Skuteczna strategia wdrożenia SharePoint

Rzadko wdrożenie SharePoint jest realizowane jako samodzielny produkt software'owy, najczęściej w pakiecie z wynegocjowaną umową z Microsoft, z tego powodu wielu liderów biznesu zadaje sobie pytani:

• Kiedy powinienem używać SharePoint?
• Do czego powinienem używać SharePoint?
• Kiedy nie powinienem korzystać z SharePoint?
• A co dokładnie jest tym dodatkowym dodatkiem, który kupiłem?

W tym artykule przedstawiamy w skrócie zagadnienia, które są potrzebne do stworzenia skutecznej strategii SharePoint:

• Zdefiniowanie kluczowych celów biznesowych.
• Określenie, kim są zainteresowane strony.
• Ustalenie, czy oprogramowanie posiada możliwości istotne dla osiągnięcia celów biznesowych.
• Zintegruj oprogramowanie z polityką zarządzania.
• Identyfikacja i określanie mierników sukcesu wdrożenia SharePoint.

Skuteczna strategia wdrożenia SharePoint

W przeszłości mieliśmy do czynienia z podejściem - najpierw technologia, które oznacza wdrożenie nowej technologii, a następnie zebranie wymagań i potrzeb dotyczących technologii w późniejszym okresie, tego typu podejście może często prowadzić do niezadowalających i niezadowalających wyników w zakresie użytkowania, zaangażowania i efektywności.

Wdrożenie SharePoint oferuje wiele możliwości, które wzmacniają pozycję użytkowników biznesowych, pozwala użytkownikom na współpracę ze sobą, oznaczanie i ocenianie treści, samodzielne publikowanie i rozwijanie własnych rozwiązań. Z dużymi uprawnieniami, wiąże się z tym duża odpowiedzialność - SharePoint musi być zarządzany ostrożnie, zanim szybko wymknie się spod kontroli.

Jak każde oprogramowanie, SharePoint musi być dostosowany do strategii. Jednym z częstych błędów popełnianych przez wiele małych i średnich przedsiębiorstw jest - SharePoint jest strategią, podczas gdy w rzeczywistości SharePoint powinien być wykorzystywany do dostosowania istniejącej strategii do Twojej firmy i powiązanych z nią obszarów, takich jak HR, IT, Sprzedaż itp. Może to oznaczać, że wiele organizacji stoi obecnie w obliczu konieczności reorganizacji swojego środowiska i wdrożenia SharePoint w sposób bardziej sprzyjający osiągnięciu celów biznesowych i strategicznych.

Nie przejmuj się, w poniższym artykule omówimy, w jaki sposób rozwijać udaną strategię SharePoint, niezależnie od tego, czy jest to pierwsze wdrożenie SharePoint, czy też jego zmiana w celu zapewnienia, że pozwoli osiągnąć cele biznesowe. 

Strategia wdrożenia SharePoint powinna zawierać te pięć kluczowych elementów:

Zdefiniowanie kluczowych celów biznesowych wdrożenia SharePoint

Pierwszym krokiem na drodze do sukcesu wdrożenia SharePoint jest dobre zrozumienie Twoich celów biznesowych, które starasz się osiągnąć.

Aby zwiększyć szanse na udane wdrożenie SharePoint, kluczowi interesariusze muszą współpracować ze sobą w celu starannej realizacji celów biznesowych. Ważne jest, aby pamiętać, że SharePoint powinien być zgodny z Twoimi kluczowymi celami, a nie na odwrót.

Przykładem jednego z celów biznesowych może być: Zmniejszenie ilości czasu spędzanego na szkoleniach i rozwoju nowych firm rozpoczynających działalność poprzez efektywną wymianę informacji i programy szkoleniowe. ". Zmniejszenie wyniku finansowego.

Określenie, kim są interesariusze wdrożenia SharePoint

Interesariusze są nie tylko decydentami w biznesie, rozważając wdrożenie systemu IT, takiego jak SharePoint, należy wziąć pod uwagę wszystkie zaangażowane strony. W zależności od powodu wdrożenia SharePoint, interesariusze będą różnić się w zależności od scenariusza. Jeśli chcesz zidentyfikować interesariuszy, pamiętaj, że istnieją różne rodzaje interesariuszy, z których wszyscy powinni być uwzględnieni w opracowywaniu strategii rozwiązania i modelu zarządzania.

Ważne jest, aby pamiętać, że użytkownicy są krytyczni dla ostatecznego sukcesu wdrożenia SharePoint. Ważne jest, aby wdrożony system IT był łatwy w użyciu i zarządzaniu, wspierał elektroniczny obieg dokumentów i przepływu pracy. Zmniejszał czasowe zaangażowanie użytkowników potrzebne w realizację codziennych zadań i obowiązków użytkowników. W przeciwnym razie jego przyjęcie nie zakończy się sukcesem.

Określ, czy system IT ma możliwości istotne dla osiągnięcia Twoich celów biznesowych

Eksperci IT, których zaangażowałeś (niezależnie od tego, czy są to firmy wewnętrzne czy zewnętrzne), muszą zostać uwzględnieni przy wypełnianiu tej części strategii. W tym momencie należy koniecznie dokładnie zapoznać się z warunki wdrożenia SharePoint.

