Wdrożenie SharePoint krok po kroku

Aby opisać wdrożenie SharePoint krok po kroku, najlepiej poświęcić chwilę czasu, aby rozbić anatomię dużego projektu wdrożenia SharePoint. Ten proces ilustruje wszystkie główne etapy dużego projektu wdrożenia SharePoint. Wybór firmy wdrażającej SharePoint, a poniżej wyboru dostawcy znajdują się kroki niezbędne do wykonania kroku wyboru dostawcy SharePoint.

W duży projekt wdrożenia SharePoint włożono mnóstwo wysiłku. Plan wdrożenia rozpoczyna się w trakcie udoskonalania procesu, a kończy w ramach wsparcia na koniec miesiąca. To cały projekt.

Aby podać kontekst i tło, będziemy odwoływać się do wdrożeń SharePoint, które dokładnie wyjaśniają, jak korzystać z faz, wraz z pewnymi warunkami wstępnymi i planem przejścia na inne aplikacje.

Wdrożenie SharePoint, uzasadnienie biznesowe

Przed rozpoczęciem projektu wdrożenia SharePoint musisz posiadać określoną potrzebę biznesową. Potrzebujesz solidnej propozycji wartości, wraz z zyskiem lub korzyścią po zakończeniu wdrożenia SharePoint. Zazwyczaj korzyść ta przyjdzie w postaci zwrotu z inwestycji (ROI), który firma wykonała na zakup i wdrożenie SharePoint. ROI z wdrożenia SharePoint jest następujący:

ROI = (zyski z wdrożenia SharePoint minus koszty wdrożenia SharePoint) / koszty wdrożenia SharePoint razy 100.

Ponieważ ROI jest obliczany w procentach, stąd mnożenie wyniku przez 100.

Przykład: załóżmy, że firma produkcyjna decyduje się na wdrożenie SharePoint. Szacowana łączna inwestycja w to oprogramowanie wynosi 2,0 mln złotych. Przewidywane oszczędności (lub zyski) związane z wdrożeniem tego SharePoint wynoszą 5,0 mln złotych. Dlatego oczekiwany zwrot z inwestycji dla tego projektu wynosi 150%. Piszemy przewidywane, ponieważ obliczenia te opierają się na założeniach, które mogą, ale nie muszą się zdarzyć.

Obliczanie korzyści z wdrożenia SharePoint jest zawsze pierwszym krokiem; uzasadnienie musi mieć uzasadnienie biznesowe, zanim ktokolwiek zacznie mówić o zakupie nowego SharePoint.

Czy mamy rację? Mówimy, że żadna firma nie wdrożyłaby aplikacji i po prostu nie chciała wydawać pieniędzy, nie mając pojęcia, jakie byłyby oczekiwane korzyści.

Bez uzasadnienia biznesowego załóżmy, że najwyższe kierownictwo lubi zwrot z inwestycji i wszyscy dają zielone światło, aby kontynuować projekt. Kto nie chciałby 150% zwrotu z inwestycji w oprogramowanie dla firmy?

Wdrożenie SharePoint, wybór dostawcy wdrożenia

Po przedstawieniu uzasadnienia biznesowego i zatwierdzeniu przez kierownictwo rozpoczęcia projektu nadszedł czas, aby wybrać dostawcę wdrożenia SharePoint.

Utwórz zespół oceniający. Zbierz zespół w firmie, który pomoże w ocenie firmy wdrażającej SharePoint. Zespół ten powinien składać się z członków najwyższego kierownictwa, ekspertów funkcjonalnych i użytkowników końcowych. Jeśli masz trudności, aby stworzyć zespół, możesz zatrudnić zewnętrzną firmę, neutralnego konsultanta, który pomoże ci ocenić oferentów.

Ocena biznesowa. Przeprowadź ocenę aktualnego stanu firmy. Przyjrzyj się krytycznym procesom i zwróć uwagę na to, co zostało dobrze zrobione i jakie korzyści może przynieść wdrożenie SharePoint dla tych procesów.

