Udane wdrożenie systemu informatycznego

Udane wdrożenie systemu informatycznego

Udane wdrożenie systemu informatycznego powoduje zmianę działalności firmy i obowiązki wielu osób w firmie. A jeśli nie jest to zrobione prawidłowo, możesz spowodować kosztowne zakłócenia w działalności firmy. Może przekroczyć zakładany budżet i czas wdrożenia in pierwotne plany. Wyniki badań IT dostępnych w internecie informują, że 50% wszystkich dużych projektów IT nie jest wdrażanych na czas lub w ramach budżetu.

Zakładając, że dokonałeś dobrego wyboru systemu IT i zakupiłeś odpowiedni system IT dla swojego biznesu, musisz teraz zaplanować krytyczne kwestie dla wdrożenia. Zwróć uwagę na te czynniki, które mogą przyczynić się do udanego wdrożenie systemu informatycznego.

Wdrożenie systemu informatycznego, zarządzanie projektem

Konwersje na nowy system IT często schodzi na dalszy plan, ponieważ firmy nie planują projektu realistycznie lub nie realizują go i nie zarządzają nim zgodnie z planem. Pamiętaj, że duże konwersje systemów IT to nie tylko projekty informatyczne. Firmy powinny zachować wspólną odpowiedzialność z dostawcą w procesie planowania projektu, utrzymania stanu planu projektu, a także pewien stopień kontroli nad jego realizacją.

Wszystkie kluczowe działy użytkowników i zainteresowane strony powinny mieć reprezentację w zespole projektowym, zarząd, logistyka, marketing i finanse. Członkowie zespołu powinni dzielić się odpowiedzialnością za konwersję, szkolenia i pomyślną realizację zadań projektowych.

Dostawca systemu informatycznego powinien mieć sprawdzoną w czasie metodologię projektu i zapewnić ogólny plan wdrożenia. Jako klient, Twoim zadaniem jest opracowanie szczegółowego planu wdrożenia systemu informatycznego z dostawcą, popartego szczegółowymi zadaniami i szacunkami.

Na przykład, plan wdrożenia systemu informatycznego może mieć listę modyfikacji systemu, ale brakuje w nim szczegółów, które muszą być wyszczególnione. Mogą one obejmować badania, specyfikacje, wyłączenia, specyfikacje programu, programowanie, testowanie i wyłączenie, a także różne poziomy testowania i integracji systemu informatycznego z systemem bazowym.

Planuj awarie i staraj się ograniczyć do minimum zakłócenia w działalności. Zauważyliśmy, że systemy IT są uruchamiane przez kierownictwo, które początkowo nie było w stanie uzyskać swoich najczęściej używanych raportów - to może być duży problem.

W tym samym czasie zaplanuj uruchomienie systemu IT na najbardziej spokojny okres w roku.

We wdrożeniu systemu informatycznego powinien być zatrudniony starszy menedżer, który będzie pełnił funkcję sponsora projektu. Projekt powinien być okresowo weryfikowany przez komitet sterujący w celu śledzenia jego postępów. Gwarantuje to, że kierownictwo wyższego szczebla, aż po kierowników działów, będzie dążyć do sukcesu.

Jeśli masz plan wdrożenia systemu informatycznego, który ma sens, upewnij się, że zarządzasz zgodnie z nim. Brzmi to elementarnie, ale wiele firm i dostawców potyka się o to.

Na początku projektu wdrożenia systemu informatycznego opublikuj dwutygodniowy raport o stanie prac. Gdy otrzymasz go w ciągu kilku miesięcy, możesz chcieć mieć cotygodniowe spotkania konferencyjne i aktualizacje statusu. W ciągu 30 dni od uruchomienia, organizuj codzienne spotkania i informuj, co należy osiągnąć.

Wdrożenie systemu informatycznego, usprawnienie procesu i wdrożenie najlepszych praktyk

Wiele firm nie radzi sobie ze zmianami procesów i procedur, które mogłyby przyspieszyć wykorzystanie nowego systemu IT. Oznacza to, że są one mniej skłonne do uzyskania pożądanej wydajności w wyniku konwersji.

W związku z tym może zaistnieć potrzeba ponownego przemyślenia sposobu, w jaki procesy i systemy IT otaczające zautomatyzowane systemy muszą się zmieniać w miarę instalacji nowego systemu IT.

