Skalowanie biznesu, elementy skalowania

Skalowanie biznesu jest obecnie popularnym hasłem, szczególnie wśród firm internetowych, ale często jest ono używane nieprawidłowo. Skalowanie biznesu nie oznacza tylko wzrostu. Odnosi się do szczególnego rodzaju wzrostu. Skalowanie biznesu oznacza po prostu dodawanie zasobów w mniej więcej takim samym tempie, jak tworzenie przychodów. Skalowanie oznacza jednak dodawanie zasobów w przyrostowym tempie przy jednoczesnym generowaniu przychodów w tempie wykładniczym.

Przykład: Jednoosobowa firma pobiera 150 zł za godzinę za swoją usługę. Jeśli chce wystawić faktury na wyższą kwotę, musi więcej pracować. Za każde 150 zł netto, które zarobił, musi dodać więcej zasobów (swój czas). To bardzo trudne - w zasadzie niemożliwe - dla niego, aby skalować biznes.

Przykład: Firma usługowa pobiera 30 zł netto miesięcznie za dostęp do swojej aplikacji internetowej CRM dla małej firmy. Po uruchomieniu aplikacji CRM, aktywacja nowych użytkowników kosztuje ją niewiele więcej niż zero. Oznacza to, że może skalować się szybko i w nieskończoność, ponieważ nie musi dodawać proporcjonalnie zasobów (poza większą przestrzenią na dyskach twardych oraz większa przepustowością łącza internetowego) w celu uzyskania większych przychodów.

Skalowalność biznesu to widmo. Niektóre przedsiębiorstwa są łatwiejsze do skalowania niż inne. Sklep internetowy jest łatwiejszy do skalowania niż usługa projektowania aplikacji internetowych.

Czy skalować biznes?

Skalowanie biznesu jest atrakcyjne, ale nie jest odpowiednie dla każdej firmy. Zanim zdecydujesz się na skalowanie firmy, musisz zadać sobie pytanie dlaczego. Dlaczego chcesz skalować biznes? Co chcesz, aby Twoje życie wyglądało tak, że wymaga skalowania biznesu?

Na przykład, konsultant, który może zarobić wystarczająco dużo, aby zapewnić sobie spokojne życie bez wielogodzinnej pracy, może tego nie potrzebować. Zamiast skalować biznes, właściwą drogą dla niego może być utrzymanie małego, elastycznego i łatwego do zarządzania biznesu.

Najpierw musisz zdecydować, czego chcesz od życia. Następnie należy zadać sobie pytanie, czy można osiągnąć ten rodzaj życia bez skalowania biznesu. Jeśli możesz, nie ma powodu do skalowania. Ale jeśli twoje wymarzone życie wymaga skalowania firmy, będziesz chciał zrobić to w najbardziej efektywny sposób (lub przekonwertować je na coś bardziej skalowalnego). Aby to zrobić, będziesz musiał wbudować te istotne elementy w swoją firmę.

Skalowanie biznesu. Systemy i procesy

Pierwszym krokiem do skalowania biznesu jest zrozumienie wszystkich wyzwań. Identyfikacja wąskich problemów i wąskich gardeł, punktów tarcia lub pracochłonnych i powtarzających się zadań. Następnie zadaj sobie pytanie, czy naprawdę trzeba je wykonać.

• Czy zadania są one zgodne ze strategią firmy?
• Czy zadania można je wykonać lepiej?
• W jaki sposób zadania można wykonać lepiej?
• Czy też można wyeliminować zadania?

Kiedy już zoptymalizujesz zadania, zamień je w systemy, które kierują tym, co pozostało. Firmy, które odniosły sukces, uczą się usystematyzować swoje złożone zadania poprzez tworzenie powtarzalnych procesów i przepływów pracy.