Kryteria wyboru SharePoint. Opracuj kryteria wyboru, aby ocenić dostępne rozwiązania. Kryteria mogą obejmować funkcje, cenę, platformę i wszystko inne, co może wymyślić zespół oceniający. Pogrupuj kryteria według ważności dla Twojej firmy, tj. Bardzo ważne, ważne i mniej ważne. Przydziel każdemu wynik (np. 1-5), aby ułatwić ocenę.

Wybrane kryteria wdrożenia SharePoint:

• Specjalizacja branżowa. Jak dobrze firma wdrażająca SharePoint rozumie Twoją branżę? Czy dostawca oferuje najlepsze praktyki branżowe lub wstępnie zdefiniowane procesy, które są uogólnione lub zorientowane horyzontalnie? Rozwiązania branżowe powinny co najmniej spełniać krytyczne wymagania biznesowe specyficzne dla branży.
• Całkowity koszt posiadania (TCO). Określ długoterminowy całkowity koszt posiadania sprzętu, SharePoint i wsparcia - przed i po wdrożeniu.
• Obsługa operacji w wielu lokalizacjach. Jeśli musisz współpracować z wieloma operacjami, upewnij się, że Twój dostawca wdrożenia SharePoint może obsługiwać operacje w wielu lokalizacjach. Czy Twój dostawca wdrożenia SharePoint może obsłużyć wszystkie Twoje lokalizacje przy pomocy małego scentralizowanego personelu IT? Czy wymagają skomplikowanej architektury?
• Obsługa klienta Czy dostawca wdrożenia SharePoint ma własne wsparcie wewnętrzne, czy zleca usługi na zewnątrz? Zyskasz jak najwięcej z inwestycji, jeśli masz dostęp do centrum obsługi klienta, które może odpowiedzieć na Twoje kluczowe pytania aplikacyjne i techniczne oraz doradzić najlepsze praktyki branżowe
• Nie pozwól im wysłać listy „wstępnie sprawdzonych” referencji, które z pewnością powiedzą Ci wspaniałe rzeczy o dostawcy. Zamiast tego poproś ich o podanie referencji firm z tej samej branży co Twoja i napotykanych podobnych wyzwaniach biznesowych. W razie potrzeby poproś o wizytę u tych klientów, aby zobaczyć, co podoba im się we wdrożeniu, a co nie, i czy działa zgodnie z oczekiwaniami.

Wdrożenie SharePoint

Po wybraniu dostawcy wdrożenia SharePoint nadszedł czas, aby rozpocząć projekt. Pierwszą częścią rozpoczęcia projektu jest zebranie zespołu. Zajmie to trochę czasu i jest kluczowym krokiem w procesie wdrażania SharePoint.

To czas na określenie kluczowych zasobów do nadzorowania projektu i zapewnienia jego powodzenia.

