Proces składania zamówień zakupu

Proces składania zamówień zakupu

Zamówienia zakupu

Jeśli pracowałeś w dziale finansowym, logistycznym  lub zaopatrzenia, na pewno znasz zamówienia zakupu. Czy masz z nimi do czynienia na co dzień, czy jest to tylko fraza, którą słyszysz od czasu do czasu, ale nadal jest wiele do nauczenia się o procesie składania zamówienia zakupu.

Zamówienia zakupu mogą wydawać się dodatkowym poziomem biurokracji, który został wymyślony przez kogoś, kto ma obsesję na punkcie papierkowej roboty i skomplikowanych procesów. Ale zamówienia zakupu odgrywają niezwykle ważną rolę w tym, jak firmy działają.

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienia zakupu jest systemem IT, który upraszcza i automatyzuje procesy biznesowe. To sekret prowadzenia płynnych operacji. Zamiast tworzyć diagramy procesów (których nikt nie ogląda), dokumentację (którą można tylko przeczytać i nigdy nie wykonać), e-maile, czaty i chaos - możesz stworzyć i uruchomić proces zamówienia zakupu w swojej firmie w ciągu kilku sekund.

Zadowolenie się podstawowymi i tanimi systemami IT do zarządzania projektami lub zadaniami jest największym błędem, jaki możesz popełnić. Dostaniesz to, za co zapłacisz. Jeśli próbujesz zaoszczędzić kilka złotych - stracisz setki. Zmarnowany czas (przy 40 zł/godzinę pensja plus koszty) jest o wiele wyższy niż koszt dedykowanej aplikacji internetowej. Istnieje ogromna różnica między zarządzaniem procesami a zarządzaniem projektami lub zadaniami. Procesy łagodzą stres, czynią rzeczy przewidywalnymi - i pomagają Ci się rozwijać i stawać się efektywnym. Projekty i zadania to tylko doraźny, nieprzewidywalny chaos.

Ludzie sukcesu są na tyle inteligentni, że potrafią fundamentalnie zmienić sposób, w jaki pracują "teraz" i zadziwiają siebie i wszystkich innych nowymi pomysłami. Możesz natychmiast przestać toczyć codzienne bitwy podjazdowe - i odnieść więcej osobistych sukcesów w swojej karierze, wprowadzając nowoczesny sposób tworzenia, śledzenia, a nawet cieszenia się zadaniami ze swoimi współpracownikami.

Zamówienie zakupu (Purchase Oreder - PO) jest dokumentem wystawianym przez kupującego dla sprzedawcy, zawierającym informacje o szczegółach zamówienia. Czyli ilość, rodzaj produktu, ceny, warunki dostawy itp.

Być może zastanawiasz się, "jaka jest różnica między zamówieniem zakupu a fakturą? Jest to łatwe do zrozumienia, ponieważ oba te dokumenty dotyczą uzgodnienia płatności za produkty lub usługi pomiędzy klientem a dostawcą.

Jednak kluczowa różnica tkwi w czasie - zamówienie zakupu (jak sama nazwa wskazuje) jest używane na początku procesu, aby stworzyć umowę prawną między dostawcą a klientem i określić szczegóły dotyczące tego, co, kiedy i na jakich warunkach dokładnie dostawca będzie musiał dostarczyć.

Faktura jest generowana na końcu procesu przez dostawcę, który wykorzystuje informacje zawarte w zamówieniu zakupu, aby zażądać od klienta uzgodnionej płatności.

Co zawiera zamówienie zakupu?

Oto kilka podstawowych informacji, które zazwyczaj zawiera zamówienie zakupu:

  • Numer zamówienia zakupu (który jest następnie przywoływany w fakturze, aby połączyć oba dokumenty, co jest szczególnie ważne dla działów finansowych).
  • Dane kontaktowe klienta.
  • Informacje o płatności.
  • Opis i ilość zamówionych towarów lub usług.
  • Adres na fakturze i adres dostawy (jeśli się różnią).
Jak wygląda proces zamówienia zakupu?

Istnieje kilka etapów zaangażowanych w proces składania zamówienia zakupu. Mogą się one różnić w zależności od firmy, ale te wymienione poniżej są najczęściej używane:

  • Zamówienie zakupu jest tworzone - To odbywa się w firmie dokonującej zakupu i widzi osoba odpowiedzialna za zakup z prośbą o zatwierdzenie z finansów i menedżerów liniowych, aby to zrobić.
  • Zamówienie zakupu jest wysyłane - Zakładając, że pierwszy etap nie zakończy się stanowczym "nie", zamówienie zakupu jest tworzone i wysyłane do dostawcy, wyszczególniając to, co jest potrzebne i dostarczając informacji, których dostawca będzie potrzebował podczas tworzenia swojej faktury.
  • Dostawca zatwierdza zamówienie zakupu - Ponownie, zakłada się, że dostawca jest zadowolony z zamówienia zakupu, które otrzymał. Po zapoznaniu się z nim potwierdza on odbiór i akceptację zamówienia.
  • Nabywca rejestruje zamówienie zakupu - Teraz, gdy wiążąca umowa została uzgodniona, firma dokonująca zakupów oficjalnie rejestruje zamówienie zakupu, a dostawca zaczyna robić to, co jest od niego wymagane w celu realizacji zamówienia.
Do czego służy proces zamówienia zakupu?