Systematyzacja zwalnia Twój czas, dzięki czemu możesz skupić się na strategii, rozwoju, zrozumieniu rynku, klienta i innowacji. Systematyzacja zadań sprawia również, że Twoja firma staje się bardziej wartościowa, jeśli kiedykolwiek spróbujesz ją sprzedać. Nowi nabywcy lubią widzieć formalne procesy, które kierują pracą zespołu.

Zacznij od szerszej perspektywy i podążaj dalej rozwiązując kolejne problemy, wykonując te kroki:

• Zidentyfikuj potencjalne obszary w biznesie do usystematyzowania. Może to być produkt, marketing, finanse, produkcja itp.
• Podziel każdy obszar na procesy (np. wygeneruj tygodniowy raport aktywności).
• Podziel każdy proces na etapy i opracuj plan, jak zakończyć procedurę.
• Udokumentuj procedurę w dokumencie, a następnie przydziel kogoś do testowania.
• Na koniec załaduj do narzędzia procedury.
• Ustaw datę przeglądu, aby utrzymać i aktualizować procedurę. Dzięki temu nasza procedura nigdy nie będzie zbytnio nieaktualna, ponieważ rzeczy nieuchronnie się zmieniają.

W celu skalowania biznesu, usystematyzuj wszystko, co możesz. Twoje systemy IT powinny regulować cały cykl życia klienta - od początkowej świadomości klienta na temat produktu, poprzez serwis, rozliczenia po obsługę po sprzedaży.

Przekształć kluczowe obszary swojej działalności w proste procesy, które dadzą Twoim pracownikom narzędzia potrzebne do ciągłego zaangażowania i sprawnego wykonywania zadań, bez przerw.

Skalowanie biznesu. Automatyzacja procesów biznesowych. Elektroniczny obieg dokumentów

Kiedy już przekształcisz swoje zadania w przejrzyste, powtarzalne systemy, następnym krokiem jest zautomatyzowanie jak największej ich części. Wykorzystanie systemów IT i technologii jest najlepszym sposobem na wykonanie większej ilości pracy i obsługę większej liczby klientów. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, automatyzacji procesów biznesowych może mieć potężny wpływ na Twoją firmę.

Najbardziej oczywistą korzyścią z elektronicznego obiegu dokumentów jest czas. Dzięki automatyzacji zyskasz czas, aby skupić się na swojej szerszej strategii, rozwoju firmy i nowych pomysłach. To znacznie zwiększa Twoją wydajność bez zwiększania zasobów. To klucz do skalowania biznesu.

Elektroniczny obieg dokumentów daje dostęp do zaawansowanej analityki w celu pomiaru wydajności Twojej firmy. Informacje te rzadko pojawiają się, gdy wykonujesz pracę ręcznie. Na przykład, zautomatyzowany lejek generowania leadów w CRM dla małej firmy może dokładnie określić, jak dobrze działają Twoje strony docelowe i oferty.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala również na lepsze wykorzystanie kapitału ludzkiego. Tak, możesz zredukować liczbę pracowników poprzez automatyzację części ich pracy, ale firmy znajdują największą wartość w automatyzacji, przekierowując swój zespół do zadań, które wymagają myślenie twórczego. Automatyzując zadania menadżerskie, możesz dać swojemu zespołowi bardziej angażujące obowiązki, które wymagają kreatywności, inteligencji i krytycznego myślenia, których systemy IT nie są w stanie odtworzyć.

Oto tylko kilka sposobów, na jakie firmy wykorzystują elektroniczny obieg dokumentów, aby zmniejszyć swoje obciążenie pracą:

• Zarządzanie i ustalanie priorytetów zgłoszeń do pomocy technicznej.
• Zarządzanie rejestracjami i subskrypcjami klientów.
• Organizowanie i sortowanie kontaktów i klientów.
• Zarządzanie projektami i zadaniami.
• Identyfikacja możliwości i wskazówek.
• Przenoszenie, przesyłanie i manipulowanie danymi.
• Zarządzanie lejkiem sprzedaży i lejkiem marketingowy.
• Zarządzanie powiadomieniami o zadaniach, które wymagają aktywności biznesowej.
• Zarzadzanie danymi.

