Ryzyka usług outsourcingowych

Jak zminimalizować ryzyka związane z realizacją kontraktu w ramach Outsourcing IT?

Po pierwsze trzeba je znać i mieć ich świadomość.

Outsourcing IT generuje wiele emocji. Szczególnie widoczne jest to w małych i średnich firmach. Duże firmy i korporacje już sobie poradziły z tym zagadnieniem i korzystają z usług outsourcingu IT w sposób powszechny. Coraz więcej firm i instytucji korzysta z tzw. Inteligentny outsourcing IT lub selektywny outsourcing IT. W wielu wypadkach takie podejście do outsourcing IT jest wyborem najwłaściwszym, równowaga pomiędzy wydajnością a efektywnością w zakresie zapewnienia funkcji IT w firmie. Należy jednak zastanowić się i zadać sobie pytanie: dlaczego firma nie powinna rozwijać własnych kompetencji w zakresie IT? Opis poniższych zagadnień powstał na podstawie własnych doświadczeń oraz licznej literatury.

Outsourcing IT rozwinął się w latach 90 XX wieku. Firmy rozpoczęły proces wydzielania poszczególnych ich funkcji albo do firm zewnętrznych albo do nowoutworzonych własnych podmiotów, których zadaniem było świadczenie wyspecjalizowanych usług w pewnym obszarze tzw. shared services.

Głównymi celami outsourcing IT są: obniżenie kosztów, skupienie się na podstawowej działalności biznesowej a nie na IT lub wykorzystanie firm trzecich do świadczenia usług wsparcia w obszarze technologii informatycznych. Jakiekolwiek są przyczyny i źródła korzystania z usług outsourcing IT, zawsze towarzyszą nim poważne rozmowy pomiędzy działami IT, głównymi managerami w firmie oraz zarządem. Głównym Zagadnieniem poruszanym w czasie takich spotkań jest znalezienie odpowiedzi na pytania:

• Jak określić swoje potrzeby w ramach outsourcing IT?
• Jak przygotować właściwe zapytanie ofertowe w ramach Outsourcing IT?
• Jak wybrać firmę, do której wyślę zapytanie?
• Jak rozpocząć korzystanie z usług outsourcing IT?
• Jak wybrać najlepszą dla mnie firmę oferująca usługi outsourcing IT?
• Jak zarządzać kontraktem w ramach outsourcing IT?
• Jak zminimalizować ryzyko związane z procesem realizacji usług w ramach outsourcing IT?
• Jak określić najlepsze dla firmy warunki SLA?
• Jak zapewnić kontrolę nad najistotniejszymi systemami informatycznymi?
• Jak zapewnić określić nieprzewidywalne sytuacje?
• Jak zabezpieczyć się przed utratą danych?
• Jak zapewnić właściwy przepływ informacji pomiędzy firmą oferującą outsourcing IT a klientem?
• Jakich ludzi wybrać po stronie firmy do zarządzania procesem realizacji kontraktu w ramach outsourcingu informatycznego?
• Jak właściwie wybrać firmę oferującą usługi outsourcingu informatycznego?
• Jak zarządzać procesem raportowania?

XXI wiek to to początek korzystania z inteligentnego, selektywnego outsourcingu IT. Powstało wiele modeli opisujących sposób wyboru dostawcy usług Outsourcing IT czy to w obszarze tworzenia oprogramowania czy też świadczenia usług wsparcia. Wiele modeli pokazuje, że rozpoczęcie korzystania z usług outsourcing IT w organizacjach, w których już funkcja IT działa poprawnie i efektywnie może spowodować powstanie wielu trudności. W takich sytuacjach lepiej skorzystać z insourcingu. Jeżeli wartość biznesowa jest wysoka ale operacyjna efektywność niska, w takich wypadkach korzystanie z outsourcing IT ma sens. W takiej sytuacji firma może realnie odczuć korzyści wynikające z zastosowania outsourcing IT. Jednak, gdy działania operacyjne są niskiej jakości oraz wartość biznesowa konkretnej technologii lub aplikacji jest niska w takiej sytuacji outsourcing IT jest jak najbardziej naturalnym rozwiązaniem. Podsumowując selektywny, wybiórczy outsourcing jest możliwym rozwiązaniem, w którym upraszcza się sposób zarządzania z obszaru IT w firmie. Należy przy tym zaznaczyć, że jakość świadczonych usług musi być na satysfakcjonującym poziomie.
Managerowie powinni zawsze stawiać przed sobą pytanie czy można przekazać wydzielone operacje do firmy zewnętrznej w ramach outsourcing IT, nawet wtedy, gdy odpowiedź na takie pytanie brzmi nie. Kierownicy powinni również znaleźć odpowiedź na pytania:

• Dlaczego outsourcing IT ma sens? i
• Dlaczego outsourcing IT jest właściwym rozwiązaniem?

W obszarze outsourcing IT występuje wiele ryzyk. Ryzyk, które określają ograniczenia związane z outsourcing IT. Te firmy, które rozpoczęły korzystanie z usług outsourcing IT mają żale, że dostawcy usług nie informowali ich o wszystkich obszarach ryzyk. Kierownicy działów informatyki, będący obecnie w procesie wyboru dostawcy usług outsourcing IT potwierdzają pozornie mocno brzmiące zainteresowanie usługami. Dodatkowo, wzorce używane do analiz modeli outsourcing IT, też pokazują korzyści wynikające z korzystania z usług. Ten dokument ma przedstawić ryzyka związane z outsourcing IT w celu umożliwienia managerom IT podejmowania bardziej świadomych decyzji.

Outsourcing IT - ryzyka

• Słabe zarządzanie kontraktem
• Brak doświadczenia outsourcera
• Zmienność prowadzenia biznesu
• Niewystarczające umiejętności techniczne
• Niepewność
• Ukryte koszty
• Brak przekazywania wiedzy
• Utrata tworzenia przestrzeni na innowacyjność
• Słaba współpraca
• Technologia