Etap procesu, jako element elektronicznego obiegu dokumentów

Etap procesu obiegu dokumentów może być pomyślany jako kolejka zadań, którą tworzysz dla jednego lub więcej pracowników do wykorzystania lub jako koszyk wejściowy, z którego pracownicy biorą pracę. Praca przypisana do jednego etapu może być wykonywana przez tylu pracowników, ilu zostało przypisanych do tego etapu.

Definiowanie etapu procesu obiegu dokumentów

Definicja etapu procesu obiegu dokumentów obejmuje zasady regulujące prezentację, status i bezpieczeństwo jego pakietów roboczych. Definicja etapu procesu obiegu dokumentów obejmuje następujące elementy:

• Etap procesu obiegu dokumentów użytkownika
• Lista dostępu
• Nazwa listy działań domyślnych
• Przenoszenie pracy
• Sporządzanie i prezentowanie użytkownikom
• Liczba pozycji
• Lista dostępu

Lista dostępu składa się z jednego lub więcej indywidualnych identyfikatorów grup użytkowników oraz zestawu uprawnień powiązanych z każdym identyfikatorem użytkownika i grupy użytkowników. Zestaw uprawnień służą do definiowania uprawnień użytkownika do dostępu lub wykonywania określonych zadań na obiektach w aplikacji elektroniczny obieg dokumentów. Listy dostępu służą do kontrolowania dostępu użytkownika do pozycji w etapie zadań.

Domyślna lista działań

Nazwa listy akcji, która ma być używana domyślnie w etapie procesu obiegu dokumentów, jest domyślną listą akcji. Lista akcji jest używana, jeżeli użytkownik nie wybierze innej listy akcji do powiązania z etapem procesu obiegu dokumentów.

Przeniesienie działania

Kiedy codzienne decyzje pracownika są podstawą do specjalnej obsługi lub przetwarzania wyjątków, możesz pozwolić mu na zmianę przypisania elementu roboczego do innego etapy procesu obiegu dokumentów roboczego w celu specjalnej obsługi. Możesz to zrobić, określając, że do etapu odbiorczego może być przypisana praca, która została do niego przeniesiona. W przypadku zwykłych, codziennych decyzji dotyczących trasowania po przewidywalnych ścieżkach, należy użyć funkcji Kontynuuj, aby przenieść informacje do następnego etapu procesu obiegu dokumentów. Można również zapobiec ponownemu przypisaniu pracy do konkretnego etapu. Na przykład, może nie mieć sensu pozwalanie pracownikom na zmianę przypisania pracy do etapu, w którym wykonywane jest indeksowanie.

Listowanie i prezentowanie dokumentów

Praca w etapie procesu obiegu dokumentów może być wybrana przez użytkownika lub przypisana do aplikacji elektroniczny obieg dokumentów. W przypadku koszy przypisanych do aplikacji, praca może być prezentowana w kolejności: pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO); ostatnie weszło, pierwsze wyszło (LIFO); lub w kolejności priorytetowej. Inną możliwością kontrolowania pracy w etapie pracy jest zdefiniowanie etapu procesu obiegu dokumentów jako etapu użytkownika. Kiedy użytkownik pracuje z tym typem etapu, to dostęp do niego jest mu przyznawany:

• do pakietów roboczych należących do tego użytkownika.
• do pakietów roboczych, które nie są przypisane.

Ta funkcja jest nadrzędna, jeżeli użytkownik ma uprawnienia administracyjne do etapu procesu obiegu dokumentów w aplikacji elektroniczny obieg dokumentów.

Maksymalna liczba elementów w etapie procesu obiegu dokumentów

Możesz określić maksymalną liczbę elementów, które ma zawierać etap procesu obiegu dokumentów, zanim aplikacja elektroniczny obieg dokumentów wykona przetwarzanie przeciążeniowe. Gdy wystąpi przeciążenie, użytkownik zostanie powiadomiony, a opcjonalnie zostanie wywołane wyjście użytkownika z przeciążonego etapu.

Definiowanie list czynności

Lista czynności to zatwierdzona lista czynności, które użytkownik może wykonać podczas pracy z elementami w etapie procesu obiegu dokumentów. Podczas tworzenia procesu roboczego do każdego etapu działań przypisuje się listę działań. Lista czynności musi być kompletną listą wszystkich czynności wykonywanych na pakiecie roboczym lub jego zawartości. Jeżeli określona czynność nie jest wymieniona na liście czynności dla danego etapu procesu obiegu dokumentów, pracownik nie może jej wykonać.

