Aplikacje SharePoint

Udostępnij treści, dziel się wiedzą, zarządzaj dokumentami, współpracuj z innymi tak w skrócie można określić cechy, które posiadają wszystkie aplikacje SharePoint. Dzięki nim szybko i sprawnie znajdziesz potrzebne informacji, poznasz ich autorów. Wszystko to osiągniesz bezpośrednio z poziomu twojego biurka lub jakiegokolwiek innego miejsca, gdzie masz dostęp do internetu.

Wszystkie aplikacje SharePoint oparte są na współpracy. Współpracy osób w obszarze wspólnych zadań, dokumentów. Wdrożenie SharePoint przyczynia się do zwiększenia efektywności użytkowników szczególnie tam, gdzie wiele osób pracuje w różnych lokalizacjach znaczenie oddalonych od siebie.

Wszystkie aplikacje SharePoint pozwalają usprawnić pracę zespołową poprzez tworzenie i wykorzystanie witryn, portali intranetowych. Wykorzystaj wiedzę społeczności. Zaawansowane funkcje wyszukiwania treści, łączenia ich z ich autorami, możliwości bezpośredniej komunikacji, to wszystko powoduje, że aplikacje SharePoint to aplikacje typu baza wiedzy lub zarządzanie wiedzą.

Aplikacje SharePoint

Aplikacja Kancelaria

Standaryzacja i automatyzacja procesów biznesowych w Kancelarii ma wpływ na podnoszenie efektywności w każdej firmie. Poprzez wdrożenie aplikacji SharePoint, metod i narzędzi dąży się do podwyższenia skuteczności działań. Wdrożenie obniża koszty oraz skraca czas realizacji poszczególnych procesów administracyjnych, czyli codziennych czynności wykonywanych w firmie.

Cechy aplikacji Kancelaria:

• Każdy dokument w aplikacji zawiera szczegółową historię zmian.
• Szybkie wyszukiwanie dowolnego dokumentu z przeszłości po dowolnych cechach.
• Zmiana funkcjonującego obiegu w czasie rzeczywistym.

Aplikacja Intranet

Korzyści z płynące z wdrożenia aplikacji intranet SharePoint można podzielić na trzy, różne perspektywy:

• Perspektywy zysku dla firmy.
• Perspektywy zysku dla kadry zarządzającej.
• Perspektywy pracownika.

Efekty dla firmy po wdrożeniu aplikacji intranet SharePoint:

W obszarze komunikacji z pracownikiem:

• Intranet jest wskaźnikiem nastroju pracowników i atmosfery panującej w firmie.
• Zwiększa identyfikację pracowników z organizacją.
• Pozwala na większą integracje pracowników dzięki części społecznościowemu wymiarowi intranetu.
• Wzmacnia przekonanie w pracownikach, że ich opinia ma dla firmy znaczenie.
• Skraca proces adaptacji nowych pracowników – część procesów i wiedzy jest opisana w intranecie, dzięki czemu łatwiej jest się im wdrożyć w pracę i poznać strukturę firmy.

Aplikacja elearning SharePoint

Aplikacja eLearning pozwala na wykorzystanie internetu i sieci do poszerzenia wiedzy wśród pracowników organizacji. Aplikacja eLearning umożliwia samodzielnie wybierać preferowany format dostarczania wiedzy i tempa jej przekazywania.

Zalety aplikacji elearning SharePoint

• Oszczędność pieniędzy - Eliminacja kosztów związanych z prowadzeniem szkoleń w sposób tradycyjny, tym samym znikają z budżetu takie pozycje jak: honorarium trenera, wynajem ośrodka szkoleniowego, transport, zakwaterowanie, wyżywienie i inne.
• Oszczędność czasu - Pracownicy szkolą się w czasie, który jest dla nich najwygodniejszy i nie powodują zaniedbań w pracy. Nie tracą czasu na dojazdy na szkolenia. Nie muszą też odrywać się od swoich codziennych obowiązków.
• Brak dezorganizacji pracy - Tradycyjne grupowe szkolenie w których uczestniczy jednocześnie cały dział znacznie utrudnia i dezorganizuje pracę, a często również powoduje straty. Szkolenia internetowe rozwiązują ten problem - pracownicy mogą uczestniczyć w szkoleniach w dowolnych, dogodnych dla nich i biznesu porach. Nie muszą też czynić tego wszyscy naraz.
• Monitoring wyników nauczania - Przełożeni mogą w łatwy sposób monitorować postępy w nauce swoich pracowników. Dzięki testom weryfikującym, możliwe jest sprawdzenie stopnia przyswojonej wiedzy.