Proces zamówienia zakupu ma wiele celów wykraczających poza prostą odpowiedź, jaką jest działanie jako wstępna umowa o tym, jaka praca zostanie wykonana przez dostawcę.

Oto niektóre ze sposobów, że korzystanie z zamówień zakupu przyniesie korzyści firmie:

Budżetowanie

Zwłaszcza w firmach, w których przez działy finansowe przepływają stałe strumienie przychodów i wydatków, zamówienia zakupu są niezbędne, aby zapewnić, że nie ma przykrych niespodzianek, gdy przychodzą faktury.

Bez procesu zamówień zakupu, faktura na 1 milion złotych może przyjść z żądaniem zapłaty w ciągu 30 dni, a dział finansowy nie będzie miał żadnego ostrzeżenia, że jest ona należna, co utrudni znalezienie pieniędzy na czas, aby ją zapłacić.

W przypadku zamówienia zakupu, pracownicy działu finansów będą w stanie zaplanować budżet z wyprzedzeniem, co działa również w drugą stronę, ponieważ pracownicy działu finansowego dostawcy wiedzą, że płatność nadejdzie jeszcze przed wysłaniem faktury.

Zarządzanie zamówieniami i oczekiwaniami

Oprócz możliwości przewidywania, jakie będą budżety, proces zamówień zakupu może pomóc dostawcom w śledzeniu napływających zamówień i zarządzaniu poziomem zapasów z wiedzą o tym, czego oczekują od nich klienci.

Zamówienia zakupu są ustalonym i uzgodnionym sposobem uzgodnienia oczekiwań na obu końcach przepływu dostaw, dostawcy wiedzą, co będą dostarczać i mogą udowodnić, że jest to, co zostało zamówione, jeśli są jakieś spory.

Lub, oczywiście, odwrotnie. Dowody dla audytów finansowych

W niektórych firmach, zamówienia zakupu mogą być składane i rejestrowane w formie papierowej, co może działać dobrze dla ich wewnętrznych procesów, ale nie jest rodzajem solidnego i znaczącego dowodu potrzebnego do audytu finansowego.

Korzystanie z zamówień zakupu świadczy o procesowym i przejrzystym przepływie zamówień zakupów i dochodów lub rozsądnie zarządzanych wydatkach i jest doskonałym sposobem na udowodnienie audytorom, bankom, że firma zarządza procesami we właściwy sposób.

Prawnie wiążąca umowa

Gdy zamówienie zakupu zostało wysłane i zaakceptowane przez dostawcę, działa ono jako prawnie wiążąca umowa pomiędzy dwoma stronami, więc jeśli dojdzie do sporu i pojawi się jakakolwiek kwestia płatności lub wstrzymania towarów i usług, umowa pomiędzy nimi jest jasna. Każdy działający jako arbiter lub mediator między stronami sporu ma dokument szczegółowo opisujący dokładnie to, co zostało uzgodnione, i powinno być łatwo dojść do porozumienia.

Sprawianie, aby proces składania zamówień zakupu przebiegał bezproblemowo

Jak każdy proces biznesowy, zawsze istnieją sposoby, w których proces zamówienia zakupu można przyspieszyć lub uczynić bardziej wydajnym - a najlepszym sposobem na to jest automatyzacja procesów biznesowych.

Podczas zakupu towarów i usług, firmy mogą generować wiele formalności, w tym:

  • Zapotrzebowania.
  • Zamówienia zakupu.
  • Oferty cenowe.
  • Potwierdzenia.
  • Odcinki awizacyjne.
  • Pokwitowania.
  • Faktury.

Jeśli wszystko to jest wykonywane ręcznie, to jest to mnóstwo papierkowej roboty, która musi być generowana, rejestrowana, dystrybuowana i archiwizowana, a także stwarza wiele okazji do wkradania się ludzkich błędów i powodowania chaosu.

Fizyczna dokumentacja papierowa ma również potencjał (i tendencję) do znikania, pozostawiając luki w procesach workflow, przepływie pracy i dowody, które mogą powodować problemy w czasie audytu lub w sporach. Automatyzacja procesu zamówień zakupu minimalizuje możliwość wystąpienia tych problemów.

Korzystanie z systemu dedykowanego zamówienia zakupu oznacza, że każdy uprawniony użytkownik może łatwo śledzić, gdzie proces jest i odnieść się do zamówienia zakupu szybko, gdy jest to wymagane. Jest to proces bardziej wydajny, bardziej przejrzysty, szybszy i bezpieczniejszy niż zarządzanie zakupami ręcznie.

Powiązane artykuły