Proces zamówienia zakupu

Proces zamówienia zakupu (PO process) odgrywają ważną rolę w kontrolowaniu zakupów biznesowych.

• Czym jest zamówienie zakupu?
• Jakie informacje zawiera proces zakupu?
• Jakie są kluczowe korzyści wdrożenia procesu zamówienia zakupu w firmie?
• Jakie są kluczowe etapy zamówienia zakupu?

Co to jest zamówienie zakupu?

Zamówienie zakupu jest oficjalnym potwierdzeniem zamówienia. Jest to dokument wysyłany przez nabywcę do sprzedawcy, który upoważnia do dokonania zakupu.

Jakie informacje zawiera zamówienie zakupu?

Chociaż niektóre informacje mogą się różnić, zamówienia zakupu zazwyczaj zawierają nazwę firmy nabywającej towary lub usługi, datę, opis i ilość towarów lub usług, cenę, adres pocztowy, informacje dotyczące płatności, adres faktury oraz numer zamówienia zakupu.

Dlaczego firmy używają zamówień zakupu?

Zamówienia zakupu są używane z kilku powodów:

• Zamówienia zakupu określają spisane, mierzalne oczekiwania - Zamówienia zakupu umożliwiają nabywcom dokładne sprecyzowanie swoich potrzeb wobec dostawców. Nie tylko pomagają zapewnić, że zaczynasz proces zakupów we właściwy sposób, ale obie strony mogą wykorzystać go jako formalną kontrolę w przypadku, gdy zamówienia nie są dostarczane i realizowane zgodnie z oczekiwaniami.
• Zamówienia zakupu pomagają zarządzać zamówieniami - Wiele firm wyznacza pewne osoby do zarządzania zapasami, co zazwyczaj obejmuje przetwarzanie zamówień przychodzących. Osoby te są zazwyczaj w zaopatrzeniu, finansów lub operacji. Zamówienia zakupu dają tym osobom oficjalną dokumentację przychodzących lub oczekujących dostaw, umożliwiając im śledzenie i zarządzanie zamówieniami w sposób bardziej efektywny.
• Zamówienia zakupu pomagają w budżetowaniu - Po utworzeniu zamówienia zakupu, nabywcy mogą natychmiast uwzględnić te koszty w budżetach firmowych. Firmy korzystają z jasnego zapisu, ile dokładnie pieniędzy jest wydawanych i na co są przeznaczane.
• Zamówienia zakupu są prawnie wiążące - Często jesteśmy pytani, czy zamówienie zakupu jest prawnie wiążące. W tej sprawie sąd ustalił, że zamówienia zakupu są egzekwowalną umową pomiędzy dwiema stronami. W przypadku braku formalnej umowy, zamówienie zakupu może służyć jako prawnie wiążący dokument dopiero po jego zaakceptowaniu przez sprzedawcę.
• Zamówienia zakupu są kluczową częścią ścieżek audytu – Celem pracy audytorów jest sprawdzanie aktywności pracowników zgodnie z regulacjami. Audytorzy szukają rozbieżności finansowych. Są szczególnie zainteresowani zamawianymi towarami i usługami i płatnościami za nie. Wystawianie, przetwarzanie i rejestrowanie zamówienia zakupu jest jednym z wielu miejsc, które podlegają weryfikacji przez audytorów.

Korzyści są skierowane na nabywców, ale zamówienie zakupu jest ważnym dokumentem dla sprzedawców, jak również. Sprzedawcy używają ich do realizacji zamówień i przetwarzania płatności.

Czy firmy zawsze potrzebują zamówień zakupu?

To, czy firmy potrzebują zamówień zakupu zależy od kilku czynników, ale ogólnie rzecz biorąc, jest to dobra praktyka biznesowa, aby utrzymać porządek w dziale zamówień, zarządzania projektami, kontrolingu i logistyki.

Zamówienia zakupu są tworzone i generowane przy okazji przez telefon, pocztą elektroniczną, a nawet przez SMS-y. Rezygnacja z formalnego potwierdzenia zamówienia oznacza, że Ty lub Twój sprzedawca możecie zapomnieć o ważnych szczegółach zamówienia.