Zmiany procesów biznesowych będą się różnić w zależności od typów systemów IT. Na przykład w przypadku systemu zarządzania magazynem (Warehouse Management System - WMS) zmiany w procesach mogą obejmować zgodność z wymaganiami dostawcy, raportowanie potwierdzeń odbioru, wdrażanie nowych metod kompletacji, procedury zliczania cyklu zapasów itd.

Z kolei system zarządzania zamówieniami (Order Management System - OMS) będzie miał inne podejście do obsługi klienta, raportowania zarządczego, interfejsu i wsparcia klientów internetowych, bilansowania i interfejsów między systemem zarządzania zamówieniami a księgowością, procesów zwrotu i kredytowania między obsługą klienta i przetwarzaniem zwrotów.

  • Jakie istniejące procedury i systemy IT można zlikwidować, aby zwiększyć wydajność?
  • Jakie nowe procesy IT i procedury są wymagane lub pożądane?
  • Jakie najlepsze praktyki powinny być rozważane i wdrażane?

Są one równie ważne jak udane wdrożenie systemu informatycznego.

Wdrożenie systemu informatycznego, konfiguracja parametrów systemowych

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy przy wdrażaniu systemów IT jest próba powielenia istniejących systemów. Modyfikacje zwiększają koszty, wydłużają czas wdrożenia i zwiększają ryzyko. Widzieliśmy, jak firmy nalegały na modyfikacje tylko po to, aby uświadomić sobie w pierwszym roku eksploatacji, że istnieją lepsze sposoby na wykorzystanie nowego systemu IT niż próba replikacji starego.

Większość systemów IT na rynku może być konfigurowana za pomocą przełączników parametrów, które ustawiają opcje i nadają inną osobowość aplikacji, co pozwala na wdrożenie jej w różnych typach firm. Pozwala to na dostosowanie aplikacji bez modyfikacji, co nie znaczy, że czasami nie będziesz chciał lub potrzebował pewnych modyfikacji.

Wiele aplikacji ma setki do ponad 1000 przełączników sterujących systemem IT. Sprzedawca systemów IT oczywiście będzie musiał przeszkolić personel w systemie i pomóc w dokonaniu ostrożnych ustawień przełączników.

Jest to szczegółowa praca, która często wymaga kilku tygodni rozwagi. Ważne jest, aby zrozumieć konsekwencje ustawienia przełącznika, a następnie przetestować, a w razie potrzeby zmienić ustawienie przełącznika i powtórzyć testy.

Wdrożenie systemu informatycznego, konwersja plików

W pełni funkcjonalnym (Order Management Systems – OMS) znajduje się od 200 do 500 tabel i plików, więc trzeba zapewnić wystarczająco dużo czasu na konwersję plików.

Nadrzędną troską o pomyślną konwersję plików są między innymi:

  • Podjęcie decyzji, które pliki powinny być konwertowane poprzez programowanie, a które poprzez budowanie tabel i plików ręcznie. Na ogół nie można sobie pozwolić na zaprogramowanie konwersji wielu plików, ale należy konwertować pliki klienta, pozycji i zamówień. Jaki wysiłek jest związany i za jaką cenę?
  • Kto i w jaki sposób zbuduje setki innych tabel i plików potrzebnych do nowego systemu IT? Należą do nich: plik dostawcy i związane z nim zamówienia zakupu; zamówienia zwrotne; pliki ofert i kodów źródłowych; tabele dotyczące wysyłki i przetwarzania; plan kont itp.
  • Innym sposobem na przyjrzenie się tym działaniom jest wczesne wprowadzenie wymaganych plików i funkcjonalności, co rozpoczyna tworzenie podstaw dla procedur i obowiązków, które są wymagane przez zespół projektowy.
  • Jaką historię należy przekonwertować? Początkowo firmy chcą mieć lata historii, ale co jest realistyczne i jakim kosztem?
  • Podczas konwersji należy ocenić jakość konwersji pod względem liczby rekordów i dokładności konwertowanych danych. Poświęć wystarczająco dużo czasu na określenie, zaprogramowanie i przetestowanie programów do konwersji.
  • Rozważ swój plan przejścia na nowy system IT i konwersji plików najnowszych plików i baz danych. Jak to zrobić, aby woje pliki i bazy danych w nowym systemie IT były aktualne w czasie uruchomienia? Ile czasu potrzeba będzie na konwersję plików?

W przypadku większych firm, Jaki czas jest potrzebny, aby dokonać konwersji z ostatniego dnia na starym systemie IT i uruchomić nowy system IT następnego dnia?

