Firmowa baza wiedzy

Firmowa baza wiedzy jest tworzona przez organizację ściśle dla członków zespołu, aby mieli dostęp do prywatnej lub poufnej wiedzy w razie potrzeby. Firmowa baza wiedzy powinna zawierać jak najwięcej informacji i dokumentacji, aby pomóc pracownikom w wykonywaniu ich pracy z minimalną ilością zakłóceń.

Wiele zespołów w firmie może utrzymywać własne wewnętrzne bazy wiedzy specyficzne dla ich potrzeb, ale najlepszą praktyką jest stworzenie jednej centralnej firmowej bazy wiedzy, która zawiera informacje z całej firmy, aby zmniejszyć tarcie i umożliwić współpracę.

Firmowa baza wiedzy. Rodzaje informacji

Chociaż każda grupa użytkowników może mieć własną firmową bazę wiedzy, są zwykle wykorzystywane do przechwytywania wiedzy, której pracownicy potrzebują, aby prawidłowo wykonywać swoją pracę, i mogą zawierać informacje na temat:

• Informacje o firmie - adresy biur, kontakty prasowe, strony internetowe.
• Świadczenia - dostępne benefity, jak i kiedy się zapisać oraz okresy otwartej rejestracji.
• Onboarding - Czego nowi pracownicy powinni się spodziewać w pierwszych tygodniach pracy, jaka narzędzia pracy zostaną im wydane, jak wszystko działa i do kogo mogą się zwrócić z pytaniami.
• Pomoc techniczna - pełna obsługa i samoobsługa informacji IT, podstawowe zabezpieczenia urządzeń.
• Struktura organizacyjna -, procedury eskalacji i przynależność zespołów.
• Wynagrodzenie - jak uzyskać dostęp do odcinków wypłaty i dokumentów podatkowych, a także informacje o cyklu przeglądów rocznych.
• Kalendarze - listy świąt firmowych i ważnych dat.
• Badania rynku - artykuły zewnętrzne, informacje o konkurencji i cenach.
• Informacje dla wtajemniczonych - aktualizacje procesów wewnętrznych, ogłoszenia firmowe.

Informacje powinny być również gromadzone na poziomie zespołu, aby ułatwić dzielenie się wiedzą w obrębie organizacji. Na przykład przedstawiciele działu obsługi klienta potrzebują dostępu do zewnętrznych odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania oraz danych dotyczących użytkowania przez klientów; dział zarządzania kontami może potrzebować danych dotyczących użytkowania i finansów; dział inżynieryjny będzie potrzebował anonimowych danych dotyczących użytkowania, ale także dostępu do narzędzi i informacji specyficznych dla działu inżynieryjnego, które wymagają własnej dokumentacji.

Ze względu na te nakładające się i odrębne potrzeby, firmowa baza wiedzy powinna być elastyczna i rozbudowana, wynikać z odgórnej strategii zarządzania wiedzą, oraz z faktycznym utrzymaniem i tworzeniem artykułów, których właścicielem jest menadżer wiedzy.

Firmowa baza wiedzy, jak ją stworzyć?

Firmowa baza wiedzy, zacznij od celu

Jeśli szukasz przede wszystkim dzielenia się wiedzą w czasie rzeczywistym, baza wiedzy jest tym, co powinieneś rozważyć. Jeśli szukasz okazjonalnych szkoleń, możesz rozważyć system zarządzania nauczaniem. Poznaj różne rodzaje systemów do zarządzania wiedzą.

Firmowa baza wiedzy, stwórz strategię zarządzania wiedzą

Strategia zarządzania wiedzą to konkretny plan, który ma pomóc organizacji w zarządzaniu informacjami, danymi i wiedzą z korzyścią dla organizacji i wszystkich interesariuszy. Dowiedz się, jaki jest plan firmy przed zobowiązaniem się do stworzenia firmowej bazy wiedzy, aby zaoszczędzić czas i zapobiec frustracji. Dowiedz się o strategiach zarządzania wiedzą.

Firmowa baza wiedzy, stwórz plan wdrożenia

W istocie, wdrożenie firmowej bazy wiedzy jest ćwiczeniem z zakresu zarządzania zmianą, ale takim, które zawiera własne rozwiązanie, ponieważ dzielenie się wiedzą ułatwia zarządzanie zmianą. Zanim napiszesz pojedynczy artykuł, przygotuj firmową bazę wiedzy do udanego przyjęcia. Dowiedz się, jak wdrożyć nową firmową bazę wiedzy.

Firmowa baza wiedzy, wybierz dedykowany system informatyczny

Istnieje 6 głównych typów baz wiedzy. Niezależnie od tego, czy wybierzesz FAQ, dokument, wiki, czy nowszą platformę, upewnij się, że rozumiesz korzyści i wyzwania. Poznaj różnice między korporacyjnymi wiki a wewnętrznymi bazami wiedzy.

Firmowa baza wiedzy, rozwijaj!

Wewnętrzna baza wiedzy powinna być skonstruowana w sposób intuicyjny. Powinna być zaprojektowana tak, aby podkreślała łatwość dostępu i znajdowania informacji, a nie tylko ich przechowywania. Hierarchiczna struktura ma znaczenie tylko wtedy, gdy ułatwia formatowanie informacji. Powiązane fragmenty informacji powinny być połączone albo przez hiperłącze lub tagowanie, albo oba, aby dać pełniejszy kontekst. Jakakolwiek struktura działa w firmie jest tym, czego powinieneś używać.

Firmowa baza wiedzy, artykułu

Najważniejszą rzeczą, o której powinieneś pamiętać podczas budowania firmowej bazy wiedzy, jest utrzymywanie treści istotnych, łatwych do zrozumienia i łatwych do znalezienia.

Informacje powinny być monotematyczne, krótkie i istotne, aby zapobiec zamieszaniu w ich interpretacji. Jeśli to możliwe, unikaj zakopywania informacji w dłuższych, wielotematycznych stronach lub dokumentach. Tam, gdzie możesz, twórz informacje na jeden temat. Łącz ze sobą powiązane tematy, ale dzięki temu, że każdy artykuł jest maksymalnie skoncentrowany na jednym zagadnieniu, wyszukiwanie staje się znacznie prostsze, ponieważ czytelnik nie musi skanować wielu akapitów (lub stron), aby znaleźć odpowiedź. Odkryj, dlaczego krótsze artykuły są łatwiejsze w użyciu.