Elektroniczny obieg dokumentów
W poprzednim wpisie przedstawiliśmy elektroniczny obieg dokumentów krok po kroku. Przedstawiliśmy proces obiegu dokumentów. Jednym z etapów jest wybór aplikacji internetowej, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojego działu finansów. Obecnie, przed dokonaniem wyboru aplikacji internetowej elektroniczny obieg dokumentów, przedstawimy aspekty, które warto rozważyć przy wyborze aplikacji dedykowanej. Dzielimy się z Tobą naszą wiedzą i doświadczeniem.
Dlaczego wybór aplikacji elektroniczny obieg dokumentów jest bardzo ważny? Ponieważ jeśli w końcu wybierzesz niewłaściwą aplikację, może to mieć negatywny wpływ na Twoją firmę na wiele różnych sposobów. Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby wybrać aplikację dedykowaną elektroniczny obieg dokumentów dla swojego działu rozliczeń i finansów.
Prostota: "Czy każdy użytkownik z naszego zespołu może używać aplikacji, czy będzie wymagała umiejętności programistycznych?
Jednym z pierwszych rozważań, jakie możesz podjąć przy wyborze aplikacji internetowej elektroniczny obieg dokumentów, jest jej prostota oraz łatwość obsługi dla użytkowników. Nie chcesz mieć aplikacji, która będzie wymagała dodatkowych nakładów finansowych i czasu na naukę jej obsługi.
Wybierz aplikację do automatyzacji procesów biznesowych, która nie będzie wymagała wiedzy eksperckiej, jak np. umiejętności programistycznych, ale może być używana przez każdego, kto pracuje w Twoim zespole - nawet nowych pracowników. Jedną z rzeczy, na które należy zwrócić uwagę w tym miejscu jest interfejs użytkownika (UI).
Źle zaprojektowany interfejs użytkownika aplikacji internetowej ma tendencję do dezorientowania użytkowników i sprawia, że trudno jest znaleźć funkcje, których szukasz, przez co zadania stają się trudniejsze do wykonania.
Dobry interfejs użytkownika z funkcjonalnie zaprojektowanym menu, narzędziami i wzorcami jest tym, czego użytkownicy oczekują. Celem aplikacji elektroniczny obieg dokumentów jest ułatwienie pracy i uwolnienie czasu na wykonanie zadań bardziej złożonych oraz wzrost efektywności. Aplikacja dedykowana, nie powinna stanowić utrudnienia i przeszkody w wykonaniu zadań.
Cechy aplikacji elektroniczny obieg dokumentów: "Czy aplikacja posiada takie możliwości, jakich potrzebujemy?"
Podczas sesji demonstracyjnych aplikacji warto zwrócić uwagę na jej cechy. Zwróć uwagę na to, co może, a czego nie może zrobić.
Jeśli aplikacja elektroniczny obieg dokumentów nie poradzi sobie z tym, do czego najczęściej będzie potrzebna Twojemu zespołowi użytkowników, być może będziesz musiał ponownie rozważyć swój wybór.
Kompatybilność: "Czy aplikacja elektroniczny obieg dokumentów może integrować się z narzędziami, których już używamy?
Istnieje szansa, że w trakcie przetwarzania i zatwierdzania dokumentów elektronicznych będziesz korzystał z wielu innych narzędzi. Zdolność aplikacji elektroniczny obieg dokumentów do integracji z tymi aplikacjami i usługami w znacznym stopniu przyczyni się do zwiększenia produktywności i wydajności Twojego zespołu.
Wybierając aplikację internetową, która nie integruje się z innymi usługami, często użytkownicy będą zmuszeni przełączać platformy, a to samo może pochłonąć dużo czasu. Integracja znacznie upraszcza ten proces.
Większość dostawców wyraźnie wymienia usługi innych firm, z którymi współpracuje ich aplikacja, więc upewnij się, że szukasz takiej listy od samego początku.
Cena aplikacji dedykowanej: "Ile kosztuje elektroniczny obieg dokumentów?"
Cena jest prawdopodobnie jednym z pierwszych i najważniejszych czynników, na które użytkownicy zwracają uwagę przy zakupie nowych aplikacji dedykowanych i nie inaczej jest w przypadku aplikacji internetowej elektroniczny obieg dokumentów; użytkownicy nigdy nie chcą płacić więcej.
Większość aplikacji internetowych jest oferowana w modelu SaaS (Software-as-a-Service). Aplikacje SaaS są w dużej mierze zależne od modelu cenowego abonamentu, w którym klienci płacą co miesiąc za korzystanie z usługi.
Poszukaj czegoś z modelem cenowym, który ma największy sens dla Twojej organizacji.
Bezpieczeństwo: "Jak bezpieczne będą nasze dane?"
Korzystanie z aplikacji dedykowanej elektroniczny obieg dokumentów oznacza, że firma zobowiązuje się do przetwarzania wrażliwych danych, a procesy biznesowe muszą obejmować finanse, więc bezpieczeństwo danych jest bardzo istotne.
Wdrożenie aplikacji elektroniczny obieg dokumentów spowoduje, że dane firmowe będą przechowywane w chmurze. Żadna firma nie chce dzielić się swoimi prywatnymi danymi i poufnymi danymi firmowymi z innymi osobami.