Uwaga: Jeśli zestaw uprawnień użytkownika nie pozwala na wykonanie akcji, jest ona wyłączona dla tego użytkownika w menu. Za pomocą Modułu Administracja w elektronicznym obiegu dokumentów można zdefiniować uprawnienia i listy akcji.

Akcje etapu procesu obiegu dokumentów

Każdy zdefiniowany etap procesu obiegu dokumentów może mieć identyczne akcje, lub każdy etap procesu obiegu dokumentów może mieć inny zestaw akcji. Aby określić, które akcje mają być wykonywane przez pracowników w pakiecie roboczym lub jego zawartości, należy utworzyć listy akcji. Jeżeli nie określisz konkretnej akcji na liście akcji, użytkownik etapu powiązanego z tą listą akcji nie może wykonać tej akcji. Na przykład, jeśli nie zostanie określona akcja prześlij dalej dla listy akcji, moduł Administracja dla użytkowników nie może wysłać panelu roboczego do następnego kroku we wcześniej zdefiniowanym procesie. Listy akcji można dostosować do własnych potrzeb. W szczególności można dostosować podpowiedź menu, powiązać ikonę paska narzędzi z każdą akcją oraz zdefiniować klawisz skrótu dla danej akcji.

Akcje mają zastosowanie zarówno do dokumentów, jak i do folderów i można je odpowiednio zdefiniować. Na przykład, możesz użyć listy akcji, aby ograniczyć to, co może zrobić użytkownik. Możesz zdefiniować akcję usuwania tylko dokumentów, dzięki czemu użytkownicy nie mogą usuwać folderów. Po otwarciu etapu procesu obiegu dokumentów i wybraniu elementu w aplikacji elektroniczny obieg dokumentów zdefiniowane działania na liście działań są dostępne w menu klienta i na pasku narzędzi.

Zdefiniowane działania

Poniżej znajdują się definicje oddziaływań, w porządku alfabetycznym, których można używać w listach czynności:

• Aktywuj - Uruchamia zawieszony dokument zgodnie z podanymi przez użytkownika powodami.
• Dodaj do folderu - Dodaje element do folderu.
• Dodaj do nowego folderu - Dodaje element do nowego folderu.
• Dodaj do etapu procesu obiegu dokumentów - Dodaje kopię elementu do procesu.
• Proces zmiany - Usuwa pakiet pracy z bieżącego procesu, niezależnie od lokalizacji pakietu pracy w procesie i tworzy nowy pakiet pracy (który zawiera te same informacje, co bieżący pakiet pracy) oraz przypisuje nowy pakiet pracy do nowego procesu określonego przez użytkownika.
• Kontynuuj - Usuwa pakiet pracy z bieżącego etapu procesu obiegu dokumentów i zwalnia pakiet pracy, aby przejść do następnego, wcześniej określonego etapu procesu.
• Usuń - Usuwa element z modułu Administracja dla aplikacji elektroniczny obieg dokumentów.
• Usuń i dalej - Usuwa aktualną pozycję i wyświetla następną pozycję. Pozycja jest usuwana z modułu Administracja dla aplikacji. Czynność ta dotyczy tylko pakietów roboczych i przypisanych do aplikacji etapów.
• Eksportuj - Eksportuje dokumenty eksportowe przechowywane w aplikacji elektroniczny obieg dokumentów w celu wykorzystania ich przez inną aplikację.
• Dalej - Wyświetla kolejną pozycję o najwyższym priorytecie w aplikacji w  koszyku zadań.
• Notatki - Umożliwia tworzenie nowych lub edycję notatek związanych z danym elementem.
• Priorytet - Umożliwia wyświetlenie i zmianę priorytetu związanego z danym elementem w koszyku zadań.
• Przenieś - Dodaje pakiet zadań do określonego etapu zadań i usuwa go z bieżącego etapu zadań.
• Reindex - Zmienia klasę indeksu i pola kluczowe powiązane z danym elementem.
• Usuń z folderu - Usuwa element z folderu.
• Usuń z procesu - Usuwa dokument z bieżącego procesu, niezależnie od lokalizacji panelu roboczego w procesie.
• Usuń z etapu - Usuwa element z etapu procesu obiegu dokumentów i instancję elementu z procesu.
• Zapisuje i następnie - Zapisuje wszelkie zmiany w indeksowaniu, notuje zmiany w dzienniku lub adnotacje, które zostały dodane do bieżącego elementu i wyświetla następny element. Ta czynność dotyczy tylko pakietów roboczych i aplikacyjnych przypisanych etapów.
• Ustaw zmienną - Pozwala na ustawienie wartości nowej lub istniejącej zmiennej panelu roboczego.
• Proces startowy - Tworzy nowy pakiet pracy, który zawiera te same informacje, co bieżący pakiet pracy, i przypisuje nowy pakiet pracy do procesu określonego przez użytkownika.
• Zawiesza pakiet pracy - Zatrzymuje pakiet pracy w koszyku pracy do czasu spełnienia określonych kryteriów.
• Opcja zdefiniowana przez użytkownika - Wysyła informacje o aktualnym pakiecie pracy do wyjścia użytkownika, z którego można wykonać niestandardowy kod.
• Informacje o obiegu dokumentów - Wyświetla wszystkie instancje elementu z procesem obiegu dokumentów.