• Struktura zarządzania. Aby zapewnić rozliczalność i powodzenie projektu, należy ustanowić radę zarządzającą lub komitet sterujący. Celem tego komitetu jest pomoc projektowi w utrzymaniu potencjału w zakresie zapewniania obiecanej wartości. Komitet musi również pomagać menedżerom w ocenie aktualnego stanu projektu oraz w razie potrzeby w dostosowaniu treści i kierunku wdrożenia. Powinny one również umożliwiać kierownictwu doprecyzowanie definicji sukcesu, aby zachować zgodność ze strategią firmy. Zazwyczaj komitet składa się z kierownika projektu, sponsora projektu, biura zarządzania projektem (PMO) i, co najważniejsze, kierowników jednostek biznesowych, którzy są zainteresowani powodzeniem projektu. Ostatnia grupa jest ważna, ponieważ będą reprezentować użytkowników w ramach każdej funkcji firmy.
• Sponsor wykonawczy. Sponsor wykonawczy wdrożenia SharePoint jest administratorem na poziomie C, który jest szczególnie zainteresowany realizacją projektu. Najlepiej byłoby, gdyby sponsor wykonawczy był najwyższym możliwym zarządcą w stosunku do wielkości projektu. Skuteczne sponsorowanie wymaga głębokiego zrozumienia kultury organizacyjnej i świadomości, w jaki sposób projekt wdrożenia SharePoint pomoże firmie osiągnąć jej cele. Częścią pracy sponsora jest promowanie projektu w organizacji, upewniając się, że wszyscy rozumieją korzyści, jakie zapewni projekt wdrożenia SharePoint. W niektórych firmach sponsorem wykonawczym jest osoba odpowiedzialna za finansowe autoryzowanie projektu i tworzenie karty projektu. Sponsor powinien ściśle współpracować z kierownikiem projektu, ale prawdopodobnie nie jest szefem menedżera projektu. Zazwyczaj kierownik projektu jest odpowiedzialny za codzienną realizację, a sponsor jedynie podejmuje decyzje, gdy wnioski o zmianę mogą wpłynąć na zakres projektu.
• Biuro Zarządzania Projektami (PMO). Głównym celem PMO jest osiągnięcie korzyści ze standaryzacji i przestrzegania zasad, procesów i metod zarządzania projektami. Dla projektu wdrożenia SharePoint będą źródłem wskazówek, dokumentacji i metryk. W razie potrzeby angażują się w zadania związane z projektem i kontynuują działania związane z projektem po zakończeniu. Mogą raportować o działaniach projektu, problemach i wymaganiach kierownictwa (CEO, CFO, CIO itp.), Aby osoby podejmujące decyzje dążyły do osiągnięcia spójnych celów biznesowych.
• Menadżer projektu wdrożenia SharePoint. Osoba odpowiedzialna za ogólną wydajność i sukces projektu. Będzie on lub ona utrzymywać łączność między przewodnikami funkcjonalnymi / technicznymi a PMO / Sponsorem Projektu / Komitetem Sterującym. To bardzo istotna rola i obsadzenie tego stanowiska powinno być wspólnym wysiłkiem w organizacji.
• Zasoby funkcjonalne. Nie lekceważ wartości zasobów funkcjonalnych w projekcie wdrożenia SharePoint. Wybierz niewłaściwe zasoby dla tej roli. Nie podejmuje niepotrzebnego ryzyka, że wymagania biznesowe zostaną źle przetłumaczone na wymagania techniczne dotyczące wdrożenia SharePoint.
• Rekrutuj osoby w firmie. Upewnij się, że każda z osób w zespole posiada następujące cechy: przywództwo, zarządzanie, silne umiejętności komunikacyjne, charyzma, znajomość aplikacji SharePoint, umiejętność pisania przejrzystej dokumentacji, lubi pomagać innym i chce, aby projekt wdrożenia SharePoint i firma odniosły sukces.
• Przewody techniczne. Jeśli możesz pozyskiwać te osoby w firmie, zrób to. W przeciwnym razie zweryfikuj tych kandydatów z taką samą kontrolą, jak w przypadku potencjalnych klientów. Zapytaj o przykłady pracy. Porozmawiaj z osobami, które udzieliły referencji. Pozwól uczestnikom wdrożenia uczestniczyć w procesie wywiadu, ponieważ oby i zespoły będą ściśle współpracować przez wiele miesięcy.
• Zarządzanie zmianami. Może to być osoba lub zespół - w zależności od zakresu projektu. Posiadanie menedżera zmian w projekcie nie jest wymagane, ale może zależeć od kultury organizacyjnej i liczby użytkowników, których dotyczy wdrożenie. Rolą menedżera zmian w projekcie SharePoint jest zwiększenie adopcji i wykorzystania SharePoint przez pracowników poprzez zastosowanie ustrukturyzowanej metodologii. Przed ogłoszeniem projektu wdrożenia SharePoint CEO powinien zebrać cały zespół projektowy, aby:
• ogłosić, kto pełni jaką rolę w projekcie
• pozwolić zespołowi się spotkać
• zmotywować zespół
• ustawić oczekiwania zespołu projektowego
• Ogłoś wdrożenie SharePoint w Po zebraniu zespołu projektowego nadszedł czas, aby ogłosić to przedsięwzięcie firmie! To rozpoczęcie i ogłoszenie organizacji powinno odbywać się głośno, tak, żeby wszyscy się o tym dowiedzieli. Zbierz jak najwięcej pracowników w jednym miejscu, zaoferuje jedzenie, muzykę i zakończ spotkanie motywującym przemówieniem dyrektora generalnego. Ogłoś wdrożenie SharePoint z hukiem w firmie. Zrób to, a zarówno zespół projektowy, jak i pracownicy zostaną zmotywowani, aby projekt odniósł sukces. NIE wysyłaj po prostu NUDNEJ notatki! Notatka nie będzie podekscytowana i pobudzona.

