Baza wiedzy w firmie
Najlepsza baza wiedzy w firmie to połączenie ludzi, dokumentów oraz miejsc ich wzajemnej interakcji. Wiedza, którą gromadzi Twoja firma jest Twoją główną przewagą konkurencyjną. Nikt nie ma takiego doświadczenia i wiedzy, jak pracownicy i Ty.
Dlatego właśnie silna baza wiedzy firmy może poprawić każdy aspekt jej działalności firmy . Być może zastanawiasz się...
Jaki jest cel bazy wiedzy?
Baza wiedzy w firmie to firmowe repozytorium, w którym uporządkowane są wszystkie wewnętrzne informacje oraz osoby, które stworzyły te informacje. Baza wiedzy w firmie to najlepsza opcja do przechowywania danych o firmie, danych o klientach, danych o procesach biznesowych, regulacjach wewnętrznych, analizach rynkowych, danych o produktach, raportach rynkowych i dokumentów pracowniczych. Pomaga pracownikom uzyskać dostęp do ważnych informacji w celu rozwiązania problemów związanych z obsługą klienta, rozwiązywania problemów organizacyjnych i uzyskania wglądu we współpracę pracowników.
Pomyśl o bazie wiedzy w firmie jak o własnej wyszukiwarce Google Twojej firmy - wszystko, co jest istotne dla codziennych operacjach, możesz przeszukiwać i jest zawsze dostępne. Zwiększa to wydajność i produktywność, ponieważ zawsze pracownicy mogą znaleźć to, czego potrzebują, bez względu na to, gdzie się znajdują.
Jeśli chodzi o to, co używać do bazy wiedzy w firmie, intranet jest idealnym rozwiązaniem - tak długo, jak to wspiera zarządzanie wiedzą. W bazy wiedzy w firmie, intranecie firmowym, masz mnóstwo intuicyjnych indeksów wyszukiwania, narzędzia współpracy, a także zachęty dla pracowników poprzez przechowywanie informacji wewnętrznych w tym samym miejscu, gdzie pracownicy już obecnie się logują, aby wykonać swoja pracę. (np. komunikacji z kolegami, ogłoszenia firmy, i odpowiedzi na pytania). Jedna platforma mniej do przeszukiwania przez pracowników oznacza więcej zaoszczędzonego czasu.
Scentralizuj to, czego potrzebują pracownicy, działy, zespoły i obserwuj, jak poprawia się zadowolenie klientów i retencja, rosną zyski, a szczęśliwsi pracownicy przejmują odpowiedzialność za swoje role. To niesamowite, co możesz zrobić, gdy zorganizujesz informacje tak, aby ludzie mogli znaleźć szybko i sprawnie, bez konieczności komunikowania się z innymi osobami to, czego właśnie szukają i potrzebują.
Najlepsza baza wiedzy w firmie, to ludzie
Baza wiedzy w firmie umożliwia gromadzenie i udostępnianie ponowne wiedzy
Baza wiedzy w firmie pozwala organizacji wdrożyć podejście skoncentrowane na wiedzy w każdym aspekcie działalności, takim jak obsługa klienta, szkolenie pracowników i wprowadzanie pracowników do firmy, onboarding pracowników. Dlatego właśnie chcesz, aby baza wiedzy w firmie była wypełniona istotnymi informacjami i zasobami, które zostały stworzone z myślą o pracownikach. Rozważ dodanie często zadawanych pytań, ważnych zagadnień i tematów oraz przewodników dla różnych zespołów w Twojej firmie.
Uprościsz również wiele innych procesów, które wymagają dzielenia się informacjami, korzystając z narzędzi współpracy online.
Podejście skoncentrowane na wiedzy ma na celu pomóc pracownikom, działom pracować bardziej efektywnie. Pracownicy działu obsługi klienta mogą znaleźć podobne sprawy, nad którymi pracują inni, nowi pracownicy mogą znaleźć przewodniki szkoleniowe, a zespół sprzedaży może znaleźć szablony wiadomości e-mail do obsługi delikatnych transakcji. Aby mieć użyteczną bazę wiedzy w firmie, musisz upewnić się, że dokumenty, załączniki i treści w niej zawarte są istotne dla użytkowników i łatwe do znalezienia. Dbaj o metodologie i praktyki, których używasz do przechwytywania, strukturyzowania, wykorzystywania i ponownego wykorzystywania wiedzy - Twoi pracownicy, użytkownicy bazy wiedzy Ci podziękują.
Baza wiedzy w firmie ułatwia pracę i współpracę
Aby baza wiedzy w firmie stała się prawdziwym źródłem wiedzy dla Twoich pracowników, jej zawartość powinna być łatwa do przyswojenia. Zastanów się, dla kogo jest ta zawartość i jaki jest jej cel. Na przykład, jeśli tworzysz dokument dotyczący typowych pytań z zakresu obsługi klienta, możesz sformułować informacje w formie pytań i odpowiedzi. Inne zespoły, jak np. dział prawny, mogą wymagać dokumentów bardziej szczegółowych.
