Wdrożenie intranetu SharePoint

Intranet SharePoint, komunikatory firmowe, czaty, fora, narzędzia do wideokonferencji - te rozwiązania sprawiają, że codzienna komunikacja firmowa jest łatwa, bezpieczna i angażująca.

• Jakie jest miejsce intranetu SharePoint wśród innych technologii współpracy?
• Dlaczego firmy potrzebują i dlaczego intranet SharePoint dla wielu firm jest preferowaną platformą?

Znajdźmy odpowiedź na te pytania.

Firmy tworzą i inwestują w intranety. Najprawdopodobniej znajdą się one wśród najważniejszych pozycji kosztowych ze względu na wysoki wskaźnik adopcji wśród wszystkich grup pokoleniowych pracowników.

Przyjęcie rozwiązań w zakresie współpracy

Jednocześnie, jeśli sprawdzisz najbardziej popularne platformy intranetowe, okaże się, że intranet Microsoft SharePoint wyprzedza konkurencję. Od czasu pierwszej wersji w 2001 roku, SharePoint przeszedł wiele transformacji, które pozwoliły mu pozostać jednym z najczęściej używanych rozwiązań do współpracy przez prawie 20 lat.

Zanim jednak przejdziemy do istotnych cech nowoczesnego intranetu, odpowiedzmy na dwa pytania, które mogą pojawić się.

Wdrożenie intranetu SharePoint. Po co firmom potrzebny jest intranet?

Mimo że na rynku istnieje tak wiele różnych rodzajów współpracy i rozwiązań komunikacyjnych, intranet oferuje jedną unikalną możliwość. Łączy on wszystkie kanały współpracy i działania pod jednym cyfrowym dachem. Taka synergia współpracy umożliwia firmom zapewnienie spójności informacji i scentralizowanej dystrybucji wiedzy przy jednoczesnym wsparciu i ujednoliceniu środowiska komunikacyjnego.

Kluczowe funkcje firmowego intranetu obejmują:

• Bezpieczne środowisko pracy.
• Zintegrowane środowisko współpracy.
• Jednolita komunikacja wielopoziomowa.
• Jednolity przepływ pracy i zarządzanie treścią.
• Skoordynowaną współprace wewnętrzną i zewnętrzną.
• Scentralizowany dostęp do treści i wiedzy przedsiębiorstwa.

Wdrożenie intranetu SharePoint. Po co budować intranet na SharePoincie?

Obecnie firmy mogą wybierać spośród kilkudziesięciu rozwiązań i platform intranetowych. Dlaczego więc intranet SharePoint jest uważany za jeden z wiodących?

Największą zaletą SharePoint'a jest jego elastyczność. Intranet SharePoint posiada duży zestaw funkcji out-of-the-box, które mogą być rozszerzone o niestandardowe, co pozwala na stworzenie całkowicie unikalnego rozwiązania. Dzięki elastyczności w dostosowaniu do potrzeb klienta, intranet SharePoint może stać się kompleksowym systemem przedsiębiorstwa, obejmującym wiele obszarów funkcjonalnych.

Obszary funkcjonalne SharePointa.

Dlaczego intranet SharePoint jest nadal popularny i dlaczego SharePoint pozostaje najpopularniejszą platformą intranetową? Odpowiedzi znajdziesz tutaj.

Wdrożenie intranetu SharePoint. Co to jest intranet SharePoint?

Jak już wspomnieliśmy, SharePoint istnieje na rynku od prawie 2001 roku. Oczywiście, w tym czasie aplikacja uległa znacznej zmianie. Logicznie rzecz biorąc, obecnie wdrożony intranet SharePoint miałby ogromną przewagę funkcjonalną nad portalem z początku lat 2000. Jednocześnie, biorąc pod uwagę ewolucję platformy, wielokrotne wydawanie nowych wersji SharePoint oraz pojawienie się pakietu do współpracy z Microsoftem, definiowanie intranet SharePoint jest niejasne.

Intranet SharePoint może mieć co najmniej cztery różne wcielenia.