Wdrożenie systemu informatycznego, wiele baz danych

Będziesz potrzebował wielu instancji lub kopii oprogramowania / bazy danych i aplikacji. Większość umów dotyczących oprogramowania ogranicza się do korzystania tylko z jednej kopii systemu IT i jednej kopii zapasowej do odzyskiwania danych bez konieczności negocjowania wielokrotnego użycia. Istnieją dodatkowe opłaty licencyjne za dodatkowe kopie, które często są pomijane podczas negocjacji umowy.

Powinieneś mieć co najmniej dwie kopie lub partycje dla aplikacji: jedną dla rozwoju i szkolenia, a drugą dla produkcji. Większe firmy mogą wymagać trzech kopii. Zaletą tego jest to, że możesz zablokować produkcję, aby uchronić użytkowników przed nieumyślną modyfikacją lub zniszczeniem plików produkcyjnych.

Wdrożenie systemu informatycznego, szkolenia i procedury

Prawdopodobnie najbardziej niedorozwiniętym obszarem są procedury szkolenia i opisy. Musisz zrozumieć, że dostawca systemu informatycznego dostarczy dokumentację tylko o aplikacji i, w najlepszym przypadku, jak działa system IT pod względem funkcjonalności.

Podejście sprzedawcy polega zazwyczaj na "szkoleniu trenera". Od tego momentu to do Ciebie należy opracowanie materiałów szkoleniowych i podejścia dla różnych działów oraz nowej polityki i standardowych procedur operacyjnych, które są wymagane.

Większość firm nie posiada pełnoetatowych trenerów. Dobrym pomysłem jest przeszkolenie każdego kierownika działu w zakresie aplikacji, a następnie zlecenie im opracowania procedur i ustalenia szkoleń dla ich działu. Wszystko to będzie wymagało standaryzacji, tak aby dokumentacja była na tym samym poziomie szczegółowości we wszystkich działach operacyjnych.

Zazwyczaj potrzeba 6-12 miesięcy od wdrożenia, aby firma zaczęła czuć się komfortowo z nowym systemem IT. Osiągnięcie ROI z aplikacji może potrwać dłużej. Szkolenie jest najważniejszą rzeczą, jaką można zrobić, aby skrócić krzywą uczenia się.

Większość dostawców oferuje nie tylko szkolenia wstępne, ale również bardziej zaawansowane instrukcje dla super-użytkowników. Budżet na dodatkowe szkolenie; jest to najmniejsza część całkowitych wydatków.

Przeprowadzić audyt po wdrożeniu systemu IT 30 do 60 dni po rozpoczęciu pracy. Zidentyfikuj osoby i działy, dla których dodatkowe szkolenie jest konieczne.

Wdrożenie systemu informatycznego, testy

Wszystko musi być dokładnie przetestowane - parametry systemu, modyfikacje, programy konwertujące. Testowanie oznacza posiadanie czasu i zaangażowania użytkowników, a następnie porównywanie wyników testów z oczekiwanymi rezultatami.

Jednym z najlepszych sposobów, aby mieć pewność, że system IT jest gotowy do wdrożenia, jest przeprowadzenie pilota. Polega on na uruchomieniu wszystkich funkcji aplikacji IT z testową kopią systemu.

Uruchomienie wszystkich procesów od początku do końca. Używaj skryptowych danych testowych dla każdego typu funkcji. Testuj interfejsy do innych systemów. Przetwarzaj transakcje internetowe do systemu biznesowego.

Czy wszystkie funkcje magazynowe są operacyjne? Uruchom i wydrukuj kluczowe raporty. Zespół projektowy powinien poprowadzić pilota wdrożenia.

Zajmie to trochę czasu na planowanie i koordynację, ale to najlepszy sposób, aby ustalić, czy system IT został prawidłowo skonfigurowany; czy modyfikacje są zaprogramowane i przetestowane poprawnie; oraz jak nowe pliki, tabele i bazy danych pojawią się z danymi firmy. Jest to również wskazówka, czy system IT jest naprawdę gotowy do wdrożenia.

Gdy odkrywasz błędy, problemy i inne niespodzianki, wracasz i ponownie uruchamiasz funkcjonalność z poprawionymi programami i porównujesz wyniki z oczekiwanymi rezultatami.

Jeśli opracowałeś swoje procedury szkoleniowe i procedury operacyjne, jest to doskonała okazja, aby przekonać się, na ile są one skuteczne i jak należy je dopracować.

Wdrożenie systemu informatycznego

Ścisłe przestrzeganie tych powyższych punktów kroków pomoże Ci zapewnić udane wdrożenie systemu informatycznego, które będzie przynosiło korzyści przez lata.