Aplikacja raportowanie

Aplikacja raportowania pozwala na stworzenie zestawu gotowych raportów (predefiniowanych) oraz modelu pozwalającego na tworzenie raportów ad-hoc prze użytkownika na podstawie danych zebranych z systemów informatycznych.

Dane pochodzą z systemu firmy, systemu F/K, systemu logistycznego – mogą zawierać między innymi następujące dane:

• Dane terytorialne pacjenta
• Wiek i płeć pacjenta
• Rozpoznanie zasadnicze
• Zrealizowane procedury,
• Liczbę porad na problem zdrowotny w interwałach czasowych (miesiąc, kwartał, rok),
• Liczbę hospitalizacji na problem zdrowotny w interwałach czasowych (miesiąc, kwartał, rok), liczbę porad
• ogółem w interwałach czasowych (miesiąc, kwartał, rok), liczbę hospitalizacji ogółem

Aplikacja Zakupy

Każda firma wraz ze wzrostem skali działalności, stopnia złożoności struktury organizacyjnej czy zakresu oferty napotyka na problemy z efektywnością procesów zakupowych. I tak np. zgoda dyrektora sprzedaży może być wymagana w przypadku kompleksowej propozycji oferty dla kluczowego klienta. Podobnie zgoda osób odpowiedzialnych za finanse i zaopatrzenie może być konieczna przy zakupie nowego wyposażenia lub partii materiałów.

Aplikacja umowy

Zadaniem aplikacji umowy jest wspomaganie pracy organizacji w procesie negocjowania, podpisywania i zarządzania umowami. Aplikacja umożliwia wspólną pracę nad projektami umów, ich treściami, załącznikami oraz aneksami. Stanowi także centralną ewidencję z mechanizmami wyszukiwania, która pozwala w szybki i wydajny sposób zarządzać umowami w całym ich cyklu życia a także na ich archiwizacje.

Aplikacja umowy składa się z dwóch podstawowych bloków funkcjonalnych:

• Wprowadzanie umów oraz ich projektów wraz z procesem akceptacji.
• Ewidencja i katalogowanie umów.

Aplikacja środki trwałe

Podstawa prawna

Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. (DZ. U. Nr 112, poz. 1317) wraz ze zmianami z 2002 r. (Dz. U. Nr 18, poz. 169) oraz z 2004 r. (Dz. U. Nr 260, poz. 2589) określające klasyfikację środków trwałych. Aplikacji, która oraz inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia w sposób elektroniczny.

Główne założenia aplikacji środki trwałe:

• Stworzenie elektronicznego systemu inwentaryzacji majątku, w całym jego cyklu życia.
• Stworzenie rejestru lokalizacji, właścicieli i użytkowników sprzętu.
• Obsługa dokumentów związanych z przekazywaniem

Jak sprawić, a by użytkownicy korzystali częściej z aplikacji SharePoint?

Samo wdrożenie aplikacji SharePoint nie wystarczy. Użyteczność oraz aktualność, to dwie, główne cechy aplikacji SharePoint, które powinny im towarzyszyć. Zaangażowanie użytkowników, jest bardzo istotnym czynnikiem wdrożenia aplikacji SharePoint w firmie. Aby osiągnąć szybkie i powszechne zaangażowanie, najprostszym sposobem jest stworzenie aplikacji, która wszystkich dotyczy. Aplikacji, z której wszyscy muszą korzystać, aby załatwić istotne dla użytkowników sprawy.

Taką aplikacją jest aplikacja urlopy. W bardzo prosty sposób możesz wdrożyć w firmie aplikację, z której wszyscy muszą korzystać. Wystarczy stworzyć procedurę wewnętrzna, w której jest opisane, że wnioski urlopowe, ich akceptacja odbywa się tylko i wyłącznie poprzez aplikację urlopy. Jak wiesz, urlop, to przywilej, z którego każdy chce skorzystać. W ten, naturalny sposób, każdy użytkownik sam z własnej woli zapozna się z aplikacją SharePoint.

Użytkownicy chętnie sami zapoznają się z funkcjami, jakie potrzebują, w sytuacji w której sami chcą coś załatwić. W takiej sytuacji dostarczenie użytkownikom dodatkowych modułów i obszarów aplikacji SharePoint jest już bardzo proste. Masz już użytkowników na platformie SharePoint, wystarczy, że przygotujesz ciekawy, interesujący przekaz. Przekaz, który angażuje użytkowników.