Przed wyborem aplikacji dedykowanej elektroniczny obieg dokumentów należy upewnić się, że dostawca aplikacji internetowej nie zagwarantuje utraty danych lub wycieku danych do stron trzecich (zwłaszcza jeśli strony te mogą być konkurencją).
Klient powinien poznać dostawcę aplikacji internetowej. Sprawdzić systemy, których używa do przechowywania danych i zarządzania nimi. Prawdopodobnie będą wspominać będzie o usługach przechowywania danych w chmurze świadczonych przez strony trzecie, takich jak Google Drive i Dropbox.
Odpowiedniość: "Jak pasuje elektroniczny obieg dokumentów do potrzeb naszego zespołu?"
Zasadniczo istnieją dwie klasy aplikacji internetowych elektroniczny obieg dokumentów, z których można wybierać: aplikacje ogólnego przeznaczenia i aplikacje dedykowane dla procesu.
Jeśli firma pragnie zautomatyzować całą organizację, warto skorzystać z aplikacji ogólnej do automatyzacji procesów biznesowych ogólnego przeznaczenia (choć może nie uwzględnia ona niektórych specyficznych procesów biznesowych). Jeśli firma pragnie znaleźć aplikację, która w większym stopniu odnosi się do określonych, wewnętrznych procesów, to właśnie w tym przypadku pojawia się możliwość zastosowania aplikacji dedykowanej. Firma zdecydowanie potrzebuje aplikacji internetowej do automatyzacji procesów specyficznych dla wybranych procesów biznesowych.
Dostosowywanie: "Czy elektroniczny obieg dokumentów jest na tyle elastyczny, by można go było dostosować do określonych zadań?"
Oprócz specyfiki, aplikacja dedykowana powinna być konfigurowalna. Nieelastyczna aplikacja elektroniczny obieg dokumentów może utrudniać wykonanie pewnych zadań.
Czy można szybko i łatwo robić proste czynności, takie jak dodawanie pól i tabel? Czy użytkownicy mogą budować obiegi dokumentów lub dostosowywać je tak, jak pragną, bez pisania kodu lub inwestowania w drogie zasoby programistyczne?
Użytkownicy powinni sprawdzić, czy aplikacja jest łatwa do dostosowania, dodawania i dokonywania zmian przez zespół bez dodatkowych lub wygórowanych wymagań szkoleniowych.
Konserwacja: "Czy aplikacja elektroniczny obieg dokumentów wymaga regularnej aktualizacji?"
Podczas gdy wiele rozwiązań w zakresie aplikacji internetowych opiera się na chmurze i może nie wymagać żadnych działań po stronie użytkownika końcowego, inne często tak robią. Jeśli aplikacja jest instalowana na komputerze, być może będzie wymagała od czasu do czasu aktualizować ją, gdy dostawca udostępni nowe aktualizacje. Warto jednak zawsze zadbać i wypracować jasne ramy i zasady wsparcia technicznego.
Czy nowe aktualizacje są bezpłatne? Czy twórca aplikacji dedykowanej powiadomi klientów, gdy aktualizacje zostaną wprowadzone?
Zalecamy wybranie aplikacji internetowej w chmurze, która nie musi być aktualizowana przez użytkowników. Jeśli użytkownicy znajdą się w innej sytuacji i firma tworząca aplikacje dedykowane poprosi o płatność, przedstawia to ja w negatywnym świetle.
Skalowalność: "Czy elektroniczny obieg dokumentów może rosnąć wraz z naszym zespołem i ilością pracy?"
Należy wybrać aplikację dedykowaną, która jest skalowalna w projektowaniu. Oznacza to aplikację, która może rozwijać się wraz z firmą lub zespołem, i realizować swoje usługi przy minimalnych kosztach dla użytkowników.
Skalowalność jest ważna dla małych firm, które mają potencjał do rozwoju. Firma powinna starać się unikać sytuacji, w której przechodzi przez wiele wyszukiwań, analiz, testów i parametryzacji, aby kupić aplikację dedykowaną do automatyzacji przepływu pracy, tylko po to, aby odkryć jakiś czas później, że zespół się powiększył i aplikacja elektroniczny obieg dokumentów musi być zmieniona.
Firma powinna rozważyć dodatkowe rozszerzenia aplikacji internetowej, strukturę bazy danych i jej potencjał do rozbudowy w przyszłości.
Wsparcie aplikacji dedykowanej: "Jak będą nam pomagać w razie potrzeby?"
Słaba obsługa klienta jest jednym z głównych powodów, dla których większość klientów zmienia dostawców usług.
Niezależnie od tego, czy firma jest mała, czy duża, jeśli coś pójdzie nie tak, a wsparcie techniczne nie jest dostępne, gdy jest potrzebne, użytkownicy zmuszeni są nie pracować i czekać na pomoc.
Może to doprowadzić do załamania procesów biznesowych, obniżenia wydajności, a nawet do zatrzymania całego działu rozliczeń.
Firma powinna sprawdzić, jak działa dział wsparcie techniczne firmy produkującej aplikacje dedykowanej, jakie są godziny pracy i czas potrzebny na naprawę błędów.
Aby cieszyć się najlepszym zwrotem z inwestycji w aplikację elektroniczny obieg dokumentów, firma może rozważyć punkty przedstawione powyżej.
Większość firm projektujących aplikacje dedykowane pozwala potencjalnym klientom wypróbować swoje produkty za darmo przez określony czas.
