Baza wiedzy w firmie
Aby ocenić sukces strategii zarządzania bazą wiedzy, możesz wykorzystać wskaźniki efektywności aplikacji baza wiedzy:
- Wskaźnik adopcji bazy wiedzy.
- Wskaźnik średniego wieku artykuły w bazie wiedzy.
- Wskaźnik użyteczności bazy wiedzy.
Wskaźniki efektywności aplikacji baza wiedzy. Wskaźnik adopcji bazy wiedzy.
Wskaźnik adopcji lub wykorzystania bazy wiedzy powinien być głównym metryką, według której oceniane jest powodzenie strategii rozwoju bazy wiedzy. Jeśli odsetek osób korzystających z bazy wiedzy w stosunku do całkowitej liczby osób mających do niej dostęp jest wysoki, to znaczy, że baza wiedzy posiada prawdopodobnie powszechne zaufanie, jest użyteczna, a wiedza w niej zawarta jest kompleksowa i wszechstronna.
Uwaga: Ważne jest, aby regularnie sprawdzać wskaźnik adopcji bazy wiedzy. Wiele baz wiedzy jest zaufanych i wszechstronnych, gdy są po raz pierwszy utworzone, ale z czasem stają się nieaktualne, co prowadzi do tendencji spadkowej w ich wykorzystaniu. Wskaźnik adopcji bazy wiedzy jest dobrym katalizatorem do przeprowadzenia audytu wiedzy i określenie struktury zarządzania.
Wskaźnik adopcji bazy wiedzy na poziomie ≥80% wskazuje na udaną bazę wiedzy.
Wskaźniki efektywności aplikacji baza wiedzy. Wskaźnik średniego wieku artykuły w bazie wiedzy.
Wiedza powinna być odświeżana w miarę potrzeb w każdej bazie wiedzy (wewnętrznej lub zewnętrznej). Stara baza wiedzy (na przykład taka, w której średni wiek opublikowanego artykułu wiedzy wynosi ≥1 rok) ma mniejsze szanse na zaufanie - a więc i na wykorzystanie. Podczas gdy niektóre informacje mogą wymagać aktualizacji tylko raz w roku (np. dokumentacja korzyści; szablony prezentacji slajdów), inne mogą wymagać aktualizacji raz na miesiąc lub raz na kwartał (np. zarys kwot; wywiad konkurencyjny; struktury zespołów).
Uwaga: Jeśli to możliwe, ustaw artykuły w bazie wiedzy tak, aby "wygasały" w określonym odstępie czasu. To spowoduje, że artykuły przejdą w stan niezaufany i zmusi to właściciela ich do przejrzenia i ponownego zweryfikowania ich poprawności w razie potrzeby.
Każda wiedza, która nie została zweryfikowana od ponad roku, musi zostać przejrzana i albo zaktualizowana, albo usunięta z bazy wiedzy, aby zachować jej użyteczność.
Wskaźniki efektywności aplikacji baza wiedzy. Wskaźnik użyteczności bazy wiedzy.
Wiedza, która jest trudna do znalezienia lub zrozumienia nie będzie używana. Staraj się, aby artykuły w bazie wiedzy były jak najkrótsze i trafiały w punkt. A jeśli to możliwe, podziel artykuł na konkretne, indywidualne części. Na przykład, zamiast dodawać 30-stronicowych dokumentów, podziel każdą sekcję tego dokumentu na części i zrób z niej osobny wpis w bazie wiedzy, i połącz z powiązanymi częściami, gdzie ma to sens:
W ten sposób każdy z tych kawałków jest indywidualnie możliwy do znalezienia, ale są one również użyteczne jako całość. Dzięki temu konkretny fragment wiedzy jest szybko dostępny (i łatwo aktualizowany) bez konieczności poświęcania dodatkowego czasu na przeglądanie, ponieważ dłuższe dokumenty wymagają więcej czytania i wyszukiwania.
