Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie (Document Management System - DMS) to strategia, która po prawidłowym wdrożeniu może przynieść ogromne, pozytywne rezultaty. Jednak pomimo tego, że wielu dostawców dedykowanych aplikacji do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie uczyniło swoje produkty łatwymi do skonfigurowania, niektóre firmy wciąż się mylą.
- Kto powinien być zaangażowany w proces i dlaczego?
- Jak należy podejść do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
- Co powinno się robić, a co nie w procesie wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
W pewnym sensie, Twoje podejście do elektronicznego obieg dokumentów określi poziom sukcesu, który zaakceptujesz i jakość wyników, które z niego osiągniesz. Właściwe przyniesie ponadprzeciętne rezultaty, a podejście w niewłaściwy sposób może prowadzić do słabego zwrotu z inwestycji. Aby doprowadzić do najłatwiejszego, najbardziej satysfakcjonującego doświadczenia, oto niektóre aktywności, które powinieneś robić wchodząc w świat elektronicznego obieg dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – korzystaj od razu po wdrożeniu
Firmy wdrażające aplikację w obszarze elektronicznego obiegu dokumentów, zwracają uwagę na ich zautomatyzowany system po wstępnej konfiguracji. Po prostu zaczynają i wracają do pracy jak zwykle, pozostawiając system do pracy niemonitorowanej. To jest niewłaściwe podejście!
Elektroniczny obieg dokumentów jest zaprojektowany tak, aby wykonywać działania samodzielnie, przetwarzając przepływy pracy automatycznie. Aby uzyskać jak najwięcej z niego, trzeba mieć oko na ewentualne usterki i znaleźć obszary, które wymagają korekty. W pewnym momencie konieczne będzie dostosowanie zasad, usunięcie lub dodanie kolejnych kroków oraz wprowadzenie innych zmian. Te kontrole i interwencje pomagają ulepszyć system IT i uczynić elektroniczny obieg dokumentów jeszcze bardziej bezwysiłkowym. Jeśli nie będziesz monitorować systemu IT, nie będziesz nawet wiedział, że zmiany są konieczne w pierwszej kolejności.
Elektroniczny obieg dokumentów – bazuj na danych
Elektroniczny obieg dokumentów działa najlepiej, gdy podejdzie się do niego świadomie, z pomocą surowych danych. W dążeniu do elektronicznego obieg dokumentów należy kierować się zweryfikowanymi informacjami. Nie podejmuj założeń. Nie dokonuj obieg dokumentów, ponieważ uważasz, że powinieneś to zrobić. Musisz szukać najpilniejszych problemów związanych z przepływem pracy w firmie, śledzić metryki i dokonywać obieg dokumentów dokładnie w oparciu o swoje ustalenia. Powinna to być bezpośrednia odpowiedź na problemy, z którymi boryka się firma. Decyzje i działania powinny być oparte na danych, aby osiągnąć najlepsze wyniki.
Jest to najlepszy sposób, aby rozwiązać problemy organizacyjne, uzyskać realne wyniki i cieszyć się najwyższym zwrotem z inwestycji w elektroniczny obieg dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – procesy
Aby móc optymalizować swoje procesy biznesowe, musisz dokonać odpowiednich zmian w oparciu o nowe spostrzeżenia. Obieg dokumentów pozwoli Ci uzyskać wgląd, którego nigdy nie miałeś w swoim poprzednim systemie. W miarę dokonywania tych odkryć, optymalizuj je odpowiednio. Nie opieraj się zmianom do tego stopnia, że hamują one firmę. Bądź elastyczny!
Jest to szczególnie ważne, jeśli dopiero zaczynasz pracę z elektronicznym obiegiem dokumentów. Jak w przypadku każdego nowego systemu IT, Twój zautomatyzowany system będzie wymagał regularnych zmian w celu dokładnego zaspokojenia potrzeb firmy. Możesz nawet regularnie prosić o opinie ekspertów, korzystać z usług doradztwa IT. Wprowadź niezbędne korekty w oparciu o to, co mówi ekspert, doradca IT. Powinieneś śledzić postęp technologiczny na rynku i odpowiednio aktualizować swój system IT, aby nie zostać w tyle.
Elektroniczny obieg dokumentów – małe sukcesy
Nie każdy proces wymaga automatyzacji. Kiedy automatyzuje się wszystko, traci się czas i wysiłek na procesy, które nie powinny być zautomatyzowane.