Niektóre instytucje nie wymagają zamówienia zakupu dla wybranych produktów i usług. Zilustrujemy to na przykładzie wymagań firmy. PO nie są wymagane dla następujących wydatków:

• Opłaty międzywydziałowe (księgarnia, drukarnia, itp.). Te opłaty są rozliczane co miesiąc.
• Zwrot kosztów podróży. Zamiast tego stosuje się formularz wniosku o delegację.
• Odnowienie rocznych członkostw i subskrypcji. Zamiast tego wymagany jest wniosek o zwrot kosztów.
• Zamawianie produktów spożywczych do cafeterii u dostawcy wyznaczonego przez firmę.
• Zamawianie materiałów biurowych online u dostawcy wyznaczonego przez firmę.

We wszystkich innych przypadkach firma wyraźnie zaznacza, że może odmówić płatności bez autoryzowanego zamówienia zakupu.

Jak wygląda proces zamówienia zakupu?

Poniżej przedstawiono kroki w procesie zamówienia zakupu. Należy pamiętać, że proces zamówienia zakupu jest jedną z części szerszego procesu zaopatrzenia, który obejmuje wszystko od identyfikacji zapotrzebowania na towar lub usługę do płatności.

Etapy procesu zamówienia zakupu

• Etap procesu zamówienia zakupu: Nabywca tworzy zamówienie zakupu - Proces zamówienia zakupu rozpoczyna się od zamówienia zakupu, dokumentu, który jest tworzony przez nabywcę i przekazywany do działu kontrolującego finanse. Potraktuj to jako część procesu, w której otrzymujesz zgodę na zakup pożądanych towarów i usług. Tak naprawdę niczego nie zamawiasz, tylko uzyskujesz zgodę na taki zakup. Osoby zatwierdzające mogą zatwierdzić, odrzucić lub oznaczyć Twój wniosek do dalszej dyskusji. Kluczowa różnica między zapotrzebowaniem na zakup a zamówieniem zakupu polega na tym, że w zapotrzebowaniu na zakup chodzi o pozwolenie, a w zamówieniu o zakup.
• Etap procesu zamówienia zakupu: Nabywca wydaje zamówienie zakupu - Po zatwierdzeniu przez dział zakupów lub zaopatrzenia zamówienia zakupu, wydaje on zamówienie zakupu do sprzedawcy. W istocie, składają zamówienie. Zamówienia zakupu są zazwyczaj tworzone przy użyciu elektronicznych systemów zakupów, aplikacja zamówienia zakupu, która umożliwia firmom śledzenie zamówień zakupu i składanie ich drogą elektroniczną.
• Etap procesu zamówienia zakupu: Sprzedawca zatwierdza, odrzuca lub przekazuje zamówienie zakupu do dyskusji - Sprzedawca dokładnie przegląda zamówienie zakupu, zwracając szczególną uwagę na ilości, ceny, całkowitą kwotę należną oraz warunki i zasady. Po zatwierdzeniu zamówienia zakupu przez sprzedawcę (zazwyczaj za pośrednictwem poczty elektronicznej lub aplikacji zamówienia zakupu), przygotowuje on towary lub usługi, które mają być dostarczone. Jeśli nie mają elementu, który jest kupowany lub jeśli istnieją inne obawy dotyczące zamówienia, jest ono oznaczone i odesłane do nabywcy w celu dalszej dyskusji.
• Etap procesu zamówienia zakupu: Nabywca rejestruje zamówienie zakupu - Ostatni krok w procesie zamówienia zakupu polega na zarejestrowaniu zamówienia zakupu przez nabywcę. Gromadzenie i przechowywanie informacji o zamówieniach zakupu jest dobrą praktyką na wypadek audytu.

Po zakończeniu tych kroków w procesie zamówienia zakupu, towary lub usługi są dostarczane i kontrolowane. Następnie dostawca wystawia fakturę dla nabywcy, następuje płatność i transakcja jest zakończona.