Nie wystarczy wrzucić kilka dokumentów do firmowej bazy wiedzy. Przeanalizuj zawartość z drobiazgową dokładnością. Informacje, które dostarczasz swoim pracownikom muszą być łatwe do przeczytania, zrozumienia i odpowiadać ich specyficznym potrzebom.
Baza wiedzy w firmie zawiera odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Czy członkowie Twojego zespołu borykają się z podobnymi problemami w swoich działach? Istnieje duże prawdopodobieństwo, że odpowiedź brzmi tak. Jeśli tak, udostępnij te spostrzeżenia i doświadczenia w swojej bazie wiedzy. Może to być w formie dedykowanych działów, FAQ, przypadków z życia firmy, lub wiki. Tworzenie baza wiedzy w firmie działa najlepiej, gdy dokumentujesz rozwiązania typowych problemów lub sytuacji.
Jak stworzyć bazę wiedzy w firmie?
Baza wiedzy w firmie powinna zawierać zawsze aktualne informacje
Baza wiedzy w firmie musi być aktualizowana o nowe informacje, w przeciwnym razie pracownicy nie będą czerpać z niej wystarczającej wartości. Musi ona zawierać nowy wgląd i dane, gdy tylko pojawią się nowe informacje.
- Ile transakcji zamknąłeś w drugim kwartale ubiegłego roku?
- Czy miałeś jakieś nowe premiery projektów?
- Jakie były wyniki ankiety na temat zadowolenia klientów?
- Czy masz arkusze kalkulacyjne z materiałami marketingowymi dla swojego zespołu sprzedaży?
Te informacje powinny znajdować się w firmowej bazie wiedzy. Baza wiedzy w firmie pracownikom dobrze wykonywać swoją pracę, być na bieżąco z postępami firmy i redukuje wąskie gardła.
Zachęcaj pracowników, aby byli częścią bazy wiedzy. W miarę jak pracownicy wchodzą w interakcję z bazą wiedzy, mogą na bieżąco przeglądać informacje i dodawać opinie za pomocą funkcji społecznościowych. Jeśli wystąpią błędy, każdy - lub tylko nieliczni - mogą zaktualizować treść lub zwrócić na nie uwagę wyższego rangą pracownika. Takie podejście pozwala utrzymać bazę wiedzy w najlepszym stanie, jednocześnie zachęcając pracowników do pracy w społeczności i uczestniczenia w rozwoju firmy.
Baza wiedzy w firmie powinna umożliwiać dzielenie się artykułami opartymi na wiedzy, aby utrzymać wysoką jej wydajność
Jeśli nie będziesz stale rozwijać się jako firma, prawdopodobnie zostaniesz w tyle. Dlatego tak ważne jest zachęcanie do współpracy, wysłuchiwanie pomysłów i udostępnianie pracownikom zasobów edukacyjnych istotnych dla ich pracy.
Baza wiedzy w firmie może przechowywać artykuły, aby każdy miał do nich dostęp dziś, jutro lub za kilka miesięcy. Umożliwiaj swoim pracownikom komentowanie, polubienie i udostępnianie treści członkom zespołu lub innym działom. W ten sposób stworzysz zachęcającą społeczność, która będzie wspierać rozwój osobisty każdego pracownika.
Inny pomysł: Miej pod ręką gotowe szablony, gdy pracownicy tworzą własne treści. W ten sposób pracownicy mogą łatwo przyczynić się do tworzenia nowych treści w bazie wiedzy przy jednoczesnym zachowaniu spójności i jednolitości pracy.
Baza wiedzy w firmie powinna zawierać uproszczoną, sprawną taksonomię
Zawartość firmowej bazy wiedzy musi być przeszukiwalna. W przeciwnym razie, jaki jest jej sens? Usprawniona nawigacja przeniesie doświadczenie użytkownika na wyższy poziom. Najwyższej klasy user experience - w ten sposób pracownicy mogą łatwo pozyskiwać, udostępniać i aktualizować informacje.
Baza wiedzy w firmie powinna zachęcać do tworzenia treści i współpracy
Baza wiedzy w firmie online usprawnia komunikację zewnętrzną z potencjalnymi klientami, obecnymi klientami i odwiedzającymi stronę internetową, ponieważ informacje są łatwo dostępne dla wszystkich. Zachęcaj pracowników z różnych zespołów do tworzenia blogów i artykułów dla celów marketingowych. Dzięki temu pracownicy będą lepiej poinformowani o różnych wydarzeniach w firmie i mogą natychmiast odpowiedzieć na pytania klientów.
Zespół obsługi klienta może opublikować artykuł "Najczęściej zadawane pytania". Zespół ds. komunikacji może pochwalić się swoją wiedzą, tworząc posty na tematy branżowe. Jeśli wykorzystasz swoją wiedzę, aby zapewnić klientom doskonałe doświadczenia, będzie to widoczne.
Jak stworzyć firmową bazę wiedzy?
Twórz bazę wiedzy w firmie poprzez rozmowy
Baza wiedzy w firmie zachęca pracowników do dodawania swoich spostrzeżeń i przyczyniania się do rozwoju społeczności. Poprzez włączenie funkcji społecznościowych w bazie wiedzy w firmie, każdy w organizacji może angażować się w swoją pracę.