Inne obszary aplikacji SharePoint staną się automatycznie bardziej dostępne. Uzyskają większe zainteresowanie użytkowników. Publikując interesujące, angażujące użytkowników treści, aplikacja SharePoint platforma staje się powoli istotnym źródłem informacji o tym co się dzieje w firmie dla wszystkich.

Zarządzanie dokumentami

Aplikacja zarządzanie dokumentami to jedno z podstawowych rozwiązań wdrażanych na platformie SharePoint. Aplikacja SharePoint zarządzanie dokumentami tworzy logiczną strukturę informacji, organizuje gromadzenie dokumentów w jednej, centralnej bazie danych. Odpowiada za udostępnienie najnowszej wersji dokumentu, starsze archiwizuje. Zarządza uprawnieniami i dostępami użytkowników. 

Wbudowane w aplikacje SharePoint wersjonowanie dokumentów daje pewność użytkownikom pracy zawsze z najnowszą, najbardziej aktualną wersją dokumentu. Z możliwością powrotu do starszej wersji dokumentu na każdym jego etapie.

Równoległa edycja dokumentu przez dwie, różne osoby jest kolejną cechą aplikacji. Kilku użytkowników w tym samym czasie może zmieniać dokument bez konieczności pracy na różnych jego wersjach i kopiach. Każda zmiana jest automatycznie tagowana. SharePoint dodaje informacje o użytkowniku, który wprowadził zmiany oraz jej dacie.

Zarządzanie procesami biznesowymi

Wdrożenie aplikacji SharePoint pozwala w znaczący sposób usprawnić i zautomatyzować procesy biznesowe zachodzące w firmie. Aplikacje SharePoint przyczyniają się do skrócenia czasu niezbędnego na analizę oraz korzystanie z aplikacji IT.

Wyeliminowanie dokumentów papierowych, wniosków, podań oraz korespondencji emailowej przyczynia się do zwiększenia efektywności użytkowników. SharePoint posiada rozbudowany mechanizm procesów biznesowych związanych z obiegiem zadaniami służbowymi.

Praca grupowa w SharePoint polega na zarządzaniu dokumentami poprzez nadanie użytkownikom ról niezbędnych do wykonania swoich zadań w sposób najbardziej efektywny. Prośby, podania, zestawienia trafiają do poszczególnych użytkowników na podstawie ich ról i uprawnień w SharePoint. Zarządzanie procesami biznesowymi SharePoint to możliwość interakcji użytkowników z elektronicznymi dokumentami. Ich edycja, akceptacja, komentowanie.

Redukcja błędów poprzez automatyzację procesów

Nie kreacja dokumentów, a uczestnictwo w procesie. W tym leży zwiększenie efektywności użytkowników aplikacji SharePoint. Korzystanie ze zdefiniowanych słowników, tagów przyczynia się do redukcji błędów. Użytkownicy sami nie tworzą nowych przepływów pracy, oni w nich uczestniczą. Dodając od siebie wartość. Z jednej strony ograniczenie, a z drugiej pełnienie określonej roli w procesie powoduje, że nie ma błędów i problemów, które generuje aplikacja. Wynikają one tylko ze złej konfiguracji.

Użytkownicy szukają innych użytkowników. Uczestniczą w procesach. W różnych procesach pełnią różne role. Zajmują się wykonywaniem swoich zadań, które same spływają poprzez aplikację. Szybki i sprawny dostęp do dokumentów, ich autorów redukuje czas potrzeby na znalezienie odpowiedzi na stawiane pytania.

Każdy użytkownik posiada stały dostęp do dokumentów niezbędnych w celu wykonania przez niego swoich obowiązków. Nie jest istotne czy znajduje się w pracy czy poza nią. Istotne jest, aby posiadał dostęp do inernetu.

Zarządzanie uprawnieniami

Uprawnienia to klucz do sprawnego zarządzania procesami w SharePoint. Administracja nimi jest prosta i przejrzysta. Pozwala każdemu łatwo nimi zarządzać.

Zarządzanie informacjami

Sprawne zarządzanie informacjami przyczynia się do bardziej produktywnej pracy. Zaawansowany mechanizm wyszukiwania jest wbudowany w SharePoint. Umożliwia szybkie odnalezienie szukanego dokumentu, informacji. SharePoint posiada wyszukiwanie pełno-tekstowe, pozwala skanować zawartość dokumentów w poszukiwaniu fraz.