Elektroniczny obieg dokumentów
Jako właściciel firmy w dzisiejszym konkurencyjnym świecie ważne jest, aby wdrażać strategie, które mogą pomóc w skalowaniu biznesu, rozwoju firmy i które tworzą przewagę konkurencyjną na rynku. W przeciwnym razie pozostaniesz w tyle. Jedną z takich strategii - i to w dużej mierze skuteczną - jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Aplikacja elektroniczny obieg dokumentów oferuje wiele korzyści, w tym możliwość zapewnienia małej lub średniej firmie (SMB) przewagi konkurencyjnej na rynku, umożliwiając jej rozwój.
Stosując aplikację elektroniczny obieg dokumentów, automatyzujesz operacje back-endowe swojej firmy. Automatyzacja procesów backendowych w małych i średnich firmach zmniejszy obciążenie pracą i koszty przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności, przychodów i wartości firmy. Usprawni to również efektywny przepływ procesów back office i sprawi, że codzienne prowadzenie firmy będzie mniej skomplikowane i bardziej zorganizowane.
Ręczna obsługa dokumentów jest bardziej kosztowna, wymaga więcej czasu, pieniędzy i wysiłku. Jednocześnie generuje więcej miejsc i okazji do niepotrzebnych opóźnień, zagubieni i utrudnień w dostępie do dokumentów.
Oto niektóre z najlepszych sposobów wykorzystania aplikacji elektroniczny obieg dokumentów w celu optymalizacji operacji biznesowych i rozwoju firmy.
Elektroniczny obiegu dokumentów dla średnich firm
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala generować więcej czasu na pracę nad zadaniami mającymi na celu tworzenie przewagi konkurencyjnej firmy.
Być może aplikacja elektroniczny obieg dokumentów numer jeden może pomóc w rozwoju Twojej małej lub średniej firmy to zaoszczędzenie Tobie i Twojemu zespołowi cennego czasu, który możesz zainwestować w wartościowe działania, które przyczynią się do rozwoju firmy. Generalnie rzecz biorąc, mała firma to taka, która zatrudnia mniej niż 100 pracowników, a średnie firmy mają mniej niż 1000. Znajdź sposób, aby zmaksymalizować czas produktywności tych pracowników.
Elektronicznego obiegu dokumentów oferuje tę oszczędność czasu. Działa ona poprzez automatyzację ręcznych operacji, jednocześnie znacznie uwalniając czas pracowników. Dzięki temu czas wolny można przeznaczyć na działania zorientowane na rozwój, które nadadzą Twojej firmie większą chwałę.
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala oszczędzać pieniądze na kosztach operacyjnych.
Innym skutecznym sposobem, w jaki aplikacja elektroniczny obieg dokumentów może pomóc w rozwoju Twojej firmy, jest oszczędzanie pieniędzy na kosztach operacyjnych. Kiedy zarządzasz procesami biznesowymi ręcznie, wydajesz więcej pieniędzy niż jest to konieczne.
Dzięki ręcznemu przetwarzaniu, musisz kupować papier i inne materiały biurowe, poświęcać czas i pieniądze na rozwiązywanie typowych błędów, płacić więcej pracowników, którzy poświęcają więcej czasu na ręczną obsługę operacji biznesowych i tak dalej. W przeciwnym razie koszty te zostałyby zaoszczędzone, gdyby procesy robocze były zautomatyzowane. Oszczędność pieniędzy oznacza lepszy wynik finansowy i szybszy rozwój firmy.
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala usprawnić proces wdrażania nowych dostawców
Dodawanie nowego dostawce i jego akceptacja często odbywa się za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i poczty elektronicznej. Spowalnia to proces, a nawet może prowadzić do niespójności danych, co hamuje rozwój firmy. Nie chcesz marnować czasu i zasobów, ale na pewno chcesz posiadać system IT, który pozwala na łatwe dodawanie dostawców.