Wdrożenie SharePoint, udoskonalenie procesu

Po uruchomieniu projektu wdrożenia SharePoint nadszedł czas, aby zespół projektowy zabrał się do pracy! Wyślij kontakty funkcjonalne, aby spotkać się z ekspertami ds. procesów biznesowych i rozpocząć identyfikację wszystkich procesów biznesowych, które mają zostać uwzględnione we wdrożenius SharePoint.

Współpracuj z tymi ekspertami i innymi superużytkownikami, aby przeanalizować procesy i sprawdzić, czy można wprowadzić w nich jakieś ulepszenia.

• Czy możesz zmodyfikować etap procesu, aby zwiększyć jego wydajność?
• Czy ten proces dotyczy innych części firmy?
• Jak ważny jest ten proces dla generowania przychodów lub satysfakcji klientów?

Po zidentyfikowaniu, uproszczeniu i przeprojektowaniu procesów nadszedł czas na dokumentację. Ponownie, upraszczając, po prostu utwórz proces w następujący sposób:

Wdrożenie SharePoint, pierwsze wdrożenie SharePoint.

Po udoskonaleniu procesów biznesowych nadszedł czas na pierwsze wdrożenie SharePoint. W tym miejscu potencjalni klienci przenoszą wymagania biznesowe na zespół techniczny, a zespół techniczny rozpoczyna pracę nad programowaniem i konfiguracją spełniającą potrzeby biznesowe. Pamiętaj, że ta pierwsza wersja powinna być w dużej mierze reprezentatywna dla tego, co firma musi zrobić, aby utrzymać działalność firmy. W zależności od osi czasu oraz ograniczeń, wdrożenie SharePoint może być zbudowane tylko w 85-90%, a pozostałe należy ukończyć przed testem akceptacji użytkownika (UAT).

Wdrożenie SharePoint, pilot i konfiguracja SharePoint.

Po zakończeniu pierwszego wdrożenia SharePoint nadszedł czas na sprawdzenie, czy zespół jest na dobrej drodze do skonfigurowania SharePoint.

W dużym wdrożeniu SharePoint będą trzy CRP. W przypadku pierwszego pilota wdrożenia pozyskaj wszystkich ekspertów ds. przedmiotowych wraz z innymi ekspertami i kierownikami procesów biznesowych. Porozmawiaj o każdym procesie biznesowym i sposobie, w jaki zostały przekształcone w oprogramowanie.

Zademonstruj proces w SharePoint, a następnie pozwól użytkownikom wykonać zadanie indywidualnie. Pamiętaj o dostarczeniu pomocy i arkusza danych dla każdego testowanego procesu, aby każdy użytkownik wiedział, gdzie kliknąć i jakie są oczekiwane wyniki.

Zanotuj wszystkie przejścia i niepowodzenia każdego kroku, a także pamiętaj o braku funkcjonalności, błędach wdrożenia SharePoint lub kluczowych problemach z użytecznością. Upewnij się, że zarówno zespół funkcjonalny, jak i zespół techniczny ułatwiają te sesje, potrafią ze sobą współpracować.

Konfiguracja SharePoint Na podstawie problemów wykrytych podczas pierwszego pilota sporządź listę 10-15 najważniejszych elementów, które należy naprawić przed następnym pilotem. Niech zespół techniczny dokona wszystkich niezbędnych poprawek i eliminacji błędów.

Popraw i powtórz.

Przeprowadź drugą sesję pilota z użytkownikami i zanotuj przejścia i niepowodzenia każdego kroku wraz z brakiem funkcjonalności, błędami wdrożenia SharePoint lub kluczowymi problemami z użytecznością. Wprowadź odpowiednie zmiany w aplikacji.

Popraw i powtórz.

