Zamówienia zakupu
Zamówienie zakupu (eng. Purchase Order) jest dokumentem wysyłanym przez zamawiającego, nabywcę do sprzedawcy w celu potwierdzenia konkretnego zakupu towarów lub usług. Jeden dokument może przejść długą drogę w wyjaśnianiu logistycznego zamieszania w każdym biznesie.
Zamówienia zakupu vs. faktury, różnice
Zamówienie zakupu jest wystawiane przez kupującego, który chce się upewnić, że otrzyma dokładnie to, co zamówił, podczas gdy faktura jest wystawiana przez sprzedawcę, który chce się upewnić, że otrzyma zapłatę.
Zamówienia zakupu są wysyłane przez kupującego do sprzedawcy w pierwszej kolejności, i dokładnie określają, co zamówienie powinno zawierać i kiedy powinno być dostarczone. Zawierają takie rzeczy jak liczba sztuk, szczegółowe opisy przedmiotów, cenę, datę zakupu i warunki płatności.
Sprzedawca wysyła fakturę dopiero po zatwierdzeniu zakupu.
Przy wystawianiu faktur sprzedawcy zazwyczaj podają numer zamówienia zakupu (numer PO) zawarty na oryginalnym zamówieniu zakupu, aby dział finansowy mógł się upewnić, że informacje na obu formularzach są takie same.
Czym różnią się zamówienia zakupu od zamówień sprzedaży?
Zamówienia zakupu są używane do oficjalnego potwierdzania zakupów i są wysyłane przez nabywcę do sprzedawcy.
Z drugiej strony, zamówienia sprzedaży są wysyłane przez sprzedawców do nabywców w celu potwierdzenia sprzedaży, zanim zamówienie zostanie zrealizowane.
Dlaczego firmy korzystają z zamówień zakupu?
Kiedy większość firm rozpoczyna swoją działalność, rezygnuje z procesu zamówień zakupu na rzecz bardziej nieformalnego podejścia. Ale w miarę jak firmy się rozwijają, a ich zakupy stają się coraz bardziej złożone, szczegółowe i pilne, prosty system zakupów typu "gotówka za towar" prowadzi do zamieszania. Szczególnie
Najczęstsze powody, dla których firmy korzystają z zamówień zakupu
Zamówienia zakupu zapewniają Ci ochronę prawną
Załóżmy, że Twoja firma zamówiła u dostawcy dziesięć ergonomicznych krzeseł, zapłacił za nie, ale w dniu dostawy do Twojego biura dotarło tylko dziewięć. Kto ponosi winę?
Jeśli Ty i Twój sprzedawca nie dojdziecie do porozumienia i nie macie zamówienia zakupu, które jest prawnie wiążącą umową, możesz znaleźć się w trudnej sytuacji prawnej. Bez śladu w żadnym dokumencie, czasami trudno jest ostatecznie udowodnić, co poszło nie tak przy zakupie.
Zamówienia zakupu rozwiązuje te niejednoznaczności, wiążąc obie strony razem w wzajemnie wiążącą umowę i służąc jako źródło zobowiązania prawnego. Sprzedawca otrzymuje i zatwierdza zamówienie zakupu, jesteś prawnie zobowiązany do swoje umowy.
(Uwaga: samo wysłanie zamówienia zakupu do sprzedawcy nie wystarczy, aby weszło w życie. Dokument staje się prawnie wiążący tylko wtedy, gdy sprzedawca "potwierdza" zamówienie zakupu poprzez podpisanie go).
Zamówienia zakupu ułatwiają śledzenie zamówień
Zamówienia zakupu pomagają lepiej rozliczać wszystkie towary i usługi zamówione przez Twoją firmę, śledzić, w jaki sposób za nie płacisz i kiedy do Ciebie dotrą.
W ten sam sposób, w jaki numery faktur pomagają w zarządzaniu fakturami, przypisując numer zamówienia zakupu (PO no.) do każdego zamówienia zakupu, możesz łatwo śledzić zamówienia, które wysłałeś.
Z operacyjnego punktu widzenia, możesz śledzić zamówienia zakupu z większą pewnością siebie, wiedząc, że Twój dostawca jest zobowiązany umową do dostarczenia ich w określonym miejscu, czasie i terminie. Z punktu widzenia księgowości, możesz pewnie planować budżet wiedząc, że masz umownie narzuconą cenę zakupu.
Zamówienia zakupu pomagają uniknąć problemów z audytem
Jeśli zdarzy się, że zostaniesz poddany audytowi, będziesz dziękował podjętej decyzji korzystania z aplikacji zamówienia zakupu, za tworzenie zamówień zakupu w jednej aplikacji, w której przechowujesz oferty, dane dostawców, oraz informacje o procesie akceptacji zamówień zakupu. Dlaczego? Zamówienia zakupu usuwają wiele stresu z procesu audytu, zapewniając audytorom rozstrzygającą ścieżkę audytu i łatwy sposób na krzyżowe sprawdzenie faktur i listów przewozowych.
