Elektroniczny obieg dokumentów
Istnieje wiele powodów, dla których warto rozważyć wdrożenie aplikacji elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Prawidłowo wdrożona aplikacja automatyzuje i usprawnia procesy we wszystkich obszarach działalności firmy. Najbardziej godnym uwagi przykładem wdrożenia workflow jest linia montażowa, która przyczyniła się do ukształtowania standardu przepływu pracy, nie tylko w produkcji samochodów, ale we wszystkich branżach.
Firma samochodowa Toyota zaadoptowała linię montażową Forda w latach 50-tych XX wieku, aby opracować własny system produkcji lean. W kolejnych latach pojawiły się korzyści wynikające z wdrożenia nowego systemu:
- Produktywność wzrosła od 300% do 400%.
- Wydajność pracy wzrosła średnio o 25% rocznie.
- Wskaźnik usterek zmniejszył się z ponad 2000 do mniej niż 50 części na milion, a w wielu przypadkach do mniej niż 10 części na milion.
- Obniżył się koszt jakości o ponad 60%.
- Zmniejszyły się zapasy magazynowane w procesie produkcyjnym o ponad 80%.
Tą są konkretne, realne korzyści wdrożenia systemu produkcji lean w firmie Toyota. Podobnie może być w Twojej firmie, wystarczy, ze wdrożysz elektroniczny obieg dokumentów. Chcąc uzyskać realne, mierzalne korzyści, musisz posiadać wiedzę o kosztach realizacji procesów obecnie.
Elektroniczny obieg dokumentów, korzyści
Oto 10 wybranych korzyści, dla których elektroniczny obieg dokumentów może przynieść każdej firmie:
- Elektroniczny obieg dokumentów może pomóc zidentyfikować i usunąć zbędne etapy procesów biznesowych.
- Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia modyfikację kolejności kroków. Możesz sprawić, że proces będzie bardziej efektywny. Na przykład, niektóre kroki mogą przebiegać jednocześnie, a nie sekwencyjnie.
- Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia przydzielanie zadań osobom posiadającym odpowiednie umiejętności do ich wykonania, a nie każdemu, kto potrzebuje pracy do wykonania. Jest to kompromis w zakresie jakości!
- Elektroniczny obieg dokumentów pozwala managerom skupić się na strategicznych działaniach zorientowanych na biznes, a nie na codziennych zadaniach operacyjnych, takich jak przydzielanie zadań i monitorowanie postępów. Oznacza to, że organizacja może rozwijać się sprawniej.
- Elektroniczny obieg dokumentów pozwala znaleźć odpowiedzi na wszystkie możliwe pytania, które pojawiają się podczas podejmowania decyzji lub podejmowania działań w związku z danym zadaniem. Pomaga to w zwiększeniu poziomu zaufania do pracy, co z kolei przekłada się na jakość wyników.
- Elektroniczny obieg dokumentów pozwala uzyskać powtarzalne, mierzalne rezultaty. Uzyskać te same odpowiedzi na powtarzające się pytania: Co tak naprawdę należy zrobić? Dla kogo wykonuję zadanie? Ile czasu powinienem poświęcić na wykonanie zadania?, Kto jeszcze jest zaangażowany w ten proces?, Co się stanie po tym, jak to zrobię?
- Elektroniczny obieg dokumentów odbywa się według określonej, sekwencyjnej kolejności. Sprawdza, że wszystkie kroki zostały wykonane prawidłowo (zwłaszcza obszary zwykle podatne na błędy ludzkie) i punkty kontrolne zostały spełnione przed przystąpieniem do dalszych działań.
- Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować lub znacznie ograniczyć pracę papierkową i gonitwę za fizycznymi dokumentami, dzięki czemu zmniejsza się ilość strat i oszczędza się czas. Automatyczne przepływy pracy bez obsługi papieru i szybki obieg dokumentów znacznie skraca czas. Ciągły ruch przepływu pracy oznacza, że po zakończeniu pracy osoba może natychmiast przekazać ją kolejnej osobie lub zespołowi, aby nie czekała, w którym może zostać zapomniana lub zagubiona.
- Elektroniczny obieg dokumentów poprawia przejrzystość procesów. Śledzenie pozwala użytkownikom na natychmiastowe sprawdzenie statusu dokumentu. Dzięki temu kluczowe osoby mogą w każdym momencie sprawdzić krytyczne procesy, zidentyfikować problemy i wąskie gardła oraz monitorować wydajność w trakcie całego procesu.
- Elektroniczny obieg dokumentów ułatwia podejmować decyzje, na podstawie przepływu pracy, w oparciu o mierzalne zasady biznesowe, które mogą być podejmowane w celu reprezentowania ludzkich decyzji.
- Elektroniczny obieg dokumentów jest połączony z bazą danych, prowadzi on rejestr każdej aktywności, w systemie IT. Ścieżka procesów pokazuje, kto, co, kiedy i jakie działania wykonał.
Elektroniczny obieg dokumentów przynosi istotne, mierzalne korzyści biznesowe dla każdej organizacji. Przedstawione kilka korzyści to tylko niektóre z wielu płynących z wdrożenia aplikacji workflow. Wdrożenie obiegu dokumentów sprawia, że organizacja staje się bardziej efektywna, pomagając zaoszczędzić czas, wyeliminować marnotrawstwo, zmienić lub wyeliminować niepotrzebną pracę, lepiej wykorzystać zasoby ludzkie, co w sumie pozwala zaoszczędzić pieniądze i pomóc organizacji w rozwoju i poprawie.