Przeprowadź trzecią sesję pilota z użytkownikami i zanotuj przejścia i niepowodzenia każdego kroku, a także brak funkcjonalności, błędy wdrożenia SharePoint lub kluczowe problemy z użytecznością. Wprowadź odpowiednie zmiany w aplikacji.

Wdrożenie SharePoint, testy akceptacji użytkownika (TAU)

Po ukończeniu trzech pilotów wdrożenia i wielu konfiguracji aplikacji, nadszedł czas, aby zademonstrować, że wdrożenie SharePoint jest gotowe dla użytkowników. Dzięki włączeniu połączeń internetowych można wprowadzać zmiany iteracyjne bez potrzeby kolejnego pilota. Dlatego na tym etapie projektu wdrożenia SharePoint, aplikacja powinna być gotowa do użytku w firmie.

Przeprowadzaj dokładne kompleksowe testy wdrożenia SharePoint z każdym procesem biznesowym z każdej funkcji firmy.

Podobnie jak w przypadku sesji pilotów, upewnij się, że podczas testów używane są pomoce w pracy i arkusze danych. Każdy użytkownik końcowy powinien osobiście uczestniczyć w tej sesji.

Po przetestowaniu wdrożenia SharePoint przez użytkowników możesz formalnie lub nieformalnie poprosić ich o „podpisanie się” w sprawie gotowości wdrożenia.

Jednak w przypadku wykrycia jakichkolwiek problemów podczas testów akceptacyjnych należy ukończyć ostatnią rundę konfiguracji SharePoint przed uruchomieniem.

Wdrożenie SharePoint, przejście ze starego systemu IT na wdrożony SharePoint

Czas rozpocząć proces przejścia z jednej aplikacji do wdrożonego środowiska SharePoint. Firma musi zaplanować, przygotować i przeprowadzić przejście. Tworząc plan przejścia opisujący wszystkie zadania przejścia, które należy wykonać przed uruchomieniem SharePoint. Ten plan ma na celu zminimalizowanie bieżącego ryzyka przejścia z jednej aplikacji do wdrożonego SharePoint.

Po zidentyfikowaniu tych działań stają się one zadaniami przypisanymi kluczowym interesariuszom projektu wdrożenia SharePoint. Tymi interesariuszami mogą być wszyscy, którzy prowadzą projekt od kontrolera, który musi się upewnić, że książki zostaną uzgodnione przed przejściem do nowej aplikacji.

Opracowując plan przejścia, należy zidentyfikować kluczowe działania z dużym wyprzedzeniem, aby zespół projektowy i interesariusze mogli uzgodnić zadania i mieć świadomość, kiedy należy je wykonać.

Przykłady zadań wdrożenia SharePoint to:

• Przygotuj środowisko produkcyjne.
• Data ostatniej transakcji w starym aplikacje.
• Konwersje danych.
• Zakończ ostatni miesiąc w starej aplikacji.
• Przygotowanie Service Desk do wsparcia użytkownika.
• Utworzenie centrum zarządzania SharePoint przed uruchomieniem.
• Opracowanie planu wsparcia dla użytkowników.

Upewnij się również, czy istnieje plan awaryjny na wypadek, gdyby coś poszło nie tak podczas procesu zmiany; nie ma potrzeby zamykania operacji biznesowych.

Wdrożenie SharePoint, uruchom nowe środowisko SharePoint

Uruchom nowe środowisko SharePoint, udostępnij użytkownikom nowe środowisko.

Każdy projekt wdrożenia SharePoint musi dotyczyć zagospodarowania zasobów funkcjonalnych w kluczowych lokalizacjach, aby zapewnić wsparcie na miejscu podczas uruchamiania. Zapewnienie osobistego wsparcia użytkownikom podczas uruchomienia SharePoint powoduje wzrost morale w firmie i ma zasadnicze znaczenie dla sukcesu.

Wdrożenie SharePoint, wsparcie po wdrożeniu

Wdrożenie SharePoint obejmuje zasoby funkcjonalne w kluczowych lokalizacjach, aby zapewnić wsparcie w wersji produkcyjnej. Zapewnienie osobistego wsparcia użytkownikom zapewnia ogromny wzrost morale.