• Intranet SharePoint jako rozwiązanie "on-premises" to portal firmowy zbudowany na bazie dowolnej wersji SharePoint Server (2003, 2007, 2010, 2013, 2016 lub 2019). Firmy wdrażają intranet SharePoint z wykorzystaniem własnej infrastruktury i ponoszą pełną odpowiedzialność za dostosowanie intranetu, zarządzanie nim i wsparcie techniczne.
• Aby wdrożyć intranet SharePoint, firmy muszą zakupić licencje na SharePoint Server. Biorąc pod uwagę koszty sprzętowe w połączeniu z licencjami i wydatkami na dostosowanie, intranet on-premises" nie jest tani. Dlatego też intranet SharePoint od ponad dekady jest preferowany przez firmy duże i średnie. Na szczęście, sprawy zmieniły się wraz z pojawieniem się pakietu do współpracy w chmurze firmy Microsoft, który umożliwił realizację następujących scenariuszy.
• Samodzielny intranet SharePoint Online (SPO) to portal oparty na wersji chmury SharePoint. Microsoft jest właścicielem platformy, która określa zakres dostosowań, jakie abonenci mogą stosować w swoich intranetach. Microsoft jest również odpowiedzialny za wydajność rozwiązania, aktualizacje i bezpieczeństwo intranetu SharePoint.
• Intranet SharePoint Online jako część usługi Office 365 (O365) często jest nazywany intranetem Office 365. W tym przypadku aplikacja SharePoint Online nadal pełni rolę rdzenia intranetu. Jednocześnie, jeśli przedsiębiorstwo otrzymuje subskrypcję pakietu Office 365, ma szansę na zbudowanie szerszego ekosystemu współpracy, w którym intranet SharePoint jest połączony z innymi narzędziami, takimi jak Microsoft Teams, Yammer, Planner, Outlook Online.
• Intranet SharePoint Online jako część systemu Microsoft 365 (M365), to również intranet SharePoint. Jest to domyślna aplikacja w planach biznesowych i korporacyjnych, oferująca pełen pakiet funkcji Office 365, licencje Windows 10 oraz narzędzia do zarządzania zabezpieczeniami i urządzeniami. Podsumowując, Microsoft 365 otworzył wreszcie możliwości intranet SharePoint dla wszystkich firm, także tych małych.

Opcje wdrożenia w intranecie SharePoint

• Gotowy do wdrożenia intranet SharePoint?
• Istnieją co najmniej 4 różne typy intranetu SharePoint. Poniżej znajduje się przegląd specyfiki wszystkich typów.

Budowa nowoczesnego intranetu SharePoint

Niezależnie od tego, jaką opcję wybierzesz, aby stworzyć intranet SharePoint, będziesz musiał dostosować go do specyficznego środowiska korporacyjnego. SharePoint jest wyposażony w tak wiele funkcji, że niemożliwe jest zaoferowanie jednej, uniwersalnej konfiguracji dla wszystkich intranetów. Nadal ważne jest, aby każdy z nich zawierał trzy główne warstwy aktywności pracowników:

• Praca indywidualna.
• Współpraca zespołowa i między-zespołowa.
• Współpraca w skali całego przedsiębiorstwa.

Jeszcze przed wdrożeniem intranetu rozsądnie jest zaplanować odpowiednie funkcje dla każdej warstwy, a następnie wdrożyć je zgodnie z rzeczywistymi potrzebami organizacyjnymi.

Aby pomóc Ci zrozumieć, które funkcje tworzą solidny intranet SharePoint, nakreślimy niezbędny zestaw funkcji dla każdej z wyżej wymienionych warstw.

Wdrożenie intranetu SharePoint. Funkcje intranetu SharePoint

Praca indywidualna

We wszystkich lokalowych wersjach SharePointa możesz znaleźć Moje strony, które oferują możliwości pracy indywidualnej. Domyślnie Moja witryna to obszar osobisty pracownika, który pokazuje informacje o tej osobie i jej podstawowych działaniach. Dane kontaktowe i krótki życiorys, przechowywanie dokumentów, osobisty blog, kanał informacyjny i lista zadań to kilka możliwych elementów Mojej strony, które można dostosować indywidualnie.

W Office 365, Delve przejmuje rolę My Sites. Aplikacja podsumowuje w jednym miejscu aktywność użytkowników, ich kontakty i osobisty opis. Ponadto, Delve jest wyposażony w blog, na którym pracownicy mogą dzielić się spostrzeżeniami i wiedzą w ramach swojej domeny zawodowej lub konkretnego obszaru zainteresowań.

