Wdrożenie SharePoint
Jak wdrożyć Microsoft SharePoint w firmie?
Pierwsze pytanie, jakie otrzymuję od potencjalnych klientów gotowych do rozpoczęcia pracy z SharePointem, to: "Od czego zacząć?". Z jednej strony musisz zarządzać swoją codzienną pracą, zarządzać pracownikami, masz swoje dane, informacje, dokumenty, treści wszędzie, a z drugiej strony masz bardzo zdolną, konfigurowalną i dostosowywalną aplikację Microsoft SharePoint.
- Jak rozpocząć proces wdrożenie Microsoft SharePoint?
- Jak podejść do tego "wdrożenia Microsoft SharePoint "?
- Jaka jest pierwsza rzecz, którą powinniśmy zrobić?
Pragnę podkreślić fakt, że istnieje wiele sposobów na wdrożenie Microsoft SharePoint, a ten post dzieli się podejściem opartym na moim doświadczeniu z wdrożeniami Microsoft SharePoint w różnych organizacjach, od małych firm i organizacji non-profit do dużych przedsiębiorstw.
Jak wdrożyć Microsoft SharePoint w firmie? Wskazówka # 1: Wdrażaj SharePointa w fazach.
Przeniesienie całej firmy do Microsoft SharePoint w jednym, dużym projekcie jest pewną gwarancją porażki. Musisz rozbić go na łatwe do zarządzania mini-projekty. Na przykład, masz tę wizję SharePoint z wieloma witrynami projektów i witrynami zespołów, witrynami działów i różnymi portalami i repozytoriami. To dobrze. Ale nie wdrażaj wszystkiego naraz. Z perspektywy przyjęcia przez użytkowników i zarządzania zmianą, będzie to za wiele do przetrawienia dla twoich użytkowników. Podziel to na łatwe do opanowania etapy, użyj podejścia "myśl na dużą skalę, zacznij od małej", stwórz plan i wdrażaj etap po etapie (witryna po witrynie).
Jak wdrożyć Microsoft SharePoint w firmie? Wskazówka # 2: Wybierz łatwy cel i szybkie zwycięstwo dla fazy I.
Teraz, gdy zgodziłeś się na wdrożenie Microsoft SharePoint w fazach, co wybierasz dla fazy I? Podpowiedź: chcesz, aby to było naprawdę łatwe dla siebie i swoich użytkowników. Zawsze zalecam klientom uruchomienie tylko 1-2 witryn SharePoint na początek. Świetnym kandydatem w wielu organizacjach jest witryna przechowująca politykę firmy i procedury firmy. Jest to świetny kandydat, ponieważ zawartość zwykle musi być dostępna dla całej organizacji (więc zmusi twoich użytkowników do korzystania z Microsoft SharePoint).
Co więcej, istnieje tylko kilku właścicieli treści dla takich witryn (właściciele treści = użytkownicy, którzy mogą edytować i modyfikować treść). Większość użytkowników będzie konsumentami treści (konsumenci treści = użytkownicy, którzy będą mieli dostęp tylko do odczytu). Więc z punktu widzenia bezpieczeństwa - jest to stosunkowo łatwa konfiguracja. Poza tym, na przykład w przypadku polityk firmy i procedur, nie ma mowy o zewnętrznym udostępnianiu treści.
Zaczynamy, twoja Faza I jest zdefiniowana: Strona polityki firmy i procedury + strona główna (musisz mieć przyjazną stronę główną dla swoich pracowników!)
Jak wdrożyć Microsoft SharePoint w firmie? Wskazówka # 3: Odejdź od struktury folderów i przejdź do metadanych
Skoro i tak dokonujesz tak wielkiego skoku (przenosząc swój biznes do Microsoft SharePoint), musisz rozważyć nowe, nowoczesne sposoby organizacji treści. Radzę Ci wykorzystać możliwości Microsoft SharePoint poprzez odejście od struktury folderów i przejście do metadanych. Powyższy przykład (witryna polityki i procedury) jest świetnym kandydatem do tego. Podczas gdy koncepcja metadanych może być onieśmielająca dla Twoich użytkowników, którzy są przyzwyczajeni do przechowywania dokumentów w folderach, powyższy przykład jest świetnym sposobem na "ułatwienie" im tej koncepcji. Dlaczego? Ponieważ zazwyczaj polityka i procedury to łatwo ustrukturyzowany zestaw danych. O wiele łatwiej jest o tym pomyśleć niż o jakichkolwiek innych danych, które posiadasz.
Czy muszę przenieść wszystko do metadanych? Ja jestem zwolennikiem metadanych w Microsoft SharePoint mogłoby się wydawać, że metadane są jedyną drogą w SharePoint. Niekoniecznie. Zasadą jest przejście z folderów do metadanych tylko wtedy, gdy dane mogą być ustrukturyzowane i są współdzielone z wieloma osobami w organizacji. Przykład: Jeśli masz witrynę działu marketingu, w którym pracują dwie osoby odpowiedzialne za logo firmy i broszury marketingowe, a foldery działają dla nich bardzo dobrze, nie konwertuj ich na metadane - pozwól im kontynuować pracę w środowisku folderów (chyba że chcesz, aby twoi użytkownicy znienawidzili SharePointa). Z drugiej strony, jeśli chcesz podzielić się tymi samymi materiałami marketingowymi z resztą organizacji i zaprezentować je w logiczny sposób z pięknym interfejsem użytkownika - wypłynięcie ich na osobnym Portalu Marketingowym w formacie metadanych może być dobrym pomysłem.
Jak wdrożyć Microsoft SharePoint w firmie? Wskazówka # 4: Niech twoi użytkownicy określą kolejną fazę wdrożenia SharePoint.
Po uruchomieniu fazy I, zacznij od razu zbierać opinie od użytkowników. Gdy staną się bardziej sprawni w korzystaniu z Microsoft SharePoint, zapytaj ich, którą stronę lub funkcjonalność chcieliby zobaczyć w następnej kolejności. Zdobędziesz wiele punktów w dziale Adaptacji SharePoint przez użytkowników i automatycznie uzyskasz ich poparcie dla kolejnej fazy. Może będzie to witryna kolejnego działu. A może strona zespołu lub projektu. A może strona do udostępniania plików z zewnętrznymi dostawcami. Cokolwiek to jest, będziesz miał wiele faz w procesie wdrażania Microsoft SharePoint.
