Proces zamówienia zakupu

Proces zamówienia zakupu

Zamówienia zakupu

 

Proces zamówienie zakupu wspiera użytkowników w powtarzalnych czynnościach, w które zaangażowane jest wiele, różnych osób. Każdego dnia wile osób w firmie musi uwzględniać tysiące szczegółów, a wiele projektów wydaje się być na skraju rozpadu w każdej chwili. A kto wie o tym lepiej niż zespół ds. zakupów?

Jednym z niezawodnych sposobów na zmniejszenie chaosu jest usprawnienie procesu zamówienia zakupów, procesu zatwierdzania zamówień zakupu. Konwencjonalne procesy zamówienie zakupu są czasochłonne, niepotrzebnie kosztowne, bardzo podatne na błędy ludzkie i prawie niemożliwe do zebrania informacji na ich podstawie.

Oparta na chmurze aplikacja zamówienie zakupu, zintegrowana z intuicyjnym pakietem zamówień, może złagodzić wszystkie te problemy. Dzięki systemowi zamówienie zakupu, możesz skutecznie zarządzać procesem akceptacji w aplikacji dedykowanej w kontekście całego procesu zamówień.

Co to jest proces zamówienie zakupu?

Proces zamówienie zakupu to przepływ działań wymaganych od różnych zainteresowanych stron do zatwierdzenia zamówienia zakupu i wprowadzenie go w życie. Aby zamówienie zakupu stało się prawnie wiążącą umową, musi przejść wewnętrzne procesy zatwierdzania zarówno przez kupującego, jak i sprzedawcę.

Jak działa proces akceptacji w aplikacji dedykowanej zamówienie zakupu?

Proces akceptacji w aplikacji dedykowanej zamówienie zakupu różni się specyfiką w zależności od organizacji. Jednak podstawowy przepływ pracy pozostaje podobny. Poniżej znajduje się krótki zarys tego, jak może funkcjonować typowy proces zatwierdzania zamówień zakupu.

Zgłoszenie zapotrzebowania

Jednostka biznesowa, która ma potrzebę tworzy wniosek zamówienie zakupu do zespołu zakupów lub zaopatrzenia w organizacji.

Weryfikacja wniosku

Zespół ds. zaopatrzenia dokonuje następnie dokładnej oceny wniosku. Na tym etapie przeprowadzane są również kontrole budżetów i dokumentów.

Zatwierdzenie lub odrzucenie

W oparciu o obowiązujące w organizacji zasady zatwierdzania zamówień zakupu, zespół ds. zamówień może odrzucić lub zatwierdzić wniosek. W przypadkach, gdy wniosek jest odrzucony z powodu braku konkretnych informacji, wniosek jest odsyłany do osoby lub zespołu, który go złożył, często powodując wielokrotną wymianę informacji zanim wszystkie wymagane informacje zostaną zarejestrowane.

Przygotowanie zamówienia zakupu

Po zatwierdzeniu wniosku przez zespół ds. zamówień, zamówienie zakupu (purchase order - PO)jest przygotowywane w oparciu o charakter zamówienia zakupu. Podczas przygotowywania zamówienia zakupu, szczegóły takie jak informacje o kupującym, informacje o sprzedawcy, numer zamówienia zakupu, szczegóły zamówienia i informacje o płatności są wprowadzane.

Firma kupującego następnie wysyła wypełnione zamówienie zakupu do sprzedawcy.

Ocena zamówienia zakupu

Zamówienie zakupu jest uznane za prawnie ważne tylko wtedy, gdy sprzedawca je zatwierdzi.

Sprzedawca zazwyczaj analizuje ofertę na jeden z dwóch sposobów.

A. Istniejący klienci:

W przypadku klientów powtarzających się sprzedawca sprawdza, czy poprzednie faktury zostały zapłacone i czy nie ma zaległych płatności.

B. Nowi klienci:

Gdy rozważany jest biznes po raz pierwszy, dostawca sprawdza, aby zweryfikować informacje o kupującym, jak również jego zdolność do terminowego dokonywania płatności.