Znając wszystkie funkcje i możliwości SharePoint jesteś w stanie dopasować system IT do swoich wcześniej zdefiniowanych celów biznesowych.)

Weźmy wcześniejszy przykład swojego celu biznesowego: Zredukuj czas poświęcony na szkolenia i rozwój nowych osób rozpoczynających działalność poprzez efektywną wymianę informacji i programy szkoleniowe.

SharePoint może wzmocnić ten cel biznesowy poprzez szereg funkcji

• Użytkownicy – Umożliwienie nowym użytkownikom startującym na znalezienie osób z doświadczeniem, które chcą rozwijać.
• Śledzenie - użytkowników, dokumentów i tagów, daje większy dostęp i bliskość. Pozwala uczyć się szybciej i od bardziej doświadczonych pracowników.
• Wyszukiwanie - daje możliwość znalezienia informacji, których potrzebują, kiedy ich potrzebują, tak aby mogli się uczyć jak inni.
• Aktywność - pomaga w udoskonalaniu wyszukiwania, a także w oferowaniu pochwał. Wskazówka: wzmianki i pochwały często zachęcają do szybszego rozwoju.

Dzięki tym funkcjom wdrożenie SharePoint ma możliwość skrócenia czasu potrzebnego na szkolenie każdego pracownika, ponieważ może on teraz uczyć się w biegu i zwiększyć swoją wydajność, będąc jeszcze na wczesnym etapie zatrudnienia. To skutecznie zaspokaja potrzeby i zwiększa zdolność firmy do osiągania swoich celów biznesowych.

Przewodnik po sukcesie strategii IT wdrożenia SharePoint

Każdy łatwy sposób na wyświetlenie planu jest w formie tabeli, z celami biznesowymi po lewej stronie, a po prawej stronie z funkcjami SharePoint, które mogą pomóc w ich osiągnięciu.

Jeśli funkcje SharePoint nie mogą poprawić lub umożliwić firmie osiągnięcia jej celów, nie należy kontynuować wdrażania.

Integracja SharePoint z polityką zarządzania

Zarządzanie w planie strategicznym SharePoint powinno być postrzegane jako polisa ubezpieczeniowa firmy. Kiedy środowisko SharePoint zacznie się rozszerzać, a bardziej wrażliwe dane zaczną być w nim przechowywane - musisz mieć pewność, że dysponujesz odpowiednim zespołem i polisami na wypadek ewentualnych katastrof. 

Zarządzanie polega na stworzeniu grupy zadaniowej, która określa i utrzymuje wszystkie zasady działania SharePoint. Służą one zapewnieniu wysokiej jakości doświadczeń użytkowników oraz zapewnieniu, że wszelkie naruszenia zasad zostaną szybko usunięte i rozwiązane.

Komitet zarządzający powinien mieć jasno określone zasady i obowiązki. W skład komitetu zarządzającego SharePoint powinni wchodzić nie tylko przedstawiciele strony biznesowej i informatycznej firmy, ale także menedżerowie i liderzy - osoby, niezależnie od ich roli w biznesie, które pełnią rolę wzorców.

Zarządzanie zapewnia, że system IT rozwiązań jest dostosowany do celów biznesowych, dzięki czemu stale dostarcza wartość biznesową. Część planu strategicznego dotycząca zarządzania wyjaśnia sposób korzystania z SharePoint, tworzy ustrukturyzowane ramy do pomiaru i zarządzania rozwiązaniem oraz nakreśla wszystkie zasady, wytyczne i procedury egzekwowania prawa.

Zidentyfikowanie i określenie mierników sukcesu wdrożenia SharePoint

Zdefiniowanie miar sukcesu jest kluczem do każdej nowej strategii wdrożenia SharePoint. Jest to czas, w którym testuje się wartość inwestycji organizacji. Ustalając jasne linie i miary sukcesu. Powinieneś stworzyć program metryczny, aby można było wykazać, że rozwiązanie spełnia cele biznesowe. Dobry program pomiarowy zawiera zarówno jakościowe jak i ilościowe mierniki, które wiążą wdrożenie SharePoint w sposób jak najbardziej bezpośredni i odpowiedzialny z sukcesami biznesowymi.

Mierniki jakościowe mogą zostać odkryte na podstawie informacji zwrotnych od użytkowników podczas każdego z testów zapewniania jakości i szkoleń oraz na wczesnych etapach wdrażania.

Aby lepiej zrozumieć sukces firmy, zawsze warto zapoznać się z historiami i doświadczeniami użytkowników, które opisują, w jaki sposób korzystanie z SharePoint - odnalezienie osoby o nieznanych umiejętnościach, śledzenie poszczególnych osób itp. - przyczyniło się do zwiększenia zyskowności, zwiększenia wydajności klientów lub innych wskaźników, które są już odzwierciedlone w kluczowych dla organizacji miarach wydajności.

Osoby odpowiedzialne za wdrożenie powinny stale dokumentować i mierzyć wskaźniki, aby wykazać, w jakim stopniu ich proces zarządzania wpływa na poprawę sposobu działania firmy. Tworzenia przez nią przewagi konkurencyjnej na rynku.