Trzeba przyznać, że w intranecie SharePoint często brakuje dobrze rozwiniętych obszarów do pracy indywidualnej, ponieważ firmy w większości skupiają się na cechach współpracy zespołowej. Co gorsza, nikt nie tłumaczy pracownikom, że mogą korzystać z SharePoint'a dla swoich indywidualnych potrzeb. W rezultacie, ważna część funkcjonalności nie jest wykorzystywana, podczas gdy pracownicy szukają narzędzi innych firm, aby uporządkować swoje treści i podzielić się swoją wiedzą. Jeśli więc planujesz właśnie intranet SharePoint, umieść My Sites and Delve na swojej liście funkcji.

Współpraca zespołowa i między-zespołowa

Współpraca stała się synonimem SharePoint'a, ponieważ platforma oferuje wiele funkcji do codziennej pracy w zespołach wewnętrznych, zdalnych i mieszanych. Wiele typów witryn stanowi rdzeń współpracy w ramach SharePoint i służy jako podstawa każdego intranetu SharePoint.

Witryny zespołowe są sercem współpracy zespołowej w SharePoint i są funkcją, którą organizacje w pierwszej kolejności dostosowują do własnych potrzeb. Strona zespołowa jest miejscem, gdzie zespoły mogą przechowywać swoje treści, komunikować się, zarządzać projektami, dzielić się spostrzeżeniami. Nowoczesne witryny zespołowe są łatwe do uruchomienia, a nawet użytkownicy, którzy nie mają konkretnej wiedzy na temat SharePointa, mogą stosować podstawowe modyfikacje do nowych witryn.

Strona zespołu SharePoint'a

Jeśli organizacje potrzebują bardziej zaawansowanego projektu i funkcji intranetu SharePoint, mogą przejść do dodatkowego dostosowania intranetu SharePoint do swojego zespołu. Zarówno wykwalifikowani programiści wewnętrzni, jak i profesjonalni konsultanci SharePoint'a mogą przekształcić domyślne witryny w pełni funkcjonalne medium pracy grupowej, dostosowane do potrzeb konkretnych zespołów.

Na przykład, jeśli zespół zajmuje się głównie zarządzaniem projektami, rozsądnym rozwiązaniem może być dostosowanie niestandardowych funkcji zarządzania projektami, połączenie witryn zespołów ze specjalistycznymi rozwiązaniami do zarządzania projektami z pakietu Microsoft lub zintegrowanie intranetu z narzędziami innych firm.

Właściciel witryny mogą zarządzać dostępem do witryny zespołu i całej przechowywanej tam zawartości. Dzięki temu kierownik zespołu może udostępniać członkom zespołu dostęp do witryny zespołu niezależnie od ich fizycznej lokalizacji lub zapewniać ograniczony dostęp do poszczególnych elementów zawartości. Mobilna wersja SharePoint oraz dedykowana aplikacja mobilna zapewniają, że zespoły korzystają z tego samego medium współpracy na wszystkich urządzeniach i pozostają w kontakcie przez cały czas.

Korzystając z serwisów komunikacyjnych, zespoły mogą skupić się bardziej na atrakcyjnych wizualnie treściach i rozpowszechniać je wśród dużej grupy odbiorców. Strony komunikacyjne mogą stać się doskonałym uzupełnieniem witryn zespołowych lub podstawowym narzędziem dla zespołów marketingu, HR, sprzedaży i zarządzania wiedzą, które koncentrują się na zarządzaniu treścią. Podobnie jak w przypadku witryn zespołowych, witryny komunikacyjne są w pełni konfigurowalne, dzięki czemu nie ma potrzeby korzystania z domyślnych układów oferowanych przez intranet SharePoint.

Portal komunikacyjny SharePoint

Witryny Hub są kolejnym rodzajem witryn SharePoint i możliwym składnikiem nowoczesnego intranetu, który jest obecnie dostępny tylko w SharePoint Online. Myśl o witrynach hubów jako o agregatorach, które gromadzą treści z różnych powiązanych witryn, zarówno zespołowych, jak i komunikacyjnych.

Wdrożenie intranetu SharePoint. Witryna SharePoint w hubie

Inne rodzaje stron, które mogą stać się częścią intranetu SharePoint to blogi, strony społecznościowe, portale społecznościowe, strony projektów i wiki korporacyjne.

Kluczową zaletą każdego typu stron SharePoint jest to, że można je dostosować do potrzeb zespołów z różnych branż i obszarów biznesu. Zespół może odnieść taki sam sukces we współpracy na stronie zespołowej jak inny dział zarządzania zasobami ludzkimi lub grupa niezależnych prawników.