Nie martw się kreować własne sposoby na automatyzację zadań. Możesz nawet rozważyć zaprojektowania aplikacji internetowej do obsługi Twoich unikalnych potrzeb.

Skalowanie biznesu. Zespół

Wszystkie przedsiębiorstwa zależą od ludzi, ale niekoniecznie od większej liczby osób. Zamiast tego, potrzebujesz odpowiednich ludzi. Potrzebujesz ludzi o wysokich kwalifikacjach, którzy dbają o swoją pracę i firmę; ludzi, którzy są zaangażowani w swoją pracę.

Zatrudnianie ludzi, którzy pomogą Ci się skalować biznes, może stanowić wyzwanie, ponieważ ich praca powinna się zmieniać wraz ze zmianami w firmie. Na przykład, możesz zatrudnić kogoś, kto jest ekspertem w kreowaniu wymagań biznesowych aplikacji oraz tworzeniu wymagań funkcjonalnych aplikacji internetowej. Ale ta osoba musi również być w stanie pomóc Ci przygotować na wymagania niefunkcjonalne aplikacji internetowej oraz przypadki użycia aplikacji, a następnie znaleźć inne sposoby na zwiększenie wartości dodanej firmy.

Lubimy zatrudniać osoby o przedsiębiorczych nastawieniach, ponieważ pomagają one w rozwoju naszej firmy, ale istnieją pewne potencjalne zagrożenia, takie jak ich apetyt na podejmowanie ryzyka i możliwość utrzymania ich w firmie wystarczająco długo.

Przedsiębiorcy starają się rozwijać, należy ich zatrzymać, dając im przestrzeń i narzędzia, których potrzebują do rozwoju firmy. Pomaga to wbudować ich cele osobiste i zawodowe w szersze cele firmy. Na przykład, jeśli chcą żyć w radykalnie innej strefie czasowej, powinni znaleźć sposób na zorganizowanie swojej pracy tak, aby się do niej dostosować.

Jeśli robisz to dobrze, Twoi ludzie powinni stale tworzyć rozwiązania, które przekształcają ich własne miejsca pracy na Twoją korzyść lub swoją własną. Powinni być skupieni na rozwoju i aktywnie szukać sposobów na ułatwienie własnej pracy. Ograniczać powtarzające się zadania i przekształcać złożone zadania w procesy, które mogą być wykonywane przez każdego.

Ciężko jest znaleźć ludzi z odpowiednimi umiejętnościami, zaangażowaniem i etyką pracy, którzy pomogą Ci się rozwijać. Jeśli ich znajdziesz, trzymaj się ich. Jeśli musisz, zapłać im słuszne wynagrodzenie. Zainwestuj w ich rozwój, aby nadal współtworzyli Twój biznes.

Ludzie są kręgosłupem firmy, więc inwestuj w ich rozwój i wzrost. Zapisuj pracowników na kursy i szkolenia, aby poszerzyć ich umiejętności i wysyłaj ich na konferencje i wydarzenia branżowe, aby na bieżąco informować ich i łączyć z nimi. Pokaż pracownikom potencjalne ścieżki kariery i możliwości dostępne w firmie, aby utrzymać ich motywację i pracować na rzecz nowych celów. Kiedy ludzie rosną i rozwijają się, tak jak firma.

Skalowanie biznesu. Koncentracja na celu

Kiedy rozwijasz swój biznes, łatwo jest rozproszyć uwagę zespołu, możliwości i pomysłów. Możesz chcieć rozwijać produkt, ponieważ jeden z klientów obiecał, że go kupi, nawet jeśli nie jesteś pewien, czy możesz go ponownie sprzedać. Możesz zaoferować usługę doradczą, aby zarobić trochę dzisiaj, nawet jeśli wiesz, że to nie będzie skala. Albo możesz popełnić najgorszy błąd: Wykorzystać się w nową okazję biznesową, która nie ma żadnego związku z twoim obecnym biznesem.

