realizacji i wzmocnieniu strategii tworzenia bazy wiedzy, od CRM po chatboty, które mogą być wykorzystywane do zbierania informacji kwalifikacyjnych na stronach www. Ważne jest jednak, aby nie uzależniać się zbytnio od używanej technologii. Zdolność do wykorzystania wiedzy zdobytej dzięki tym narzędziom jest całkowicie zależna od procesów, które są na miejscu. Nie wspominając o tym, że Twoi pracownicy muszą być dokładnie przeszkoleni, aby zrozumieć, jak korzystać z procesów biznesowych.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Słaba integracja danych
Jak już wcześniej wspomniano, silosy danych mogą być ogromną przeszkodą w zarządzaniu wiedzą. Kiedy pojawiają się silosy danych, uniemożliwiają one dzielenie się ważnymi informacjami pomiędzy działami. Silosy danych powstają w wyniku słabej integracji. Nawet jeśli wdrożyłeś CRM dla małej firmy, wdrożyłeś aplikację baza wiedzy musisz upewnić się, że są one prawidłowo zintegrowane ze wszystkimi źródłami danych w całej organizacji. W przeciwnym razie, profile, które są umieszczone w CRM mogą zawierać niedokładne informacje lub mogą zwierać niekompletne informacje. Trudno będzie polegać na danych, jeśli są one podzielone na silosy, niedokładne lub niekompletne.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Słaba spójność danych
Integralność danych odnosi się do jakości danych. Istnieje szereg problemów, które mogą wpłynąć na integralność danych, co może mieć negatywny wpływ na dokładność analityki. Na przykład, dane, które są zduplikowane, niedokładne, niekompletne, nieaktualne lub przestarzałe. Te problemy z integralnością danych mogą być spowodowane przez błędy ludzkie, jak również błędy transferu danych. Chociaż istnieje kilka procesów biznesowych, które można wdrożyć, aby zapobiec niskiej integralności danych, takich jak protokoły standaryzacji danych i protokoły wprowadzania danych, należy również wdrożyć proces higieny danych w celu rutynowego czyszczenia danych poprzez korygowanie, usuwanie lub konsolidację danych, gdy jest to konieczne.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Słabe bezpieczeństwo danych
Chociaż strategia tworzenia bazy wiedzy w firmie zazwyczaj zachęca do dostępu do informacji i dzielenia się nimi, istnieją pewne informacje, które mogą być uważane za zbyt wrażliwe, aby udostępniać je wszystkim w organizacji. Dane wrażliwe, które mogą obejmować informacje zastrzeżone lub osobiste informacje o klientach (takie jak numery kart kredytowych) powinny być przechowywane w sposób bezpieczny i prywatny. Będziesz chciał podjąć środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych i prywatności, takie jak szyfrowanie informacji (co, na przykład, można zrobić online z protokołem HTTPS) i wdrożenie uprawnień użytkowników, dzięki czemu można ograniczyć dostęp do niektórych pracowników lub działów.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Brak dopasowania organizacyjnego
Baza wiedzy w firmie może pomóc w lepszym dopasowaniu organizacyjnym, ale nie pomoże, jeśli nie istnieją procesy, które faktycznie zachęcają do dopasowania między różnymi działami firmy. Na przykład, chociaż baza wiedzy umożliwia zespołom marketingu i sprzedaży bardziej efektywną współpracę, nie stanie się to, jeśli zespoły marketingu i sprzedaży nie będą się ze sobą komunikować. Muszą one znaleźć się na tej samej stronie, co można osiągnąć dzięki umowie SLA (service level agreement) dotyczącej marketingu i sprzedaży. Tylko wtedy baza wiedzy będzie miała wpływ na dostosowanie działań.
Tworzenie bazy wiedzy w firmie. Skuteczne Baza wiedzy ułatwi rozwój biznesu
Wiedza to potęga, jak to się mówi. Bez skutecznego zarządzania wiedzą nie ma gwarancji, że będziesz w stanie stale ulepszać swoje strategie marketingowe i sprzedażowe. Zdolność do właściwego zarządzania wiedzą, którą można pozyskać z danych, w tym dzielenia się nią z odpowiednimi osobami i wykorzystywania jej do podejmowania bardziej świadomych decyzji biznesowych, jest tym, co pomoże napędzać rozwój firmy w przyszłości. Uzyskać istotną przewagę konkurencyjną. Stworzyć firmę przyszłości.