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia to, ponieważ może przyspieszyć i usprawnić procesy związane z dodawaniem i procesem akceptacji nowych dostawców. Im łatwiejszy będzie ten proces, tym szybciej firma będzie działać, co przyczyni się do jej rozwoju.
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala usprawnić procesy zaopatrzenia.
Podobnie jak w przypadku dodawania do systemu IT dostawców, potrzebny jest szybszy sposób przetwarzania nowych zamówień. Zazwyczaj, zanim zamówienie zakupu (PO – Purchase Order) dotrze do dostawcy, najpierw przechodzi przez wiele wewnętrznych akceptacji. Ręczne procesy zamówień są powolne, nierzetelne i nieaktualne. Mogą sprawić, że Twoi klienci będą czekać na produkty, które musisz zamówić, lub co gorsza, pośrednio zmusić ich do zakupów u konkurencji. To oczywiście hamuje rozwój firmy.
Elektroniczny obieg dokumentów może być częścią aplikacji B2B. Platformą do szybkiego zamawiania towarów i usług, unikania niespójności i zwiększania szybkości i wydajności. Szybkie zakupy oznaczają, że nie zabraknie zapasów i o wiele mniej prawdopodobne jest, że firma straci klienta na rzecz swojej konkurencji.
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala stworzyć środowisko biznesowe zorientowane na tworzenie wartości poprzez minimalizację błędów.
Błędy są główną przeszkodą dla rozwoju biznesu. Utrudniają one postęp, kosztują czas i środki na naprawę oraz spowalniają podejmowanie decyzji. Dzięki aplikacji elektroniczny obieg dokumentów można łatwiej prowadzić firmę, która jest pozbawiona błędów. Eliminuje ona nieścisłości, zapewnia spójność danych i kładzie kres błędom w komunikacji.
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala szybciej reagować na uwagi klientów.
Klienci są siłą napędową każdej firmy; mają oni bezpośredni wpływ na rozwój. Bez klientów nie ma sensu prowadzenie biznesu, ponieważ nie ma nikogo, komu można sprzedać produkty. Ważne jest, aby traktować klientów z szacunkiem.
Skoncentruj się na rozpatrywaniu skarg i opinii klientów najlepiej jak potrafisz. Chcesz, aby klienci byli szczęśliwi i zadowoleni i aby wracali z kolejnymi zamówieniami. Niezadowoleni klienci prawdopodobnie nie wrócą, dlatego ważne jest, aby szybko reagować i rozwiązywać ich skargi.
Na przykład, jeśli klient złoży wniosek o zwrot pieniędzy, taki wniosek zostanie gdzieś zapomniany jako wiadomość e-mail w przepełnionej skrzynce odbiorczej podczas korzystania z systemu ręcznego. Jest to nieporęczne i może skutkować złym rozpatrzeniem reklamacji. To tylko zwiększa szanse firmy na utratę klientów na rzecz konkurencji i zakłóca jej rozwój. Nie wspominając o możliwości zdobycia kilku złych opinii, które z czasem niszczą wartość firmy i zaufanie.
Ale możesz uniknąć problemów dzięki gotowemu do użycia aplikacji elektroniczny obieg dokumentów. Zamiast angażować wielu użytkowników, aby rozwiązać reklamację klientów, dlaczego nie wykorzystać systemu IT i zautomatyzować cały proces obsługi klientów?
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala przekształcić procesy sprzedaży w nowe doświadczenie.
Poza szybkim rozwiązywaniem reklamacji klientów, innym sposobem na utrzymanie klientów w średniej firmie jest zoptymalizowana obsługa sprzedaży. Aplikacja elektroniczny obieg dokumentów pozwoli na szybsze przetwarzanie zamówień i terminowe dostarczanie produktów do klientów.