Zakończenie projektu wdrożenia SharePoint i wyciągnięte wnioski.

Zakończenie projektu. Po pełnym uruchomieniu SharePoint i powrocie firmy do normalnej działalności, kierownik projektu wypełnia listę kontrolną:

Wszystkie produkty zaakceptowane i podpisane przez klienta lub sponsora.

• Końcowe raporty statusu projektu zakończone
• Wdrożone wszystkie procesy biznesowe i raporty.
• Zakończony przegląd projektu.
• Oceny wyników pracy i raporty.
• Zatrudnienie pracowników w projekcie.
• Ogłoszenie zakończenia projektu.
• Zakończenie i przechowywanie dokumentów projektu.

Wdrożenie SharePoint, zdobyta wiedza.

Stwórz ankietę w internecie, aby uzyskać obiektywne odpowiedzi od zespołu projektowego.

Kategorie powinny obejmować:

• Sponsoring zarządzania.
• Cele projektu i krytyczne czynniki sukcesu.
• Plan i harmonogram projektu.
• Grupa projektowa.
• Zaangażowanie użytkowników.
• Wykorzystanie technologii.
• Monitorowanie projektu.
• Komunikacja w projekcie.

Wdrożenie SharePoint umożliwi każdej firmie zwiększenie produktywności jej pracowników. Zwiększa efektywności procesów biznesowych w firmie. SharePoint to zestaw narzędzi, które umożliwiają lepsze zorganizowanie treści, dokumentów, procesów biznesowych, bazy wiedzy poprzez stabilne środowisko technologiczne. Funkcje społeczne pozwalają tobie i twoim pracownikom tworzenie społeczności, dzielenie się pomysłami, stały dostęp do zasobów oraz wiedzy w firmie.

Wdrożenie SharePoint

Wdrożenie SharePoint poprzedzamy zawsze dokładaną analizą uwarunkowań, które musi spełnić powstające środowisko.

Określenie celów biznesowych wdrożenia

Jednym z najważniejszych elementów analizy jest określenie celów biznesowych – tak, aby maksymalnie wykorzystać możliwości SharePoint w zakresie realizacji tych celów. Mogą to być np. zwiększenie efektywności pracy, obniżenie kosztów związane z eliminacją błędów, a nawet wzmocnienie wizerunku firmy na rynku dzięki zastosowaniu nowoczesnych metod pracy. Dzięki tym działaniom SharePoint jako środowisko wpisuje się w realizację strategii firmy.

Określenie wymagań wdrożenia SharePoint

Kolejny element analizy to identyfikacja oczekiwań wobec środowiska SharePoint i konkretnych potrzeb, które ma spełniać wdrożona platforma. Wymagania wobec systemu powiązane są zarówno z czynnikami zewnętrznymi (takimi jak branża i rynek, na jakich funkcjonuje firma), jak i czynnikami wewnętrznymi (struktura organizacji, stosowane metody pracy, sposób realizacji określonych zadań lub procesów itp.). Poznanie wszystkich tych aspektów funkcjonowania firmy klienta sprawia, że określamy zarówno cele wdrożenia i jego możliwości, jak i przewidujemy ewentualne problemy, które należy rozwiązać. Jeśli w przedsiębiorstwie stosowane są już systemy pokrywające się częściowo z funkcjami SharePoint, w ramach analizy uwarunkowań dokonujemy także przeglądu tych rozwiązań.

Określenie oczekiwań użytkowników wdrożenia SharePoint

Trzecim najważniejszym elementem analizy jest rozpoznanie celów i oczekiwań poszczególnych użytkowników systemu. Co więcej – oczekiwania te należy połączyć z sytuacjami (procesami, zadaniami, kontekstami), w jakich wykorzystywane będzie środowisko SharePoint. Dopiero tak przygotowana analiza umożliwia nam pełne zrozumienie użytkowników, a więc także zaprojektowanie rozwiązań, które będą miały dla nich realną wartość. Analiza ta jest najbardziej szczegółowa, ponieważ obejmuje także poszczególne funkcjonalności i funkcje przyszłego środowiska.