W niektórych przypadkach lepiej jest całkowicie wyeliminować ten proces. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości, powinieneś sprawdzić, czy proces jest automatyczny, czy też nie. Można to łatwo zrobić, przeprowadzając wywiady z osobami, które obecnie przeprowadzają ten proces. Osobami, które stworzyły i wykorzystują obiegiem dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – małe kroki
Nie należy automatyzować wszystkich zautomatyzowanych procesów na raz. Jeśli chcesz zautomatyzować dużą liczbę obiegów dokumentów, najlepszym podejściem jest wprowadzenie automatyzacji fazowej.
Dzięki etapowemu wdrożeniu będziesz w stanie naprawić wszystkie pojawiające się problemy. Ty i Twój zespół dowiecie się również szybciej, a gdy przyzwyczaicie się do jednego procesu i odniesiecie z nim sukces, będziecie mogli łatwiej odtworzyć swój sukces we wszystkich jego aspektach.
Elektroniczny obieg dokumentów – wsparcie
Aplikacja do elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia dużą skalowalność. Może ona dostosować się do potrzeb i procesów. Podczas gdy aplikacja DMS może być bardzo skuteczne w elektronicznym obieg dokumentów jednego działu, jak np. zobowiązań, może ono zrobić o wiele więcej, optymalizując całą organizację z naprawdę złożonymi obiegiem dokumentów.
Jedną z kluczowych korzyści płynących z elektronicznego obieg dokumentów jest jego zdolność do radykalnego połączenia wszystkich działów w firmie, połączenia całej infrastruktury i stworzenia kanału, poprzez który wielu użytkowników może łatwo współpracować.
Oznacza to również, że nie należy skupiać się na automatyzacji pracy na poziomie podstawowym, ponieważ może to ograniczyć ogromną siłę aplikacji elektronicznego obieg dokumentów. Niezawodne narzędzie do obiegu dokumentów może zautomatyzować każdy proces w firmie, w tym poufną i krytyczną pracę, o ile jest ona wykonywana prawidłowo.
Elektroniczny obieg dokumentów – system IT, to tylko narzędzie
Podejdź do obiegu dokumentów nie tylko z technologicznego punktu widzenia. Elektroniczny obieg dokumentów jest oparty na technologii, ale aby uzyskać duży istotny z inwestycji, musisz spojrzeć poza technologię. Najpierw powinieneś mieć jasny obraz problemów, które chcesz rozwiązać za pomocą aplikacji DMS, a następnie podejść do systemu IT pod kątem rozwiązywania problemów.
Kiedy to zrobisz, będziesz mógł skupić się bardziej na efektach końcowych (rozwiązaniach) i sposobie ich osiągnięcia, zamiast wpadać w zamieszanie i euforię technologii.
Elektroniczny obieg dokumentów – najpierw analiza procesów
Zanim wdrożysz elektroniczny obieg dokumentów, najpierw przeanalizuj swoje bieżące procesy. Aby skutecznie dostarczyć system IT, musisz wiedzieć, na czym polega problem. W tym przypadku elektronicznego obieg dokumentów, musisz obszernie przeanalizować swoje obecne metody pracy. Pomoże to w płynnym przejściu, zapewniając, że ogólny przepływ biznesowy nie ucierpi.
Elektroniczny obieg dokumentów – zespół
w każdym procesie ludzie są najważniejsi. W procesie zmiany i wdrożenia nowego elektronicznego obieg dokumentów, ludzie są kluczowi dla sukcesu projektu.
Wdrożenie elektronicznego obieg dokumentów to decyzja biznesowa, która będzie miała wpływ na całą firmę lub dział; ta decyzja nie dotyczy tylko Ciebie. Musisz zaangażować swój zespół. Jest to jeszcze ważniejsze, gdy zdajesz sobie sprawę, że ostatecznie to właśnie członkowie zespołu będą najbardziej dotknięci zmianą. Muszą oni być zaangażowani od etapu podejmowania decyzji do etapu planowania i wdrażania systemu IT.
Upewnij się, że rozumieją, jak działa nowy elektroniczny obieg dokumentów, są zaangażowani w jego użytkowanie i znają korzyści, jakie mogą z niego wyciągnąć. Dzięki temu wszyscy znajdą się po tej samej stronie i zwiększą swoje szanse na sukces.
