Główną korzyścią wdrożenia SharePoint jest zwiększenie efektywności pracy pracowników. Użytkownicy SharePoint zamiast tracić czas i energię na szukanie dokumentów, informacji, osób, które posiadają unikalną wiedzę, mogą swoją energię i zapał wykorzystać, aby wykonywać zadania kreatywne. Zadania, które wymagają myślenia. Które są twórcze, pozwalają pracownikom czerpać więcej satysfakcji z pracy.

Korzyści z wdrożenia SharePoint przedstawiane, jako zarządzanie dokumentami, raportowanie, dostęp do dokumentów to tylko techniczna część. Możliwości SharePoint pozwalają pracować wspólnie, wychodząc naprzeciw zmieniającym się firmom. Używając SharePoint, pracownicy posiadają wspólną przestrzeń by dzielić się pomysłami. Mogą tworzyć własne rozwiązania spełniające indywidualne oczekiwania. Znajdywać właściwe odpowiedzi na istotne, biznesowe pytania, aby podejmować lepsze decyzje.

Korzyści z wdrożenia SharePoint

SharePoint oferuje cztery główne obszary funkcjonalności:

• Praca grupowa - SharePoint pozwala członkom zespołu dzielić i współpracować w sposób dużo bardziej nowoczesny i prostszy niż poprzez wysyłanie emaili i współdzielenie plików.
• Wyszukiwanie - SharePoint umożliwia użytkownikom szybko sprawdzać zawartość list, bibliotek dokumentów w wielu różnych lokalizacjach.
• Zarządzanie zawartością - SharePoint pozwala organizować i kontrolować dokumenty w zakresie zmian, bezpieczeństwa, kontroli dostępu.
• Portal – SharePoint umożliwia tworzenie portali intranetowych, extranetowych, stron internetowych portali B2B.

Klika przykładów wykorzystania SharePoint

Zarządzanie dokumentami w SharePoint

W większości małych i średnich firm dokumenty są przechowywane na dyskach. Dostęp do dokumentów jest współdzielony na zasadzie dostępu do poszczególnych katalogów. To znaczy, że osoba może lub nie może posiadać dostęp do wszystkich dokumentów, które znajdują się w konkretnym katalogu. Logowanie dokonuje się automatycznie albo w sposób tradycyjny. W sytuacji, w której pracownicy dodają dokumenty do folderów zmieniają je, dział odpowiedzialny za stworzenie spójnego i rzetelnego raportu musi komunikować się z każdym użytkownikiem w celu potwierdzenia danych. Taki sposób organizacji przysparza bardzo dużo pracy dla pracowników działu tworzącego raporty. Każdego miesiąca, kiedy tworzony jest raport, przed jego skończeniem następuję bardzo duży nawał komunikacji, wymiany emaili, telefonów. Taka metoda pracy jest źródłem wielu błędów i stresów.

Nawet w sytuacji, w której użytkownicy mają dostęp do dokumentu, aby wspólnie z innymi dokonywać w nim zmian. Zawsze powstaje sytuacja, w której użytkownik nie może edytować dokumentu, ponieważ inny użytkownik właśnie go edytuje.

SharePoint pozwala przechowywać jeden dokument w jednym miejscu. Eliminuje w zupełności konieczność wysyłania emaili do innych pracowników. Eliminuje możliwości powstawania kolejnych kopii dokumentu. Wszystkie kolejne wersje dokumentu są przechowywane w SharePoint. Dostęp do kolejnych wersji pozwala sprawdzić wprowadzone zmiany oraz ich autorów. Edycja i przechowywanie dokumentów w jednym miejscu z zawsze dostępną wersją ostateczną eliminuje wymianę emaili oraz rozmów telefonicznych w celu ustalenia zmian, autorów oraz aktualizacji.

Zarządzanie dokumentami w SharePoint pozwala tworzyć

• Przetargi i oferty
• Budżety
• Dokumenty działu HR
• Manuale i dokumentacje produktów
• Broszury i materiały marketingowe

Zarządzanie zadaniami i projektami w SharePoint

Gdzie, w jakiej formie przechowujesz zadania do wykonania. Czy używasz żółte karteczki przylepione do krawędzi monitora? Zapisujesz sobie informacje w kalendarzu? My często spotykamy się z takimi sytuacjami rozmawiając z klientami. Karteczki, zapisy w kalendarzu są bardzo dobrym rozwiązaniem, w sytuacji, w której nie musisz się nimi dzielić z innymi osobami. Nie potrzebujesz zmieniać wspólnie dokonanych ustaleń. Gdy ustalenia i działania dotyczą jednej osoby, łatwo można to ogarnąć. Sytuacja komplikuje się, gdy we wspólny projekt zaangażowanych jest więcej osób dodatkowo pracujących w różnych lokalizacjach.

Zarządzanie zadaniami i projektami w SharePoint jest naturalne i proste. Nie angażuje ciebie w żaden dodatkowy sposób. Nie wymaga od Ciebie dodatkowej pracy. Nie wymaga od Ciebie dodatkowych umiejętności i kwalifikacji. Dokumenty są tagowane w prosty i szybki sposób. Przypisane do grup umożliwiają ich członkom posiadać do nich dostęp, pobierać dokumenty, zarządzać nimi w dowolny sposób. SharePoint pozwala dodać alerty informujące użytkowników o nowych dokumentach w obszarze ich zainteresowań.

Zarządzanie zadaniami i projektami w SharePoint pozwala tworzyć

• Listy dokumentów użytkownika
• Listy często zadawanych pytań
• Proste zarządzanie projektem

Czy SharePoint jest dobrym rozwiązaniem dla ciebie?

Stoimy na stanowisku, że dobrze wdrożony SharePoint pozwala realnie i mierzalnie zwiększyć efektywność użytkowników. Poprawić atmosferę w firmie. Zmienić sposób i styl pracy. Wdrożenie SharePoint daje dodatkowy czas użytkownikom, który mogą poświęcić na rozwiązywanie ciekawych zadań wymagających kreatywnych rozwiązań.

Ci wszyscy, którzy obecnie pracują wykorzystując współdzielone foldery, po wdrożeniu SharePoint mogą korzystać z:

• Pracy grupowej
• Zarządzania dokumentami
• Zarządzania zasobami
• Zarządzania zadaniami i prostymi projektami
• Intranetu