Zaplanuj swoje wdrożenie systemu informatycznego

Zaplanuj swoje wdrożenie systemu informatycznego

Wdrożenie systemu informatycznego w firmie może stanowić wyzwanie. Jeśli nie zostanie wykonane prawidłowo, może spowodować duże problemy dla firmy, powodując opóźnienia, spadek wydajności i przekroczenie budżetu wdrożenia systemu IT.

Kroki prowadzące do pomyślnego wdrożenia systemu IT w firmie

Postępuj zgodnie z dobrze sprawdzonym procesem wdrażania systemu informatycznego, aby zminimalizować zakłócenia w Twojej działalności. Proces ten obejmuje:

  • Komunikację - pracownicy potrzebują czasu na dostosowanie się do zmian. Wyjaśnij powody wdrożenia systemu IT i korzyści, jakich oczekujesz od niego, aby każdy mógł w nim uczestniczyć.
  • Rozpoczęcie projektu - dobre zarządzanie projektem jest kluczem do zapewnienia sprawnego przebiegu wdrożenia systemu IT. Utwórz swój zespół projektowy, przydziel role i obowiązki oraz stwórz i rozpowszechniaj jasny plan wdrożenia.
  • Instalacja i konfiguracja systemu IT - Twój dostawca IT zazwyczaj instaluje system, ale Twój wewnętrzny zespół IT (jeśli go posiadasz) może być zaangażowany. Podczas instalacji konfiguruj system, ustawiaj niezbędne wyjścia lub raporty (np. tygodniowe raporty sprzedaży, miesięczne raporty dłużników itp.), testuj je i miej je gotowe do uruchomienia.
  • Zarządzanie zmianą - pracownicy mogą zmagać się ze zmianami, być zdezorientowani w związku z nowymi zadaniami lub obowiązkami, mogą opierać się nowej technologii. Ważne jest, aby zarządzać nimi uważnie i stosować najlepsze praktyki zarządzania zmianą.
  • Szkolenie użytkowników – użytkownicy systemu IT mogą potrzebować szkolenia, aby go obsługiwać. Podczas szkoleń mogą potrzebować odejść od swoich regularnych zadań. Na późniejszym etapie może być również konieczne szkolenie "uzupełniające" w celu wzmocnienia kompetencji IT. W ramach pakietu szkoleniowego można przeprowadzić testy akceptacyjne dla użytkowników.
  • Wsparcie dla użytkowników - pracownicy korzystający z nowego systemu IT będą potrzebowali stałego wsparcia. Możesz wybrać wewnętrzny helpdesk lub rozwiązanie zewnętrzne.
  • Migracja danych - może być konieczna migracja danych ze starego do nowego systemu IT . Przygotuj te dane tak wcześnie, jak to możliwe. Zwróć szczególną uwagę na format, zawartość i objętość, ponieważ wszystko to może spowodować problemy z wdrożeniem systemu IT. W zależności od projektu, możesz chcieć zatrzymać na jakiś czas dwa zestawy danych (na starym i nowym systemie), na wypadek gdyby pojawiły się kolejne problemy.
  • Planowanie awaryjne - wdrożenie systemu informatycznego nie zawsze przebiega zgodnie z planem. Przygotuj działania dla możliwych scenariuszy, aby uniknąć zakłóceń. Dowiedz się o ciągłości działania i zarządzaniu kryzysowym.
  • Planowanie wykorzystania systemu IT - zaplanuj uruchomienie nowego systemu IT lub przynajmniej weź pod uwagę takie czynniki jak sezonowość, urlopy pracowników, gotowość do pracy, dostępne wsparcie, itp. Upewnij się, że dysponujesz wystarczającymi zasobami, gdy będziesz korzystał z wdrożonego systemu IT.
  • Monitorowanie ryzyka podczas wdrażania systemu IT - współpraca z dostawcą podczas wdrażania, jak również podczas uruchamiania systemu, aby zapewnić, że szybko zajmie się on wszelkimi lukami i problemami.
  • Sprawdzanie bezpieczeństwa - ocena wszelkich obaw dotyczących bezpieczeństwa, jakie może spowodować nowy system. Przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa w celu sprawdzenia systemu pod kątem słabych punktów i, w razie potrzeby, rozważenie mechanizmów szyfrowania w celu ochrony danych systemu. Przeczytaj więcej o bezpieczeństwie cybernetycznym dla biznesu.
  • Pomiar wyników i rezultatów - określ jednoznaczne mierniki, które pozwolą zmierzyć sukces wdrożenia. Zobacz jak mierzyć wydajność i wyznaczać cele wdrożenia systemu IT.

Aby utrzymać swój projekt informatyczny na właściwym torze, dokładnie przeanalizuj system. Przeprowadź ocenę potrzeb technologicznych, która pomoże Ci wybrać i wdrożyć odpowiedni system informatyczny dla firmy.

Potencjalne pułapki związane z wdrożeniem systemu informatycznego

Wdrożenia systemu informatycznego w firmie są często koczy się niepowodzeniem z powodu, że firma:
  • Nie planuje projektu realistycznie.
  • Nie docenia terminów analizy, projektowania, planowania, testowania i przeprowadzania zmian.
  • Źle zarządza projektem IT.
  • Nie wspiera personelu szkoleniem lub akceptacją zmian.
  • Projekt się przeciąga i wymaga większego finansowania.
  • Brak określenia ról i obowiązków użytkowników, zainteresowanych stron i kluczowego personelu.
Pomoc przy wdrażaniu systemu informatycznego

Niewiele firm ma wystarczająco dużo doświadczenia, aby samodzielnie wdrażać systemy informatyczne. Dostawcy rozwiązań informatycznych mogą udzielać porad, choć prawdopodobnie preferują rozwiązania, które dostarczają. W wielu przypadkach mogą oni dostosować swoje rozwiązanie do konkretnych potrzeb klienta.

Alternatywnie, można skorzystać z usług niezależnego konsultanta, który pomoże w przeglądzie, wyborze i wdrożeniu rozwiązania informatycznego. Zobacz, jak wybrać dostawcę IT dla Twojej firmy. Sprawdź nasze usługi Doradztwo IT dla firm.