Elektroniczny obieg dokumentów – kierownik projektu wdrożenia systemu IT
Wyznacz kogoś do nadzorowania projektu wdrożenia systemu IT. Wyznaczenie kogoś, kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie całym projektem wdrożenia elektronicznego obieg dokumentów, może być kluczowym krokiem w pomyślnym wdrożeniu systemu IT. Kiedy wszystkie informacje zwrotne trafiają do jednej osoby, komunikacja jest najbardziej sprawnie zorganizowana, a raportowanie staje się łatwiejsze.
Obowiązki kierownika projektu wdrożenia systemu IT powinny obejmować:
- Otrzymywanie wniosków i skarg od użytkowników
- Sprawozdawczość dla kierownictwa wyższego szczebla
- Współpraca z dostawcą elektronicznego obieg dokumentów w celu pełnej automatyzacji systemu IT i rozwiązywania problemów
- Dostarczanie zespołowi informacji niezbędnych do skutecznego wdrożenia
- Przyjrzenie się metrykom i zaproponowanie sposobów na optymalizację
Elektroniczny obieg dokumentów – określ cel
Wdrożenie elektronicznego obieg dokumentów musi realizować określony cel.
- Jaki jest twój powód do wdrożenia elektronicznego obieg dokumentów?
- Czy wdrażasz system IT tylko dlatego, że wszyscy to robią?
Posiadanie jasnego celu wdrożenia systemu IT pomoże ci się bardziej skupić. Zalecamy, abyś nawet umieścił go na piśmie, podzielił się nim ze swoim zespołem i regularnie go sprawdzał.
Niezależnie od tego, czy Twoim celem jest szybsze wykonywanie zadań, czy też redukcja kosztów, upewnij się, że są one związane z rozwiązywaniem problemów użytkowników w firmie. Upewnij się, że są one konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie.
Elektroniczny obieg dokumentów – doradztwo IT
Skorzystaj z usług firm oferujących usługi doradcze, pracuj z fachowymi wskazówkami. Jeśli nie posiadasz zespołu wewnętrznych analityków biznesowych, osób odpowiedzialnych za modelowanie obiegów dokumentów, nie idź sam. Nieważne, jak pewnie czujesz się ze swoją wiedzą.
Skorzystaj z pomocy doradców IT, którzy przeprowadzą cię przez ten proces. Niektórzy dostawcy aplikacji elektronicznego obieg dokumentów udzielą Ci nawet tego typu wskazówek za darmo, szczególnie w początkowej fazie wdrażania systemu IT.
Praca ramię w ramię z ekspertem ds. obieg dokumentów nie tylko sprawi, że proces wdrażania systemu IT będzie przebiegał sprawnie, ale także dobry doradca IT pomoże Ci znacznie zaoszczędzić. Rozwiązywanie problemów i skalowanie biznesu staje się dużo łatwiejsze dzięki odpowiednim poradom.
Elektroniczny obieg dokumentów – wdrożenie systemu IT wiąże się z wydatkami
Właściwe wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wymaga nakładów na sprzęt i oprogramowanie wspierające.
Jeśli chodzi o elektroniczny obieg dokumentów, jakość oprogramowania, które wybierzesz, jak również jakość wspierającego go sprzętu, jest kluczowa dla sukcesu Twojego wdrożenia systemu IT.
Przy dużej liczbie dostępnych aplikacji do elektronicznego obiegu dokumentów na rynku, dokonanie wyboru może okazać się wyzwaniem. Ale nie chcesz skończyć z aplikacją, która nie spełni Twoich oczekiwań. Która będzie zagrażać produktywności zespołu lub negatywnie wpływać na efektywność systemu obieg dokumentów. Dlatego ważne jest, aby poświęcić czas na sprawdzenie systemów IT, których chcesz używać. Wybierz najlepszy system IT dla firmy.
Zacznij od udokumentowania pożądanych funkcji, identyfikacji dostawców, przeglądania wersji demonstracyjnych stron internetowych, przeprowadzania wizyt na stronach i sprawdzania referencji. Jeśli masz ograniczony budżet, warto poczekać, albo zacząć od małego wdrożenia, zamiast rezygnować z jakości.