Próba poruszania się w zbyt wielu kierunkach jest prawie zawsze receptą na katastrofę i na pewno nie pomoże Ci to w skalowaniu biznesu. Zabiera Cię od podstawowych projektów i zadań, zwiększa Twoje obciążenie i zmusza do alokowania zasobów na rzeczy, które nie są związane z głównym celem działalności Twojej firmy.

Jeśli poświęcisz się zbyt wielu rzeczom, nie będziesz w stanie zrobić żadnej z nich dobrze. Będziesz tracił czas na budowanie systemów IT i procesów i szkolenie pracowników. Być może będziesz nawet musiał zatrudnić nowych ludzi, aby sprostać nowym potrzebom. Inwestowanie w tak wiele nowych możliwości jest przeciwieństwem skalowania biznesu. Ostatecznie pozbywasz się rozmachu, którego potrzebujesz, aby się rozwijać.

Jednym ze sposobów na utrzymanie koncentracji na celu jest niepozwalanie innym ludziom zarządzać harmonogramami pracy firmy. Jeśli firma jest stale w trybie reagowania na sytuacje kryzysowe, łatwo straci orientację w swoich priorytetach.

Firma powinna wykonywać działania poprzez ustrukturyzowanie działalności w celu zmniejszenia liczby nagłych wypadków i planowanie pracy z wyprzedzeniem. Automatyzacja i systematyzacja są tu ważne. Pozwalają one zaplanować kolejne dni i tygodnie z dużą ilością czasu na skoncentrowanie się na strategii i celach biznesowych.

Skoncentruj się na kluczowych celach i działaniach, które posuwają Twoją firmę do przodu. Oznacza to skupienie się na modelu biznesowym, propozycji wartości, klientach i strategii marketingowej oraz zrównoważenie zarówno krótkoterminowych przepływów pieniężnych, jak i długoterminowych projektów innowacyjnych.

Skalowanie biznesu. Przywództwo i wizja

Ostatnim składnikiem skalowania biznesu jest przywództwo. Potrzebujesz kogoś, kto będzie mógł zobaczyć, jak wygląda powiększona wersja Twojej firmy i poprowadzi resztę firmy do tego celu.

Lider potrzebuje wizji myślenia przyszłościowego. Powinien odejść od codziennej pracy firmy, aby móc pracować nad biznesem, a nie w nim. Powinien przychodzić do pracy każdego dnia, aby zbudować coś, co będzie większe, szczuplejsze, bardziej elastyczne i efektywne niż dzień wcześniej. Powinien inspirować zespół do znajdowania sposobów na automatyzację i usprawnienie własnej pracy.

Zorganizuj warsztaty dla całego zespołu, podczas których poproś wszystkich o przedstawienie swoich pomysłów na temat misji i wartości. Następnie stwórz papierową wersję misji i wartości i udostępnij w intranecie, aby nie zgubił się on gdzieś w folderze komputerowym. Każda osoba może go otworzyć zapoznać się z nim każdego dnia.

Firma powinna być transparentni w stosunku do zespołu w zakresie wieloletnich celów. Co kwartał informować o postępach. Kształtuje to proces decyzyjny, który dąży do osiągnięcia celów. Pomaga to również w nagradzaniu zespołu za wyniki, które są zgodne z ogólnymi celami firmy.

Co najważniejsze, przywództwo potrzebuje cierpliwości. Zdarza się, że dzisiejsza okazja odwraca uwagę od ostatecznego celu, nawet jeśli może ona pomóc firmie w tym tygodniu. Liderzy powinni zwrócić uwagę na to, co jest celem firmy w długim okresie czasu.