Aby zapewnić zespołom inne ważne funkcje współpracy, takie jak czaty na żywo, wideokonferencje i fora, intranet SharePoint może być połączony z aplikacjami Microsoft Teams i Yammer.

Firmy posiadające subskrypcje Office 365 lub Microsoft 365 mogą rozszerzyć swoje intranety SharePoint o różne aplikacje wchodzące w skład pakietów współpracy. Na przykład zespoły zajmujące się projektami mogą korzystać z aplikacji Planner lub uzyskać dodatkową subskrypcję Project Online, aby uzyskać dostęp do profesjonalnego stosu zarządzania projektami. Zespoły pracujące z treściami wizualnymi i medialnymi mogą dodawać Sway i Stream do swoich codziennych narzędzi, a zespoły analityczno-centryczne mogą korzystać z Power BI.

Wdrożenie intranetu SharePoint. Współpraca korporacyjna

Współpraca przedsiębiorstw sugeruje, że informacje powinny łatwo dotrzeć do setek i tysięcy pracowników. W intranecie SharePoint'a strona główna zwykle przyjmuje na siebie obowiązek kokpitu użytkownika. Strona główna intranetu jest osobnym rodzajem witryny, która oferuje różne części internetowe, łączące w sobie treści i funkcje z całego intranetu. Strona główna intranetu wita pracowników i użytkowników zewnętrznych, dlatego też organizacje zazwyczaj wkładają wiele wysiłku w dostosowanie jej do swojego firmowego stylu i biznesu. W intranecie SharePoint można znaleźć tysiące przykładów o unikalnym wyglądzie.

Intranet SharePoint w firmie usługowej

Jednocześnie cały zestaw części stron internetowych pozostaje podobny na wszystkich stronach głównych i zawiera:

• Wiadomości i wydarzenia.
• Galeria multimedialna.
• Dokumenty ogólnie dostępne.
• Kwestionariusze, sondaże i badania.
• Katalog pracowników.
• Szybkie łącza do wewnętrznych stron SharePointa lub systemów innych firm.
• Wyszukiwanie w intranecie.
• Lista kontaktów.
• Prognoza pogody.
• Baza wiedzy, i nie tylko.

Ponieważ każda firma może chcieć podkreślić poszczególne aspekty swoich procesów korporacyjnych, ta lista części internetu może wyglądać inaczej. Wymienione wyżej komponenty intranetu są najczęściej używane i na pewno można od nich zacząć, przechodząc do własnych części internetowych.

Intranet SharePoint to narzędzie do współpracy, może być potężnym rozwiązaniem do automatyzacji procesów biznesowych, dzięki swoim natywnym funkcjom zarządzania przepływem pracy. Choć nie zastąpi on nigdy wyznaczonych systemów ERP czy aplikacji CRM dla firmy usługowej, jeśli firma ma cykle sprzedaży, zarządza dokumentami czy przepływami pracy związanymi z zasobami ludzkimi, mogą one zostać zautomatyzowane za pomocą przepływów pracy SharePoint lub Microsoft Flow. Pierwsza opcja jest dostępna we wszystkich wersjach platformy dostępnych od zrazu. Poza niestandardowymi przepływami pracy, organizacje mogą tworzyć własne wersje procesów biznesowych dla bardziej złożonych procesów.

Automatyzacja przepływu pracy za pomocą Microsoft Flow jest dostępna dla wszystkich użytkowników pakietu Office 365 i Microsoft 365, a w razie potrzeby może być również zintegrowana z platformą SharePoint 2019 On-Premises. Wielką zaletą Microsoft Flow jest to, że jest wyposażony w wiele gotowych do użycia mikroprzepływów pracy, które mogą obejmować wieloetapowe przepływy pracy, jeśli są połączone.

Planujesz wdrożyć intranet SharePoint?

Czy wiesz, że każdy intranet SharePoint powinien oferować funkcje dla 3 różnych poziomów aktywności pracowników?

Obecnie główną misją każdego firmowego intranetu jest jak najszybsze dostarczanie niezbędnych informacji pracownikom, pomaganie zespołom w rozwoju, ułatwianie codziennych czynności i angażowanie ich. Aby osiągnąć wszystkie te cele, organizacje mogą korzystać z wbudowanych inteligentnych funkcji, jak również rozszerzać swój intranet poprzez dedykowane narzędzia AI firmy Microsoft lub innych dostawców.