Załóżmy, że jeden z przedstawicieli handlowych stworzył artykuł na temat radzenia sobie w trudnych sytuacjach z potencjalnymi klientami. Przedstawiciel handlowy, który jest nowy w pracy, czyta ten artykuł i uważa go za przydatny. Hurra! Daje artykułowi like. Inny sprzedawca, który pracuje w firmie od dekady, zauważył, że brakuje dwóch kluczowych sytuacji i zespół musi się o tym dowiedzieć. Zostawia komentarz z uzupełnieniami, a autor dodaje je do artykułu. Tak po prostu, pracownicy angażują się, uczą i rozwijają razem. Pracownicy tworzą bazę wiedzy w firmie.
Twórz bazę wiedzy w firmie zgodnie z wizualizacją graficzną firmy
Dodanie marki firmy do bazy wiedzy online wymaga niewiele wysiłku, ale ma potężne efekty. W rzeczywistości, personalizacja jest jednym z głównych trendów w zarządzaniu wiedzą. Baza wiedzy w firmie online ma kolory i identyfikację wizualną firmy, treści staną się bardziej angażujące.
Bądź dumny z bazy wiedzy w firmie, aplikacji które zapewniasz pracownikom, a oni będą dumni z pracy, którą tworzą z zasobów firmowych.
Rozwijaj bazę wiedzy w firmie poprzez wykorzystanie profili pracowników
Poświęć chwilę i wyobraź sobie, jak wygląda firmowa baza wiedzy. Być może wyobrażasz sobie dokumenty, podręcznik pracownika, raporty, arkusze kalkulacyjne i notatki. A może wizualizujesz swoje oprogramowanie. Ostatecznie, te informacje, które tworzą bazę wiedzy w firmie online, składają się z doświadczeń i pracy wniesionej przez pracowników.
Solidny katalog pracowników tworzy połączenia - potężny sposób na wymianę wiedzy w firmie. Zachęcaj pracowników do kompletnego wypełniania profili pracowniczych. Wyjdź poza standardowe pytania i dodaj również osobiste zainteresowania i doświadczenia z przeszłości. Używaj strumieni aktywności osobistej, aby inni mogli zobaczyć, kto nad czym pracuje i zadawać pytania.
Stwórz bazę wiedzy w firmie poprzez zintegrowanie jej z intranetem
Twój intranet jest idealnym miejscem dla firmowej bazy wiedzy, ponieważ upraszcza sposób, w jaki pracownicy wykonują swoją pracę. Kiedy wszystko znajduje się w jednym miejscu, pracownicy nie tracą czasu na szukanie plików, przeskakiwanie pomiędzy różnymi platformami lub przypadkowe przeglądanie starszych wersji dokumentów.
Dbałość o bazę wiedzy w firmie online to dbałość o wewnętrzny jej rozwój. Kiedy zapewniasz pracownikom wartościowe aplikacje dedykowane, które usprawniają ich codzienną pracę, ich wydajność wzrasta.
Rozwijaj bazę wiedzy w firmie poprzez stworzenie przestrzeni do otwartej komunikacji
Aby utrzymać efektywną bazę wiedzy w firmie, musisz traktować ją jak rosnący, żywy system, który z czasem musi ewoluować. Szukaj sposobów na ulepszenia. Zalecamy rozmowę z pracownikami - to oni z pierwszej ręki wiedzą, co działa, a co mogłoby wymagać poprawek. Stwórz ankiety wśród pracowników lub zaplanuj spotkania małych zespołów z menedżerami, aby uzyskać informacje zwrotne.
Twórz bazę wiedzy w firmie poprzez rozmowy
Jeśli pracownicy już otrzymują wiele e-maili i spotkań, istnieją inne sposoby, aby ocenić, co działa. Możesz również śledzić aktywność użytkowników bazy wiedzy w firmie za pomocą narzędzia analitycznego. Zrozum, jakie treści otrzymują najwięcej odsłon i zaangażowania.
Baza wiedzy w firmie online rośnie wraz z rozwojem firmy. Dlatego ważne jest, aby sprawdzać ją w ciągu roku.
Najlepsza baza wiedzy w firmie
Najlepsza baza wiedzy w firmie, tworząc ją, ważne jest, abyś zawsze miał na uwadze swoich pracowników. W końcu to właśnie oni będą z niej korzystać. Kiedy informacje są łatwo dostępne, a pracownicy są zachęcani do przyczyniania się do rozwoju tej rosnącej wiedzy, Twoi pracownicy mogą być dumni ze swojej roli.
Dobrze zorganizowana baza wiedzy w firmie pozwoli organizacji zaoszczędzić pieniądze poprzez skrócenie czasu spędzonego na poszukiwaniu informacji. Zapewnia ona efektywność na wszystkich frontach działalności - zapytania klientów, szkolenia pracowników i współpracę. Baza wiedzy w firmie online jest jednym z najbardziej opłacalnych kanałów wsparcia, ponieważ daje użytkownikom łatwy dostęp do informacji, które w przeciwnym razie wymagałyby kontaktu z pracownikami firmy. Co jest kosztowne.