Bez zamówień zakupu, przygotuj się na długi, bolesny proces przeglądania faktur, rachunków i e-maili z dostawcami.
Zamówienia zakupu ułatwiają życie Twoim sprzedawcom
Jeśli Twój sprzedawca jest przyzwyczajony do otrzymywania zamówień zakupu, otrzymasz swoją przesyłkę szybciej, jeśli wyślesz im jeden. Mając wszystko, co muszą wiedzieć w jednym miejscu, proces zakupu jest prosty - więc nie będzie niepotrzebnej komunikacji i nieporozumień.
Jak działają zamówienia zakupu?
Kroki zaangażowane w proces zamówienia zakupu mogą być nieco skomplikowane. Oto podział typowej transakcji obejmującej zamówienie zakupu z perspektywy nabywcy:
- Po pierwsze, dział zakupów w Twojej firmie zostaje powiadomiony przez osobą, która potrzebuje produktu lub usługi o zapotrzebowaniu. Osoby posiadające delegację finansową akceptują zamówienie zakupu. W niektórych firmach odbywa się to poprzez wystawienie formularza zapotrzebowania na zakup, który tworzony jest w aplikacji, na podstawie przyjętych kryteriów.
- Jeśli dział zamówień zatwierdza zamówienie, wypełnia zlecenie zakupu, w którym dokładnie określa, czego dotyczy zakup.
- Zamówienie zakupu jest następnie wysyłane do sprzedawcy, który decyduje, czy może i chce zrealizować zamówienie. Po zatwierdzeniu zamówienia zakupu, staje się ono prawnie wiążące.
- Nabywca wysyła płatność uzgodnioną (lub robi to w uzgodnionym późniejszym terminie, który jest określony w zamówieniu zakupu).
- Sprzedawca dostarcza zamówienie wraz z fakturą. Dział finansowy nabywcy porównuje następnie tę fakturę z zamówieniem zakupu, aby upewnić się, że oba dokumenty są ze sobą zgodne.
Przykład zamówienia zakupu
Elementy zawarte w tym przykładzie to:
- Numer zamówienia zakupu (PO)
- Data zamówienia
- Nazwa sprzedawcy i adres rozliczeniowy
- Nazwa kupującego i adres wysyłki
- Dodatkowe informacje kontaktowe, takie jak numery telefonów i adresy e-mail
- Data dostawy
- Metoda wysyłki
- Warunki wysyłki
- Nazwa przedmiotu
- Opis towaru i informacje techniczne
- ilość sztuk
- Koszt jednostkowy towaru
- Suma linii
- Podatki
- Cena łączna
- Warunki płatności
Zamówienia zakupu są standaryzowane w całej firmie i zawierają, co najmniej, informacje o: nabywcy i sprzedawcy (nazwy, adresy), samym zamówieniu (opis produktu, specyfikacja techniczna, cena, ilość) oraz warunkach płatności (termin i forma płatności, np. przelew bankowy, karta kredytowa).
Obecnie większość firm korzysta z elektronicznego systemu zamówień zakupu, zazwyczaj zarządzanego za pomocą oprogramowania księgowego.
Kiedy nie potrzebuję zamówienia zakupu?
Dokonywanie dużych, ważnych transakcji zakupu bez zamówienia zakupu jest zazwyczaj złym pomysłem. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły.
Niektóre regularne, powtarzające się zakupy związane z codziennym funkcjonowaniem firmy - w tym opłaty za ogrzewanie, energię elektryczną i gaz, miesięczne subskrypcje usług, członkostwa, materiały biurowe, itp.
Wszelkie wewnętrzne zwroty wydatków na podróże, materiały edukacyjne, materiały eksploatacyjne, rozrywkę itp. są rejestrowane za pomocą odrębnego formularza, zwanego zazwyczaj wnioskiem o zwrot kosztów.
Aby wypełnić zamówienie zakupu, musisz znać całkowity koszt zakupu z wyprzedzeniem. Oznacza to, że zakupy, których całkowity koszt nie jest znany w przyszłości - na przykład koszty reklamy i wydatki prawne - nie mogą być zakupione za pomocą zamówienia zakupu (w tym przypadku wystarczy zwykła faktura).
Ze względu na efektywność i prostotę, firmy często ustalają również niższy próg kosztów dla wystawienia zamówienia zakupu. Na przykład, Twoja firma może zdecydować, że najbardziej efektywne będzie, jeśli wszystkie zamówienia mniejsze niż 2 000 złotych nie będą korzystały z zamówienia zakupu.