Analizy przeprowadzane są w formie researchu dostępnych źródeł (dane statystyczne, liczbowe, analiza materiałów źródłowych dotyczących firmy, jej środowiska, rynku, branży), a także w formie rozmów, wywiadów i praktycznych spotkań warsztatowych z wykorzystaniem najskuteczniejszych metod pracy (burza mózgów, scenariusze użycia środowiska, symulacje).

Wdrożenie SharePoint, by realnie wspierał firmę

Jeśli pracowałeś już w dobrze skonfigurowanym środowisku SharePoint, z pewnością nie trzeba Cię do niego przekonywać. Środowisko dostarczone przez Microsoft stwarza niemal nieograniczone możliwości związane z budową i administracją serwisów internetowych, budową wewnętrznych systemów komunikacji dla firmy oraz tworzeniem platform dla rozwoju oprogramowania.

Jednak to właśnie mnogość funkcji i łatwość elastycznego przystosowywania SharePoint do wymagań firmy sprawiają, że pomyślne wdrożenie tego środowiska wymaga zarówno doświadczenia, wiedzy, jak i konkretnych narzędzi.

W ComminT podczas prac nad projektowaniem środowiska SharePoint kierujemy się wytycznymi UI oraz UX. Odwołujemy się także do metod projektowania zorientowanego na użytkownika. Pamiętamy przy tym o wszystkich osobach zaangażowanych w procesy realizowane przy pomocy SharePoint.

Zapewniamy Twojej firmie zaprojektowanie i wdrożenie systemu tak, by wyraźnie zwiększał on efektywność całej firmy i poszczególnych użytkowników SharePoint. Dbamy o to, by obsługa systemu była intuicyjna i odzwierciedlała faktyczne potrzeby użytkowników, wspierała ich nawyki i dostarczała lepszych narzędzi realizacji prac.

W ramach przystosowywania środowiska SharePoint do wymagań i warunków klienta bierzemy pod uwagę zarówno interfejs użytkownika czy dostępne funkcje, jak i całą architekturę informacji. Dbamy o maksymalną czytelność i uporządkowanie systemu, co widać na schematach graficznych, stanowiących podstawę projektu. Architekturę informacji wspiera także czytelny, szybki i przejrzysty system wyszukiwania (w tym wyszukiwanie zaawansowane oraz wiele możliwości porządkowania/prezentacji wyników) oraz przyjazny dla użytkownika interfejs graficzny (dzięki indywidualnej grafice użytkownicy mogą poruszać się w środowisku spójnym z innymi serwisami lub systemami, należącymi do Państwa firmy).

Z jakich etapów składa się projektowanie i wdrożenie środowiska SharePoint w firmie klienta?

Podstawą do pomyślnego wdrożenia w firmie środowiska SharePoint jest dobre rozpoznanie celów i potrzeb, zarówno całego przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych użytkowników systemu. Każdy etap projektowania i wdrożenia ukierunkowany jest właśnie na te dwie wartości: firmę (jako całość organizacji) oraz użytkowników.

Wdrożenie SharePoint, wraz z Twoją firmą:

• ustalamy cele wdrożenia,
• określamy oczekiwania i wymagania, jakie musi spełnić system,
• przeprowadzamy audyt funkcjonalny i techniczny (może on dotyczyć zarówno już wdrożonego środowiska SharePoint, jak i dopiero wdrażanych rozwiązań),
• projektujemy środowisko i przeprowadzamy jego testy,
• szkolimy przyszłych użytkowników, a także administratorów systemu,
• dokonujemy migracji danych do środowiska SharePoint lub istniejącego środowiska SharePoint.

Wdrożenie SharePoint w różnych obszarach firmy

Wdrożenie SharePoint jako systemu zarządzania dokumentami

SharePoint umożliwia firmom zarządzać i przechowywać dokumenty w sposób, który umożliwia ich łatwe i szybkie odnalezienie w chwili, kiedy są potrzebne. Zapewniając odpowiedni poziom bezpieczeństwa oraz uprawnień w zakresie dostępu.

Zwiększenie produktywności zespołu poprzez wykorzystanie prostej w użytkowaniu platformy.