Po przeprowadzeniu wstępnych kontroli zamówienia zakupu są przesyłane do działu zatwierdzającego w celu ich formalnego przyjęcia w imieniu sprzedawcy. Zatwierdzone zamówienie zakupu jest następnie uznawane za prawnie wiążący kontrakt pomiędzy nabywcą a dostawcą.

Jak kompleksowe rozwiązanie w zakresie zamówień może usprawnić proces zatwierdzania zamówień zakupu

Jeśli aplikacja zamówień zakupu jest częścią kompleksowego pakietu zaopatrzenia, proces akceptacji w aplikacji dedykowanej zamówień zakupu jest bardzo proste.

Wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu umożliwia oszczędność czasu

Jednym z najbardziej czasochłonnych aspektów tworzenia zamówień zakupu i ich przetwarzania jest gromadzenie (i weryfikacja) wszystkich potrzebnych informacji. Kiedy wszystkie dane są przechowywane wewnątrz ujednoliconej aplikacji zamówienia zakupu, zamówienia zakupu mogą być automatycznie wypełnione informacjami o sprzedawcach, cenach, szczegółach wysyłki i innych, pozostawiając więcej czasu na skupienie się na intelektualnie wymagających i twórczych obszarach pracy w firmy.

Wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu umożliwia ograniczenie błędów ludzkich

Oprócz tego, że są czasochłonne, tradycyjne procedury zamówień zakupu są narażone na błędy ludzkie. Dzięki zintegrowanemu systemowi zamówienia zakupu są automatycznie importowane z profili dostawców, zapytań ofertowych i gotowych formularzy, co ogranicza możliwość popełnienia błędu.

Wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu umożliwia zrezygnowanie z papieru

Oparta na chmurze aplikacja zamówienia zakupu redukuje liczbę papierów i dokumentów w firmie. Aplikacja zamówienia zakupu wspiera środowisko naturalne. Możesz przetwarzać wszystkie dokumenty związane z zakupami w jednym strumieniu wymiany informacji. Wysyłaj odrzucone wnioski z powrotem do autora z punktami do poprawienia, wprowadzaj poprawki i przesyłaj ostateczne zatwierdzenia bez drukowania dokumentów.

Wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym

Współpracuj ze swoimi dostawcami i zespołem ds. zamówień w czasie rzeczywistym i unikaj sprzecznych wersji dokumentów, korzystaj z cyfrowej przestrzeni roboczej, w której każdy ma wgląd w każde zamówienie zakupu, nad którym pracuje, oraz we wszystkie potrzebne informacje.

Wdrożenie aplikacji zamówienia zakupu umożliwia automatyzację procesu zamówienia zakupu

Egzekwuj zgodność z przepisami i zapobiegaj nieuczciwym wydatkom dzięki automatycznemu wielostronnemu dopasowywaniu (budżety, projekty, zamówienia zakupu, potwierdzenia otrzymania produktów i usług, faktury do zamówień, notatki o otrzymanych towarach i usługach).

Jeśli chcesz wyprzedzić konkurencję, musisz działać szybko i dokładnie. Aplikacji zamówienia zakupu chroni firmy przed nieefektywnością czasu, pieniędzy i wysiłku dzięki rozwiązaniom, które mają na uwadze przyszłość.

Aplikacji zamówienia zakupu umożliwia i ułatwia szybszy proces akceptacji zamówień zakupu dzięki powiadomieniom w czasie rzeczywistym oraz bezproblemowe śledzenie dzięki kompleksowym pulpitom nawigacyjnym. Oparte na chmurze aplikacje online, zamówienia zakupu, eliminują możliwość popełnienia błędu przez człowieka i umożliwiają przejrzyste procesy. Koniec z chaosem, błędną komunikacją i nieefektywnością.

Szukasz najlepszego sposobu na udoskonalenie procesu zatwierdzania zamówień zakupu? Już dzisiaj napisz do nas email, aby przekonać się, co może zrobić dla Twojej firmy, wydajny proces akceptacji w aplikacji dedykowanej zamówienia zakupu.

Powiązane artykuły