Zamówienia zakupu
Wydajność dostawców ma ogromny wpływ na sukces organizacji. Dość często organizacje wykorzystują ją jako punkt odniesienia do oceny efektywności procesu zamówień i jego roli w sukcesie firmy.
Sprzedawca, który oferuje doskonałe towary i usługi, będzie nadal dostarczał wartości niezależnie od procesu zarządzania dostawcami lub umowy zakupowej. Jednocześnie kompleksowa umowa lub genialna strategia zakupowa nic nie da, jeśli sprzedawca nie spełni oczekiwań firmy.
Kiedy Twoi dostawcy są zintegrowani z Twoją firmą, nawet ryzyko związane z łańcuchem dostaw, które wynika z kwestii zgodności, może wpłynąć na wizerunek i reputację Twojej marki. Jeśli nie chcesz, aby wizerunek Twojej organizacji był w strzępach, zespoły zakupowe muszą skupić się nie tylko na wyborze najlepszych dostawców, ale także na konsekwentnym zarządzaniu nimi w całym cyklu życia dostawców.
Co to jest zarządzanie cyklem życia dostawcy?
Zarządzanie cyklem życia dostawcy jest definiowane jako podejście od pierwszego do ostatniego kontaktu, polegające na zarządzaniu dostawcami w sposób przejrzysty i zorganizowany. Zarządzanie cyklem życia dostawcy stawia dostawców organizacji w centrum procesu zakupowego, uznając ich znaczenie i włączając ich do strategii zakupowej.
Opisuje zestaw ośmiu działań, które obejmują wszystkie aspekty postępowania z dostawcami w całym cyklu ich życia:
- Wstępna identyfikacja i zaangażowanie.
- Kwalifikacja dostawcy i ograniczanie ryzyka.
- Ocena i wybór.
- Wprowadzanie dostawcy na rynek i zarządzanie informacjami.
- Zarządzanie wydajnością.
- Zarządzanie ryzykiem związanym z dostawami.
- Zarządzanie relacjami z dostawcami.
- Wycofanie dostawcy z rynku.
Fazy zarządzania cyklem życia dostawcy
Wyżej wymienione, osiem kroków związanych z zarządzaniem cyklem życia dostawcy można podzielić na trzy główne fazy.
Jak zarządzać cyklem życia dostawcy? Przed zawarciem umowy
Pierwsza faza zarządzania cyklem życia dostawcy rozpoczyna się od procesu identyfikacji potrzeb i zabiegania o nie. Zaznajomienie to proces informowania potencjalnych sprzedawców o potrzebie organizacji w zakresie pozyskania określonych towarów lub usług.
Dokumenty takie jak zapytania ofertowe (request for proposal - RFP) i zaproszenia do składania ofert (invitation to bid - ITB) są wykorzystywane w celu zapewnienia wszystkim dostawcom równych szans. Po otrzymaniu propozycji, są one rejestrowane, przechowywane, otwierane i analizowane przez upoważnionych urzędników ds. zamówień publicznych w celu zapewnienia przejrzystości i poufności.
Na podstawie ofert wybiera się kilku dostawców, którzy przechodzą do etapu kwalifikacji. Na etapie kwalifikacji, tylko wybrani przechodzą przez solidny proces due diligence dostawcy, w którym dostarczają określony zestaw poufnych informacji o swojej działalności.
Uzyskane informacje są następnie sprawdzane krzyżowo w celu zweryfikowania stabilności i kondycji dostawcy. Organizacje na całym świecie stosują jedną lub kombinację kilku metod wymienionych poniżej, aby ocenić, czy dostawca kwalifikuje się do przyznania kontraktu:
- Najniższa cena.
- Reaktywność techniczna.
- Zgodność oferty z przepisami.
- Ważona ocena punktowa (połączenie kosztu i jakości).
Jak zarządzać cyklem życia dostawcy? W procesie negocjacji umowy
Po wybraniu dostawcy do kontraktu, przechodzi on proces integracji z odbiorcą. Na tym etapie tworzony jest profil dostawcy poprzez zebranie solidnych wielowymiarowych danych od dostawców. Informacje te są następnie bezpiecznie przechowywane i udostępniane wszystkim interesariuszom, którzy mają interes w procesie zamówień.
Zarządzanie informacją o dostawcy jest kluczowym podzbiorem zarządzania cyklem życia dostawcy i fazą kontraktową, rozciągającą się od pierwszego kontaktu z potencjalnym dostawcą, poprzez strategiczne zarządzanie relacjami z dostawcą, aż do zakończenia relacji z dostawcą.
Obejmuje również aspekty zarządzania ryzykiem, bieżące monitorowanie realizacji kontraktu. Innym ważnym podzbiorem fazy kontraktowej jest zarządzanie wydajnością dostawcy. Śledzenie wyników pracy dostawcy może pomóc organizacji w wykryciu ryzykownych sytuacji.
Każdy aktywny dostawca jest stale monitorowany i oceniany pod kątem zmian w zachowaniu lub jakości produktu. Świadomość potencjalnych zmian w działaniu dostawcy może zmniejszyć szanse na nieoczekiwane lub ryzykowne zakłócenia w łańcuchu dostaw.
Jak zarządzać cyklem życia dostawcy? Po podpisaniu kontraktu
Inicjatywy związane z zamykaniem umów są dość proste w przypadku umów z dostawcami o niskiej wartości. Jeśli jednak jest to złożona umowa zakupu o dużej wartości, proces wycofania dostawcy nie jest prosty.
Aby zapewnić, że sprzedawca jest nieaktywny prawidłowo, osoby odpowiedzialne za zamówienia muszą upewnić się, że wszystkie zobowiązania umowne zostały spełnione i sprawdzić, czy istnieją jakiekolwiek zobowiązania szczątkowe, takie jak gwarancje, obsługa posprzedażna i wsparcie techniczne.
W przypadku jakichkolwiek zobowiązań rezydualnych, odpowiedzialność, procedury i inne warunki muszą być jasno określone i spełnione przez dostawcę. Jeśli wszystko wydaje się być w porządku, wówczas dostawca może zostać wyłączony z firmy za pomocą listy kontrolnej. Vendor offboarding przynosi proces zarządzania cyklem życia dostawcy do pełnego cyklu.
W jaki sposób aplikacja e-zamówienia eProcurement może zająć się cyklem zarządzania dostawcami?
Rozwiązania w zakresie e-zamówień są zaprojektowane w taki sposób, aby zajmować się całym cyklem od zamówienia do zapłaty, który obejmuje cykl życia zarządzania dostawcami. Posiadają one funkcje, które dbają o kluczowe elementy zamówień, takie jak przyjmowanie dostawców, ocena dostawców i ich wybór - między innymi.
Korzystając z aplikacji e-zamówienia eProcurement, otrzymujesz dostęp do kompleksowego zestawu narzędzi do kwalifikowania, oceniania, włączania, mierzenia, monitorowania i zarządzania cyklem życia dostawcy bardziej efektywnie.
Jak zarządzać cyklem życia dostawcy?
Aplikacja do obsługi zamówień w chmurze, jest dobrym rozwiązaniem do zarządzania cyklem życia dostawcy. Pozwala użytkownikom stworzyć dynamiczny proces zarządzania dostawcami, który zapewnia im przewagę konkurencyjną. Możesz skorzystać z narzędzi i zasobów do zarządzania dostawcami, których potrzebuje każda firma, aby zdigitalizować tę funkcję od początku do końca.
Commint to producent dedykowanego oprogramowania. Tworzymy aplikacje dedykowane na podstawie wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych otrzymanych od klientów.