Oto kilka przykładów aplikacji AI w intranecie SharePoint:

• Inteligentne wyszukiwanie ułatwiające wyszukiwanie treści i zmniejszające uzależnienie od literówek, wariantów językowych oraz niejasnych intencji użytkowników.
• Rozpoznawanie obrazów dzięki usługom poznawczym umożliwia łatwe wydobywanie metadanych z obrazów.
• Analiza sentymentów treści tekstowych, aby pomóc działom zajmującym się komunikacją zewnętrzną i wewnętrzną w ocenie ich skuteczności.

Należy tu również wspomnieć o SharePoint Spaces. Choć funkcja ta jest jeszcze nowa, wykorzystuje siłę rzeczywistości mieszanej do przekształcenia sposobu, w jaki organizacje zarządzają swoimi typowymi procesami. Na przykład, dzięki SharePoint Spaces pracownicy mogą uczestniczyć w różnych procesach onboardingu, projektowania, sprzedaży i marketingu oraz raportowania.

Wdrożenie intranetu SharePoint. SharePoint Spaces

Samo posiadanie intranetu nie gwarantuje sukcesu w firmie. Poza rozwojem intranetu i dostosowaniem do potrzeb klienta, musisz wziąć pod uwagę inne aspekty, które będą decydować o przyszłości firmowego portalu.

• Zastanów się dwa razy nad modelem wdrożenia. Powszechne jest błędne przekonanie, że intranet w chmurze jest znacznie tańszy od intranetu on-premises. To nieprawda. W rzeczywistości, intranet będzie wymagał znacznych inwestycji na etapie wdrażania. W nagrodę stajesz się jedynym właścicielem swojego rozwiązania i tylko Ty decydujesz, jak je dostosować. Jeśli posiadasz abonament w chmurze, możesz uniknąć ogromnych wydatków na etapie uruchamiania. Jednak w ciągu kilku lat po wdrożeniu, miesięczne płatności będą rosły, tworząc wysoki rachunek, a ten będzie tylko wzrastał.
• Priorytetem jest przyjęcie użytkownika. Wiele firm, które wdrażają intranet SharePoint, wkładają ogromny wysiłek w dostosowanie swojego intranetu, ale pozostawiają go bez nadzoru po uruchomieniu. Jest to duży błąd. Bez odpowiedniego zachęcania użytkowników do adopcji SharePoint, nawet najbardziej wyrafinowany intranet ryzykuje, że pozostanie nieużywany. Szkolenia dla użytkowników, prezentacje nowych funkcji i regularne zbieranie informacji zwrotnych powinny być niezbędnymi działaniami w okresie po wdrożeniu.
• Ochrona intranetu na bieżąco. Intranety są bardzo atrakcyjne dla cyberprzestępców i złośliwych użytkowników, ponieważ często zawierają imponującą ilość wrażliwych danych. Nawet jeśli posiadasz intranet SharePoint Online, nie myśl, że to Microsoft jest jedynym odpowiedzialnym za bezpieczeństwo Twojego rozwiązania. Podczas gdy korporacja zapewnia ogólną stabilność i ochronę swoich platform w chmurze, to od Ciebie zależy wdrożenie niezbędnych kontroli bezpieczeństwa, monitorowanie dzienników intranetowych i zapobieganie wyciekom danych.
• Upewnij się, że Twój intranet jest właściwie zarządzany. Jeśli nikt nie zajmie się intranetem, istnieje ryzyko, że stanie się on przeładowany nieuporządkowaną lub nawet bezużyteczną treścią. Ważne jest, abyś miał właściciela intranetu w firmie, który może kontrolować jego ogólną wydajność i popularność. Dodatkowo, firma może wyznaczyć managerów treści, którzy będą mieli oko na bogate w treści części, takie jak bazy wiedzy w firmie na SharePoincie, blogi korporacyjne i miejsca pracy grupowej.
• Nie należy ignorować aktualizacji. Ważne jest, aby regularnie odświeżać swój intranet. Nie chodzi tu o wprowadzanie ogromnych modyfikacji. Małe modyfikacje, aktualizacje projektów i nowe części internetowe - wszystko to działa świetnie, dostosowując intranet do potrzeb pracowników. Jest rzeczą oczywistą, że aktualizacje systemu i bezpieczeństwa powinny być stosowane w odpowiednim czasie, aby zagwarantować właściwe działanie i ochronę intranetu.