Łączenie ludzi z dokumentami, zasobami, które potrzebują, aby sprawnie i szybko wykonać wszystkie swoje zadania. Użytkownicy posiadają możliwość tworzenia przestrzeni wspólnej pracy, koordynowanie wspólnych kalendarzy, organizowanie dokumentów oraz otrzymywanie istotnych powiadomień i alertów. SharePoint pozwala tworzyć bazy wiedzy, blogi, wspólną przestrzeń do wymiany myśli. Zarządzać wiedzą w firmie.

Dogodne i szybkie odzyskanie dokumentów.

Dokumenty są przechowane w celu korzystania z nich kiedykolwiek później. Nie jest istotne, jakie są to potrzeby. Każdy uprawniony pracownik posiada dostęp do dokumentów, które potrzebuje, aby sprawnie i szybko móc wykonać codzienne zadania. SharePoint dostarcza informacje o każdym logowaniu, każdej wersji dokumentu, historii jego zmian. Dogodne i szybkie odzyskanie dokumentów jest jednym z kluczowych celów posiadania SharePoint jako aplikacji do zarządzania dokumentami.

Usprawniając obieg dokumentów.

Procesy biznesowe zwykle wymagają przepływu dokumentów z firmy do firmy, z działu do działu i od osoby do osoby w dziale. Różne osoby posiadają różne role (takie jak tworzenie, przegląd, akceptacja) w procesie obiegu dokumentów. SharePoint przyspiesza obieg dokumentów oraz usprawnia procesy biznesowe.

Bezpieczeństwo dokumentów.

Przechowywanie dokumentów staje się całkowicie niezbędne by spełnić wiele innych wymogów. Dokumenty mogą zawierać tajemnice handlowe i inne poufne dane (receptury produktów albo dane osobowe pracowników). Jeżeli nieupoważnione osoby pozyskają dostęp do tych danych, może spowodować to straty w biznesie albo pozwy prawne. Dobre wdrożenie SharePoint oraz odpowiednie zarządzanie uprawnieniami daje gwarancję, że tylko upoważnione osoby posiadają dostęp do istotnych dokumentów.

Zarządzanie wersjami dokumentów.

W sytuacji, w które różne wersje dokumentu muszą być przechowywane (na przykład w dokumentach zawierających specyfikację produktów, wersjach umów), wdrożenie SharePoint rozwiązuje tą potrzebę. Eliminuje chaos związany z różnymi wersjami tego samego dokumentu. Udostępnia jedną najnowszą, aktualną wersję dokumentu. Użytkownicy nie muszą zastanawiać się, czy posiadana przez nich wersja dokumentu, jest wersja najnowszą, zawierającą wszystkie najnowsze zmiany.

Spełnienie wymogów regulatora

Korzyścią z wdrożenie SharePoint jest uniknięcie problemów, które mogą przyczynić się do otrzymania kary. Przepisy i regulacje narzucają utrzymanie i przechowywanie dokumentów, oraz historii ich zmian. Dobre wdrożenie SharePoint zapewnia wdrożenie obowiązujących wymogów prawnych, zasad, i regulacji w firmie. Implementację sposobu zarządzania listami kontrolnymi, formularzami w sposób automatyczny.

Disaster recovery, odtworzenie środowiska po awarii.

Aplikacja zarządza przechowywaniem krytycznych dokumentów w firmie. Prawidłowe wdrożenie SharePoint z kopiami bezpieczeństwa w zapasowych lokalizacjach, wdrożony i przetestowany plan disaster recovery gwarantuje uruchomienie środowiska po awarii krytycznej.

Redukcja kosztów

Poprzez przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej, firma potrzebuje mniejszą powierzchnię magazynową na składowanie dokumentów w formie papierowej. Co przyczynia się do oszczędności w kosztach powierzchni biurowej. Istotny koszt stanowi również druk, segregatory i magazynowanie samych dokumentów na pułkach. Wdrożenie SharePoint jako elektronicznego systemu zarządzania dokumentami ograniczy koszty ich przechowywania. Jednocześnie gwarantuje stały, bezproblemowy do nich dostęp.