Automatyzacja upraszcza również pracę handlowców. Nie tak dawno temu przedstawiciele handlowi musieli poświęcać czas na żmudne zadania, takie jak redagowanie e-maili, rejestrowanie rozmów telefonicznych, wstępną kwalifikację leadów i ręczne ich monitorowanie. Ale aplikacja elektroniczny obieg dokumentów zmieniła to. Przedstawiciele handlowi mogą teraz bardziej produktywnie spędzać czas, sprzedając kwalifikowanym leadom i rozwijając w ten sposób firmę.
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala wykorzystać przetwarzanie danych w chmurze na rzecz firmy.
Aplikacja elektroniczny obieg dokumentów zazwyczaj działa w chmurze, globalnej sieci serwerów online, która pozwala na wykonywanie wielu czynności biznesowych przez internet. Chmura posiada wiele przewag nad systemami IT zlokalizowanymi na dedykowanych serwerach. Główną przewagą jest bezpieczeństwo oraz oszczędności finansowe.
Po pierwsze, możesz zarządzać swoimi dokumentami wirtualnie, oszczędzając sobie kosztów i wad papierkowej roboty. Niektóre usługi w chmurze pozwalają na bezpieczne zarządzanie finansami firmy.
Dzięki aplikacji elektroniczny obieg dokumentów w chmurze, możesz zarządzać operacjami biznesowymi z dowolnego miejsca i urządzenia w dowolnym czasie. Różnorodne narzędzia i systemy IT - jako usługi - zmniejszą obciążenie pracą zespołu, zwiększą produktywność i zmniejszą wydatki. Ponadto, dzięki funkcjom tworzenia kopii zapasowych, możesz zmniejszyć szanse na utratę ważnych danych. To wszystko przyczynia się do rozwoju firmy.
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala monitorować procesy biznesowe w celu ich usprawnienia.
Aby rozwijać biznes, trzeba mieć jasny wgląd w dane operacyjne. Dzięki temu można podejmować decyzje oparte na danych, kierować przebiegiem operacji biznesowych i podejmować właściwe kroki lub wprowadzać odpowiednie zmiany, które mogą pomóc w rozwoju firmy. Nowoczesna aplikacja elektroniczny obieg dokumentów pozwoli z łatwością śledzić dane biznesowe, udostępniać je, kiedy tylko chcesz, a nawet pokaże, w jaki sposób możesz je poprawić.
Dzięki temu będziesz w stanie zwiększyć wydajność, identyfikując to, co nie działa i zapewnić odpowiednie wsparcie, aby wszystkie procesy były na bieżąco. Będziesz również w stanie monitorować wydajność biznesową, analizując metryki w czasie rzeczywistym, co jest przydatne do projektowania niezawodnych, zorientowanych na wzrost strategii.
Elektroniczny obiegu dokumentów pozwala zoptymalizować zatwierdzanie obieg faktur kosztowych.
Przetwarzanie faktur kosztowych jest zazwyczaj powolne i nudne. Robienie tego ręcznie oznacza, że posiadasz złe , niesprawne systemy. Najlepszą opcją jest przyspieszenie procesu obiegu faktur kosztowych poprzez jego automatyzację.
Zautomatyzowany proces obiegu faktur kosztowych jest szybszy i tańszy w obsłudze. Zapobiega to problemom takim jak błędy i kary za opóźnienia w płatnościach, a także umożliwia korzystanie ze zniżek za wcześniejsze płatności, które przyczyniają się do poprawy wyników finansowych.
Podsumowując, jeśli prowadzisz średnią firmę, aplikacja elektroniczny obieg dokumentów zapewni Ci uzyskanie przewagi konkurencyjnej.
Już dziś możesz rozpocząć automatyzację procesów biznesowych. Wiele średnich firm korzysta z tego systemu IT. Został on zaprojektowany, aby pomóc firmom rozwijać biznes bez wysiłku. System IT pozwala użytkownikom konfigurować niestandardowe obiegi dokumentów w celu elektronicznego obieg dokumentów, takie jak trasowanie dokumentów, delegowanie zadań i wniosków o zatwierdzenie.
