Cechy firmy IT
Nie jest łatwo wybrać firmę świadczącą usługi outsourcingowe. Główny powodem jest łatwość, z jaką każdy może taką firmę założyć. A co się z tym wiąże z bardzo dużą konkurencją. Oczywiście mówimy tutaj o rynku MSP, czyli firmach, które w wielu wypadkach mogą być obsługiwane przez jednego – dwóch konsultantów. Należy podkreślić, że wiele firm jednoosobowych funkcjonuje na zasadzie – ‘po godzinach’. Przez ‘po godzinach’ rozumiemy sytuację, w której osoba świadcząca usługi outsourcingowe pracuje na etacie w jednej firmie, a po jej skończeniu świadczy w ramach swojego obszaru kompetencji, usługi dla innych klientów. Również założenie firmy outsourcingowej jest bardzo proste i szybkie, nie wymaga żadnych pozwoleń ani skończonych kursów.
Jak w takiej sytuacji wybrać firmę, która spełni oczekiwania klienta?
Jak dokonać właściwego wyboru, w sytuacji, w której te same, ale nie takie same usługi można uzyskać od różnych firm? Na tym samym rynku, działają bardzo różne podmioty zarówno osoby prowadzące działalność gospodarczą, lub wręcz świadczący usługi w swoim obszarze kompetencji tzw. Freelancer, z drugiej wieloosobowa spółka prawa handlowego notowana na GPW ?
Po dokonaniu wstępnej selekcji zespół odpowiedzialny za wybór firmy outsourcingowej musi zebrać od wybranych oferentów dodatkowe informacje. Decyzja zespołu odnośnie wyboru dostawcy usług nie może polegać tylko i wyłącznie na informacjach, które uzyskał on na podstawie deklaracji firmy outsourcingowych. Podjęcie decyzji tylko i wyłącznie na tej podstawie zawsze obarczone jest bardzo dużym ryzykiem. W wielu wypadkach może doprowadzić do podjęcia niewłaściwej decyzji, a w skrajnych przypadkach do upadku firmy.
Posiadając listę kilku wybranych po pierwszej selekcji oferentów zespół wybierający dostawcę musi przygotować dodatkowe kryteria. Kryteria te mają umożliwić uzyskanie dodatkowej informacji, na bazie której zostanie podjęta decyzja. Zanim firma wybierze firmę świadcząca usługi profesjonalne powinna zbadać kilka kluczowych obszarów. Obszary te przedstawimy poniżej.
Referencje – referencje są bardzo dobrym źródłem informacji o usługodawcy. Pozwalają określić profesjonalizm, kompetencje, elastyczność. W czasie rozmowy czy też spotkania z obecnym klientem potencjalnego usługodawcy można dowiedzieć się wielu informacji, których nigdy nie przekaże on nam sam. Potencjalny klient uzyska informację na temat profesjonalizmu dostawcy oraz prawdziwego, a nie deklarowanego sposobu realizacji usług.
Opinia niezależna – opinia niezależnej firmy o jakości i sposobie realizacji usług. Nie firmy, która podana został przez usługodawcę jako firma referencyjna, ale opinia partnera biznesowego, dostawcy usług z której usług usługodawca korzysta.
Możliwości finansowe – możliwość korzystania z usług firmy outsourcingowej wiąże się w wielu wypadkach, nie tylko z dostarczaniem i świadczeniem przez nią usług, za które po miesiącu ich świadczenia wystawi fakturę VAT ale również dostawami towarów. Warto tutaj pokusić się o zapytanie firmę outsourcingową o możliwość zakupu przez nią towarów i sposobie ich rozliczania. Firma, nie powinna się wiązać z dostawcą, który nie ma możliwości finansowych pozwalających na działanie w długim okresie czasu,. Warto również poprosić o opinię urząd skarbowy oraz dostawców usługodawcy o terminowość regulowania płatności.
Kompetencje – czyli lista osób, które mają świadczyć usługi outsourcingowe. Lista powinna być uzupełniona o kwalifikacje każdej z nich, oraz doświadczenie i rolę w procesie świadczenia usług dla firmy. Ważny jest również styl pracy konsultantów. W jaki sposób wykonują oni swoje usługi. Niekiedy kultura osobista też ma bardzo istotne znaczenie. Sprawdzając kompetencje usługodawcy firma, nie powinna skupiać się tylko i wyłącznie na kompetencjach czysto technicznych i związanych z obszarem świadczenia usług. Ważne, co pokazuje praktyka, w późniejszych relacjach z klientem są również kompetencje zarządcze kadry kierowniczej usługodawcy.
Siedziba – tak, w wielu wypadkach jest to konieczne . Poświęcenie niekiedy kilku godzin aby osobiście zobaczyć jak wygląda siedziba firmy, która ma świadczyć usługi. Obecnie w dobie Internetu, pracy zdalnej, cloud computingu siedzibą firmy nie musi być wielki i okazały biurowiec, z dodatkowym zabezpieczeniem prądowym, centrum przechowywania serwerów i pamięci masowej. Wystarczy po prostu biuro.
Cena – należy pamiętać, ze szczególnie w usługach cena jest elementem bardzo, ale to bardzo elastycznym. Cena nie powinna być nigdy głównym czynnikiem decydującym o wyborze usługodawcy. Może być tylko czynnikiem, który przechyli szalę zwycięstwa w kierunku tego usługodawcy. Ale tylko i wyłącznie pod warunkiem, że inne czynniki są na bardzo porównywalnym poziomie.
Checklista – warto pokusić się o sprawdzenie procedur jakie obowiązują w firmie outsourcingowej. W tym celu klient powinien przygotować zagadnienia i poprosić oferenta o zaproponowanie ich rozwiązania. Takie sprawdzenie możliwości działania firmy w trudnych warunkach jest dobrym testem, umożliwiającym naoczne sprawdzenie procedur i wiedzy usługodawcy. Sprawdzenie na zasadzie checklisty musi odbyć się w siedzibie firmy i przy określonym reżimie czasowym. Z uwagi na możliwość porównania różwnych usługodawców wszyscy oni powinni rozwiązywać te same zadania.
Firma musi określić wagę każdej z wybranych kategorii, którymi będzie się kierowała w procesie wyboru dostawcy usług outsourcingowych. Suma wag powinna stanowić jedność. Sam przydział punktów możliwy jest tylko i wyłącznie w przypadku porównania przynajmniej dwóch oferentów.