Czym różni się zamówienie zakupu od faktury?

Choć mogą wydawać się podobne, zamówienia zakupu i faktury są zupełnie inne. Faktura zawiera prośbę o zapłatę za dostarczone towary i usługi i jest wysyłana od sprzedawcy do nabywcy. Zawierają one te same informacje, co zamówienie zakupu, a także numer faktury, dane kontaktowe sprzedawcy, wszelkie kredyty lub rabaty za wcześniejsze płatności, harmonogram płatności oraz całkowitą kwotę należną sprzedawcy.

Kluczowe różnice pomiędzy tymi dwoma dokumentami polegają na tym, że zamówienie zakupu powoduje utworzenie faktury. Zamówienie zakupu jest wysyłane od nabywcy do sprzedawcy, podczas gdy faktura jest wysyłana od sprzedawcy do nabywcy. Ponadto, zamówienie zakupu oficjalnie "zamawia" towar lub usługę u sprzedawcy, podczas gdy faktura żąda zapłaty za zamówienie.

Automatyzacja procesu zamówienia zakupu

Proces zamówienia zakupu jest ważny, ale w przypadku braku wdrożonego systemu IT zamówienia zakupu jest on niewątpliwie ręczny i czasochłonny. Wdrażając aplikację dedykowaną, cały proces staje się bardziej efektywny. Oto dlaczego warto zautomatyzować ten proces:

• Wszystkie dokumenty zakupowe są scentralizowane w jednym miejscu, dostępne z każdego miejsca - Odwoływanie się do zamówień zakupu jest szybkie i bezpieczne. W jednym miejscu można uzyskać dostęp do wszystkich potrzebnych szczegółów, w dowolnym momencie.
• Zautomatyzowane katalogi dostawców ułatwiają tworzenie zamówień zakupu - Dzięki zautomatyzowanym katalogom dostawców możesz tworzyć zamówienia zakupu szybko w formie online. Nie potrzebujesz przeglądać nieaktualne dokumenty dostawców towarów i usług. Katalogi online ułatwiają znalezienie poszukiwanej pozycji w odpowiedniej cenie u preferowanych dostawców.
• Szybsze zatwierdzanie - Dzięki wdrożonemu systemowi IT zamówienia zakupu możesz wysłać je bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za ich zatwierdzenie w aplikacji. Konfiguracja aplikacji jest prosta, jak kliknięcie przycisku. Po wyznaczeniu osoby zatwierdzającej, natychmiast zacznie otrzymywać automatyczne wnioski o zatwierdzenie, które uruchamiają tworzenie zamówienia zakupu. Zatwierdzeniami możesz zarządzać na bieżąco - koniec z wstrzymywaniem zamówień.
• Zamówienia zakupu są łatwe do tworzenia i udostępniania. Nie musisz już martwić o format zamówień zakupu, ponieważ wszystko jest już wstępnie wypełnione. Co więcej, możesz je wysyłać do dostawców w dowolnym formacie.
• Pełniejszy wgląd w wydatki – posiadasz dostęp do analiz, które mogą pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu wydatkami biznesowymi. Możesz zobaczyć wpływ zamówień zakupu przed ich zatwierdzeniem. Posiadasz informację o budżecie po wysłaniu zamówienia zakupu.
• Sprawdź status zamówienia zakupu - możesz zweryfikować statusy wszystkich zamówień w jednym miejscu w aplikacji dedykowanej. Możesz łatwo sprawdzić proces akceptacji zamówienia, kiedy, kto podjął jaką decyzję, które zamówienia zakupu zostały zatwierdzone lub odrzucone, i które zamówienia zakupu zostały wysłane.

Proces zamówienia zakupu jest ważny dla firm. Opracowanie i utrzymanie profesjonalnego procesu zamówienia zakupu nadaje się do budowania optymalnych relacji z dostawcami, utrzymywania ścieżek audytu i spełniania wymogów budżetów. Automatyzacja tego procesu może pomóc w usprawnieniu komunikacji i zminimalizowaniu ryzyka finansowego.