Poniższe czynności pozwalają na kontynuowanie pracy. Twoja lista akcji prawdopodobnie potrzebuje co najmniej jednej z nich:

• Dalej
• Kontynuuj
• Zapisz i dalej
• Skasuj i dalej
• Proces zmian
• Usunięcie z procesu
• Przydziel do innego użytkownika
• Wyjąć z etapu procesu obiegu dokumentów
• Dodaj do etapu procesu obiegu dokumentów
• Opcja zdefiniowana przez użytkownika (wyjście użytkownika).

Przebieganie wzdłuż wstępnie zdefiniowanych ścieżek za pomocą funkcji kontynuuj.

Jedną z najważniejszych funkcji list akcji, którą będziesz chciał wykorzystać, jest funkcja kontynuacji. Funkcja ta pozwala użytkownikowi wybrać opcję, która wskazuje, że praca jest wykonywana, zwalniając dokument, aby mógł on kontynuować pracę zgodnie z predefiniowaną ścieżką. Pracownicy mogą korzystać z funkcji kontynuuj w szerokim zakresie w etapach procesu obiegu dokumentów, gdzie muszą podejmować decyzje dotyczące routingu. Nie trzeba już jednak dostarczać użytkownikom list osób lub procesów, na które mają przesyłać informacje. Możesz utworzyć listę akcji z wieloma kontynuacjami, z których każda będzie miała własną etykietę szybkiego dostępu, która wyśle dokument do odpowiedniej grupy użytkowników, korzystając z funkcji kontynuuj w połączeniu z punktem decyzyjnym.

Można na przykład zdefiniować dwie akcje kontynuowane, jedną z podpowiedzią akceptacji, a drugą z podpowiedzią odrzucenia. Bazując na opcji wybranej przez użytkownika, można spowodować, że dokument będzie wysyłany różnymi drogami w ramach procesu obiegu dokumentów.

Przebieganie wzdłuż niezdefiniowanych ścieżek.

Nawet w najlepiej zdefiniowanym procesie obiegu dokumentów, dokument może wymagać stworzenia ścieżki, która nie została wcześniej zdefiniowana w obecnym procesie obiegu dokumentów. Możesz użyć akcji ponownego przypisania, aby przypisać dokument, który znajduje się obecnie w predefiniowanym procesie, do innego etapu procesu obiegu dokumentów, który nie jest zdefiniowany jako następny krok w Twoim procesie.

Po przejściu z ponownie przydzielonej lokalizacji dokument jest kontynuowany zgodnie z jego pierwotną ścieżką definicji procesu. Po ponownym przydzieleniu dokument nie jest usuwany z pierwotnego procesu. Możesz użyć tej funkcji do poprawienia ludzkich błędów w procesie.

Na przykład, należy rozważyć proces, który jest zdefiniowany do wysyłania dokumentów z etapu A do B do C. Użytkownik, który wybierze dokument z etapu B zauważa, że praca wymaga zatwierdzenia przez kierownictwo. Użytkownik przenosi dokument z etapu B do menedżera etapu procesu obiegu dokumentów. Gdy menedżer zakończy tę pracę i skorzysta z funkcji kontynuacji, dokument przechodzi do następnego etapu procesu, który następuje po etapie B, w tym przypadku do etapu C. Jeżeli praca zostanie zwrócona do etapu B, menedżer może ponownie przydzielić dokument do etapu B. Dokument może być ponownie przydzielany tyle razy, ile jest to konieczne do etapu procesu obiegu dokumentów wewnątrz i na zewnątrz bieżącego procesu. Dokument zawsze pozostaje powiązany z jego aktualnym procesem. Po ponownym przypisaniu funkcji, gdy użytkownik po raz pierwszy wybierze funkcję kontynuacji, użytkownik kontynuuje następny krok procesu, który normalnie nastąpiłby po kroku, z którego dokument został po raz pierwszy ponownie przypisany.